Im Freigabemonitor wird die Perspektive umgedreht: Hier steht nicht der Floww (Freigabeprozess) im Mittelpunkt, sondern der Freigeber. Der Administrator oder andere berechtigte Benutzer sehen direkt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe anstehen, und können die zugehörigen Dokumente auf einer darunterliegenden Ebene einsehen. So wird sofort sichtbar, welcher Benutzer wie viele Dokumente zur Freigabe hat und welche Details damit verbunden sind. Anders als in anderen Bereichen von FLOWWER, die den Freigabeprozess (Floww) in den Vordergrund stellen, rückt der Freigabemonitor gezielt die Freigeber in den Fokus.
Screenshot des Freigabemonitor (FLOWWER Beispielfirma)
Der Freigabemonitor steht grundsätzlich allen Benutzern zur Verfügung. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt jedoch von den individuellen Berechtigungen des aufrufenden Benutzers ab. Ein Benutzer sieht nur die Dokumente, für die er entsprechend berechtigt ist. So bleiben die Informationen stets datenschutzkonform und zugriffsgesteuert.
Auf Wunsch kann die Backup-Freigabe der entsprechenden Freigeber mit eingeblendet werden.
Ein Dokument kann im Freigabemonitor mehrfach aufgelistet sein, wenn es bei mehreren Freigebern gleichzeitig zur Freigabe vorliegt. Dadurch wird direkt ersichtlich, welche Benutzer parallel an der Freigabe desselben Dokuments arbeiten. Zusätzlich liefert der Monitor zu jedem Freigeber nützliche statistische Informationen, wie zum Beispiel die Verweildauer des ältesten Dokuments, das noch bei diesem Benutzer auf Freigabe wartet. Das hilft, mögliche Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Über die Benutzeroberfläche kann eine Mindestverweildauer eingestellt werden, die ein Dokument auf einer bestimmten Freigabestufe liegen muss, bevor es im Freigabemonitor angezeigt wird. Auf diese Weise werden nur Dokumente gelistet, die seit längerem nicht im Freigabeprozess bearbeitet wurden und möglicherweise besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Zusätzlich zeigt der Freigabemonitor pro Dokument:
- Anzahl der Dokumente pro Benutzer: Alle Dokumente, die beim jeweiligen Benutzer zur Freigabe liegen.
- Status und Details der Dokumente: Der aktuelle Zustand jedes Dokuments, die Anzahl der noch erforderlichen Freigaben, die Verweildauer auf der aktuellen Stufe und das Hochladedatum.
Über ein Dropdown-Menü können die Einträge für jeden Benutzer erweitert werden.
Damit kann das jeweilige Dokument direkt kommentiert / bearbeitet oder die Einzelheiten des Flowws im FLOWW-Editor (einschließlich Stufen-Regeln und Protokoll) zu überprüft bzw. angepasst werden.