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Berechtigungen
In diesem Bereich erhalten Sie eine kurze Erklärung zu allen Benutzerrechten (bzw. Benutzerberechtigungen) in FLOWWER.
Mehrere Benutzerrechte können zu einer Benutzerrolle zusammengefasst werden: Rollenverwaltung
Tipp
Je weniger Berechtigungen ein Benutzer hat, desto weniger Bearbeitungsmöglichkeiten und Optionen sind auf der Oberfläche sichtbar.
Die Benutzeroberfläche wird also ’einfacher'.
Besitzt ein FLOWWER-Benutzer beispielsweise nicht die Berechtigung ‘Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen’, so wird ihm der entsprechende Menüpunkt nicht angezeigt.
1 - Dokumente hochladen
Steuert, ob der Benutzer neue Dokumente in das FLOWWER-Konto hochladen darf.
Info
Benutzer ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen Dokumente nur in direkt zugewiesene Unternehmen laden.
2 - Floww zuweisen / Freigabe starten
Kontoweit
Superrecht.
Alle ungestarteten Dokumente sind für den Benutzer sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos zugewiesen werden.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Dokumente an alle Flowws der ihm zugeordneten Unternehmen zuweisen und deren Freigabe starten
Zugehörige Flowws
Erlaubt Benutzern den Zugriff auf Flowws bzw. den Flowws zugewiesenen Dokumente, in welchen sie selbst Freigeber oder Supervisor sind.
Dokument(e) ohne
Zuweisung
dürfen durch den Benutzer nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.
3 - Dokumente freigeben
Erlaubt dem Benutzer, Freigaben zu erteilen.
Es gelten die Regeln des dem Dokument zugewiesenen Flowws.
4 - Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen
Kontoweit
Erlaubt uneingeschränkten Zugriff auf ‘Abgelehnte Dokumente’.
Nur verantwortliche (Dokumente)
Erlaubt Zugriff auf ‘Abgelehnte Dokumente’ mit Einschränkung auf Dokumente im Verantwortungsbereich des Benutzers.
Dies bezieht sich auf Dokumente, auf welche Folgendes zutrifft:
- Benutzer ist Besitzer (Uploader)
- Benutzer ist Mitglied im Floww des Dokuments
- Dokument hat keinen Floww (ist unzugewiesen)
5 - Administrator
Gibt dem Benutzer alle möglichen Berechtigungen.
Das besondere an dieser Berechtigung ist, dass auch in Zukunft hinzukommende, weitere Berechtigungen dem Benutzer automatisch gegeben werden.
Wir empfehlen, diese Berechtigung immer wenigstens zwei Benutzern zu erteilen um in Notfällen handlungsfähig zu bleiben.
6 - Aktivierung und Features verwalten
Steuert, ob der Benutzer Features buchen / kündigen darf.
7 - Alle Dokumente administrieren
Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente des gesamten Kontos.
Info
Für die Freigabe gelten die Regeln des dem jeweiligen Dokument zugewiesenen Flowws.
Zugehörige Unternehmen
Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente der dem Benutzer zugehörigen Unternehmen.
8 - Anhänge zu Dokumenten hinzufügen
Berechtigt, Anhänge zu einem Dokument hinzuzufügen.
9 - Belegaufteilung bearbeiten
Berechtigt, die Belegaufteilung / Kostenstellenzuordnung eines Dokuments zu bearbeiten.
10 - Benutzer verwalten
TBD
11 - Dokumentanhänge entfernen
Berechtigt, bestehende Anhänge von einem Dokument zu entfernen.
12 - Dokumentdaten bearbeiten
Berechtigt, die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten.
13 - Dokumente ablehnen
Die Funktion ‘abgelehnte Dokumente’ verhindert, dass ein einzelner Prüfer ein Dokument vollständig aus dem Freigabeprozess entfernen und löschen kann.
Dokumente, die im Freigabeprozess abgelehnt werden, müssen in einem zweiten Schritt überprüft werden.
Hier kann entschieden werden, ob das Dokument gelöscht oder wieder in den Prozess zur Überarbeitung zurückgeführt werden soll.
Die Entscheidungsfindung erfolgt somit transparent und kollaborativ.
14 - FiBu-Notiz aktualisieren
Berechtigt, die FiBu-Notiz eines Dokuments zu bearbeiten.
Nützlich für Benutzer, die außer der FiBu-Notiz keine weiteren Dokumenteigenschaften bearbeiten sollen.
15 - Freigegebene Dokumente auf alternativem Weg herunterladen
Gestattet den Download freigegebener Dokumente ohne Verwendung einer Schnittstelle.
Hierzu gehört die FLOWWER REST-API und der Download über die Benutzeroberfläche.
Info
Bitte beachten Sie, dass über diese Berechtigung Dokumente in nicht revisionssichere Systeme (z.B. Windows Dateisystem) gelangen können.
Prüfen Sie bitte daher, ob ggfls. GoBD-Verletzungen entstehen können.
16 - Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben
Berechtigt, ohne vorherige Ablehnung, ein Dokument eine Freigabestufe zurückzustufen.
17 - Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten
TBD
18 - Nominierungen bearbeiten
Berechtigt den Benutzer, die Nominierungen eines Dokuments nachträglich zu ändern.
19 - Stammdaten / Lieferanten bearbeiten
Kontoweit
Superrecht.
Stammdaten und Lieferanten aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind durch den Benutzer bearbeitbar.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten explizit zugehöriger Unternehmen bearbeiten.
Zugehörige Flowws
Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten zugehöriger Unternehmen bearbeiten.
20 - Systemeinstellungen verwalten
Ermöglicht den Zugriff auf den Bereich ‘Systemeinstellungen’
21 - Unternehmen und Flowws verwalten
Gestattet dem Benutzer den Zugriff auf die Unternehmensverwaltung.
22 - Zugriff auf Freigegebene Dokumente
Steuert die Sichtbarkeit des Bereichs ‘Freigegebene Dokumente’ bzw. zeigt die Schaltfläche zum Bereich ‘Freigegebene Dokumente’ an.
Kontoweit
Ermöglicht Zugriff auf freigegebene Dokumente aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos.
Zugehörige Unternehmen
Eingeschränkter Zugriff nur auf dem Benutzer zugeordneter Unternehmen bzw. deren Dokumente.
23 - Zugriff auf Zahlungsverwaltung
Kontoweit
Superrecht.
Zahlungsverwaltung aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind zugreifbar.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Zahlungsverwaltung der ihm zugeordneten Unternehmen (siehe
Unternehmenszuordnung
) verwenden.