Unternehmen (und Flowws)

• 1: Basisdaten
• 2: Features/Teilrechnung
• 3: CompanyMail
• 4: Schnittstellen / Datenweitergabe
• 5: Floww-Editor
• 5.1: Einstellungen
• 5.2: Regeln für Floww-Stufen
• 5.3: Sofortfreigabe
• 5.4: Supervisoren
• 5.5: Regeln für Datenfelder an einem Floww
• 5.6: Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber
• 6: Regeln für Datenfelder (Unternehmen)
• 7: Zahlungsverwaltung (Einstellungen)
• 8: Triggers und Jobs
• 9: Belegaufteilungs-Vorlagen
• 10: Stammdaten
• 11: Lieferanten
• 12: Zahlungsbedingungen in den Lieferantenstammdaten
• 13: Archivierung
• 14: Protokoll

1 - Basisdaten

Einstellungen

Unternehmensname

Legt den Namen des Unternehmens fest, welcher in der Benutzeroberfläche, Berichten und Exporten verwendet wird.
Er dient als zentrale Referenz für die Unternehmensidentität innerhalb der Anwendung.

Umsatzsteuer-ID

Die “USt-ID” eines FLOWWER-Unternehmens wird benötigt, damit das System gefundene USt-IDs korrekt zuordnen und die eigene USt-ID von denen anderer Unternehmen unterscheiden kann.
Dies ist essenziell für die Datenextraktion.

Steuernummer

Die nationale Steuernummer des Unternehmens.

Nummernkreis Lieferant

Sobald ein Bereich definiert ist, erhalten neu angelegte Lieferanten einen Nummernvorschlag aus diesem Bereich.
Für die Arbeit mit DATEV empfiehlt sich 70000 bis 79999.

Standard-Steuersatz

Sind keine Daten für eine Belegaufteilung vorhanden, wird dieser Steuersatz als erster Wert vorgeschlagen.

Sachkontenlänge

Wenn angegeben, werden die Stammdaten des Unternehmens geprüft und bei Bedarf eine entsprechende Warnung ausgegeben.

Nettobetrag mit Bagatellgrenze vergleichen

Die Bagatellgrenze kann an einzelnen FLOWW-Stufen definiert werden und bestimmt, ob ein Dokument nach der festlegenden Stufe automatisch auf ‘Freigegeben’ gesetzt wird.
Da heißt, unterschreitet der Betrag des Dokuments (brutto oder netto, je nach Einstellung) die festgelegte Bagatellgrenze, wird die Freigabe an dieser Stelle beendet und das Dokument gilt als freigegeben.

Vorsteuerausschluss

Diese Option legt fest, ob im Bereich der Belegaufteilung (Kostenstellenzuordnung) Auswahlfelder zur Steuerung des Vorsteuerabzug eingeblendet werden. Dokumente, für welche “Keine Vorsteuer” aktiviert wurde, werden bei der Verarbeitung über eine Schnittstelle wie mit 0% Umsatzsteuer behandelt. Diese Einstellung ermöglicht, für jedes Dokument individuell zu entscheiden, ob es mit oder ohne Vorsteuerabzugsmöglichkeit in der Buchhaltung erscheint.

Erklärung der Werte

• Verbergen: kein Auswahlfeld
• Anzeigen: zeigt während der Belegaufteilung ein Auswahlfeld. Damit kann der Vorsteuerabzug für das Dokument deaktiviert werden.
• Anzeigen und voraktivieren: bietet die gleiche Funktionalität wie “Anzeigen”, zusätzlich ist die Option jedoch standardmäßig für jedes Dokument voraktiviert.
  Mit dieser Auswahl wird für alle Dokumente der Vorsteuerabzug automatisch ausgeschlossen, sofern keine manuelle Anpassung erfolgt.

Wichtig: Bei Verwendung der Option bleibt das Dokument dabei unverändert. Es werden lediglich die Aufteilungsdaten mit 0 % Steuer übertragen. Da die FLOWWER-Schnittstellen mit Bruttobeträgen arbeiten, sind keine zusätzlichen Umrechnungen in FLOWWER erforderlich.
Diese Verbesserung reduziert den manuellen Aufwand und optimiert den Workflow bei der vorbereitenden Buchführung.

Vorlage/Template für FiBu-Notiz

Mit dieser Funktion können Sie einen vordefinierten Textbaustein (Template) für FiBu-Notizen erstellen, die Dokumente des Unternehmens betreffen.
Verwenden Sie im Template den Platzhalter {text}. FLOWWER ersetzt ihn durch die Benutzereingabe bei Ausgabe auf dem Audit-Trail .

Beispiel:

• Template: “Hinweis: {text} wurde überprüft.”
• Benutzereingabe: “Rechnungsbetrag”
• Ergebnis: “Hinweis: Rechnungsbetrag wurde überprüft.”

Diese Funktion spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit in den Notizen und reduziert Eingabefehler.

Dokumenttypen

Über dieses Liste legen Sie die FLOWWER-Dokumenttypen dieses Unternehmens fest.
Systemstandard ist ‘Rechnungseingang’.

2 - Features/Teilrechnung

3 - CompanyMail

Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.

Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.

Profile

Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche DocumentKind aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll. So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen. Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.

Einstellungen (je Profil)

Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER-Kontokennung (FKK) abgeleitet werden können.

CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.

CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).

E-Mail direkt in Floww

Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.

Adressbildung bei CompanyMail

Für jeden Floww erzeugt FLOWWER automatisch eine E-Mail-Adresse für den E-Mail-Eingang über CompanyMail.
Diese Adressen können auf zwei Arten gebildet werden:

1. Interne Floww-ID (immer automatisch verfügbar)

Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+1423@mail.flowwer.de

• Die Zahl hinter dem Plus-Zeichen entspricht der internen Floww-ID.
• Diese Adresse wird automatisch generiert, sobald der Floww existiert.
• Es ist keine weitere Konfiguration notwendig.
• Wichtig:
  Wenn ein Floww gelöscht und neu angelegt wird, ändert sich auch die Floww-ID.
  Dadurch ändert sich auch die E-Mail-Adresse.
  Extern verwendete Adressen mit interner Floww-ID sind daher bei späteren Floww-Änderungen nicht stabil.

2. Floww-Alias (empfohlen für stabile externe Adressen)

Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de

• Ein Alias wird manuell im CompanyMail-Profil unter Floww-Aliasse für jeden Floww definiert.
• Der Alias-Name ersetzt die interne Floww-ID in der E-Mail-Adresse.
• Aliasnamen können frei gewählt und jederzeit neu zugewiesen werden.
• Vorteil:
  Die externe E-Mail-Adresse bleibt dauerhaft stabil, selbst wenn der zugehörige Floww später gelöscht, neu angelegt oder geändert wird.
• Empfehlung:
  Verwenden Sie für produktive E-Mail-Adressen, insbesondere wenn externe Absender (z. B. Lieferanten) direkt an FLOWWER senden, immer einen Floww-Alias.

Zusammenfassung

Vergleich zu MailToFlowwer

CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.

4 - Schnittstellen / Datenweitergabe

In diesem Bereich können die Schnittstellen für das FLOWWER-Unternehmen aktiviert und konfiguriert werden.
Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Übertragung von Daten zu externen Systemen und sorgen dafür, dass Prozesse ohne Medienbrüche ablaufen.

Aktive Schnittstellen (Oberer Bereich)

Im oberen Bereich werden alle für das Unternehmen aktiven Schnittstellen angezeigt.
Für jede aktivierte Schnittstelle stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Konfiguration: Über den Link „konfigurieren…“ können spezifische Einstellungen, wie Zugangsdaten oder Zielsysteme, angepasst werden.
• Deaktivierung: Falls eine Schnittstelle nicht mehr benötigt wird, kann sie hier deaktiviert werden.

Dieser Bereich bietet eine klare Übersicht über die aktuell verwendeten Schnittstellen und erlaubt deren Verwaltung.

Weitere Schnittstellen (Unterer Bereich)

Hier werden alle Schnittstellen angezeigt, die für das Unternehmen verfügbar, jedoch nicht aktiv sind.
Über den “Aktivieren”-Link einer Schnittstelle können Sie die erforderliche Konfiguration vornehmen und die Schnittstelle aktivieren.
Nach erfolgter Aktivierung wird die Schnittstelle im oberen Bereich aufgeführt.

Dieser Bereich dient dazu, neue Schnittstellen schnell und einfach zu integrieren und somit die Funktionalität Ihres FLOWWER-Systems zu erweitern.

5 - Floww-Editor

Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:

Damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.

Beispiel-Workflows finden Sie hier: /knowledge-base/workflow-examples

5.1 - Einstellungen

FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Floww-Stufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Mehrfach-Freigabe

Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:

1. Mehrfach-Freigabe ‘Möglich’

   Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Freigabevertretung hinzugezogen wird.

2. Mehrfach-Freigabe ‘nur durch Vertretung’

   Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
   Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.

3. Mehrfach-Freigabe ‘Niemals’

   Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)

Nominierung für Sichtbarkeit notwendig

Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung. In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.

Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“. Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden. Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.

5.2 - Regeln für Floww-Stufen

Übersicht

Die Übersicht zeigt für jede Floww-Stufe auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind. Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Floww-Stufe bearbeiten zu können.

Einstellungen (Stufe)

• Name

  Alternativer Anzeigename.
  Beispiele:

  • Sachliche Freigabe
  • Freigabe durch Geschäftsleitung

  Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.

• Beschreibung

  Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
  Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.

• Anzahl nötiger Freigaben

  Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
  Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.

• Batagellgrenze

  Ist für eine Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
  Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.

  Im Bereich Abschnitt: UseTotalWithoutTaxForFlowShortcutLimit wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.

  Tipp

  Es kann für jede Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt werden. Auf diese Weise kann z.B. bei Beträgen bis 100 Euro ein Dokument bereits nach der 1. Stufe freigeben sein, bei Beträge bis 500 Euro nach der 2. Stufe usw.

• Stufe nicht überspringbar

  Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Batagellgrenze unterschritten wurde.

Freigeberliste (Stufe)

Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.

In einer Floww-Stufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.

Darüberhinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf Freigeber/-Team und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.

Einstellungen je Freigeber

Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.

• Teilnahmemodus

  Hier legen Sie fest, auf welche Weise der Freigeber an der gewählten Floww-Stufe des Flowws teilnimmt.
  Informationen zu den auswählbaren Werten finden Sie hier: Teilnahmemodus

• Direkte Stufen-Erhöhung

  Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.

• Freigabe vererben/schleppen

  Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
  Er muss somit nicht erneut freigeben.

  Einschränkung

  Ist Freigabe schleppen aktiv, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden.
  Grund ist, dass die vorhergehende Stufe möglicherweise vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt wird und somit kein Benutzer die Gelegenheit zur Nominierung der Freigeber für die nachfolgende Stufe erhält.

5.3 - Sofortfreigabe

Funktionsweise im Detail

• Automatische Freigabe:
  Sobald ein Dokument einem Floww mit aktiviertem Sofortfreigabemodus zugewiesen wird, wird sein Status unter Berücksichtigung der geltenden Regeln für Datenfelder sofort auf „freigegeben“ gesetzt. Dadurch entfällt der sonst erforderliche Freigabeprozess.

• Voraussetzung – Supervisor-Zuweisung:
  Um den Sofortfreigabemodus zu aktivieren, muss dem Floww mindestens ein Supervisor zugewiesen sein.
  Diese Maßnahme dient dem Schutz: Ohne einen zugewiesenen Supervisor sind die Auswirkungen in den meisten Anwendungsfällen unvorhersehbar und ungewollt.

• Berechtigungssteuerung:
  Es besteht die Möglichkeit, die Zuweisung von Dokumenten an einen Floww mit Sofortfreigabe ausschließlich auf Supervisoren zu beschränken.
  Auf diese Weise wird verhindert, dass Benutzer ohne ausreichendes Hintergrundwissen versehentlich den Freigabeprozess umgehen.
  Zudem kann so sichergestellt werden, dass normale Anwender nicht in der Lage sind, den etablierten Freigabeprozess zu umgehen.

5.4 - Supervisoren

Supervisoren sind ein Mittelweg zwischen Benutzern mit der Berechtigung “Alle Belege administrieren” (Dokumentadministrator) und Freigebern.

Sie können alle Belege der Flowws, in welchen sie als Supervisor hinterlegt sind, sehen - jedoch nicht freigeben. Belegadministratoren gehen nochmals eine Stufe weiter: sie können ALLE aktiven Belege sehen - unabhängig von der Supervisor-Einstellung.

Supervisoren müssen nicht in den Floww-Stufen des jeweiligen Flowws hinterlegt sein.

Über die “Meine Belege”-Liste können Sie mittels Filter “Supervisor im Floww” unkompliziert die Listeneinträge auf die überwachten Belege reduzieren.

Fazit: Supervisoren dürfen die Belege eines Flowws sehen, ohne selbst an dessen Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.

5.5 - Regeln für Datenfelder an einem Floww

Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Floww-Stufenebene gilt nur innerhalb der ausgewählten Floww-Stufe.

Pfad in der GUI

Startmenü → Unternehmen (und Flowws) → [Unternehmen auswählen] → Flowws → [Floww auswählen] → Regeln für Datenfelder

Verwendung

Legen Sie hier Regeln fest, die nur für diese Floww-Stufe gelten.
Stufenregeln überschreiben sowohl systemweite als auch unternehmensweite Regeln, sofern sie in Konflikt stehen.

5.6 - Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber

Manche Freigaben erfordern klare Trennung. Mit gegenseitig ausgeschlossenen Freigebern verhindert FLOWWER, dass bestimmte Personen ein und dasselbe Dokument gemeinsam freigeben. Das unterstützt Compliance-Vorgaben und reduziert Interessenkonflikte, zum Beispiel bei familiären Beziehungen.

Die Konfiguration erfolgt im Floww-Editor.

Berechtigungen

Für Änderungen in diesem Bereich sind zwei Berechtigungen erforderlich:

• Unternehmen und Flowws verwalten
  Diese Berechtigung ist grundsätzlich notwendig, um Flowws bearbeiten zu dürfen.

• Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten
  Diese zusätzliche Berechtigung ist speziell für diesen Bereich erforderlich. Dadurch bleibt die Funktion bewusst geschützt, sodass normale Prozessmanager (mit „Unternehmen und Flowws verwalten“) diesen sensitiven Bereich nicht automatisch mitändern können.

Ausschlussgruppe anlegen

1. Öffnen Sie im Floww-Editor den Bereich Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber.
2. Wählen Sie in der Liste die Personen aus, die sich gegenseitig ausschließen.
3. Klicken Sie auf Anlegen.

Sobald mindestens zwei Personen ausgewählt sind, werden die Aktionen Anlegen und Hinzufügen verfügbar.

Bestehende Ausschlussgruppe erweitern

1. Wählen Sie in der Personenliste die Person aus, die zur Gruppe hinzugefügt werden soll.
2. Markieren Sie die gewünschte Ausschlussgruppe.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

FLOWWER zeigt die aktuell ausgewählten Personen und Gruppen zusätzlich im mittleren und rechten Bereich zur Kontrolle an.

6 - Regeln für Datenfelder (Unternehmen)

Mit Regeln für Datenfelder steuern Sie in FLOWWER die Sichtbarkeit und Pflichtfelder für Dokumentfelder.
Die Konfiguration auf Unternehmensebene gilt nur für dieses Unternehmen.

Pfad in der GUI

Startmenü → Unternehmen (und Flowws) → [Unternehmen auswählen] → Regeln für Datenfelder

Verwendung

Legen Sie hier unternehmensspezifische Regeln fest, die nur für das ausgewählte Unternehmen gelten.
Unternehmensregeln überschreiben die systemweiten Regeln, sofern sie in Konflikt stehen.

7 - Zahlungsverwaltung (Einstellungen)

Bezahlart

Hier lassen sich die Einträge der ‘/gui/user/paymentstate’-Dropdownliste für Dokumente dieses Unternehmens festlegen.
Die Werte werden mit den in den Systemeinstellungen hinterlegten Einträgen kombiniert.

Bankverbindungen

In diesem Bereich können Bankverbindungen hinterlegt werden, die für den SEPA-Export der FLOWWER-Zahlungsverwaltung auswählbar sind. Diese Bankverbindungen sind im SEPA-Export per Dropdown auswählbar.
Der SEPA-Export ist Teil des FLOWWER-Moduls “Zahlungsverwaltung” und ermöglicht die standardisierte Vorbereitung von Zahlungen.

8 - Triggers und Jobs

Im Bereich „Triggers und Jobs“ wird die spezifische Konfiguration des “Triggers und Jobs”-Systems für das aktuell gewählte FLOWWER-Unternehmen festgelegt.

9 - Belegaufteilungs-Vorlagen

Zweck

Belegaufteilungs-Vorlagen beschleunigen die Belegaufteilung. Wiederkehrende Aufteilungen werden einmal definiert und später mit wenigen Klicks angewendet.

Umfang und Begriffe

Gültigkeitsbereich

• Vorlagen werden pro Unternehmen verwaltet.
• Pro Unternehmen können beliebig viele Vorlagen angelegt werden.

Vorlage

Eine Vorlage besteht aus:

• Name
• Modus
• Vorlage-Positionen (beliebig viele)

Modi

Für Belegaufteilungs-Vorlagen gibt es zwei Modi:

• Prozentualer Modus
  Geeignet für feste prozentuale Verteilungen. Die Brutto-Anteile aller Positionen einer Steuersatz-Gruppe müssen zusammen 100 % ergeben.

• Gewichteter Modus
  Geeignet für verhältnisbasierte Verteilungsschlüssel. Die Anteile definieren ein Verhältnis. Zum Beispiel ergeben 2 und 1 eine Verteilung von 2/3 zu 1/3.

Vorlage-Position

Eine Vorlage-Position besteht aus:

• Name
• Steuersatz (%)
• Brutto-Anteil (%) im prozentualen Modus
• Anteil im gewichteten Modus

Der Wert verteilt das Brutto innerhalb einer Steuersatz-Gruppe.

Vorlage anlegen

1. Den Bereich Belegaufteilungs-Vorlagen im gewünschten Unternehmen öffnen.
2. Neue Vorlage anlegen.
3. Einen Namen vergeben.
4. Den gewünschten Modus auswählen.
5. Speichern.

Vorlage-Positionen pflegen

1. Eine Vorlage öffnen.
2. Vorlage-Position hinzufügen.
3. Felder ausfüllen:
   • Name
   • Steuersatz (%) (z. B. 19, 7, 0)
   • je nach Modus:
     • Brutto-Anteil (%) im prozentualen Modus
     • Anteil im gewichteten Modus
4. Speichern.
5. Schritte für weitere Positionen wiederholen.

Wichtige Regel

Innerhalb jeder Steuersatz-Gruppe gilt:

• Im prozentualen Modus muss die Summe der Brutto-Anteile 100,00 % ergeben.
• Im gewichteten Modus definieren die Anteile nur das Verhältnis der Positionen zueinander.

Vorlage auf ein Dokument anwenden

Beim Anwenden wird die bestehende Belegaufteilung in der Regel gelöscht und aus der Vorlage neu erzeugt.

1. Dokument öffnen.
2. Bereich Belegaufteilung öffnen.
3. Aktion Vorlage anwenden auswählen.
4. Vorlage auswählen.
5. Anwenden.

Logik beim Anwenden

FLOWWER gruppiert alle Vorlage-Positionen nach Steuersatz. Danach entscheidet die Logik anhand der Anzahl der Steuersätze in der Vorlage und anhand vorhandener Steuerdaten am Dokument.

Fall A: Vorlage ohne Positionen

• Es erfolgt keine Anwendung.
• Ergebnis: Keine Vorlage-Positionen.

Fall B: Vorlage mit genau einem Steuersatz

• Die bestehende Belegaufteilung wird geleert.
• Die Vorlage wird auf das Gesamtbrutto angewendet.
• Wenn kein Gesamtbrutto vorliegt, werden keine Einträge erzeugt.

Ergebnis: Erfolg.

Fall C: Vorlage mit mehreren Steuersätzen und Steuerdaten am Dokument vorhanden

1. Abgleich der Steuersätze

   • Anzahl der Steuersätze in Vorlage und Dokument muss identisch sein.
   • Steuersatzwerte müssen identisch sein (Mengenvergleich).

   Wenn der Abgleich fehlschlägt:

   • Ergebnis: Abweichende Steueranzahl oder Abweichende Steuerwerte.
   • Die vorhandene Belegaufteilung bleibt unverändert.

2. Neuerzeugung je Steuersatz anhand der Steuerdaten

   • Die bestehende Belegaufteilung wird geleert.
   • Für jeden Steuersatz wird ein anwendbares Brutto aus den Steuerdaten ermittelt:
     Anwendbares Brutto = Steuerbasis + Steuerbetrag
   • Die Vorlage-Positionen dieses Steuersatzes werden auf dieses anwendbare Brutto verteilt.

3. Prüfung pro Steuersatz

   • Im prozentualen Modus gilt: Summe der Brutto-Anteile muss 100,00 % ergeben.
   • Wenn die Summe nicht 100,00 % ist, wird diese Steuersatz-Gruppe übersprungen.
   • Im gewichteten Modus werden die Positionen anhand ihres Verhältnisses verteilt.

Ergebnis: Erfolg.

Fall D: Vorlage mit mehreren Steuersätzen und keine Steuerdaten am Dokument

• Die bestehende Belegaufteilung wird geleert.
• Für jeden Steuersatz der Vorlage wird die Aufteilung auf das Gesamtbrutto angewendet.
• Wenn kein Gesamtbrutto vorliegt, werden keine Einträge erzeugt.

Ergebnis: Erfolg.

Berechnung der Beträge

Die Berechnung erfolgt je Vorlage-Position innerhalb ihrer Steuersatz-Gruppe.

Prozentualer Modus

• Brutto-Betrag = (anwendbares Brutto × Brutto-Anteil) / 100

Gewichteter Modus

• Brutto-Betrag = anwendbares Brutto × Anteil / Summe aller Anteile der Steuersatz-Gruppe

Beispiel:

• Position A: Anteil 2
• Position B: Anteil 1

Ergebnis:

• Position A erhält 2/3
• Position B erhält 1/3
• des anwendbaren Bruttos der Steuersatz-Gruppe

Rundung:

• auf 2 Nachkommastellen
• Rundungsmodus: AwayFromZero (weg von null)

Hinweis: Durch Rundung kann die Summe der erzeugten Positionen je Steuersatz-Gruppe geringfügig vom anwendbaren Brutto abweichen.

Fehlermeldungen und Ursachen

Keine Vorlage-Positionen

Ursache:

• Die ausgewählte Vorlage enthält keine Positionen.

Auswirkung:

• Keine Änderung an der Belegaufteilung.

Abweichende Steueranzahl

Ursache:

• Vorlage und Dokument enthalten unterschiedlich viele Steuersätze.

Auswirkung:

• Keine Anwendung der Vorlage.
• Keine Änderung an der Belegaufteilung.

Abweichende Steuerwerte

Ursache:

• Die Steuersatzwerte in Vorlage und Dokument stimmen nicht überein.

Auswirkung:

• Keine Anwendung der Vorlage.
• Keine Änderung an der Belegaufteilung.

Empfehlungen

• Prozentualer Modus eignet sich für feste prozentuale Verteilungen.
• Gewichteter Modus eignet sich für Verhältnis- oder Umlageschlüssel.
• Im prozentualen Modus die Brutto-Anteile pro Steuersatz-Gruppe konsequent auf 100,00 % summieren.
• Vorlagen mit mehreren Steuersätzen nur dann verwenden, wenn die Steuersätze am Dokument bekannt sind oder ein Gesamtbrutto vorliegt.
• Bei Steuerdaten am Dokument die Vorlage exakt an die vorhandenen Steuersätze anpassen.

Beispiele

Beispiel 1: Prozentualer Modus mit einem Steuersatz

Vorlage „Büromaterial 19 %“:

Anwendung:

• Verteilung erfolgt auf das Gesamtbrutto.
• Die Summe der Brutto-Anteile beträgt 100 %.

Beispiel 2: Gewichteter Modus mit einem Steuersatz

Vorlage „Mischkosten 19 %“:

Anwendung:

• Verteilung erfolgt auf das Gesamtbrutto.
• Die Aufteilung erfolgt im Verhältnis 2:1.
• Daraus ergibt sich eine Verteilung von 2/3 zu 1/3.

Beispiel 3: Prozentualer Modus mit zwei Steuersätzen

Vorlage „Bewirtung“:

19 % Gruppe:

7 % Gruppe:

Anwendung:

• Wenn Steuerdaten am Dokument vorhanden sind, erfolgt die Verteilung je Steuersatz auf Steuerbasis + Steuerbetrag.
• Ohne Steuerdaten erfolgt die Verteilung je Steuersatz auf das Gesamtbrutto.

10 - Stammdaten

In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten

• Kostenstellen (KOST)
• Kostenträger (KOST2)
• Buchungskonten (mit BU-Schlüssel)
• allgemeine Buchungstexte und
• Buchungstexte je Buchungskonto hinterlegt werden.

Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten.
Über die Einstellung “Eingabe von Freitext in Belegaufteilung erlauben” kann dem Benutzer erlaubt bzw. verboten werden, während der Belegaufteilung Werte in die Eingabefelder einzugeben.
Damit kann die Vorschlagsliste auf hier hinterlegten Werte eingeschränkt werden.

Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.

Kostenstellen und Kostenträger

Buchungskonten

BU-Schlüssel

In diesem Bereich werden die verfügbaren BU-Schlüssel für die Buchungskonten hinterlegt.

Buchungstexte

11 - Lieferanten

Nutzen des Lieferantenstamms

Wird in einem neuen Dokument ein Lieferant aus dem Stammdaten erkannt, stellt FLOWWER automatisch eine Lieferantenbindung her. Auf diese Weise wird möglich, z.B. dem Dokument automatisch den Standard-Floww (und damit die passenden Freigeber) für den entsprechenden Lieferanten zuzuweisen. Darüberhinaus können Kostenstellen mit Lieferanten verknüpft werden. Das vereinfacht die Belegaufteilung, indem ausschließlich die dem Lieferanten zugeordneten Kostenstellen zur Auswahl gestellt werden. So wird die Anwendung benutzerfreundlicher gestaltet und potenzielle Fehlerquellen werden effektiv minimiert.

Lieferanten importieren

FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.

Durch Klick auf XX Zeilen importieren wird der Importvorgang gestartet.

Aktualisierung von Lieferanten

Das System prüft während des Importvorgangs, ob ein entsprechender Lieferantendatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.

Entfernen von Lieferanten

Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Importvorgang aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden gelöscht!

Alle Lieferanten löschen

Die Schaltfläche ‘Alle Lieferanten löschen…’ löscht (nach Rückfrage) alle Lieferanten des aktuell ausgewählten FLOWWER-Unternehmens.

12 - Zahlungsbedingungen in den Lieferantenstammdaten

Zahlungsbedingungen gehören zu den wichtigen kaufmännischen Informationen im Einkauf und in der Buchhaltung. Viele Lieferanten arbeiten mit festen Vereinbarungen zu Zahlungszielen und möglichen Skonto-Stufen. FLOWWER bietet dafür zentrale Vorlagen für Zahlungsbedingungen, die anschließend in den Lieferantenstammdaten als Zahlungsbedingungen genutzt werden. Zusätzlich lassen sich individuelle Bedingungen direkt am Lieferanten pflegen.

Vorlagen für Zahlungsbedingungen (am Unternehmen)

Für jedes FLOWWER-Unternehmen existiert ein Bereich zur Pflege zentraler Vorlagen. Diese Vorlagen definieren die wiederkehrenden Zahlungs- und Skontobedingungen und bestehen aus:

• ID
  Eindeutig innerhalb des Unternehmens. Schnittstellen nutzen diese ID für die automatische Verarbeitung.
• Infotext
  Kurze Beschreibung der Zahlungsbedingungen.
• Netto-Tage
  Zahlungsziel in Tagen.
• Skonto-Stufen
  Eine oder mehrere Stufen. Jede Stufe enthält:
  • Skonto-Tage
  • Skontosatz in Prozent

Die Vorlagen bilden ein einheitliches Set an Zahlungsbedingungen, das mehrere Lieferanten gemeinsam verwenden.

Zahlungsbedingungen (am Lieferanten)

In den Lieferantenstammdaten steht das Feld Zahlungsbedingungen zur Verfügung. Dort kann eine zentrale Vorlage ausgewählt werden. FLOWWER übernimmt dabei die ID der Vorlage, sodass mehrere Lieferanten dieselben Bedingungen mit identischer ID nutzen. Das ist wichtig für Schnittstellen, die Zahlungsbedingungen anhand dieser ID zuordnen.

Individuelle Zahlungsbedingungen am Lieferanten

Neben den zentralen Vorlagen können am Lieferanten eigene, individuelle Zahlungsbedingungen hinterlegt werden. Das ist sinnvoll, wenn einzelne Lieferanten besondere Vereinbarungen haben, die nicht zu den definierten Vorlagen passen.

13 - Archivierung

Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.

Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,

• im inaktiven Zustand die Aufbewahrungszeit künftiger Dokumente zu ändern (11)
• im aktivierten Zustand den Aufbewahrungszeitraum auf alle bestehenden Dokumente anzuwenden und neu zu berechnen (12).

14 - Protokoll