Glossar
Hier finden Sie eine Auflistung und Erklärung FLOWWER-spezifischer Begriffe.
Programmfunktionen bzw. Features werden fett hervorgehoben.
Programmfunktionen bzw. Features werden fett hervorgehoben.
2FA
2Noch kein Inhalt hinterlegt
Die Abfragefunktion ermöglicht eine effiziente Filterung und Auffindung von Dokumenten.
Auch bekannt als:
Suchfunktion
Das Ablaufdatum eines Dokuments legt fest, bis wann das Dokument vollständig aufbewahrt wird bzw. ab wann es bereinigt werden darf.
‘Ablehnen’ nimmt das Dokument aus dem Freigabeprozess heraus.
Abgelehnte Dokumente können entweder durch ‘Reaktivieren’ wieder in den Freigabeprozess zurückgegeben oder final gelöscht werden.
Delegation notwendiger Freigaben an einen Vertreter – ohne den Freigabeprozess neu definieren oder unterbrechen zu müssen.
Auch bekannt als:
Vertretungsfunktion
Urlaubsvertretung
Krankheitsvertretung
Freigabe im Auftrag
Abwesenheitsvertretung
Online-Schnittstelle zu ADDISON OneClick von Wolters Kluwer
Online-Schnittstelle zu Agenda Connect
Mit dem Feature “Angepasste E-Mails” konfigurieren Sie mühelos das Erscheinungsbild Ihrer Status-Mails.
Auch bekannt als:
mail branding
Firmenlogo
FLOWWER ermöglicht die zentrale Verwaltung aller dokumentbezogenen Unterlagen.
Auch bekannt als:
Belege heften
Dokumente zusammenfassen
API
0Abkürzung für Application Programming Interface.
Die automatische Archivfunktion ermöglicht, Dokumente beliebig lange in FLOWWER aufzubewahren.
Auch bekannt als:
Aufbewahrung
Revisionssicherheit
Audit-Trail
Das FLOWWER-Protokoll, auch Audit-Trail genannt, dokumentiert alle Aktivitäten und Änderungen zu einem spezifischen Dokument.
Auch bekannt als:
Compliance
Audit-Trail
Freigabeprotokoll
Audit-Compliance
FLOWWER-Logbuch
Verarbeitungszeitpunkt + Aufbewahrungszeit = Ablaufdatum
Auch bekannt als:
Aufbewahrungsdauer
Auslöser, welche Aktionen im System starten können.
Backup-Freigabe ist ein Teilnahmemodus eines Freigebers an einer Floww-Stufe.
Für jede Freigabestufe kann eine Bagatellgrenze festgelegt werden. Auf diese Weise kann der Freigabeprozess für kleinere Beträge abgekürzt werden.
Bankverbindungen eines FLOWWER-Unternehmens
Der Bearbeitungsmodus ist Teil der Sperrlogik für Datensätze.
Aufteilung von Dokumenten in sinngemäße Beträge mit Kontierungsinformationen und Weitergabe an die FiBu.
Auch bekannt als:
Vorkontierung
vorbereitende Buchführung
Benutzerdefinierte Datenfelder ermöglichen es, zusätzliche Informationen zu Dokumenten oder Vorgängen in FLOWWER zu erfassen.
Auch bekannt als:
Tags
Labels
FLOWWER besitzt detaillierte Berechtigungen, die durch den Systembetreuer als Benutzerrolle gesammelt oder als einzelne Rechte an Benutzer zugewiesen werden können.
Auch bekannt als:
Berechtigungen
Eine Benutzerrolle fasst mehrere Benutzerrechte zu einer mehrfach verwendbaren Einheit mit frei wählbarem Name zusammen.
Auch bekannt als:
Berechtigungsgruppe
Berechtigungsrolle
Bereinigung (Pruning) bezeichnet das endgültige Löschen bestimmter Dokumentdaten.
Über den Bezahlstatus kann während der Freigabe festgelegt werden, ob ein Dokument in einem SEPA-Export enthalten sein soll.
FLOWWER ermöglicht die Anpassung der Benutzeroberfläche an das Corporate Design (CD) Ihres Unternehmens.
Auch bekannt als:
branding
corporate design
corporate identity
affiliatecode
Online-Schnittstelle zu BuchhaltungsButler
Das FLOWWER Modul CompanyMail erweitert Ihr FLOWWER Konto um die Möglichkeit, Dokumente und E-Rechnungen per Mail zu empfangen.
Auch bekannt als:
MailToFlowwer
Die Cross Industry Invoice (CII) ist ein internationaler Standard für elektronische Rechnungen.
Mehrere Unternehmen - eine gemeinsame Buchhaltung. Alle Firmen und Prozesse – ohne Kontowechsel – auf einem Dashboard.
Online-Schnittstelle zu DATEV mit Übergabe des Belegbild, DATEV-Belegtyp und FLOWWER-AuditTrail (Protokoll).
Datei-Schnittstelle (Datenexport) mit Kostenstellen im DATEV-Format (Buchungsstapel)
Auch bekannt als:
DATEV Pro
Datenaustausch
Schnittstelle
DATEV CSV
Online-Schnittstelle zu DATEV für die Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an DATEV Unternehmen Online (DUO).
Auch bekannt als:
DATEV RDS1.0
Belegaufteilung an DUO
Speziell für API-Nutzung vorgesehenes Benutzerkonto.
Die Dokumentart bezeichnet die Kategorie oder den Typ eines Dokuments, der dessen Inhalt oder Zweck definiert.
Auch bekannt als:
Dokumentart
Die Funktion ‘abgelehnte Dokumente’ verhindert, dass ein einzelner Freigeber das 4-Augen-Prinzip umgehen und ein Dokument ungeprüft aus dem Freigabeprozess entfernen/löschen kann.
Auch bekannt als:
Abgelehnte Dokumente
Noch kein Inhalt hinterlegt
Eigenschaft eines Dokuments, welche den aktuellen Verarbeitungsstand widerspiegelt.
Der Duplettencheck in FLOWWER sorgt dafür, dass doppelte Dokumente erkannt und vermieden werden.
Auch bekannt als:
Dublettencheck
Datei-Hash
Hash-Summe
Dublette
Elektronische Rechnung
Auch bekannt als:
Hybridrechnung
hybride Rechnung
elektronische Rechnung
Über Einladungsmails versendet FLOWWER Aktivierungslinks an neu eingeladene Benutzer.
Encoding
1Unter Encoding versteht man die Art und Weise, wie Zeichen in einem Datenstrom gespeichert werden (z.B. in einer Datei).
Unkompliziertes Klicken verschiedener Dokument-Merkmale zu einem Filterpfad. Sofortige Ergebnisvorschau.
Die FiBu-Notiz ist eine einfache Möglichkeit, der Finanzbuchhaltung Informationen zu übermitteln.
Noch kein Inhalt hinterlegt
Der FLOWWER-Agent (bisher FLOWWER.exe) ist das Kommandozeilentool für unbeaufsichtigte Prozesse in FLOWWER.
Auch bekannt als:
Batch-Automatisierung
Lokales Backup
FLOWWER.exe
FLOWWERexe
Mit ‘FKK’ ist die Subdomain, die FLOWWER zur Unterscheidung einzelner Kundenkonten verwendet, gemeint.
Mehrstufiger Workflow mit mehreren Freigebern.
Auch bekannt als:
Flow
Forkflow
Freigabeprozess
Der Freigabemonitor zeigt auf einen Blick, bei welchem Benutzer Dokumente zur Freigabe vorliegen.
Auch bekannt als:
Dokumentenfreigabe
Freigabeübersicht
Eine Freigabestufe ist der ‘Container’ für die Teilnehmer (Freigeber) eines Flowws.
Ein Freigeber ist ein FLOWWER-Benutzer, welcher Dokumente freigeben darf.
Freigeber können in mehrfach verwendbaren Teams gruppiert werden.
Auch bekannt als:
Freigabegruppe
Freigebergruppe
Freigabeteam
Online-Schnittstelle für den Versand freigegebener Dokumente per E-Mail.
Jedes FLOWWER-Konto besitzt einen kostenlosen FTP-Zugang.
Die global eindeutige Dokument-ID (UID) ist eine eindeutige Kennung, die ein Dokument systemweit identifiziert.
Der Hashwert ist ein digitaler Fingerabdruck aus dem Inhalt eines Dokuments. Er ermöglicht es, das Dokument eindeutig identifizieren und seine Unverändertheit überprüfen zu können.
Ein automatisierter Vorgang, welcher bestimmte Vorgänge, z.B.
Bereinigung
, regelmäßig durchführt.
Online-Schnittstelle zu InvoiceFetcher für den automatisierten Empfang von Rechnungen.
Abkürzung für Kostenstelle bzw. Kostenstelle 2
Kostenstellen und Konten sind Teil der Stammdaten eines FLOWWER-Unternehmens.
Funktionsreduzierte Version der Belegaufteilung
Noch kein Inhalt hinterlegt
Online-Schnittstelle zu Lexware Office mit Übergabe des Belegbild und FLOWWER-AuditTrail (Protokoll).
Auch bekannt als:
LexOffice
FLOWWER ermöglicht, Lieferantenstammdaten unternehmensspezifisch zu speichern und effizient zu verwalten.
Auch bekannt als:
Lieferantenstamm mit Fibu-Zuordnung
Lieferant
Belegaufteilung
Stammdaten
Kostenstellen
MailList
1Noch kein Inhalt hinterlegt
Die FLOWWER-Benutzeroberfläche ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar.
Freigabeprozesse mit mehreren Teilnehmern.
Auch bekannt als:
Vier-Augen-Prinzip
4-Augen-Prinzip
Freigabeteams
MFA
0Abkürzung für Multi Factor Authentication.
Die mobile Ansicht (Mobile Mode) ist eine vereinfachte Ansicht von FLOWWER, die für kleine Bildschirme konzipiert ist.
Die Nominierung ermöglicht, pro Dokument festzulegen welche Freigeber ein Dokument in der nächsten Freigabestufe zur Prüfung erhalten sollen.
Auch bekannt als:
dynamische Freigeber
OAuth
2Noch kein Inhalt hinterlegt
OCR
2Optical Character Recognition
Auch bekannt als:
Optical Character Recognition
OCR
Wertauswahl
Mausklick
Über die “Passwort wiederherstellen”-Funktion kann sich ein Benutzer (ohne Hilfe des Systembetreuers) sein Passwort neu vergeben.
Automatisch erstellte, eindeutige und dauerhafte Adresse für jedes Dokument.
Auch bekannt als:
Direktlink
Das Feature “Regeln für Datenfelder” stellt Einstellungen zur Anpassung der Benutzeroberfläche zur Verfügung. Nicht notwendige Felder können z.B. ausgeblendet werden, um die Benutzeroberfläche für die Anwender übersichtlicher zu gestalten.
Auch bekannt als:
Pflichtfelder
Ausblenden von Eingabefeldern
Reduzieren der GUI
Feldregeln
Reporting in FLOWWER ermöglicht die Erstellung von Berichten über Dokumente basierend auf bestimmten Kriterien.
Noch kein Inhalt hinterlegt
REST-API
1Durch FLOWWER angebotene API für Datenaustausch auf Systemebene
Auch bekannt als:
Dienstkonto
Um Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu gewährleisten, führt FLOWWER für jedes Dokument ein unlöschbares Revisionsprotokoll.
Auch bekannt als:
PermaLog
Audit-Compliance
Archivierung
Hashwert
Dokumentenbereinigung
Ermöglicht die Bearbeitung mehrerer Dokumente (z.B. Löschen oder Freigabe) in einem Vorgang.
Auch bekannt als:
batchfreigabe
Stapelfunktionen
bulk-aktion
Online-Schnittstelle zu Sesam.
SevDesk
0Online-Schnittstelle zu Sevdesk.
Mit Single Sign-On (SSO) wird es für Anwender möglich, sich einmal anzumelden und anschließend nahtlos auf mehrere verknüpfte Systeme und Anwendungen zuzugreifen, ohne sich erneut einloggen zu müssen.
Auch bekannt als:
Single Sign On
SSO
Überwachung von Skonto mit einstellbaren Fristen (wird je Dokument überwacht), um an ausstehende Freigaben zu erinnern.
Auch bekannt als:
Skonto-Alarm
Die Sperrfunktion für Datensätze stellt sicher, dass der
Bearbeitungsmodus
eines Dokuments nicht von mehreren Benutzer gleichzeitig geöffnet werden kann.
Auch bekannt als:
Datensatzsperre
FLOWWER kann jedem Freigeber automatisch Status-Mails als Erinnerung an seine bereitstehenden Aufgaben senden.
Auch bekannt als:
Erinnerungssystem
Status-Mail
Statusmails nach Zeitplan
Der Teilnahmemodus legt fest, auf welche Weise Freigeber an Freigabestufen von Flowws teilnehmen.
UBL
0Die Universal Business Language (UBL) ist ein internationaler Standard für elektronische Dokumente.
Logische Verbindung zwischen FLOWWER-Benutzern und FLOWWER-Unternehmen.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten Prozess der Finanzbuchhaltung, insbesondere im Kontext des ersetzenden Scannens und der digitalen Archivierung.
Auf diese Weise können Beziehungen zwischen Dokumenten (z.B. Bestellung / Vertrag und dazugehörige Lieferscheine / Rechnungen) abgebildet werden.
Das Vier-Augen-Prinzip beschreibt eine Kontrollmethode, bei der eine Freigabe von zwei voneinander unabhängigen Personen geprüft und erteilt wird.
Die Volltextsuche ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Dokumente anhand von Stichwörtern (z.B. Seriennummern) schnell und gezielt zu finden.
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst die systematische Erfassung, Sortierung und Dokumentation aller Geschäftsvorfälle und Belege, die als Grundlage für die gesetzlich vorgeschriebene Hauptbuchführung dienen.
Auch bekannt als:
vorbereitende Buchführung
Unternehmen, die nicht oder nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können mittels des Vorsteuerausschluss steuern, ob eine ganze Rechnung oder ein Teil als nicht steuerbarer Umsatz behandelt werden soll.
Die Auswahl und Übernahme von Text in der Dokumentvorschau per Mausklick.
Auch bekannt als:
Point and click
OCR
TextClickSelect
Wiking
0Online-Schnittstelle zu Wiking
Die Willkommensmail wird versendet, nachdem sich ein neuer Benutzer erfolgreich aktiviert hat.
XRechnung ist ein Standard für die Art bzw. technische Zusammensetzung von Rechnungsdaten als XML.
FLOWWER ermöglicht es, Überweisungen gemeinsam mit dem Freigabeprozess vorzubereiten.
Auch bekannt als:
SEPA-Export
ZUGFeRD
0ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat bestehend aus XML-Daten kombiniert mit einer PDF-Datei (PDF/A-3).
Bezeichnet die Verknüpfung eines Dokument zu einem Freigabeprozess (Floww)
Schützen Sie auf Wunsch Ihren Benutzerzugang mit Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA).
Auch bekannt als:
2-FA
OTP
MFA