Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Tipp
Die Person, die dem Dokument einen Floww zuweist, benötigt die Berechtigung Floww zuweisen / Freigabe starten, muss jedoch nicht selbst Mitglied des Flowws sein!
Anwendungsbeispiel
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Beispiel-Floww und dessen Merkmale
Vier Freigabestufen
Bleibt der Beleg unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Belege dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt).
Bleibt der Beleg unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden.
Bleibt der Beleg unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze)
Belege in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung)
Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Belege in dieser Stufe direkt frei.
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
Info
Weil jeder Floww direkt mit einem Unternehmen verknüpft ist, befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.
1 - Einstellungen
Allgemeine Einstellungsmöglichkeiten
FLOWWER bietet Ihnen auch im Bereich der Freigabe die höchstmögliche Sicherheit (Stichwort Vier-Augen-Prinzip), indem Sie bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe einstellen können. Jede dieser Stufen hat individuelle Einstellungsmöglichkeiten, die dem Unternehmen einen reibungslosen - und den Compliance-Richtlinien entsprechenden - Freigabe-FLOWW garantieren und realisieren. Jede der Stufen kann aus einer, mehreren Personen - oder sogar aus frei wählbaren Freigeber-Teams bestehen.
In den Stufen-Regeln des FLOWW-Editors (1) gibt es eine große Anzahl an Einstellungsmöglichkeiten, um jegliche Szenarien abzudecken , z.B.
Anzahl nötiger Freigaben (2)
Einstellung der Freigeber-Eigenschaften
per Freigabeliste (3),
Backup-Freigabe (4) oder als
erforderliche Nominierung (6)
Möglichkeit einer direkten Stufenerhöhung (5)
Übernahme der Freigabe aus einer vorigen Stufe (7)
Auswahl eines Freigeber-Teams in einer Stufe (8)
Zusätzliche Auswahl eines Freigebers zu einem Freigeber-Team (9)
Mehrfach-Freigabe
Nominierung für Sichtbarkeit notwendig
Kann ein Freigeber der ersten Stufe über den Explorer sämtliche Rechnungen sehen - auch wenn er nicht als Freigeber nominiert ist - liegt das daran, dass in den Einstellungen (4) des Floww-Editors der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” inaktiv (5) ist. Dadurch sehen die Besitzer, für die eine Nominierung erforderlich ist, immer alle Dokumente dieses Flowws und können auch als Backup-Freigeber agieren. (im Text der Einstellungen werden diese Freigeber “Nur-Nominierungs-Benutzer” genannt - sie sind nominierbar, aber es wurde keine Nominierung für dieses Dokument ausgesprochen)
Ist der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” aktiv, sehen diese “Nur-Nominierungs-Benutzer” die Dokumente erst nach vorangegangener Nominierung aus der Vorstufe und können auch nur in diesen Stufen freigeben, in denen sie nominiert sind.
Fazit: durch diese Einstellung kann dem System mitgeteilt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind. Dokumente erscheinen auch nicht mehr auf der entsprechenden Freigabeliste.
2 - Regeln für Freigabestufen
Detaillierte Einstellungsoptionen innerhalb einer Stufe
Die einzelnen Stufen können weiter klassifiziert/verändert (10) werden, wie die
Eingabe eines Stufennamens mit Wiedererkennungswert (11)
Beschreibung der Stufe (z.B. Geschäftsführung, Filialleitung Hamburg,...) (12)
Änderung des Freigabe-Teams (13)
Änderung der notwendigen Freigaben (14) - funktioniert nur bei Deaktivierung der dynamischen Freigabe
Einstellen dynamischer Freigaben (15)
Überspringbarkeit der Stufe (16)
Batagellgrenze
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw. Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.
Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.
In jedem Unternehmen oder Abteilung herrschen andere Gegebenheiten, die logischerweise auch andere Anforderungen mit sich bringen, Diese Einstellungen sind aus diesen Gründen für jeden FLOWW entsprechend individuell anpassbar.
3 - Regeln für Datenfelder an einem Floww
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.
