SMTP-Empfangsadressen

Erfahren Sie, wie FLOWWER mit CompanyMail E-Mails empfängt, welches Adressschema verwendet wird und warum Aliase für Flowws sinnvoll sind.
Begriffe:

Einleitung

In diesem Artikel wird erklärt, wie FLOWWER E-Mails empfängt und wie die Zieladressen aufgebaut sind, an die externe Systeme Nachrichten senden können. Häufig kommt die Frage auf, ob bestehende Adressen geändert oder durch Alias-Adressen ergänzt werden können. Dieser Artikel beschreibt die technischen Hintergründe, erklärt die Rolle von CompanyMail und zeigt die Möglichkeiten für eigene Adressgestaltung mit Floww-Aliasen auf.

Voraussetzung: CompanyMail

Der E-Mail-Empfang in FLOWWER ist nur möglich, wenn das Zusatzmodul CompanyMail für das jeweilige FLOWWER-Unternehmen gebucht ist.
CompanyMail stellt automatisch für jeden Floww des Unternehmens eine eigene Zieladresse bereit.

Adressschema

Die Zieladresse für einen Floww folgt immer dem Muster:

<flowwer-kontokennung>.<kürzel>+<floww-id>@mail.flowwer.de
  • FLOWWER-Kontokennung (FKK): entspricht der Subdomain Ihres FLOWWER-Zugangs (z. B. firma aus firma.flowwer.de).
  • Kürzel: kann vom Kunden selbst frei gewählt werden (z. B. rechnungen, vertrieb).
  • Floww-ID: kann als Alias festgelegt werden. Wird kein Alias vergeben, verwendet FLOWWER die interne Datenbank-ID des Flowws.

Beispiele:

  • Mit Datenbank-ID:
    firma.rechnungen+12345@mail.flowwer.de
  • Mit Alias:
    firma.rechnungen+eingangsrechnungen@mail.flowwer.de
  • Alias für Lieferanten:
    firma.rechnungen+musterlieferant@mail.flowwer.de

Damit ist sofort erkennbar, welchem Lieferanten die eingehenden Mails zugeordnet werden sollen.

Best Practice: Nutzung über den eigenen Mailserver

In der Praxis werden CompanyMail-Adressen in der Regel nicht direkt an Lieferanten oder Geschäftspartner weitergegeben.
Stattdessen wird auf dem firmeneigenen Mailserver eine Weiterleitung eingerichtet.

Vorteile dieser Vorgehensweise:

  • Absender erscheint mit der eigenen Firmendomain.
  • Der Spamschutz des firmeneigenen Mailservers bleibt aktiv.
  • Eingehende Nachrichten können gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden.

So wird sichergestellt, dass sowohl die IT-Sicherheit als auch Compliance-Anforderungen eingehalten werden.

Alias vs. Datenbank-ID

Ein Alias ist sinnvoll, weil er unabhängig von der technischen Datenbank-ID eines Flowws besteht.
Das bedeutet:

  • Wird ein Floww durch einen neuen ersetzt, kann der Alias einfach auf den neuen Floww übertragen werden.
  • Externe Systeme oder Weiterleitungen müssen dann nicht angepasst werden.
  • Bei Nutzung der reinen Datenbank-ID wäre dies nicht möglich, da diese fest an den ursprünglichen Floww gebunden ist.

Auswirkungen einer Änderung der FLOWWER-Kontokennung

Die FLOWWER-Kontokennung ist Bestandteil jeder Empfangsadresse.
Ändert sich die FLOWWER-Kontokennung (z. B. von firma auf gruppe), ändern sich auch alle zugehörigen Empfangsadressen.

Beispiel:

  • Vorher: firma.rechnungen+musterlieferant@mail.flowwer.de
  • Nachher: gruppe.rechnungen+musterlieferant@mail.flowwer.de

Wer kann was ändern?

  • Alias für Flowws: kann vom Kunden selbst festgelegt und verwaltet werden.
  • FLOWWER-Kontokennung: kann ausschließlich durch das FLOWWER-Team geändert werden.

Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an unseren Support.

Weiterführende Informationen

Zusammenfassung

  • Empfangsadressen in FLOWWER folgen dem Schema <flowwer-kontokennung>.<kürzel>+<floww-id>@mail.flowwer.de.
  • Das Kürzel kann frei gewählt werden.
  • Die Floww-ID kann als Alias oder als Datenbank-ID verwendet werden. Alias ist empfohlen, da er den Austausch eines Flowws erleichtert.
  • Der Empfang funktioniert nur mit gebuchtem CompanyMail.
  • CompanyMail-Adressen sollten über den firmeneigenen Mailserver genutzt werden, um Spamschutz und Archivierung sicherzustellen.
  • Eine Änderung der FLOWWER-Kontokennung wirkt sich auf alle Adressen aus.
  • Alias-Verwaltung: durch Kunden. Änderung der FLOWWER-Kontokennung: nur durch das FLOWWER-Team.