Das ist eine für den Ausdruck optimierte Ansicht des gesamten Kapitels inkl. Unterseiten. Druckvorgang starten.
Themen, die hier behandelt werden, greifen Aspekte auf, die in den anderen Bereichen nicht vollständig abgedeckt sind – von speziellen Anwendungsszenarien bis hin zu optimierten Arbeitsabläufen. Ziel ist es, Ihnen einen noch umfassenderen Einblick in den effektiven Einsatz von FLOWWER zu bieten und Sie bei individuellen Fragestellungen zu unterstützen.
Wir erweitern diesen Bereich laufend und freuen uns über Ihre Anregungen und Ergänzungsvorschläge.
In unserem Beispiel haben wir uns für die App FreeOTP+ (+2FA Authenticator) entschieden (5).
Um die 2Faktor-Authentifizierung (2FA) nutzen zu können, muss diese Einstellung zuerst aktiviert (3) werden, was in den Basisdaten (2) der Globalen Kontoeinstellungen (1) möglich ist. Im Anschluss - falls noch nicht geschehen - muss die oben erwähnte Authentifizierungs-App installiert werden (6). Diese wird danach im FLOWWER-Konto hinzugefügt und eingerichtet (4). Der erscheinende QR-Code wird erst später benötigt. Zu Beginn sind jedoch Einstellungen an der App notwendig.
Nach Installation der App (6) findet sich am rechten unteren Rand ein Kamerasymbol (7). Nach dessen Aufruf können Sie nun damit den QR-Code in FLOWWER (8) scannen. Die App zeigt einen Code (9) an, der in FLOWWER als Bestätigungscode (10) eingegeben wird. Dieser wird anschließend überprüft (11). Die angezeigten Wiederherstellungscodes (12) benötigt der User, um bei Verlust des 2FA-Geräts (z.B. Diebstahl des Handys) wieder Zugang zum Konto zu erhalten. Speichern Sie diese unbedingt an einem sicheren Ort ab! Um zum FLOWWER-Konto zurückzugelangen, nutzen Sie bitte die Option am rechten oberen Bildschirmrand (13).
Bei allen künftigen Logins im FLOWWER-Konto wird zusätzlilch zu den herkömmlichen Logindaten nach dem Authentifikator-Code (Einmal-Passwort) der App gefragt. Diese ist in der App zu finden. Falls das vorher erstellte bereits abgelaufen ist (die Gültigkeit besteht nur einen kurzen Zeitraum). Ist dieser Zeitraum abgelaufen, wird durch einen Klick auf das Token (15) ein neuer Code generiert. In unserem Beispiel war der Code aus Abbildung 7 (9) noch vorhanden und ein Login (14) war unmittelbar möglich.
Installieren der Authentifizierungs-App
Aktivieren der Kamera zum Scannen des QR-Codes
Scannen des QR-Codes zum Erhalt des Bestätigungscodes
Bestätigungscode im Token sichtbar
Eingabe des Bestätigungscodes in das dafür vorgesehene Feld in FLOWWER und Überprüfung desselben
Nach Überprüfung werden die Wiederherstellungscodes (bei Verlust des 2FA-Geräts) angezeigt
Eingabe des Authentifikator-Codes bei Abfrage (nach Eingabe der herkömmlichen Login-Daten) und anschließendes Einloggen
ist kein Code mehr sichtbar (dieser ist nur eine gewisse Zeit sichtbar), kann durch ein Klick auf das Token (16) jederzeit ein neuer generiert werden
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
Feld muss befüllt sein, um Floww starten zu können
Feld muss befüllt sein, um Stufe 2 abschließen zu können
Feld muss befüllt sein, um Dokument auf “Freigegeben” setzen zu können
Ob die einzelnen Datenfelder in der entsprechenden Stufe als Pflichtfeld (5) verlangt, sichtbar, verborgen oder sogar aus Wunsch einblendbar (4) sind, entscheidet der Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen an diesen drei Stellen, prädestiniert wäre hier der Systemadministrator. Partnerschnittstellen und Pflichtfelder Im FLOWW-Editor (im ausgewählten FLOWW) - existiert ebenfalls die Möglichkeit, Regeln für Datenfelder aufzustellen. Allerdings setzt FLOWWER an dieser Stelle - je nach gewählter Partnerschnittstelle - automatisch Pflichtfelder für die entsprechenden Flowws. Hintergrund ist hier, dass die Schnittstellen bestimmte Datenfelder voraussetzen, bzw. die Datenübertragung bei fehlender Information nicht zulassen würden.
Das System erwartet hierbei das Erfüllen der Pflichtfelder spätestens zum Erreichen des Freigabestatus “Freigegeben”. Dementsprechend können die Pflichtfelder in früheren Stufen abgefragt und so nachfolgenden Freigebern die Eingabe abgenommen werden.
Mit dem CompanyMail-Feature können E-Mails direkt an eine Adresse im Format @mail.flowwer.de gesendet werden. Das ist besonders nützlich für die automatische Übergabe von Dokumenten – etwa Eingangsrechnungen – an FLOWWER.
Wenn E-Mails nicht wie erwartet zu Dokumenten führen, helfen die folgenden Schritte bei der Eingrenzung möglicher Ursachen.
CompanyMail ist ein buchbares Feature pro FLOWWER-Unternehmen.
Die Zieladresse im Format @mail.flowwer.de steht nur zur Verfügung, wenn das Feature aktiv ist.
Falls CompanyMail gekündigt wurde, funktionieren zuvor verwendete E-Mail-Adressen nicht mehr.
Bitte prüfen Sie in diesem Fall, ob das Feature aktuell für Ihr Unternehmen gebucht ist.
FLOWWER filtert eingehende E-Mails grundsätzlich nicht.
Alle E-Mails, die an eine gültige CompanyMail-Adresse gesendet werden, erscheinen zuverlässig im Mail In/Out-Protokoll.
Dieses Protokoll ist die zentrale Nachweismöglichkeit für den E-Mail-Empfang und sollte bei jeder Prüfung als Erstes herangezogen werden.
Unabhängig davon, ob E-Mails direkt oder per Weiterleitung an FLOWWER gesendet werden, empfiehlt sich folgender Test:
Ergebnis:
FLOWWER verarbeitet nur E-Mails mit mindestens einem gültigen PDF-Anhang.
E-Mails ohne PDF erscheinen zwar im Protokoll, führen aber nicht zur Dokumentenerstellung.
Falls E-Mails über ein anderes Postfach weitergeleitet werden (z. B. rechnung@firma.de → firma.buchhaltung@mail.flowwer.de):
Auch technische Anpassungen können die Zustellung beeinträchtigen, zum Beispiel:
Für eine gezielte Analyse benötigen wir:
@mail.flowwer.de).eml-DateiCompanyMail verarbeitet ausschließlich PDF-Dokumente. Andere Dateiformate oder E-Mails ohne Anhang werden nicht in Dokumente umgewandelt – sie erscheinen aber im Protokoll.
FLOWWER legt großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die zentralen Aspekte, die FLOWWER zu einer sicheren Lösung für Ihr Unternehmen machen.
FLOWWER wird ausschließlich auf Servern des deutschen Unternehmens „gridscale“ betrieben. Mehr Informationen zur Sicherheit und zum Datenschutz finden Sie auf folgenden Seiten:
Dies gewährleistet die Einhaltung strenger Datenschutzstandards und trägt zur digitalen Souveränität Ihres Unternehmens bei. Ihre Daten verlassen Deutschland nicht und werden sicher gespeichert.
Verschlüsselung der Daten
Alle Datenübertragungen zwischen Ihrem Gerät und FLOWWER sind über SSL/TLS verschlüsselt. Dadurch wird sichergestellt, dass unbefugte Dritte keine Zugriffsmöglichkeit auf Ihre Daten haben.
Speicherung der Daten
Jedes FLOWWER-Konto besitzt eine eigene Datenbank um maximalen Schutz zu gewährleisten.
Rollenbasierte Berechtigungen
FLOWWER bietet ein fein abgestimmtes Berechtigungssystem. Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf Dokumente und Funktionen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
FLOWWER unterstützt 2FA, um die Anmeldung zusätzlich abzusichern.
Audit Trail
Jede Änderung an Dokumenten wird protokolliert. Der Audit Trail hilft Ihnen, jegliche Änderungen nachzuvollziehen und Sicherheitsvorfälle zu erkennen.
FLOWWER bietet zahlreiche Schnittstellen zu Partnern wie DATEV, Agenda und Addison. Diese Schnittstellen gewährleisten eine medienbruchfreie und sichere Übertragung Ihrer Daten. Alle Übertragungen sind durch Authentifizierungsmechanismen und Verschlüsselung abgesichert.
FLOWWER ermöglicht die Kommunikation zwischen Benutzern innerhalb des Systems.
Benutzernotizen
Sensible Informationen können intern ausgetauscht werden und verlassen FLOWWER nicht. Optional können Benutzer über Änderungen informiert werden, um zeitnah zu reagieren.
Fibu-Notizen
Inhalte, die für die Buchhaltung bestimmt sind, werden gezielt übertragen.
Mit FLOWWER profitieren Sie von einem umfassenden Datenschutz- und Sicherheitskonzept, das Ihr Unternehmen und Ihre Daten effektiv schützt. Unsere Maßnahmen sind darauf ausgelegt, die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit Ihrer Daten jederzeit zu gewährleisten.
Hier finden Sie Problemlösungen und Tipps für die Nutzung von FLOWWER in Verbindung mit DATEV.
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Dokument aus FLOWWER erfolgreich an DATEV übertragen wurde, aber innerhalb der DATEV-Systeme (z. B. Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen) dennoch nicht auffindbar ist.
FLOWWER überträgt Dokumente an DATEV über eine der in FLOWWER konfigurierten DATEV-Schnittstellen.
Abhängig von den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens wird dabei entweder der DATEV Belegbilderservice oder der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 verwendet.
Nach erfolgreicher Übermittlung sendet der DATEV-Server eine elektronische Antwort zurück.
Diese Antwort enthält eine eindeutige Job-ID, die im Audit-Trail des jeweiligen FLOWWER-Dokuments gespeichert wird.
Es handelt sich hierbei um eine serverseitige technische Bestätigung des DATEV-Systems. Ein physisches Dokument oder eine separate Bestätigungsdatei wird dabei nicht erzeugt.
Ein protokollierter Logeintrag im Audit-Trail sieht beispielsweise folgendermaßen aus:
Dokument mit 'DATEV Belegbilderservice' verarbeitet.
Job: `XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX@YYYYY/ZZZZZ`
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX — Job-IDYYYYY — BeraternummerZZZZZ — MandantennummerSobald dieser Audit-Trail-Eintrag vorhanden ist, hat DATEV den die Datenübertragung als technisch vollständig quittiert.
Auch nach erfolgreicher Übertragung könnten Belege später innerhalb von DATEV nicht auffindbar sein.
Mögliche Ursachen sind:
FLOWWER hat in diesen Fällen keinen weiteren Einfluss auf die Verarbeitung innerhalb von DATEV.
Da FLOWWER keinen Zugriff auf den DATEV-Bestand des Kunden hat, können weitere Prüfungen nur innerhalb von DATEV erfolgen. Der Kunde kann sich hierzu entweder:
wenden.
Die im FLOWWER-Audit-Trail hinterlegte Job-ID dient dabei als zentraler Identifikator, um den Vorgang im DATEV-System nachvollziehen zu können.
Zusätzlich kann innerhalb der DATEV-Systeme auch gezielt nach der von FLOWWER übergebenen Global eindeutige Dokument-ID (UID) gesucht werden. Die Vorgehensweise für diese Suche ist im folgenden Artikel dokumentiert:
👉 FLOWWER Dokument in der Buchhaltung finden
Ein Langzeittoken ist ein digitaler Schlüssel, der es dem FLOWWER-System erlaubt, sich ohne Benutzerinteraktion bei DATEV anzumelden.
Wenn ein Langzeittoken in FLOWWER hinterlegt ist, kann über Triggers+Jobs die automatisierte Übertragung an DATEV aktiviert werden.
Für jedes DATEV-Unternehmen ist ein separates Langzeittoken erforderlich.
Dies ist eine Vorgabe von DATEV, die sicherstellt, dass die Authentifizierung und Datenübertragung für jedes Unternehmen individuell und sicher erfolgt.
Unabhängig davon besteht weiterhin die Möglichkeit, sich für jede einzelne Übertragung manuell bei DATEV anzumelden und Daten manuell zu übertragen.
Die Anforderung eines Langzeittokens wird über den Reiter Schnittstellen / Datenweitergabe des jeweiligen FLOWWER-Unternehmens durchgeführt.
Klicken Sie auf den “Bei Anbieter anmelden”-Button und wählen Sie im Untermenü die Option “Anmelden und Langzeit-Token anfordern” aus.
Die DATEV-Anmeldung/Zustimmung erfolgt wie gewohnt über das von Ihnen gewählte Loginverfahren.
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zurück zu FLOWWER geleitet.
Es wird angezeigt, dass das Langzeittoken erfolgreich gespeichert wurde, einschließlich des Zeitpunkts und des Benutzers, der das Token angefordert hat.
Info über ein zwischengespeichertes Langzeit-Token an einem FLOWWER-Unternehmen:
Um Ihrem FLOWWER-Unternehmen mitzuteilen, mit welchem DATEV-Service SIe kommunizieren und wohin Ihre Belege übertragen werden sollen, muss einmalig der DATEV-Zugang eingerichtet werden.
Vor der Datenübernahme muss die DATEV-Anmeldung durchgeführt werden.
Auf der Seite der Schnittstellen/Datenweitergabe des entsprechenden Unternehmens ist nach der erfolgten Anmeldung bei DATEV die dort konfigurierte Schnittstelle) dauerhaft voreingestellt. Bei Wahl der “Datenübernahme” erscheint ein Fenster, bei dem die zu bearbeitende Firma selektiert wird.
Falls bei der Übertragung von Dokumenten an DATEV etwas nicht klappt, wird je nach Ursache ein entsprechener Fehlercode angezeigt. Nachfolgend eine (nicht vollständige) Auflistung der bekannten Fehlercodes und ggfls. entsprechene Lösungsvorschläge.
Bitte beachten Sie auch: https://apps.datev.de/help-center/documents/1046334
Dieser Fehler kann mehrere Ursachen haben. Dazu gehört:
Dieser Fehlercode wird als “Zugriff verweigert” übersetzt - in der Regel tritt er bei fehlenden Rechten (siehe Rechteverwaltung DATEV) auf.
Wenn Sie DATEV Rechnunsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) verwenden, prüfen Sie bitte, dass in der DATEV Rechteverwaltung Online der Rechnunsdatenservice 1.0 aktiv ist und in MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt wurden.
Weitere Infos finden Sie hier: https://apps.datev.de/help-center/documents/1007329
Der Fehler 404 deutet darauf hin, dass
Fehler 409 ist ein grundsätzlich ein Dublettenfehler, kann jedoch mehrere Bedeutungen haben.
In jedem Fall ist das Dokument bereits bei DATEV vorhanden.
Daher wird eine erneute Übertragung von DATEV abgelehnt.
Eine mögliche Lösung ist, den entsprechenden Beleg in DATEV Unternehmen Online zu löschen.
Leeren Sie dabei bitte auch den Papierkorb in DUO.
Es kommt vor, dass ein in FLOWWER freigegebenes Dokument später in der Buchhaltungssoftware, wie DATEV, AGENDA oder ADDISON, gezielt gesucht werden muss.
FLOWWER erzeugt für jedes hochgeladene Dokument eine Global eindeutige Dokument-ID (UID).
Diese UID wird beim Übertragen des Dokuments an die Buchhaltung weitergegeben.
Bei DATEV wird sie zum Beispiel als Beleg-ID gespeichert, sodass im Buchhaltungssystem nach dieser ID gesucht werden kann.
Um die UID in FLOWWER zu finden, öffnen wir die Detailansicht des Dokuments in der Statustafel und stellen die Anzeige auf ‘UID’ um. Mit dieser langen Nummer kann das Dokument dann im entsprechenden Buchhaltungssystem gesucht und gefunden werden.
Wird der DATEV Belegbilderservice verwendet, erwartet DATEV einen gültigen DATEV-Belegtyp. Dieser wird während der Datenübertragung auf Basis des FLOWWER-Dokumenttyps des aktuell übertragenen Dokuments ermittelt.
Schlägt dieser Vorgang fehl, wird während der Übertragung folgende Meldung ausgegeben: “Zuordnung von Dokumenttyp ‘FLOWWER-Dokumenttyp’ zu DATEV-Belegtyp fehlgeschlagen”.
Es können mehrere FLOWWER-Dokumenttypen auf einen gemeinsamen DATEV-Belegtyp gemappt werden. Beispielsweise kann können die FLOWWER-Dokumenttyp “Rechnung Lieferant A” und “Rechnung Lieferant B” beidesmal auf den DATEV-Belegtyp “Rechnungseingang” abgebildet werden.
Die Zuordnungstabelle FLOWWER-Dokumenttyp zu DATEV-Belegtypq finden Sie in den Einstellungen der Schnittstelle “DATEV Belegbilderservice” des jeweiligen FLOWWER-Unternehmens.
Über die Schaltfläche “DATEV - Datenübernahme” können Sie die aktuell bei DATEV angelegten Belegtypen abrufen lassen.
Problem: FLOWWER-App zeigt “Protocol message contained an invalid tag (zero)”.
Ursache: Grund hierfür sind fehlerhafte Daten in den Benutzereinstellungen der App.
Bitte die Daten der App komplett löschen.
Weil nicht jede Fibu-Notiz auf dem Belegbild erscheinen soll, wird die Entscheidung auf Basis der Fibu-Notiz selbst getroffen.
Beginnt der Inhalt einer Fibu-Notiz mit einer bestimmten Zeichenfolge, dann wird gestempelt.
Die Zeichenfolge ist: !!! (drei Ausrufezeichen)
Wenn Sie jede Fibu-Notiz einstempeln möchten, kann können Sie das FLOWWER die Vorlage/Template der Fibu-Notiz mitteilen.
Hierfür ergänzen Sie den Wert in Vorlage/Template für Fibu-Notiz um die o.g. drei Ausrufezeichen.
In FLOWWER ist es möglich, nach Belegen/Dokumenten und dessen Inhalten bzw. Eigenschaften zu suchen. Nach Login (1) und Auswahl der Firma (hier Beispielfirma) ist der Explorer (2) das Mittel der Wahl. Um z.B. Belege von 01.04.2023 bis einschließllich 30.04.2323 zu filtern (3), muss der Filter “Belegdatum” doppelt gesetzt werden. Es ist technisch (momentan) nicht möglich, direkt einen Zeitraum (von…bis…) zu erstellen, so dass zwei Datumspunkte - der Startzeitpunkt - und das Ende des Zeitraumes - zu selektieren sind.
Tag 1 des Intervalls (hier der 01.04.2023) wird als “selber Tag oder danach” (=inklusive Startdatum) (4), der letzte Tag des Zeitraums (hier 30.04.2023) als “davor oder selber Tag” (Zeitraum vor und inklusive Enddatum) (5) gewählt. Diese beiden Operatoren werden als UND-Funktion verknüpft und die Schnittmenge gebildet. Das bedeutet - kurz gesagt: alle Belege, die im Zeitraum vom 01.04.2023 bis einschließlich 30.04.2023 in FLOWWER transferiert wurden, werden herausgefiltert. Für deren Anzeige stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung:
Anzeige der Anzahl der Belege (6)
Anzeige der Belege im Explorer (7)
Download eines Reports (8)
Wird eine Anzeige durch den Explorer erwünscht, öffnet sich am linken Bildschirmrand das Suchergebnis. An dieser Stelle ergibt sich die Möglichkeit, die Suchergebnisse weiter zu verfeinern. (4) wie z.B.
Im Filterbereich (1) und (2) können ebenfalls spezifischere Selektionen vorgenommen werden, z.B.
Die Belege werden an dieser Stelle direkt aufgelistet und können geöffnet sowie editiert werden (3). Die aktuelle Dokumentmenge kann auch direkt in die Reportingansicht übernommen werden (5).
Es besteht die Möglichkeit, das Ergebnis der Filter in FlexReport zu verwenden.
Voraussetzungen:
Starten Sie FLOWWER-Agent ohne Parameter, um eine Übersicht aller Befehle zu erhalten:
C:\> flowwer.exe
Starting FLOWWER (v25.1.0-107-ge4a34902e) with InstanceId 'xxx'...
FLOWWER-Agent v25.1.0-107-ge4a34902e
Copyright (c) DotNetFabrik GmbH (www.dotnetfabrik.de)
ERROR(S):
No verb selected.
statusextended Abrufen von Statusinformationen für ein FLOWWER-Konto basierend auf einem erweiterten Filter
status Abrufen von Statusinformationen für ein FLOWWER-Konto
downloadextended Herunterladen von Dokumenten (mit erweiterten Filteroptionen) aus einem FLOWWER-Konto
download Herunterladen von Dokumenten aus einem FLOWWER-Konto
upload Lokale Dateien in ein FLOWWER-Konto hochladen
user Informationen über den authentifizierten Benutzer anzeigen
exportall Export all documents from a FLOWWER-Tenant
exportfromflow Export documents from flow in FLOWWER-Tenant
exportfromcompany Export documents from company in FLOWWER-Tenant
importtoflow Import documents to flow in FLOWWER-Tenant
importtocompany Import documents to company in FLOWWER-Tenant
help Display more information on a specific command.
version Display version information.
Hilfe und Support: https://hilfe.flowwer.de/goto-FlowwerAgent oder support@flowwer.de
Es wurden keine Argumente übergeben.
Drücken Sie [ENTER], um fortzufahren.
ExitCode: -211
Jeder Befehl an FLOWWER-Agent benötigt zumindest zwei Parameter:
Mit Hilfe des -t bzw. --tenant Parameters geben Sie vor, zu welchem FLOWWER-Konto gearbeitet werden soll.
Anwendungsbeispiel
> flowwer.exe -t beispielfirma
oder
> flowwer.exe --tenant beispielfirma
Über den -a bzw. --apikey Parameter legen Sie fest, in welchem Benutzerkontext FLOWWER-Agent arbeiten soll.
Anwendungsbeispiel
> flowwer.exe -a beispielfirma
oder
> flowwer.exe --tenant beispielfirma
Prinzipiell kann auch jeder normale FLOWWER-Benutzer über die Parameterkombination -u -p verwendet werden.
Hierbei ist jedoch die Eingabe des Benutzerkennworts als Klartext notwendig. Daher raten wir davon ab.
Die automatische Übertragung freigegebener Dokumente an DATEV, AGENDA usw. kann durch den Systembetreuer aktiviert werden.
Je nach verwendeter Schnittstelle wird hierfür ein Langzeit-Token benötigt.
Weitere Informationen finden Sie im Bereich Schnittstellen.
Nach Konfiguration Ihrer Wunsch-Schnittstelle wechseln Sie in den Bereich Triggers und Jobs des Unternehmens.
Dieses Feature ist derzeit nur in Verbindung mit dem FLOWWER Versuchslabor verfügbar.
Aktivieren Sie dort den Job 'Verarbeitung über Schnittstelle/Datenweitergabe versuchen':
Nun wird, sobald ein Dokument innerhalb des Unternehmens freigegeben ist, sofort die automatische Übertragung ausgelöst. Möchten Sie die Automatik nicht weiter verwenden, deaktivieren Sie einfach den Job wieder.
Jedes FLOWWER-Konto verfügt über einen FTP-Zugang (File Transfer Protokoll), womit gewährleistet wird, dass PDF-Dokumente direkt an ein FLOWWER-Unternehmen oder einen Floww transferiert werden können.
Auf diese Weise wird Ihr Multifunktionsgerät oder Ihr Handy zum modernen Belegscanner für DATEV Unternehmen online oder ADDISON OneClick).
Der Einsatz von Spezialprogrammen wie z.B. DATEV Belegtransfer ist nicht mehr notwendig.
Beispiele für mögliche FTP-Anwendungen:
Scan-Apps wie SwiftScan, Genius Scan, usw.
Multifunktionsgeräte (z.B. Brother MFC/DCPJ, HP OfficeJet Pro, Epson WF/Workforce Pro, uvm.)
FTP Programme, welche direkt Dateien von Ihrem Computer zu FLOWWER laden (z.B. FileZilla oder ftp.exe)
Verwenden Sie die Benutzerverwaltung um einen API-Benutzer anzulegen.
Der neuen Benutzer sollte folgende Berechtigungen erhalten:
Per FTP hochgeladene Dokumente können direkt einem Floww zugewiesen werden, der FTP-Benutzer benötigt jeoch die Zuweisungs-Berechtigung, ansonsten wird der Upload von FLOWWER abgelehnt! Die Dokumente müssen in einen Unterordner transferiert werden, dessen Ordnername der Floww-ID des Zielflowws entspricht. Falls keine weiteren Informationen (z.B. Nominierungen oder Pflichtangaben in der ersten Stufe) notwendig sind, wird die Freigabe sofort gestartet.
Die Einstellungen und Konfiguration der einzelnen Produkte variieren, die benötigten FTP-Informationen bleiben gleich.
FLOWWER-FTP gestattet die Verwendung von SSL-Verbindungen für FTP, erzwingt diese jedoch nicht. Wir überlassen es dem einzelnen Anwender, ob er die Übertragung verschlüsselt oder nicht.
Fehlermeldungen an den Benutzer zu transportieren, gestalten sich per FTP etwas schwieriger. Aus diesem Grund trennt FLOWWER beim Auftreten eines Uploadfehlers die Verbindung und legt eine Textdatei mit Fehlerinfos in das FTP-Verzeichnis. Diese kann mit FileZilla oder einem anderen FTP-Client zur Diagnose herangezogen werden. Beispiel
Nachfolgend wurde eine Datei (1461ab02_tpi_de_2014-07-03.pdf) per FTP in Floww 231 geladen. Der verwendete Benutzer ‘ftp’ hat keine Berechtigung zur Floww-Zuweisung, daher trennt FLOWWER die Verbindung. Nach erneuter Verbindungsherstellung ist im Verzeichnis 231 die Fehlerinformation in 1461ab02_tpi_de_2014-07-03-ERROR__2021-01-12_154247Z.txt zu finden.
ftp> open ftp.flowwer.de
Verbindung mit pub01.servicegrid.eu wurde hergestellt.
220-Microsoft FTP Service
220 FLOWWER says hello.
200 OPTS UTF8 command successful - UTF8 encoding now ON.
Benutzer (pub01.servicegrid.eu:(none)): 200001+ApiKeyUser
331 Password required
Kennwort:
230 User logged in.
ftp> cd 231
250 CWD command successful.
ftp> send 1461ab02_tpi_de_2014-07-03.pdf
200 PORT command successful.
125 Data connection already open; Transfer starting.
226 Transfer complete.
FTP: 151027 Bytes gesendet in 0.15Sekunden 993.60KB/s
ftp> ls
Verbindung beendet durch Remotehost.
ftp> open ftp.flowwer.de
Verbindung mit pub01.servicegrid.eu wurde hergestellt.
220-Microsoft FTP Service
220 FLOWWER says hello.
200 OPTS UTF8 command successful - UTF8 encoding now ON.
Benutzer (pub01.servicegrid.eu:(none)): 200001+ApiKeyUser
331 Password required
Kennwort:
230 User logged in.
ftp> cd 231
250 CWD command successful.
ftp> ls
200 PORT command successful.
125 Data connection already open; Transfer starting.
1461ab02_tpi_de_2014-07-03-ERROR__2021-01-12_154247Z.pdf
1461ab02_tpi_de_2014-07-03-ERROR__2021-01-12_154247Z.txt
226 Transfer complete.
FTP: 119 Bytes empfangen in 0.00Sekunden 29.75KB/s
Der JS-PreflightCheck ist eine Prüfroutine, die vor dem Start der FLOWWER-Benutzeroberfläche ausgeführt wird. Sie prüft, ob bestimmte Programmteile korrekt geladen wurden.
FLOWWER läuft, nach Neu-Laden des Browsers (Benutzer hat F5 gedrückt) landet man wieder auf der Anmeldeseite. Die Ursache war ein geblocktes Script, was die Anmeldung in einem Cookie zwischenspeichert.
Schlägt der JS-PreflightCheck Test fehl, wurde aller Wahrscheinlichkeit nach ein für das System wichtiges Stück JavaScript nicht geladen oder nicht ausgeführt.
Das hat zur Folge, dass FLOWWER nicht oder nicht fehlerfrei ausgeführt wird. Im gelb hinterlegten Teil der Meldung sind die fehlenden Programmteile aufgelistet.
Kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator (bzw. den Ansprechpartner für die Firewall und/oder Netzwerksicherheit). Normalerweise kann von dieser Stelle aus der Zugriff auf die blockierte FLOWWER-Programmdatei zugelassen werden.
Im Bereich Floww-Editor wählen Sie die Option “Floww löschen”, um in den Löschmodus zu wechseln.
Damit der Floww gelöscht werden kann, müssen zuvor alle noch zugewiesenen Dokumente gelöst werden.
Durchgeführt wird der Vorgang mittels einer Sammelaktion, welche im Bereich “Einstellungen für FLOWWS” vorbereitet (7) wird.
FLOWWER listet nun, welche Dokumente von der Sammelaktion erfasst werden können.
Über den Schieberegler “Einzelselektion” können Sie steuern, ob die Zuweisung
vom Floww gelöst werden soll. Damit der Floww gelöscht werden kann, darf kein Dokument dem Floww mehr zugewiesen sein. Lassen Sie daher die Einzelselektion deaktiviert.
Ob die Dokumenteigenschaft ‘IBAN’ ein Pflichtfeld ist, kann in FLOWWER individuell in den Regeln für Datenfelder festgelegt werden.
Wird die IBAN als Datenfeld verwendet, muss die IBAN den entsprechenden Formatierungsregeln entsprechen.
Abweichende Formatierungen werden von FLOWWER nicht akzeptiert, da das Feld auch für die Zahlungsverwaltung (z.B. die Erstellung von SEPA-Überweisungssätzen) genutzt und an Buchhaltungssysteme wie DATEV übermittelt wird.
Wird bewusst keine IBAN-Prüfung gewünscht, lässt sich im Bereich Benutzerdefinierte Datenfelder ein entsprechendes Freitextfeld ohne weitere Formatprüfung anlegen.
FLOWWER enthält eine eingebaute OCR (Optical Character Recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung), über welche die integrierte Eingabehilfe mit Daten versorgt wird. Diese Technologie wird vollständig auf unseren Servern, ohne externe Dienste oder Cloud-Services zu nutzen, ausgeführt. So bleiben alle Kundendaten unter unserer Kontrolle und gelangen nicht in potentiell unsichere Cloud-Systeme.
Die OCR ist standardmäßig in FLOWWER enthalten. Um sie nutzen zu können, muss die USt.-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) in den Unternehmensdaten (siehe Basisdaten) eingetragen sein. FLOWWER unterscheidet Ihre ID anhand dieser Eingabe von der eines Lieferanten. Sollte Ihr Unternehmen keine USt.-ID haben und Sie möchten trotzdem die Datenextraktion nutzen, tragen Sie bitte „DE000000000“ ein. So erkennt FLOWWER, dass keine USt.-ID vorliegt.
Das Training der OCR erfolgt durch die Nutzung der Eingabehilfe bei der Belegbearbeitung. Je häufiger diese verwendet wird, desto präziser wird die Texterkennung. Wenn die Maus über ein Textelement des Belegs bewegt wird, zeigt FLOWWER den erkannten Text grün hinterlegt an. Wird das Element per Mausklick ausgewählt, bietet FLOWWER passende Datenfelder der Belegeigenschaften an. Der Benutzer entscheidet, welches Feld dem Text zugeordnet wird (z. B. „Belegdatum“). FLOWWER übernimmt das Datum und lernt gleichzeitig die Position des Datums für zukünftige Belege desselben Lieferanten.
Wird ein weiterer Beleg desselben Lieferanten hochgeladen, erkennt FLOWWER den Lieferanten sowie das zuvor angelernte Datum und trägt es automatisch ein.
Alle erkannten Daten werden zur Kontrolle und möglichen Korrektur nochmals angezeigt. Die Option „Automatische Vorschläge“ ermöglicht es, die extrahierten Daten zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, wodurch das OCR-Training weiter verfeinert wird.
Durch kontinuierliche Anwendung wird die OCR von FLOWWER immer präziser und kann mehr Daten automatisch aus dem Belegbild extrahieren.
Zusätzlich zur Datenextraktion ermöglicht die OCR in FLOWWER die Erstellung eines Volltextindex.
Dadurch kann nicht nur nach Dokumenteigenschaften, sondern auch nach dem gesamten Inhalt eines Dokuments gesucht werden.
Dies bietet den Vorteil, dass auch Informationen gefunden werden können, die nicht explizit für die Suche vorgesehen waren.
Beispielsweise eine Seriennummer im Textkörper einer Rechnung.
Weitere Informationen finden Sie hier: Volltextsuche und Volltextindex
Die OCR-Funktionalität und Eingabehilfe in FLOWWER ist verfügbar für:
Das Zurücksetzen des Passworts kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden:
Um ein neues Passwort zu vergeben, klicken Sie auf der Anmeldeseite auf den Link Passwort wiederherstellen.
Link zur Passwortneuvergabe
Im ersten Schritt der Passwort-Wiederherstellung wird nach Eingabe Ihres Anmeldenamens oder Ihrer E-Mail-Adresse die FLOWWER-seitige Identifikation durchgeführt. Anschließend wird ein Sicherheitscode zur Passwort-Wiederherstellung an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Wenn möglich, verwenden Sie zur Durchführung des Passwort-Resets Ihre E-Mail-Adresse, um Eingabefehler aufgrund von Leerzeichen zu vermeiden.
Versand des Sicherheitscodes
Die vom System versandte E-Mail enthält einen Link, der Sie zu Schritt 2 der Passwort-Wiederherstellung leitet.
An dieser Stelle wird aus Sicherheitsgründen nochmals Ihr persönlicher Anmeldename abgefragt.
Bitte beachten Sie, dass es bis zu 15 Minuten dauern kann, bis die E-Mail zugestellt wird.
Wichtig: Wenn Sie die E-Mail mehrmals angefordert haben, ist immer nur die neueste E-Mail mit dem aktuellsten Sicherheitscode gültig. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste E-Mail abwarten, bevor Sie fortfahren.
Inhalt der E-Mail mit Link zu Schritt 2
Nachdem Sie das neue Passwort eingegeben und abgesendet haben, wird dieses an das FLOWWER-System übermittelt.
War die Passwortänderung erfolgreich, können Sie sich ab sofort mit Ihrem neu gewählten Passwort bei FLOWWER anmelden.
(das neue Passwort ist sofort gültig)
Vergabe des neuen Passwortes
Wird der Sicherheitscode als ungültig (Invalid token) angezeigt, kann dies mehrere Gründe haben:
Bitte beachten Sie, dass die Zustellung der E-Mail je nach Mailserver und eventuellem Greylisting (auf der Empfängerseite) mehrere Minuten dauern kann.
Im Zweifelsfall kann der FLOWWER-Administrator eine Übersicht aller gesendeten E-Mails (Mail-in-/out Protokoll) einsehen.
Hinweis: Einige Benutzer haben berichtet, dass die Verwendung von Google Chrome anstelle von Firefox bei diesem Problem ebenfalls Abhilfe schaffen kann.
Hier werden die relevanten Daten jeder Rechnung systematisch erfasst, beispielsweise:
Das Rechnungseingangsbuch erfüllt verschiedene Zwecke bzw. Nutzen für das Unternehmen.
Jede eingehende Rechnung wird dokumentiert, sodass alle Geschäftsvorgänge transparent und nachvollziehbar sind.
Dies ist besonders wichtig für spätere Prüfungen und interne Kontrollen.
FLOWWER erstellt für jedes eingehende Dokument (damit auch jede eingehende Rechnung) einen Datensatz mit eindeutiger ID und revisionssicherem Protokoll.
Auf diese Weise kann zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden, was mit einer Rechnung passiert ist.
Siehe auch: Revisionssicherheit
Da alle Fälligkeiten und Beträge erfasst sind, kann die Buchhaltung die anstehenden Zahlungen planen und mögliche Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen.
Mit Hilfe der Zahlungsverwaltung können direkt in FLOWWER Zahlungen vorbereiten und per SEPA-Export sicher an Ihr Bankingprogramm weitergeben.
Durch die Zuordnung zu Kostenstellen und Buchungskonten wird deutlich, wofür Gelder verwendet werden.
Dies hilft, die Kosten gezielt zu analysieren und zu steuern.
Mittels Verwendung der Belegaufteilung können Sie Kostenstellen und Buchungskonten für jedes Dokument erfassen.
Nutzen Sie Explorer / Browser und/oder Reporting mit flexiblen Einstellungen um Abfragen und Berichte zu erstellen.
Für weiterreichende Auswertungen können Sie das Abfrageergebnis inclusive Kostenstellen als CSV oder Excel-Datei exportieren.
Mit einem Rechnungseingangsbuch behält das Unternehmen den Überblick über Zahlungsfristen, um Skonti und Rabatte zu nutzen, die bei frühzeitiger Zahlung angeboten werden.
Diese Funktion wird von FLOWWER über die eingebaute Skonto-Unterstützung automatisch erledigt.
Jede Rechnung muss in der Regel auf Richtigkeit geprüft und freigegeben werden, bevor sie bezahlt wird. Das Rechnungseingangsbuch bildet diese Schritte ab und unterstützt so den Freigabeprozess.
FLOWWER bietet sehr flexible Möglichkeiten, Rechnungen zu prüfen und freizugeben.
Es dient als Dokumentation für den Fall von Steuerprüfungen und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Die in FLOWWER eingebaute Archivfunktion stellt sicher, dass Sie zu jedem Zeitpunkt auf alle Dokumente zugreifen können.
Bitte beachten Sie, dass in jedem Fall die Erstellung einer Verfahrensdokumentation empfehlenswert ist.
Im Grunde genommen hilft das Rechnungseingangsbuch dabei, die finanzielle Verwaltung im Griff zu behalten und sich gleichzeitig rechtlich abzusichern.
Durch die Anbindung an Microsoft Entra ID 1 können Sie FLOWWER bequem mit nur einer Anmeldung (Single Sign-On, SSO) nutzen.
Das bedeutet, dass Benutzer sich nur einmal mit ihren Microsoft Entra ID-Zugangsdaten anmelden müssen, um Zugriff auf FLOWWER zu erhalten.
Es entfällt eine separate Anmeldung für FLOWWER, da die Authentifizierung über Microsoft Entra ID erfolgt.
Dies vereinfacht den Zugang, da Benutzer ihre gewohnten Zugangsdaten nutzen und sich nicht ein weiteres Passwort merken müssen.
Darüberhinaus können auf diese Weise Passwortrichtlinien und andere Sicherheitsvorgaben zentral verwaltet werden.
Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Microsoft Entra ID in einem FLOWWER-Konto zu hinterlegen. Der Vorgang erfordert mehrere Schritte, da sicherheitsrelevante Daten wechselseitig in beiden Systemen eingetragen werden müssen. Bitte beachten Sie, dass sich die Darstellung der Screenshots aufgrund laufender Weiterentwicklungen auf beiden Seiten leicht von der tatsächlichen Darstellung unterscheiden kann.
Beginnen Sie mit dem Hinzufügen eines Anbieters für externe Anmeldungen, siehe Externe Login-Verwaltung.
Damit das Entra ID-System Ihre Benutzer nach der Anmeldung sicher zurück zu FLOWWER leiten kann, stellt FLOWWER eine eindeutige Redirect-URI bereit.
Diese URI benötigen Sie später, um sie in den Einstellungen Ihrer Entra ID-App zu hinterlegen.
Bitte lassen Sie dieses Fenster geöffnet und führen Sie die nachfolgenden Schritte in einem neuen Browser-Tab durch.
Öffnen Sie das Admin Center von Entra ID in einem neuen Browser-Tab/Fenster, um eine neue Identity-App für FLOWWER zu erstellen.
Legen Sie nun grundlegende Parameter für die FLOWWER Identity-App fest.
Nachdem die FLOWWER Identity-App nun in Entra erstellt wurde, stehen einige, eindeutige IDs bereit.
Diese werden benötigt, um die Anlage des SSO-Anbieters in FLOWWER zu vervollständigen.
Damit ein Entra ID-Login automatisch Ihrem bestehenden FLOWWER-Benutzerkonto zugeordnet werden kann, vergleicht FLOWWER die E-Mail-Adresse.
Um den Abgleich zu ermöglichen, muss das während des Single Sign-On (SSO)-Vorgangs an FLOWWER übermittelte Token den Claim email enthalten.
Falls das Token den email-Claim nicht enthält oder die Übermittlung nicht gewünscht ist, zeigt FLOWWER einen Zuordnungsfehler an.
In diesem Fall muss die Zuordnung manuell und einmalig vom jeweiligen Benutzer in FLOWWER durchgeführt werden.
Wie zuvor beschrieben, hinterlegen Sie nun bitte die Werte in den “Anbieter hinzufügen”-Dialog des noch geöffneten FLOWWER-Fensters.
Nun sind alle notwendigen IDs zwischen FLOWWER und Entra ID wechselseitig hinterlegt.
Bitte speichern Sie die Werte in FLOWWER und starten das FLOWWER-Konto neu, um die neuen Einstellungen bereits während der Benutzeranmeldung verfügbar zu haben.
Der FLOWWER-Anmeldebildschirm bietet nun, zusätzlich zur Anmeldung über lokale Benutzerkonten, den Login per SSO über Microsoft Entra ID an.
auch bekannt als Azure Active Directory bzw. Azure AD ↩︎
Um aus FLOWWER Zahlungen zu veranlassen/Überweisungen zu tätigen, existieren zwei verschiedene Möglichkeiten:
Voraussetzung:
Nachteile:
Voraussetzung:
Vorteile:
Mehr Details/Screenshots zu Überweisungen aus FLOWWER finden Sie im Feature Zahlungsverwaltung
Dabei handelt es sich um ein Regelwerk, das den Ablauf, die technischen Vorgaben und die organisatorischen Maßnahmen festlegt, um eine rechtskonforme Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten zu ermöglichen.
Die Verfahrensdokumentation dient der Sicherstellung, dass digitalisierte Belege und Dokumente den Originalbelegen gleichwertig sind.
Durch die lückenlose Dokumentation aller relevanten Prozesse wird die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit durch externe Instanzen, wie Finanzämter oder Wirtschaftsprüfer, gewährleistet.
Insbesondere in der Finanzbuchhaltung ist dies von zentraler Bedeutung, da die Dokumentation zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen beiträgt. In Deutschland sind dies vor allem die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Beim ersetzenden Scannen werden physische Belege digitalisiert und anschließend vernichtet, sofern die Digitalisierung korrekt und vollständig erfolgt ist.
Der digitale Beleg übernimmt die Funktion des Papieroriginals und muss somit alle Anforderungen an das Original erfüllen.
Das bedeutet, dass die digitalen Dokumente genauso rechtssicher und manipulationssicher sein müssen wie ihre physischen Pendants.
Die Verfahrensdokumentation legt fest, wie dieser Scanvorgang technisch und organisatorisch umzusetzen ist.
Dazu zählen:
Eine vollständige Verfahrensdokumentation für die Finanzbuchhaltung und das ersetzende Scannen enthält üblicherweise folgende Bestandteile:
Jeder Schritt der Digitalisierung und Archivierung wird detailliert beschrieben – von der Dokumentenannahme über die Digitalisierung bis hin zur Archivierung und gegebenenfalls Vernichtung des Originaldokuments.
Die Aufgaben und Zuständigkeiten der beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen werden festgelegt.
Es werden Anforderungen an die eingesetzten Systeme, Software und Hardware definiert, die zum Scannen und Archivieren genutzt werden.
Regelungen zur Überprüfung der Digitalisierung auf Vollständigkeit und Qualität sowie zur Überwachung der Archivierung.
Die Dokumentation umfasst auch Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherung, um die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.
Jede Änderung des Verfahrens oder der Dokumentation muss protokolliert und dokumentiert werden, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Die Verfahrensdokumentation ist insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung von Bedeutung.
Betriebsprüfer verlangen oft die Vorlage der Dokumentation, um die ordnungsgemäße Digitalisierung und Archivierung zu prüfen.
Bei fehlender oder unvollständiger Verfahrensdokumentation kann die Finanzverwaltung im Zweifelsfall die steuerliche Anerkennung digitalisierter Belege verweigern.
Leider bedeutet das im Umkehrschluss nicht, dass eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation den Prüfenden dazu zwingt, die digitalisierten Belege anzuerkennen!
Daher ist die Einhaltung der Vorgaben der GoBD essenziell, um steuerliche Risiken zu minimieren.
Zur Wahrheit gehört jedoch, dass Prüfungsrisiken damit nicht komplett auf Null gesenkt werden können.
Durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation wird die Prozesseffizienz gesteigert und die Buchhaltung entlastet, da physische Dokumente nicht aufbewahrt werden müssen.
Zudem erleichtert sie eine einheitliche Handhabung der digitalen Prozesse.
Jedoch ist die Erstellung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation mit einem gewissen Aufwand verbunden und erfordert eine sorgfältige und kontinuierliche Pflege.
Insgesamt ist die Verfahrensdokumentation ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation der Finanzbuchhaltung und sorgt für Rechtssicherheit und Effizienz in der digitalen Dokumentenverarbeitung.
Situation
Wird ein Neukunde durch einen FLOWWER-Partner aquiriert, muss der Partner als “Tippgeber” beim Neukunden hinterlegt werden, damit die Provisionsberechnung korrekt ablaufen kann. Wichtig ist, dass die Hinterlegung innerhalb von vier Wochen (28 Tagen) nach Erstellung des FLOWWER-Kontos stattfindet! Zur Hinterlegung des Tippgebers gibt es drei Optionen:
Vorbelegung der Partner-ID über die Adresse (URI) des Anmeldeformulars. Die URI des Anmeldeformulars lautet “https://login.flowwer.de/de/register/" wobei “/dnf” (im Bild) durch die tatsächliche Partner-ID ersetzt werden muss.
Eingabe der Partner-ID durch den sich registrierenden Neukunden in das neutrale Anmeldeformular.
Eingabe der Partner-ID durch den Neukunden
Übermittlung der FLOWWER-Konto-ID und des Namens des registrierten Unternehmens (sprich: des Neukundens) per Mail an partnerATflowwer.de und Betreffzeile “FLOWWER-Neukunden-Tipps von " - wieder bitte durch die tatsächliche Partner-ID (z.B. “dnf”) ersetzen. Die Übermittlung muss aus abrechnungstechnischen Gründen innerhalb von vier Wochen (28 Tagen) nach Registrierung erfolgen, da sonst die Tippgeber-Zuordnung nicht mehr möglich ist.