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Floww-Editor

Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:

Damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.

Beispiel-Workflows finden Sie hier: Beispiel-Workflows

1 - Einstellungen

FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Floww-Stufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Mehrfach-Freigabe

Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.
So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.

Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:

  1. Mehrfach-Freigabe ‘Möglich’

    Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Abwesenheitsvertretung hinzugezogen wird.

  2. Mehrfach-Freigabe ‘nur durch Vertretung’

    Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
    Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.

  3. Mehrfach-Freigabe ‘Niemals’

    Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)

Nominierung für Sichtbarkeit notwendig

Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung. In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.

Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“. Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden. Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.

2 - Regeln für Floww-Stufen

Übersicht

Die Übersicht zeigt für jede Floww-Stufe auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind. Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Floww-Stufe bearbeiten zu können.

Einstellungen (Stufe)

  • Name

    Alternativer Anzeigename.
    Beispiele:

    • Sachliche Freigabe
    • Freigabe durch Geschäftsleitung

    Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.

  • Beschreibung

    Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
    Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.

  • Anzahl nötiger Freigaben

    Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
    Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.

  • Batagellgrenze

    Ist für eine Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
    Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.

    Im Bereich Abschnitt: UseTotalWithoutTaxForFlowShortcutLimit wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.

  • Stufe nicht überspringbar

    Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Batagellgrenze unterschritten wurde.

Freigeberliste (Stufe)

Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.

In einer Floww-Stufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.

Darüberhinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf Freigeber/-Team und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.

Einstellungen je Freigeber

Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.

  • Teilnahmemodus
    Hier legen Sie fest, auf welche Weise der Freigeber an der gewählten Floww-Stufe des Flowws teilnimmt.
    Informationen zu den auswählbaren Werten finden Sie hier: Teilnahmemodus

  • Direkte Stufen-Erhöhung

    Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.

  • Freigabe vererben/schleppen

    Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
    Er muss somit nicht erneut freigeben.

3 - Sofortfreigabe

Flowws mit aktiviertem „Sofortfreigabe“-Modus überführen alle dem Floww zugewiesenen Dokumente ohne Freigabeprozess sofort in den Status „freigegeben“.

Funktionsweise im Detail

  • Automatische Freigabe:
    Sobald ein Dokument einem Floww mit aktiviertem Sofortfreigabemodus zugewiesen wird, wird sein Status unter Berücksichtigung der geltenden Regeln für Datenfelder sofort auf „freigegeben“ gesetzt. Dadurch entfällt der sonst erforderliche Freigabeprozess.

  • Voraussetzung – Supervisor-Zuweisung:
    Um den Sofortfreigabemodus zu aktivieren, muss dem Floww mindestens ein Supervisor zugewiesen sein.
    Diese Maßnahme dient dem Schutz: Ohne einen zugewiesenen Supervisor könnte es im Extremfall passieren, dass Dokumente ausschließlich für den Uploader sichtbar sind – ein Verhalten, das in den meisten Anwendungsfällen unvorhersehbar und ungewollt ist.

  • Berechtigungssteuerung:
    Es besteht die Möglichkeit, die Zuweisung von Dokumenten an einen Floww mit Sofortfreigabe ausschließlich auf Supervisoren zu beschränken.
    Auf diese Weise wird verhindert, dass Benutzer ohne ausreichendes Hintergrundwissen versehentlich den Freigabeprozess umgehen.
    Zudem kann so sichergestellt werden, dass normale Anwender nicht in der Lage sind, den etablierten Freigabeprozess zu umgehen.

4 - Supervisoren

Supervisoren dürfen auf die Dokumente eines Flowws zugreifen (sie sehen), ohne selbst an deren Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.

Supervisoren sind ein Mittelweg zwischen Benutzern mit der Berechtigung “Alle Belege administrieren” (Dokumentadministrator) und Freigebern.

Sie können alle Belege der Flowws, in welchen sie als Supervisor hinterlegt sind, sehen - jedoch nicht freigeben. Belegadministratoren gehen nochmals eine Stufe weiter: sie können ALLE aktiven Belege sehen - unabhängig von der Supervisor-Einstellung.

Supervisoren müssen nicht in den Floww-Stufen des jeweiligen Flowws hinterlegt sein.

Über die “Meine Belege”-Liste können Sie mittels Filter “Supervisor im Floww” unkompliziert die Listeneinträge auf die überwachten Belege reduzieren.

Fazit: Supervisoren dürfen die Belege eines Flowws sehen, ohne selbst an dessen Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.

5 - Regeln für Datenfelder an einem Floww

In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.

Siehe auch: Regeln für Datenfelder und Regeln für Datenfelder

6 - Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber

Eine gemeinsame Freigabe bestimmter Personen kann per Definition ausgeschlossen werden, z.B. um Compliance-Richtlinien zu erfüllen.

Manchmal ist es notwendig, dass manche Freigeber ein Dokument nicht gemeinsam friegeben können, um Compliance-Richtlinien im Kontext z.B. sich familiär nahestehender Personen zu erfüllen. Im FLOWW-Editor (1) ist dies unkompliziert realisierbar (2). Selbstverständlich kann das nur von einem Administrator für Benutzerberechtigungen durchgeführt werden.

Um eine Gruppe anlegen (4) zu können, müssen zuerst die Personen aus der Liste (3) ausgewählt werden, die für diesen Freigabe-Ausschluss vorgesehen sind. Erst dann werden die Optionen “Anlegen” (4) und “Hinzufügen” (5) aktiv. In unserem Fall wurde bereits eine Gruppe um Elsbeth Nullkommanix und Kerstin Leest angelegt (6). Heinz Elmann dagegen soll dieser Gruppe neu hinzugefügt werden. Die bislang ausgewählten Personen sind im mittleren Teil und auf der rechten Seite des Fensters noch einmal visualisiert.