Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Es bietet eine klare Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.
Arbeitsweise
Dokumente gelangen in der Regel durch den Upload ins System. Danach erscheinen sie zunächst im Bereich Eingang/Ungestartet und durchlaufen anschließend den Freigabeprozess im zugeordneten Floww.
Verfügbare Listen
Eingang/Ungestartet
Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten:
- Dokumente, die noch keinem Floww zugewiesen sind: Diese befinden sich im Eingang und warten darauf, einem spezifischen Workflow zugeordnet zu werden.
- Dokumente, die einem Floww zugewiesen sind, deren Freigabeprozess jedoch noch nicht gestartet wurde.
Das tritt auf, wenn noch Pflichtinformationen fehlen, die für den Start erforderlich sind.
Der Freigabestatus bleibt, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen und die Freigabe gestartet ist.
Freigabeliste
In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Prüfung oder Freigabe anstehen.
Sie ist die zentrale Aufgabenliste für den angemeldeten Benutzer, soweit entsprechende Freigaberechte vorliegen.
Freigegebene Dokumente
Diese Liste enthält Dokumente, die den Freigabeprozess vollständig durchlaufen haben.
Die Dokumente sind damit für die Weiterverarbeitung und die Übergabe an Schnittstellen (z. B. DATEV) vorbereitet.
Je nach Berechtigung sind nachträgliche Änderungen oder eine Ablehnung weiterhin möglich.
Abgelehnte Dokumente
Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden.
Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu prüfen und danach erneut zu starten oder endgültig zu löschen.
Zu bezahlen
Dokumente, die zur Zahlung vorgesehen sind, werden hier aufgelistet.
Der Bereich unterstützt die Nachverfolgung offener Zahlungen und die Klärung von Zahlungsdetails (z. B. Skonto-Vereinbarungen).
Aktive Dokumente / Meine Dokumente
Dieser Bereich hängt von der Berechtigung alle Dokumente administrieren ab:
- Mit Berechtigung: Anzeige als Aktive Dokumente.
- Ohne Berechtigung: Anzeige als Meine Dokumente (Dokumente im eigenen Verantwortungsbereich).
Angezeigte Informationen
Je nach Liste zeigt das Dashboard zusätzlich typische Dokumentinformationen an, zum Beispiel:
- Unternehmen
- Floww
- Uploader (Benutzer, der das Dokument importiert hat)
- Freigabestatus (Freigabestatus)
Zugriffssteuerung
Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die die entsprechenden Zugriffsrechte vorliegen.
Das gewährleistet Datensicherheit und verhindert die Anzeige nicht autorisierter Informationen.
Statistik
Die Statistik ist nur sichtbar, wenn die Berechtigung alle Dokumente administrieren vorliegt.
Sie zeigt, wie viele Dokumente sich in welchen Freigabestatus-Zuständen befinden.