Verfahrensdokumentation

Dabei handelt es sich um ein Regelwerk, das den Ablauf, die technischen Vorgaben und die organisatorischen Maßnahmen festlegt, um eine rechtskonforme Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten zu ermöglichen.

Zweck und Bedeutung der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation dient der Sicherstellung, dass digitalisierte Belege und Dokumente den Originalbelegen gleichwertig sind.
Durch die lückenlose Dokumentation aller relevanten Prozesse wird die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit durch externe Instanzen, wie Finanzämter oder Wirtschaftsprüfer, gewährleistet.

Insbesondere in der Finanzbuchhaltung ist dies von zentraler Bedeutung, da die Dokumentation zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen beiträgt. In Deutschland sind dies vor allem die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Ersetzendes Scannen

Beim ersetzenden Scannen werden physische Belege digitalisiert und anschließend vernichtet, sofern die Digitalisierung korrekt und vollständig erfolgt ist.
Der digitale Beleg übernimmt die Funktion des Papieroriginals und muss somit alle Anforderungen an das Original erfüllen.
Das bedeutet, dass die digitalen Dokumente genauso rechtssicher und manipulationssicher sein müssen wie ihre physischen Pendants.

Die Verfahrensdokumentation legt fest, wie dieser Scanvorgang technisch und organisatorisch umzusetzen ist.

Dazu zählen:

• Qualität des Scans: Die Lesbarkeit des gescannten Dokuments muss dauerhaft sichergestellt sein.
• Authentizität und Unveränderbarkeit: Das digitalisierte Dokument muss unveränderbar archiviert werden, um Manipulationen auszuschließen.
• Kontrolle und Prüfung: Es müssen Kontrollmechanismen bestehen, die sicherstellen, dass das gescannte Dokument dem Papieroriginal entspricht und vollständig ist.

Elemente einer Verfahrensdokumentation

Eine vollständige Verfahrensdokumentation für die Finanzbuchhaltung und das ersetzende Scannen enthält üblicherweise folgende Bestandteile:

Beschreibung des Prozesses

Jeder Schritt der Digitalisierung und Archivierung wird detailliert beschrieben – von der Dokumentenannahme über die Digitalisierung bis hin zur Archivierung und gegebenenfalls Vernichtung des Originaldokuments.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Aufgaben und Zuständigkeiten der beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen werden festgelegt.

Technische Vorgaben

Es werden Anforderungen an die eingesetzten Systeme, Software und Hardware definiert, die zum Scannen und Archivieren genutzt werden.

Kontrollmechanismen und Prüfpunkte

Regelungen zur Überprüfung der Digitalisierung auf Vollständigkeit und Qualität sowie zur Überwachung der Archivierung.

Datensicherheitsmaßnahmen

Die Dokumentation umfasst auch Regelungen zum Datenschutz und zur Datensicherung, um die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.

Änderungs- und Versionshistorie

Jede Änderung des Verfahrens oder der Dokumentation muss protokolliert und dokumentiert werden, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Rechtliche und steuerliche Anforderungen

Die Verfahrensdokumentation ist insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung von Bedeutung.
Betriebsprüfer verlangen oft die Vorlage der Dokumentation, um die ordnungsgemäße Digitalisierung und Archivierung zu prüfen.
Bei fehlender oder unvollständiger Verfahrensdokumentation kann die Finanzverwaltung im Zweifelsfall die steuerliche Anerkennung digitalisierter Belege verweigern. Leider bedeutet das im Umkehrschluss nicht, dass eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation den Prüfenden dazu zwingt, die digitalisierten Belege anzuerkennen!
Daher ist die Einhaltung der Vorgaben der GoBD essenziell, um steuerliche Risiken zu minimieren.
Zur Wahrheit gehört jedoch, dass Prüfungsrisiken damit nicht komplett auf Null gesenkt werden können.

Vorteile und Herausforderungen

Durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation wird die Prozesseffizienz gesteigert und die Buchhaltung entlastet, da physische Dokumente nicht aufbewahrt werden müssen.
Zudem erleichtert sie eine einheitliche Handhabung der digitalen Prozesse. Jedoch ist die Erstellung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation mit einem gewissen Aufwand verbunden und erfordert eine sorgfältige und kontinuierliche Pflege.

Insgesamt ist die Verfahrensdokumentation ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation der Finanzbuchhaltung und sorgt für Rechtssicherheit und Effizienz in der digitalen Dokumentenverarbeitung.