invoicefetcher anbinden

Sie erstellen einen API-Benutzer, vergeben Berechtigungen und hinterlegen Subdomain und Token in invoicefetcher.

Ziel

invoicefetcher überträgt Rechnungen automatisiert nach FLOWWER.
Die Anbindung erfolgt über einen API-Benutzer in FLOWWER und dessen API-Key (API-Token).

Voraussetzungen

• Administrator-Zugriff auf das FLOWWER-Konto
• Administrator-Zugriff auf invoicefetcher
• Das Ziel-Unternehmen in FLOWWER ist bekannt (bei mehreren Unternehmen)

Schritt 1: API-Benutzer in FLOWWER anlegen

1. Öffnen Sie in FLOWWER die Benutzerverwaltung.
2. Legen Sie einen neuen API-Benutzer an.
3. Kopieren Sie den dort angezeigten API-Key.
   Das ist der Token für invoicefetcher.

Hinweis: Alle Zugriffe laufen im Kontext dieses Benutzers. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit.

Schritt 2: Berechtigungen für den API-Benutzer setzen

Geben Sie dem API-Benutzer mindestens diese Berechtigung:

• Dokumente hochladen

Optional, wenn Dokumente direkt einem Prozess zugewiesen oder gestartet werden sollen:

• Floww zuweisen / Freigabe starten

Schritt 3: Optional Floww-Start vergeben

Wenn Dokumente beim Import direkt in einen Prozess laufen sollen, hinterlegen Sie am API-Benutzer einen Floww-Start.

Wichtig:

• Der automatische Start funktioniert nur, wenn die Regeln der ersten Floww-Stufe erfüllt sind (z. B. Pflichtfelder).
• Wenn der Start nicht greift, bleibt das Dokument ungestartet.

Schritt 4: FLOWWER in invoicefetcher verbinden

1. Öffnen Sie in invoicefetcher die App/Integration FLOWWER.¹
2. Tragen Sie diese Werte ein:
   • FLOWWER-Subdomain (z. B. firma.flowwer.de)
   • API-Token (API-Key aus dem API-Benutzer)
3. Speichern Sie die Verbindung.

Was wird übertragen?

invoicefetcher überträgt das Dokument als PDF und zusätzliche Informationen (Metadaten) wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Beträge.

Die Übertragung erfolgt in festen Intervallen gemäß invoicefetcher (typischerweise regelmäßig automatisiert).

Wo finde ich die importierten Dokumente in FLOWWER?

Standardfall:

• Die Dokumente landen im Bereich Eingang / ungestartet.
• Dort weisen Sie die Dokumente dem passenden Floww zu.

Wenn ein Floww-Start gesetzt ist und der Start greift:

• Das Dokument erscheint direkt in der Freigabeliste (erste Floww-Stufe).

Test und Kontrolle

1. Lösen Sie in invoicefetcher einen Import aus oder warten Sie bis zum nächsten Intervall.
2. Prüfen Sie in FLOWWER:
   • Eingang / ungestartet, oder
   • Freigabeliste (erste Floww-Stufe)

Fehlersuche

Es kommt nichts an

• Prüfen Sie in invoicefetcher, ob Subdomain und Token korrekt eingetragen sind.
• Prüfen Sie in FLOWWER, ob der API-Benutzer die Berechtigung Dokumente hochladen besitzt.

Dokumente landen ungestartet statt im Floww

• Prüfen Sie, ob ein Floww-Start am API-Benutzer gesetzt ist.
• Prüfen Sie die Regeln der ersten Floww-Stufe (z. B. Pflichtfelder).

Tipps

• Behandeln Sie den API-Token wie ein Passwort
• Legen Sie pro Integration einen eigenen API-Benutzer an
• Einen Token-Wechsel können Sie über die FLOWWER-Benutzerverwaltung auslösen, es muss kein neuer API-Benutzer angelegt werden.
  (Denken Sie daran, den neuen Token bei invoicefetcher zu hinterlegen)

Quellen