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Benutzerverwaltung

Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.

Neuen Benutzer anlegen

Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail. In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein eigenes, persönliches Kennwort vergeben kann. Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.

Benutzerkonto deaktivieren

FLOWWER bietet die Möglichkeit, ein Benutzerkonto zu deaktivieren.
Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr an der FLOWWER-Oberfläche anmelden, das Konto bleibt jedoch weiterhin im System bestehen.

Diese Funktion ist besonders nützlich in folgenden Situationen:

  • Vorübergehende Abwesenheit: Wenn ein Benutzer zum Beispiel länger krank ist oder in Mutterschutz geht, kann das Konto deaktiviert werden, ohne es löschen zu müssen. Nach der Rückkehr lässt sich das Konto einfach wieder aktivieren.
  • Ausscheiden aus dem Unternehmen / Kündigung: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann sein Konto zunächst deaktiviert bleiben. So bleibt der Zugriff auf bereits erstellte oder zugewiesene Dokumente erhalten. Eine Abwesenheitsvertretung kann eingerichtet werden, um offene Aufgaben in Ruhe zu übernehmen. Eine spätere Löschung des Kontos ist optional.

Durch die Deaktivierung wird sichergestellt, dass das Benutzerkonto nicht mehr verwendet werden kann, ohne dass dabei Informationen oder Zuweisungen verloren gehen.

Tipp: Über den Freigabemonitor lässt sich schnell überprüfen, ob bei dem Benutzer noch Dokumente zur Freigabe vorliegen.

Import von Benutzern

TBD

1 - Anmeldung / Sicherheit

Externe Anmeldungen (SSO), 2FA, Passwort, Mail-in/out-Protokoll

Zugangsdaten (Admin)

In diesem Bereich können Sie die Zugangsdaten des ausgewählten Benutzers verwalten, ein neues Passwort setzen und sicherheitsrelevante Einstellungen vornehmen.

Verwendung externer Logins

  • Externe Anmeldung (SSO) erlauben
    Der Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER mit seinem lokalen Passwort oder unter Verwendung einer externen Anmeldung (sprich: SSO) anmeldet.
    Das FLOWWER-Passwort sollte festgelegt sein.

  • Externe Anmeldung (SSO) erzwingen
    Der Benutzer darf sich nur unter Verwendung von SSO an FLOWWER anmelden.
    Hierfür muss mindestens ein Anbieter für externe Anmeldungen konfiguriert sein: Externe Login-Verwaltung
    Das FLOWWER-Passwort muss entfernt werden!

  • Externe Anmeldung (SSO) verbieten
    Der Benutzer darf externe Anmeldungen nicht verwenden, selbst wenn entsprechende Anbieter konfiguriert sind.
    Das FLOWWER-Passwort muss festgelegt sein, ansonsten ist keine Anmeldung möglich!

Anmeldename

Inhalt kommt noch

Vollständiger Anzeigename

Inhalt kommt noch

E-Mail

Inhalt kommt noch

Externe Anmeldungen (SSO)

Inhalt kommt noch

Two-Factor Authentifizierung (2FA)

Inhalt kommt noch

Passwort

In diesem Bereich können Sie als Administrator dem ausgewählten Benutzer manuell ein Passwort zuweisen.
Ein unbestätigtes Benutzerkonto wird dadurch automatisch bestätigt.

Falls für den Benutzer die Nutzung einer externen Anmeldung (SSO) erzwungen ist, können Sie ein hinterlegtes Passwort vollständig entfernen.

2 - Einstellungen

Freigabe-Abwesenheitsvertretung

Siehe Abwesenheitsvertretung

3 - Berechtigungen / Rolle

Benutzerrolle

Hier können Sie dem Benutzer eine Rolle zuordnen - wählen Sie einfach die gewünschte Benutzerrolle aus der Liste aus.
Die zugeordnete Benutzerrolle wird an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche angezeigt.

Informationen zur Bearbeitung von Benutzerrollen finden Sie hier: Systemeinstellungen » Benutzerrollen

Berechtigungen

Erteilung der Berechtigungen des Benutzers.
Änderungen sind sofort nach dem Speichern aktiv.

Zuordnungsübersicht des Benutzers

Dieser Bereich zeigt auf einen Blick, welchen Unternehmen und Flowws der aktuelle Benutzer zugeordnet ist.
Die Zuordnung kann hierbei

4 - Unternehmen

Standard Unternehmen

Sind mehrere Unternehmen in Ihrem FLOWWER-Konto vorhanden, können Sie hier für den aktuellen Benutzer sein Standardunternehmen wählen.

Zuordnung des Benutzers zu Unternehmen

Hier sehen Sie die für den aktuellen Benutzer für jedes Unternehmen die aktuelle Zuordnung mit Erklärung.
Bei Bedarf kann die Unternehmenszuordnung manuell hergestellt werden.

Dokumente von Benutzern ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen nur in direkt zugeordnete Unternehmen hochgeladen werden.

5 - API-Benutzer

Anleitung für die Erstellung

Schritt 1

Verwenden Sie den Dropdown-Eintrag in der Benutzerverwaltung, um ein Konto für den API-Benutzer anzulegen.

Schritt 2

Den automatisch vergebenen API-Key finden Sie im gelb hervorgehobenen Bereich.

6 - Neuen Benutzer anlegen

Erklärungen zur GUI:

  1. Vollständiger Anmeldename
    Name des Benutzers (z.B. Max Mustermann). Wird in der Benutzeroberfläche angezeigt und in Status-Mails verwendet.
  • E-Mail

    E-Mail Adresse des Benutzers. Wird für den Versand von Status-Mails verwendet.
    Muss nicht eindeutig sein - mehrere Benutzer können sich eine Mailadresse (Gruppenpostfach) teilen.

  • Anmeldename

    Für den Login per Anmeldename+Passwort verwendeter Anmeldename.

  • Rolle

    Dem neuen Benutzer zugewiesene Benutzerrolle.

  • Standardsprache

    Aktivierte Sprache - kann jederzeit in Persönliche Einstellungen » Einstellungen geändert werden.
    Steuert die Sprache der Einladungsmail und Willkommensmail

  • Verwendung externer Logins
    • Externe Anmeldung (SSO) erlauben
      Der Benutzer kann während des Loginvorgangs selbst entscheiden, ob er sich über Anmeldename+Kennwort oder per Single Sign-On / Externe Anmeldungen anmeldet
    • Externe Anmeldung (SSO) erzwingen
      Der Benutzer darf sich nur per SSO anmelden.
      Der Login per Anmeldename+Kennwort ist für diesen Benutzer nicht erlaubt.
    • Externe Anmeldung (SSO) verbieten
      Der Benutzer darf sich nur per Anmeldename+Kennwort anmelden.
      Die Nutzung von SSO ist für diesen Benutzer nicht erlaubt.
  • Einladung per E-Mail senden