Teilnahmemodus
Der Teilnahmemodus legt fest, auf welche Weise Freigeber an Floww-Stufen teilnehmen.
Dabei können in einer Floww-Stufe mehrere Freigeber mit verschiedenen Teilnahmemodi parallel agieren.
Die Reihenfolge der Freigeber wird in den jeweiligen Floww-Stufen selbst geregelt.
Details finden Sie hier: Teilnahmemodus
Folgende Werte sind für den Teilnahmemodus verfügbar:
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Teilnahmemodus ‘Normale Freigabe’ ()
Der Freigeber ist aktiv für die Freigabe verantwortlich. Er erhält Statusmails und freizugebende Dokumente sind auf der Freigabeliste sichtbar.
Hinweise:- Alle „normalen“ Freigeber einer Stufe sind gleichberechtigt.
- Sind mehrere, normale Freigeber in einer Stufe enthalten, wird die Freigabeanforderung an alle Freigeber parallel erstellt (es gibt keinen „Hauptfreigeber“)
- Die Freigeber haben die Möglichkeit, sich über die Benutzernotizen am Dokument austauschen.
Dieser Wert ist der Standardfall bei klar zugewiesener Freigabeverantwortung.
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Teilnahmemodus ‘Nominierung’ ()
- Vordefinierte Kandidaten werden von den Freigebern der vorherigen Stufe ausgewählt.
- Erst durch die Nominierung werden sie zu „normalen“ Freigebern.
Dokumente sind erst nach Nominierung in vorheriger Stufe auf der Freigabeliste enthalten - Ideal, wenn pro Dokument entschieden werden soll, wer prüft. (z. B. je nach Fachbereich).
Bitte beachten Sie die Floww-Einstellung ‘Nominierung für Sichtbarkeit notwendig’
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Teilnahmemodus ‘BACKUP-Freigabe’ ()
- „Vorgesetztenmodus“: Backup-Freigeber ist in der Regel passiv
- Dem Backup-Freigeber wird die Option zur BACKUP-Freigabe angezeigt.
- Es werden keine Status-Mails für Dokumente, welche nur über die BACKUP-Freigabe erreichbar sind, versendet.
- Kann sich manuell einschalten, um die Rolle eines normalen Freigebers zu übernehmen.
Typischer Einsatz der BACKUP-Freigabe
- Wenn ein Vorgesetzter oder autorisierter Stellvertreter im Ausnahmefall „einspringen“ oder einen Vorgang überwachen soll, ohne ständig eingebunden zu sein.
- Als optionaler „Ausweichmodus“, falls der Hauptfreigeber die Freigabe nicht zeitnah erteilen kann oder die Aufgabe gezielt dem Backup-Freigeber überlässt.
Für eine durchgehende oder automatisierte Vertretung (z. B. bei längerer Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub) ist die Abwesenheitsvertretung meist besser geeignet.
Abwesenheitsvertretung vs. Backup
- Abwesenheitsvertretung:
- Separates Feature für planbare Abwesenheiten (z. B. Urlaub).
- Vertreter erhält automatisch alle Freigabeaufgaben.
- Backup-Freigabe:
- Backup bleibt passiv, bis er sich selbst aktiviert.
- Eher für kurzfristige Einsätze, wenn der normale Freigeber nicht reagieren kann oder der BACKUP-Freigeber auf eigenen Wunsch an der Freigabe teilnehmen will.
Best Practices
- Klare Zuordnung: Legen Sie in jeder Stufe fest, wer als normaler, nominierter oder Backup-Freigeber auftreten soll.
- Nominierungskandidaten pflegen: Halten Sie die Liste der potenziellen Freigeber aktuell.
- Kommunikation: Nutzen Sie Benutzernotizen, um sich in der Stufe abzustimmen.
- Abwesenheiten: Bei längeren Ausfällen ist die Abwesenheitsvertretung sinnvoller als ein dauerhafter Backup-Einsatz.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Frage: Wie wird die Freigabereihenfolge festgelegt, wenn mehrere Freigeber vorhanden sind sind?
Antwort: Die Reihenfolge wird über die Freigeabestufen im Workflow selbst geregelt, nicht über den Teilnahmemodus. Der Teilnahmemodus definiert nur, in welcher Funktion (normal, Nominiert, Backup) jemand teilnimmt.
Frage: Wann kommt ein Backup-Freigeber zum Einsatz?
Antwort: Ein Backup-Freigeber greift nur dann ein, wenn der reguläre Freigeber nicht verfügbar ist. FLOWWER informiert den Backup-Freigeber nur, wenn die Freigabe explizit delegiert wird. Ohne Delegation bleibt der Backup-Freigeber still.
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