Linke Spalte

• 1: Dokumentenliste
• 2: Details zum Dokument
• 3: Log

1 - Dokumentenliste

Die FLOWWER-Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge und unterstützt den Nutzer bei der effizienten Bearbeitung.

Aufbau der Dokumentenliste

Die Dokumentenliste zeigtalle Dokumente der aktuellen Datenmenge in einer tabellarischen Ansicht. Für jedes Dokument sind einige, wichtige Informationen vorhanden. Der Inhalt wird untenstehend im Abschnitt Listenelement näher erläutert:

• Dokumenttitel: Der Name oder eine kurze Beschreibung des Dokuments.
• Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Dokument im System erfasst wurde.
• Status: Der aktuelle Bearbeitungsstatus, z. B. “in Bearbeitung”, “freigegeben” oder “abgeschlossen”.
• Zugewiesener Floww: Informationen darüber, welcher Nutzer für das Dokument verantwortlich ist.
• Verknüpfungen: Hinweise auf Beziehungen zu anderen Dokumenten, wie Lieferscheine oder Rechnungen.

Funktionen der Dokumentenliste

1. Sortieren und Filtern
   Nutzer können die Dokumente nach Spalten sortieren oder spezifische Filter anwenden, um relevante Inhalte schnell zu finden.

2. Schnellsuche
   Eine Suchleiste ermöglicht die direkte Suche innerhalb der aktuellen Datenmenge anhand von Stichwörtern, Dokumentnummern oder anderen Eigenschaften.

3. Gruppieren
   Über ein Dropdown-Menü ist die Datenmenge nach bestimmten Merkmalen gruppierbar.
   Auf diese Weise kann sehr einfach ein Überblick über die in der Datenmenge vorhandenen Ausprägungen gewonnen werden.

   • Alter im System:

     Gruppiert nach Alter des Dokuments im System (auf Basis Datum der Dokumenterstellung)

   • Anzahl Anhänge:

     Gruppiert nach Anzahl der Anhänge des Dokuments

   • Anzahl Seiten:

     Gruppiert nach Anzahl der Seiten des Dokuments

   • Anzahl Verknüpfungen:

     Gruppiert nach Anzahl der Verlinkungen des Dokuments

   • Aufbewahrungszeit:

     Gruppiert die Dokumente nach ihrer Ablaufdatum

   • Dokumentalter (Belegalter):

     Gruppiert nach Alter (Basis: Dokumentdatum)

Vorteile der Dokumentenliste

• Effizienz: Die tabellarische Übersicht sorgt für eine schnelle Orientierung und vereinfacht den Zugriff auf Dokumente.
• Flexibilität: Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, auch bei großen Datenmengen den Überblick zu behalten.
• Automatische Speicherung von Filtern: Eingestellte Filter und Sortierungen bleiben erhalten, sodass bei späterem Zugriff keine erneute Konfiguration notwendig ist.

Best Practices

• Nutzen Sie die Filterfunktionen, um sich auf aktuelle oder priorisierte Dokumente zu konzentrieren.
• Markieren Sie häufig genutzte Dokumente, um sie schneller wiederzufinden.
• Verwenden Sie die Verknüpfungsanzeige, um Zusammenhänge zwischen Dokumenten zu erkennen und effizienter zu arbeiten.

Falls weitere Funktionen oder Details zur Dokumentenliste dokumentiert werden sollen, lassen Sie es mich wissen!

Listenelement

Das Listenelement der Dokumentenliste zeigt wichtige Informationen zu einem Dokument. Über die Einstellungen des Benutzerkontos sind verschiedene Optionen zur Anpassung der Darstellung möglich.

2 - Details zum Dokument

Der mittlere Tab in der linken Spalte zeigt zentrale Informationen zum aktuellen Dokument. Er ist in mehrere Abschnitte gegliedert:

Details zum Dokument

Zugewiesener Flow

Oben wird der Flow angezeigt, dem das Dokument aktuell zugeordnet ist. Dabei wird die aktuelle Floww-Stufe hervorgehoben.
Ist dem Flow eine Beschreibung hinterlegt, wird diese unterhalb des Namens angezeigt – kursiv formatiert. Die Beschreibung kann mehrzeilig sein.
Beispiel:

Floww-Stufe 2
Beschreibung von Stufe 2
mit zweiter Zeile

Freigaben (aktuelle Floww-Stufe)

Dieser Bereich zeigt alle Freigabebeteiligten der aktiven Floww-Stufe.
Neben jedem Namen steht der aktuelle Freigabestatus:

• Ausstehend – Freigabe ist noch nicht erfolgt
• Passiv – Die Person oder Gruppe muss nicht aktiv freigeben
• Erteilt – Freigabe wurde bereits gegeben

Die Anzeige wie z. B. 0 von 1 zeigt, wie viele der erwarteten Freigaben bereits erfolgt sind.

Freigaben aus früheren Floww-Stufen

Durch Aufklappen dieses Abschnitts können die Freigaben vergangener Floww-Stufen eingesehen werden. Dies unterstützt die Nachvollziehbarkeit des bisherigen Prüfprozesses.

Dokumentinformationen

Dieser Abschnitt enthält zentrale technische Eckdaten des Dokuments:

• Unternehmen – Das FLOWWER-Unternehmen, dem das Dokument zugeordnet ist
• Dateiname – Der ursprüngliche Name der hochgeladenen Datei.
  Über das Stiftsymbol kann der Dateiname direkt geändert werden.
  Das Kopieren-Symbol übernimmt den Namen in die Zwischenablage.
• Dateigröße – Größe der Datei in Kilobyte
• ID – FLOWWER kann hier mehrere IDs anzeigen:
  • eine numerische FLOWWER-Dokument-ID
  • systemweit eindeutige Kennungen (z. B. GUIDs)
    Diese dienen zur Identifikation bei Schnittstellen oder Auswertungen.

Benutzernotiz

Ein freies Textfeld für interne Hinweise.
Der Inhalt der Benutzernotiz bleibt ausschließlich innerhalb von FLOWWER sichtbar und wird nicht über Schnittstellen oder Exporte übertragen.

Weitere Informationen finden Sie hier

Checkliste

Die Checkliste dient zur Dokumentation individuell definierter Bearbeitungsschritte.
Ist keine Checkliste vorhanden, bleibt der Bereich leer.

Sichtbarkeitserklärung

Die /docs/documentvisibilityreasons zeigt an, aus welchen Gründen der aktuelle Benutzer dieses Dokument sehen kann.

3 - Log

Zeigt das Audit-Trail / Protokoll des aktuellen Dokuments.