Teilnahmemodus

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• Flowdesign

Der Teilnahmemodus legt fest, auf welche Weise Freigeber an Freigabestufen von Flowws teilnehmen.
Dabei können in einer Freigabestufe mehrere Freigeber mit verschiedenen Teilnahmemodi parallel agieren.

Die Reihenfolge der Freigeber wird in den jeweiligen Floww-Stufen selbst geregelt.
Details finden Sie hier : Regeln für Freigabestufen

Folgende Werte sind für den Teilnahmemodus verfügbar:

1. Teilnahmemodus ‘Normale Freigabe’ ()

   Der Freigeber ist aktiv für die Freigabe verantwortlich. Er erhält Statusmails und freizugebende Dokumente sind auf der Freigabeliste sichtbar.
   Hinweise:

   • Alle „normalen“ Freigeber einer Stufe sind gleichberechtigt.
   • Sind mehrere, normale Freigeber in einer Stufe enthalten, wird die Freigabeanforderung an alle Freigeber parallel erstellt (es gibt keinen „Hauptfreigeber“)
   • Die Freigeber haben die Möglichkeit, sich über die Benutzernotizen am Dokument austauschen.

   Dieser Wert ist der Standardfall bei klar zugewiesener Freigabeverantwortung.

2. Teilnahmemodus ‘Nominierung’ ()

   • Vordefinierte Kandidaten werden von den Freigebern der vorherigen Stufe ausgewählt.
   • Erst durch die Nominierung werden sie zu „normalen“ Freigebern.
     Dokumente sind erst nach Nominierung in vorheriger Stufe auf der Freigabeliste enthalten
   • Ideal, wenn pro Dokument entschieden werden soll, wer prüft. (z. B. je nach Fachbereich).

   Bitte beachten Sie die Floww-Einstellung ‘Nominierung für Sichtbarkeit notwendig’

3. Teilnahmemodus ‘BACKUP-Freigabe’ ()

   • „Vorgesetztenmodus“: Backup-Freigeber ist in der Regel passiv
   • Dem Backup-Freigeber wird die Option zur BACKUP-Freigabe angezeigt.
   • Es werden keine Status-Mails für Dokumente, welche nur über die BACKUP-Freigabe erreichbar sind, versendet.
   • Kann sich manuell einschalten, um die Rolle eines normalen Freigebers zu übernehmen.

Abwesenheitsvertretung vs. Backup

• Abwesenheitsvertretung:
  • Separates Feature für planbare Abwesenheiten (z. B. Urlaub).
  • Vertreter erhält automatisch alle Freigabeaufgaben.
• Backup-Freigabe:
  • Backup bleibt passiv, bis er sich selbst aktiviert.
  • Eher für kurzfristige Einsätze, wenn der normale Freigeber nicht reagieren kann oder der BACKUP-Freigeber auf eigenen Wunsch an der Freigabe teilnehmen möchte.

Best Practices

1. Klare Zuordnung: Legen Sie in jeder Stufe fest, wer als normaler, nominierter oder Backup-Freigeber auftreten soll.
2. Nominierungskandidaten pflegen: Halten Sie die Liste der potenziellen Freigeber aktuell.
3. Kommunikation: Nutzen Sie Benutzernotizen, um sich in der Stufe abzustimmen.
4. Abwesenheiten: Bei längeren Ausfällen ist die Abwesenheitsvertretung sinnvoller als ein dauerhafter Backup-Einsatz.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Frage: Wie wird die Freigabereihenfolge festgelegt, wenn mehrere Freigeber vorhanden sind sind?
Antwort: Die Reihenfolge wird über die Freigeabestufen im Workflow selbst geregelt, nicht über den Teilnahmemodus. Der Teilnahmemodus definiert nur, in welcher Funktion (normal, Nominiert, Backup) jemand teilnimmt.

Frage: Wann kommt ein Backup-Freigeber zum Einsatz?
Antwort: Ein Backup-Freigeber wird in der Regel nur dann aktiv, wenn der normale Freigeber nicht verfügbar ist oder die Freigabe explizit an den Backup delegiert wird, sofern dies in Flowwer entsprechend konfiguriert ist.