Liegen zu erledigende Aufgaben vor, kann FLOWWER den entsprechenden Benutzer per E-Mail darauf aufmerksam machen bzw. erinnern.
Jede dieser sog. Status-Mails enthält eine benutzerindividuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.
Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan. (im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)
Einstellungen
Tipp
Die Einstellungen für Status-Mails bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
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Systemweite Grundeinstellungen: Diese gelten standardmäßig für alle Benutzer und legen allgemeine Versandzeiten fest.
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Benutzerspezifische Einstellungen: Für jeden Benutzer können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Auslöser für Status-Mails
Über diese Einstellung wird gesteuert, was zum Versand einer Status-Mail an diesen Benutzer führt.
Folgende Werte sind als Auslöser für Status-Mails verfügbar:
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Auslöser bei ‘Dokumenten auf Freigabeliste’
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Auslöser bei ‘abgelehnten Dokumenten’
xxx -
Auslöser bei ‘unzugewiesenen Dokumenten’
xxx -
Auslöser bei ‘freigegebenen Dokumenten’
xxx -
Auslöser bei ‘zu bezahlenden Dokumenten’
xxx -
Auslöser bei ‘bald fälligen Dokumenten’
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E-Mail Intervall
Über diese Einstellung wird gesteuert, an welchen Wochentagen Status-Mails an diesen Benutzer gesendet werden.
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Konto-Vorgaben verwenden
Es wird die Einstellung aus den Standardwerten des Kontos (siehe Systemeinstellungen » Status-Mails) verwendet.
Einstellung ist nur für die Benutzerebene verfügbar. -
Konto-Vorgaben verwenden
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Konto-Vorgaben verwenden
xxx -
Konto-Vorgaben verwenden
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Konto-Vorgaben verwenden
xxx
Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:
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ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?
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Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.
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Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.
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Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?
Auslöser für den Versand sind:
- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- der Bezahlstatus