Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Tipp
Die Person, die dem Dokument einen Floww zuweist, benötigt die Berechtigung Floww zuweisen / Freigabe starten, muss jedoch nicht selbst Mitglied des Flowws sein!
Anwendungsbeispiel
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Beispiel-Floww und dessen Merkmale
Vier Freigabestufen
Bleibt der Beleg unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Belege dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt).
Bleibt der Beleg unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze)
Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden.
Bleibt der Beleg unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze)
Belege in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung)
Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Belege in dieser Stufe direkt frei.
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
Info
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.
1 - Einstellungen
Allgemeine Einstellungsmöglichkeiten
FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe.
In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Mehrfach-Freigabe
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.
So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.
Möglich
Benutzer dürfen immer mehrmals freigeben, wenn in mehreren Stufen präsent
nur durch Vertretung
Direkte Benutzer dürfen nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung davon ausgenommen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben.
Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.
Niemals
Benutzer dürfen nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Nominierung für Sichtbarkeit notwendig
Kann ein Freigeber der ersten Stufe über den Explorer sämtliche Rechnungen sehen - auch wenn er nicht als Freigeber nominiert ist - liegt das daran, dass in den Einstellungen (4) des Floww-Editors der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” inaktiv (5) ist. Dadurch sehen die Besitzer, für die eine Nominierung erforderlich ist, immer alle Dokumente dieses Flowws und können auch als Backup-Freigeber agieren. (im Text der Einstellungen werden diese Freigeber “Nur-Nominierungs-Benutzer” genannt - sie sind nominierbar, aber es wurde keine Nominierung für dieses Dokument ausgesprochen)
Ist der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” aktiv, sehen diese “Nur-Nominierungs-Benutzer” die Dokumente erst nach vorangegangener Nominierung aus der Vorstufe und können auch nur in diesen Stufen freigeben, in denen sie nominiert sind.
Fazit: durch diese Einstellung kann dem System mitgeteilt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind. Dokumente erscheinen auch nicht mehr auf der entsprechenden Freigabeliste.
Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.
Überspringbarkeit der Stufe (16)
Anzahl nötiger Freigaben
Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.
Batagellgrenze
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw.
Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.
Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.
Stufe nicht überspringbar
Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe auch bei vorheriger Bagatell-Abkürzung ausgeführt.
Freigeberliste
Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.
Freigabe-Team
Einstellungen je Freigeber
Teilnahmemodus
Normale Freigabe
Nominierung
BACKUP-Freigabe
Direkte Stufen-Erhöhung
Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.
3 - Regeln für Datenfelder an einem Floww
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.
