Wenn aktiviert, stehen den Benutzern nur Vertreter mit denselben, explizit zugeordneten Unternehmen zur als mögliche Auswahl zur Verfügung. Auf diese Weise kann die Vertretungsauswahl effektiv und mit wenig Pflegeaufwand auf eine sinnvolle Benutzergruppe begrenzt werden.

Wichtige Hinweise:

Die Einschränkung ist nur aktiv, wenn mehrere Unternehmen in einem FLOWWER-Zugang gebucht sind.
Für Admins bleibt die Auswahl über die Benutzerverwaltung weiterhin uneingeschränkt.

“Benutzer selbst dürfen nur andere Freigeber als Abwesenheitsvertretung auswählen, welche eine Schnittmenge der explizit zugehörigen Unternehmen haben. (Innerhalb der Benutzerverwaltung weiterhin unbeschränkte Auswahlmöglichkeit.)”

Benutzer dürfen alle aktiven Freigeber als Abwesenheitsvertretung auswählen, unabhängig von Unternehmenszuordnungen

2 - Archivierung

Hier legen Sie die Standard-Aufbewahrungszeit für alle FLOWWER-Unternehmen fest.

Info

Wird hier keine Aufbewahrungszeit festgelegt, so gelten für alle FLOWWER-Unternehmen ohne eigene Werte die Werkseinstellungen.
Die gültigen Werte finden Sie in der Benutzeroberfläche.

Weitere Informationen finden Sie hier: Archiv

3 - Externe Login-Verwaltung

Single Sign-On (SSO) über OAuth

Info

Zuordnung der externen Anmeldung zu FLOWWER-Benutzer über OIDC-Scope „email“ bzw. „profile“ (alternativ nach lokaler Anmeldung direkte Zuordnung möglich)

4 - Status-Mails

Einstellungen für E-Mail Benachrichtigungen für durch die Benutzer zu erledigende Aufgaben.

5 - Dokumentvorgaben

Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen

Wird empfohlen, um Dokumente ohne Floww- bzw. Unternehmens-Zuweisung zu vermeiden.

6 - Freigeberteams

Ein Freigeberteam in Flowwer fasst mehrere Freigeber und deren Teilnahmemodus zu einer Einheit zusammen.

Freigeberteams in FLOWWER ermöglichen es, mehrere Personen als Einheit mit definiertem Teilnahmemodus einer Freigabestufe zuzuordnen.
Dies erleichtert die zentrale Verwaltung und sorgt für klare Zuständigkeiten – unabhängig von der eigentlichen Freigabereihenfolge, die separat über die Floww-Stufen gesteuert wird.

Vorteile von Freigeberteams

Zentrale Verwaltung: Einmal angelegt, kann das Team beliebig oft in verschiedenen Floww-Stufen eingesetzt werden.
Weniger Fehlerquellen: Es kann für einen Prozesstyp zentral geprüft werden, ob die richtigen Personen enthalten sind
Zeitersparnis: Änderungen (neue Mitglieder oder Wechsel des Teilnahmemodus) werden zentral im Freigeberteam gepflegt und greifen in allen zugeordneten Stufen.

Freigeberteam anlegen und verwenden

Freigeberteam anlegen
1. Navigation in FLOWWER zum Bereich „Freigeberteams“ (unter „Systemeinstellungen“).
2. Klick auf „Neues Freigeberteam erstellen“.
3. Vergabe eines eindeutigen Namens (z. B. „Team Finanzen“, „Team HR“).
4. Hinzufügen der gewünschten Benutzer.
5. Definition für jeden Benutzer den Teilnahmemodus (normal, Nominiert, Backup).
6. Speichern des Freigeberteams.

Freigeberteam verwenden
1. Öffnen des Floww-Editors bzw. der Regeln für Freigabestufen.
2. Auswahl der gewünschten Floww-Stufe, in welcher das Freigeberteam verwendet werden soll.
3. Klick auf Freigeber/-Team und Auswahl des Freigeberteams aus der Liste.
4. Speichern des Flowws.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Frage: Kann eine Person in mehreren Freigeberteams sein?
Antwort: Ja, das ist möglich. Eine Person kann z. B. im „Team Finanzen“ normaler Freigeber und im „Team Einkauf“ ein Backup-Freigeber sein.

Frage: Was passiert, wenn ich neue Personen in ein Freigeberteam aufnehme oder deren Teilnahmemodus ändere?
Antwort: Diese Änderungen werden automatisch in allen Floww-Stufen wirksam, in denen das Freigeberteam hinterlegt ist. Du musst den Workflow nicht separat anpassen.

7 - Zahlungsverwaltung

In diesem Bereich können Sie systemweit nutzbare Einträge für alle Dokumente des FLOWWER-Kontos hinterlegen.

Die Werte sind rein informativ und erscheinen im Abschnitt „Bezahlt ohne SEPA-Export“ der „Bezahlstatus“-Auswahlliste.

Wenn mehrere Unternehmen in FLOWWER verwaltet werden, kann es hilfreich sein, Einträge spezifisch für ein Unternehmen zu hinterlegen. Beispiele hierfür sind Zahlungen über ein unternehmensspezifisches PayPal-Konto oder eine Kreditkarte, die nur für ein bestimmtes Unternehmen genutzt wird. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in der Unternehmensverwaltung.

8 - Währungen

In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.

9 - Aktivierung/Features (Marktplatz)

Die Sektion Aktivierung/Features in den Systemeinstellungen bietet eine zentrale Übersicht und Verwaltung aller systemweiten Funktionen, die nur einmal für das gesamte Konto gebucht werden müssen. Im Gegensatz dazu gibt es Unternehmensfeatures, die pro FLOWWER-Unternehmen separat aktiviert werden. Diese werden in der Unternehmensverwaltung bearbeitet: Features/Teilrechnung

Zusätzlich zu den Buchungsmöglichkeiten werden Informationen, wie z.B. das Buchungsdatum, angezeigt.
Auch das Aufladen des Guthabens erfolgt von hier aus.

Gebuchte Features sind sofort verfügbar und ermöglichen es Unternehmen, flexibel und eigenständig neue Funktionen hinzuzufügen. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Funktionen wirklich benötigt werden, und zahlt nur für diese. Kündigungen einzelner Features sind monatlich möglich.

Zugriffsrechte

Änderungen können nur von Benutzern vorgenommen werden, welche die Berechtigung Aktivierung und Features verwalten besitzen. Aus Sicherheitsgründen ist es sinnvoll, diese Berechtigung ausschließlich dem Systemadministrator zuzuweisen, da hier auch das gesamte FLOWWER-Konto gekündigt werden kann.

10 - Branding / Corporate design (GUI-Anpassungen)

Dieser Bereich steht nur zur Verfügung wenn das Feature /features/guicustomization aktiv ist.

Einstellungen

Primärfarbe

Eigene Dateien

Änderungen (Uploads und Löschungen) werden SOFORT wirksam.

11 - E-Mail-Anpassungen

Dieser Bereich steht nur zur Verfügung wenn das Feature /features/MailCustomization aktiv ist.

12 - Rechnungen/Buchungen

SEPA-Lastschriftmandat, Rechnungen und -Empfänger

SEPA-Lastschriftmandat

Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.

Einrichtung

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...

Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.

Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit

Hinweis auf das aktive SEPA-Lastschriftverfahren,
der IBAN des hinterlegten Bankkontos
der verwendeten Mandatsreferenz
der verwendeten Gläubiger-ID

Tipp

Falls Sie mehrere FLOWWER-Unternehmen in Ihrem FLOWWER-Konto verwenden, können Sie für jedes Unternehmen eine eigene Rechnungsadresse hinterlegen.

Rechnungen der letzten 6 Monate

In diesem Bereich finden Sie alle Rechnungen Ihrer FLOWWER-Nutzung der vergangenen sechs Monate. Falls unternehmensspezifische Adressen verwendet werden (sogenannte Split-Adressierung), sind diese ebenfalls hier aufgeführt. Jede Rechnung zeigt an, ob noch ein offener Betrag besteht.

Über den Button ‘Download PDF’ können Sie die jeweilige Rechnung als PDF-Datei herunterladen.

Zusätzlich wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Hier sehen Sie, ob noch offene Posten bestehen oder ob ein Guthaben vorhanden ist. Bei Fragen nutzen Sie bitte das programminterne Feedbackformular, um uns zu kontaktieren.

13 - Benutzerdefinierte Datenfelder

14 - Regeln für Datenfelder

In diesem Bereich legen Sie grundlegende Regeln für Datenfelder fest.
Diese gelten zunächst für das gesamte Konto, d.h. alle Unternehmen und Flowws.
Sie haben die Möglichkeit, die hier festgelegten Werte später zu übersteuern.

Siehe auch: