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Belegaufteilung

Aufteilung eines Rechnungsbetrags in steuerlich und organisatorisch sinnvolle Teilbeträge in FLOWWER.

Zweck der Belegaufteilung

Die Belegaufteilung dient der Vorkontierung eines Belegs.
Dabei wird der Rechnungsbetrag in mehrere, buchhalterisch sinnvolle Teilbeträge unterteilt.
Jede Aufteilung enthält Angaben wie Konto, Kostenstelle, Betrag und Beschreibung.
Diese Daten werden bei der Übergabe an das Fibu-System zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet.

Konten, Kostenstellen und Buchungstexte können in den Unternehmensstammdaten hinterlegt und jederzeit erweitert werden.
Wenn eine elektronische Rechnung (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) Positionsdaten enthält, können diese automatisch als Grundlage für die Aufteilung genutzt werden.

Struktur der Belegaufteilung

Die Belegaufteilung in FLOWWER ist zweistufig aufgebaut:

  1. Aufteilungsgruppe
    Eine Aufteilungsgruppe enthält alle Beträge mit demselben Steuersatz.
    Pro Steuersatz existiert mindestens eine Aufteilungsgruppe, da das DATEV-XML-Format (Ledger) einen Steuersatz pro Gruppe erfordert.
    Innerhalb einer Aufteilungsgruppe wird der Steuersatz festgelegt. Zusätzlich kann die Option Keine Vorsteuer aktiviert werden, wenn kein Vorsteuerabzug erfolgen soll.

  2. Aufteilungsposition
    Eine Aufteilungsposition ist ein einzelner Eintrag innerhalb einer Aufteilungsgruppe.
    Sie definiert die konkreten Buchungsinformationen wie Konto, Kostenstelle, Betrag und optionale Beschreibung.
    Mehrere Aufteilungspositionen innerhalb einer Gruppe sind möglich, wenn beispielsweise verschiedene Kostenstellen beteiligt sind.

Beispiel:

Rechnungsbetrag 1.000 €
└── Aufteilungsgruppe 19 %
    ├── Aufteilungsposition: Konto 8400, Kostenstelle Vertrieb, 700 €
    └── Aufteilungsposition: Konto 8400, Kostenstelle Verwaltung, 300 €

Wenn ein Beleg mehrere Steuersätze enthält (z. B. 19 % und 7 %), sollten mehrere Aufteilungsgruppen angelegt werden.

Eingabefelder einer Aufteilungsposition

Eine Aufteilungsposition kann folgende Eingabefelder enthalten:

Feld Beschreibung
Konto Buchhaltungskonto. Auswahl aus den Unternehmensstammdaten. Konten können beim Lieferanten und/oder am Floww eingeschränkt werden.
BU-Schlüssel Buchungsschlüssel. In der Regel in den Stammdaten an das Konto gebunden.
Buchungstext Freitext, der in DATEV häufig als Ware/Leistung erscheint. Kann ebenfalls als Auswahl in den Stammdaten hinterlegt werden.
Kost Erste Kostenstelle. Dient meist der internen Auswertung (Reporting, Flexreport), kann aber auch buchhalterisch relevant sein. Auswahlmöglichkeit aus den Stammdaten; Einschränkungen über Lieferanten oder Floww möglich.
Kost2 Zweite Kostenstelle für weitere Gliederungen (z. B. Abteilungen oder Projekte). Gleiche Auswahl- und Einschränkungslogik wie bei Kost.
Brutto Betrag inklusive Umsatzsteuer.
Netto Betrag ohne Umsatzsteuer.

Vorsteuerausschluss / Nicht steuerbare Umsätze

In FLOWWER kann der Vorsteuerausschluss auf drei Ebenen aktiviert werden:

  1. Gesamte Belegaufteilung
    Der gesamte Beleg wird ohne Vorsteuerabzug behandelt.
    Diese Einstellung befindet sich im Kopfbereich der Belegaufteilung (Keine Vorsteuer für Dokument).

  2. Aufteilungsgruppe
    Nur die Positionen innerhalb einer bestimmten Steuergruppe werden ohne Vorsteuerabzug verarbeitet.
    Diese Einstellung lautet Keine Vorsteuer für Aufteilungsgruppe.

  3. Einzelne Aufteilungsposition
    Nur einzelne Buchungszeilen innerhalb einer Gruppe werden ohne Vorsteuerabzug übertragen.

Ist der Vorsteuerausschluss aktiviert, bleibt der jeweilige Betrag zwar in der ursprünglichen Steuergruppe (z. B. 19 %), wird jedoch bei der Übertragung an die Buchhaltung mit 0 % Umsatzsteuer übergeben.
Damit können auch Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, elektronische Rechnungen unverändert übernehmen und ohne manuelle Anpassungen an die Buchhaltung weitergeben.

Ohne diese Funktion wäre es erforderlich, eigens eine zusätzliche Aufteilungsgruppe mit 0 % Umsatzsteuer anzulegen und alle relevanten Positionen dorthin zu verschieben.
Alternativ müsste der Lieferant gebeten werden, Rechnungen bereits mit angepasstem Umsatzsteuerausweis zu erstellen – was zusätzlichen Aufwand verursacht und in vielen Fällen (z. B. bei Vereinen oder Mischbetrieben) nicht möglich ist.

Steuerung über Datenfeldregeln

Die Sichtbarkeit und Pflichtangabe der Eingabefelder wird über die Regeln für Datenfelder gesteuert.
Dadurch kann pro Unternehmen oder Floww individuell festgelegt werden, welche Felder in der Belegaufteilung sichtbar oder erforderlich sind.

Ebenso kann über diese Regeln definiert werden, ob die Belegaufteilung insgesamt eine Pflichtangabe darstellt.
Damit lässt sich z. B. erzwingen, dass bestimmte Belege immer aufgeteilt werden müssen, bevor sie zur nächsten Floww-Stufe weitergegeben werden.

Vorteile der Belegaufteilung

  • Korrekte Verarbeitung von Belegen mit mehreren Steuersätzen.
  • Klare Trennung zwischen steuerlichen und organisatorischen Aufteilungen.
  • Präzise Zuordnung von Kostenstellen, Konten und Buchungstexten pro Position.
  • Automatische Übernahme erkannter Positionsdaten aus E-Rechnungen oder OCR.
  • Medienbruchfreie Weitergabe der aufgeteilten Daten an das Fibu-System oder den Steuerberater.
  • Effizienter Workflow durch vorbereitete Buchungsinformationen direkt in FLOWWER.

Kostenstellenzuordnung

Die vereinfachte Variante der Belegaufteilung ist die Kostenstellenzuordnung.
Sie ist in FLOWWER immer verfügbar und auf eine Position pro Steuerschlüssel beschränkt.
Für umfangreichere Aufteilungen steht die vollständige Belegaufteilung zur Verfügung.