CompanyMail

• 1: CompanyMail: E-Mail-Eingang prüfen
• 2: SMTP-Empfangsadressen

1 - CompanyMail: E-Mail-Eingang prüfen

Mit dem CompanyMail-Feature können E-Mails direkt an eine Adresse im Format @mail.flowwer.de gesendet werden. Das ist besonders nützlich für die automatische Übergabe von Dokumenten – etwa Eingangsrechnungen – an FLOWWER.

Wenn E-Mails nicht wie erwartet zu Dokumenten führen, helfen die folgenden Schritte bei der Eingrenzung möglicher Ursachen.

Voraussetzung: CompanyMail ist aktiv

CompanyMail ist ein buchbares Feature pro FLOWWER-Unternehmen.
Die Zieladresse im Format @mail.flowwer.de steht nur zur Verfügung, wenn das Feature aktiv ist.

Falls CompanyMail gekündigt wurde, funktionieren zuvor verwendete E-Mail-Adressen nicht mehr.
Bitte prüfen Sie in diesem Fall, ob das Feature aktuell für Ihr Unternehmen gebucht ist.

Kein Eingangsfilter

FLOWWER filtert eingehende E-Mails grundsätzlich nicht.
Alle E-Mails, die an eine gültige CompanyMail-Adresse gesendet werden, erscheinen zuverlässig im Mail In/Out-Protokoll.

Dieses Protokoll ist die zentrale Nachweismöglichkeit für den E-Mail-Empfang und sollte bei jeder Prüfung als Erstes herangezogen werden.

Schritte zur Selbstprüfung

1. Direkten Versand testen

Unabhängig davon, ob E-Mails direkt oder per Weiterleitung an FLOWWER gesendet werden, empfiehlt sich folgender Test:

• Senden Sie eine einfache E-Mail mit PDF-Anhang direkt an die betroffene CompanyMail-Adresse.
• Prüfen Sie im Mail In/Out-Protokoll, ob die E-Mail erfasst wurde.

Ergebnis:

• E-Mail ist im Protokoll sichtbar: Der Empfang funktioniert. Die Ursache liegt nicht bei FLOWWER.
• E-Mail fehlt im Protokoll: FLOWWER hat die Nachricht nicht erhalten. Bitte prüfen Sie den Versand bzw. die E-Mail-Infrastruktur.

2. Enthielt die E-Mail einen PDF-Anhang?

FLOWWER verarbeitet nur E-Mails mit mindestens einem gültigen PDF-Anhang.
E-Mails ohne PDF erscheinen zwar im Protokoll, führen aber nicht zur Dokumentenerstellung.

3. Wird die E-Mail ggf. weitergeleitet?

Falls E-Mails über ein anderes Postfach weitergeleitet werden (z. B. rechnung@firma.de → firma.buchhaltung@mail.flowwer.de):

• Prüfen Sie, ob die Weiterleitung technisch korrekt eingerichtet ist.
• Testen Sie eine E-Mail direkt aus dem weiterleitenden Postfach.
• Achten Sie auf automatische Antworten, Fehler oder Filter, die Weiterleitungen behindern könnten.

4. Mailserver oder Einstellungen kürzlich geändert?

Auch technische Anpassungen können die Zustellung beeinträchtigen, zum Beispiel:

• Änderungen an SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträgen
• Neue oder verschärfte Spamfilter
• System- oder Sicherheitsrichtlinien

Automatische Weiterleitung aus Microsoft 365 / Exchange

Ein häufiger Grund, warum E-Mails trotz aktiver Weiterleitung nicht bei FLOWWER ankommen, liegt in den Standardrichtlinien von Microsoft 365 / Exchange Online.
Microsoft blockiert per Voreinstellung das automatische externe Weiterleiten an andere Domains.

Typische Fehlermeldung in diesem Fall:

550 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.
Please contact your administrator for further assistance. AS(7555)

Lösung

• Ihre IT-Abteilung muss im Exchange Admin Center die externe automatische Weiterleitung erlauben.
  Dies geschieht über die Einstellung der Remote-Domain-Policy oder über eine gezielte Transportregel.
• Verwenden Sie, wenn möglich, „Umleiten (Redirect)“ statt „Weiterleiten (Forward)“, damit das Postfach selbst als Absender erhalten bleibt.

👉 Weitere Details und ein Beispiel zur Konfiguration finden Sie hier

FLOWWER-Support kontaktieren

Für eine gezielte Analyse benötigen wir:

• Die betroffene CompanyMail-Adresse (@mail.flowwer.de)
• Datum und Uhrzeit der betroffenen E-Mail
• Absenderadresse und Betreff
• Falls möglich: Original-E-Mail als .eml-Datei
• Beschreibung der Weiterleitung (sofern eingerichtet)

Wichtig

Konnten Daten bzw. E-Mails nicht verarbeitet werden, sind diese dennoch im Protokoll zu finden.

2 - SMTP-Empfangsadressen

Einleitung

In diesem Artikel wird erklärt, wie FLOWWER E-Mails empfängt und wie die Zieladressen aufgebaut sind, an die externe Systeme Nachrichten senden können. Häufig kommt die Frage auf, ob bestehende Adressen geändert oder durch Alias-Adressen ergänzt werden können. Dieser Artikel beschreibt die technischen Hintergründe, erklärt die Rolle von CompanyMail und zeigt die Möglichkeiten für eigene Adressgestaltung mit Floww-Aliasen auf.

Voraussetzung: CompanyMail

Der E-Mail-Empfang in FLOWWER ist nur möglich, wenn das Zusatzmodul CompanyMail für das jeweilige FLOWWER-Unternehmen gebucht ist.
CompanyMail stellt automatisch für jeden Floww des Unternehmens eine eigene Zieladresse bereit.

Adressschema

Die Zieladresse für einen Floww folgt immer dem Muster:

<flowwer-kontokennung>.<kürzel>+<floww-id>@mail.flowwer.de

• FLOWWER-Kontokennung (FKK): entspricht der Subdomain Ihres FLOWWER-Zugangs (z. B. firma aus firma.flowwer.de).
• Kürzel: kann vom Kunden selbst frei gewählt werden (z. B. rechnungen, vertrieb).
• Floww-ID: kann als Alias festgelegt werden. Wird kein Alias vergeben, verwendet FLOWWER die interne Datenbank-ID des Flowws.

Beispiele:

• Mit Datenbank-ID:
  firma.rechnungen+12345@mail.flowwer.de
• Mit Alias:
  firma.rechnungen+eingangsrechnungen@mail.flowwer.de
• Alias für Lieferanten:
  firma.rechnungen+musterlieferant@mail.flowwer.de

Damit ist sofort erkennbar, welchem Lieferanten die eingehenden Mails zugeordnet werden sollen.

Best Practice: Nutzung über den eigenen Mailserver

In der Praxis werden CompanyMail-Adressen in der Regel nicht direkt an Lieferanten oder Geschäftspartner weitergegeben.
Stattdessen wird auf dem firmeneigenen Mailserver eine Weiterleitung eingerichtet.

Vorteile dieser Vorgehensweise:

• Absender erscheint mit der eigenen Firmendomain.
• Der Spamschutz des firmeneigenen Mailservers bleibt aktiv.
• Eingehende Nachrichten können gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden.

So wird sichergestellt, dass sowohl die IT-Sicherheit als auch Compliance-Anforderungen eingehalten werden.

Alias vs. Datenbank-ID

Ein Alias ist sinnvoll, weil er unabhängig von der technischen Datenbank-ID eines Flowws besteht.
Das bedeutet:

• Wird ein Floww durch einen neuen ersetzt, kann der Alias einfach auf den neuen Floww übertragen werden.
• Externe Systeme oder Weiterleitungen müssen dann nicht angepasst werden.
• Bei Nutzung der reinen Datenbank-ID wäre dies nicht möglich, da diese fest an den ursprünglichen Floww gebunden ist.

Auswirkungen einer Änderung der FLOWWER-Kontokennung

Die FLOWWER-Kontokennung ist Bestandteil jeder Empfangsadresse.
Ändert sich die FLOWWER-Kontokennung (z. B. von firma auf gruppe), ändern sich auch alle zugehörigen Empfangsadressen.

Beispiel:

• Vorher: firma.rechnungen+musterlieferant@mail.flowwer.de
• Nachher: gruppe.rechnungen+musterlieferant@mail.flowwer.de

Wer kann was ändern?

• Alias für Flowws: kann vom Kunden selbst festgelegt und verwaltet werden.
• FLOWWER-Kontokennung: kann ausschließlich durch das FLOWWER-Team geändert werden.

Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an unseren Support.

Weiterführende Informationen

• Technische Informationen zum FLOWWER-Mailversand
• Allgemeine Einstellungen in FLOWWER

Zusammenfassung

• Empfangsadressen in FLOWWER folgen dem Schema <flowwer-kontokennung>.<kürzel>+<floww-id>@mail.flowwer.de.
• Das Kürzel kann frei gewählt werden.
• Die Floww-ID kann als Alias oder als Datenbank-ID verwendet werden. Alias ist empfohlen, da er den Austausch eines Flowws erleichtert.
• Der Empfang funktioniert nur mit gebuchtem CompanyMail.
• CompanyMail-Adressen sollten über den firmeneigenen Mailserver genutzt werden, um Spamschutz und Archivierung sicherzustellen.
• Eine Änderung der FLOWWER-Kontokennung wirkt sich auf alle Adressen aus.
• Alias-Verwaltung: durch Kunden. Änderung der FLOWWER-Kontokennung: nur durch das FLOWWER-Team.