Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Tipp
Die Person, die dem Dokument einen Floww zuweist, benötigt die Berechtigung Floww zuweisen / Freigabe starten, muss jedoch nicht selbst Mitglied des Flowws sein!
Anwendungsbeispiel
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Beispiel-Floww und dessen Merkmale
Vier Freigabestufen
Bleibt der Beleg unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Belege dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt).
Bleibt der Beleg unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden.
Bleibt der Beleg unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze)
Belege in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung)
Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Belege in dieser Stufe direkt frei.
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
Info
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.
1 - Einstellungen
FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe.
In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Mehrfach-Freigabe
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.
So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.
Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:
Mehrfach-Freigabe ‘Möglich’
Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Abwesenheitsvertretung hinzugezogen wird.
Mehrfach-Freigabe ‘nur durch Vertretung’
Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben.
Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.
Mehrfach-Freigabe ‘Niemals’
Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Nominierung für Sichtbarkeit notwendig
Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung.
In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.
Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“.
Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden.
Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.
2 - Regeln für Freigabestufen
Übersicht
Die Übersicht zeigt für jede
Freigabestufe
auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind.
Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Freigabestufe bearbeiten zu können.
Einstellungen (Stufe)
Name
Alternativer Anzeigename.
Beispiele:
Sachliche Freigabe
Freigabe durch Geschäftsleitung
Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.
Beschreibung
Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.
Anzahl nötiger Freigaben
Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.
Batagellgrenze
Ist für eine Floww-Stufe eine
Bagatellgrenze
festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.
Im Bereich Basisdaten wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.
Tipp
Es kann für jede Freigabestufe eine Bagatellgrenze festgelegt werden. Auf diese Weise kann z.B. bei Beträgen bis 100 Euro ein Dokument bereits nach der 1. Stufe freigeben sein, bei Beträge bis 500 Euro nach der 2. Stufe usw.
Stufe nicht überspringbar
Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Batagellgrenze unterschritten wurde.
Freigeberliste (Stufe)
Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.
In einer Freigabestufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.
Darüberhinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf
Freigeber/-Team
und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.
Info
Freizugebende Dokumente erscheinen bei allen Freigebern einer Stufe parallel auf deren Freigabeliste.
Sind mehrere Freigaben für eine Stufe nötig (4-Augen-Prinzip), so spart das Zeit weil nicht erst ein Freigeber auf den anderen warten muss.
Einstellungen je Freigeber
Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.
Teilnahmemodus
Hier legen Sie fest, auf welche Weise der Freigeber an der gewählten Freigabestufe des Flowws teilnimmt.
Informationen zu den auswählbaren Werten finden Sie hier: Teilnahmemodus
Direkte Stufen-Erhöhung
Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.
Freigabe vererben/schleppen
Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
Er muss somit nicht erneut freigeben.
Einschränkung
Ist Freigabe schleppen aktiv, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden.
Grund ist, dass die vorhergehende Stufe möglicherweise vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt wird und somit kein Benutzer die Gelegenheit zur Nominierung der Freigeber für die nachfolgende Stufe erhält.
3 - Supervisoren
Supervisoren dürfen auf die Dokumente eines Flowws zugreifen (sie sehen), ohne selbst an deren Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.
Supervisoren sind ein Mittelweg zwischen Benutzern mit der Berechtigung “Alle Belege administrieren” (Dokumentadministrator) und Freigebern.
Sie können alle Belege der Flowws, in welchen sie als Supervisor hinterlegt sind, sehen - jedoch nicht freigeben.
Belegadministratoren gehen nochmals eine Stufe weiter: sie können ALLE aktiven Belege sehen - unabhängig von der Supervisor-Einstellung.
Supervisoren müssen nicht in den Freigabestufen des jeweiligen Flowws hinterlegt sein.
Über die “Meine Belege”-Liste können Sie mittels Filter “Supervisor im Floww” unkompliziert die Listeneinträge auf die überwachten Belege reduzieren.
Fazit: Supervisoren dürfen die Belege eines Flowws sehen, ohne selbst an dessen Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.
4 - Regeln für Datenfelder an einem Floww
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.
Eine gemeinsame Freigabe bestimmter Personen kann per Definition ausgeschlossen werden, z.B. um Compliance-Richtlinien zu erfüllen.
Manchmal ist es notwendig, dass manche Freigeber ein Dokument nicht gemeinsam friegeben können, um Compliance-Richtlinien im Kontext z.B. sich familiär nahestehender Personen zu erfüllen.
Im FLOWW-Editor (1) ist dies unkompliziert realisierbar (2). Selbstverständlich kann das nur von einem Administrator für Benutzerberechtigungen durchgeführt werden.
Um eine Gruppe anlegen (4) zu können, müssen zuerst die Personen aus der Liste (3) ausgewählt werden, die für diesen Freigabe-Ausschluss vorgesehen sind. Erst dann werden die Optionen “Anlegen” (4) und “Hinzufügen” (5) aktiv. In unserem Fall wurde bereits eine Gruppe um Elsbeth Nullkommanix und Kerstin Leest angelegt (6). Heinz Elmann dagegen soll dieser Gruppe neu hinzugefügt werden.
Die bislang ausgewählten Personen sind im mittleren Teil und auf der rechten Seite des Fensters noch einmal visualisiert.
