Status-E-Mails

Begriffe:

Liegen für einen Benutzer offene Aufgaben vor, kann FLOWWER diesen Benutzer per E-Mail informieren oder erinnern.

Jede Status-E-Mail enthält eine persönliche Übersicht der aktuell offenen ToDos des jeweiligen Benutzers.

Der Versand erfolgt nach den im FLOWWER-Konto festgelegten Versandtagen und Versandzeiten. Im Unterschied dazu werden Benachrichtigungsmails sofort versendet.

Einstellungen

Auslöser für Status-E-Mails

Über diese Einstellung wird pro Benutzer festgelegt, welche Aufgabenarten den Versand einer Status-E-Mail auslösen dürfen.

Die einzelnen Auslöser sind in der Regel aktiv. Sie können gezielt deaktiviert werden, wenn ein Benutzer zwar Zugriff auf eine bestimmte Aufgabenart hat, dafür aber keine Status-E-Mails erhalten soll.

Hat ein Benutzer auf die zugrunde liegende Datenmenge keine Berechtigung, kann der jeweilige Auslöser nicht verwendet werden. In diesem Fall erscheint die Option in der Oberfläche deaktiviert.

Wichtig:
Die Auslöser entscheiden nur darüber, ob eine vorhandene Aufgabenart den Versand einer Status-E-Mail auslösen darf. Sobald mindestens ein aktiver Auslöser zutrifft, wird die Status-E-Mail vollständig versendet.

Folgende Auslöser stehen zur Verfügung:

  • Auslöser bei Dokumenten auf Freigabeliste

    Löst den Versand aus, wenn für den Benutzer Dokumente zur Freigabe vorliegen.

  • Auslöser bei abgelehnten Dokumenten

    Löst den Versand aus, wenn für den Benutzer sichtbare abgelehnte Dokumente zur weiteren Bearbeitung vorliegen.

  • Auslöser bei unzugewiesenen Dokumenten

    Löst den Versand aus, wenn für den Benutzer sichtbare unzugewiesene Dokumente vorliegen.

  • Auslöser bei freigegebenen Dokumenten

    Löst den Versand aus, wenn sich für den Benutzer Dokumente in der Liste der freigegebenen Dokumente befinden.
    Das ist zum Beispiel relevant, wenn die Übertragung an ein Folgesystem manuell ausgelöst werden muss oder vor der Übergabe an die Buchhaltung noch eine abschließende Prüfung erfolgen soll.

  • Auslöser bei zu bezahlenden Dokumenten

    Löst den Versand aus, wenn für den Benutzer Dokumente mit entsprechendem Bezahlstatus vorliegen.

  • Auslöser bei bald fälligen Dokumenten

    Löst den Versand aus, wenn eine Rechnung bald fällig wird oder ein möglicher Skontozeitraum bald abläuft.
    Zurückgestellte Dokumente werden dabei nicht berücksichtigt.

Versandtage

Diese Einstellung steuert, an welchen Wochentagen Status-E-Mails an den Benutzer versendet werden können.

Die konkrete Uhrzeit des Versands wird nicht hier, sondern über die Versandzeiten festgelegt.

  • Konto-Vorgaben verwenden

    Es werden die Standardwerte des Kontos verwendet.
    Diese Option steht nur in den benutzerspezifischen Einstellungen zur Verfügung.

  • deaktiviert – es werden keine E-Mails versendet

    Für diesen Benutzer werden keine Status-E-Mails versendet.

  • Arbeitstage (Montag bis Freitag)

    Status-E-Mails können von Montag bis Freitag versendet werden.

  • An allen 7 Tagen in der Woche

    Status-E-Mails können täglich versendet werden.

  • Ausgewählte Tage

    Status-E-Mails können nur an den ausgewählten Wochentagen versendet werden.

So wird der Versandzeitpunkt bestimmt

Der Versand einer Status-E-Mail ergibt sich aus dem Zusammenspiel mehrerer Einstellungen und Prüfungen:

  1. ToDo-Prüfung
    Es wird geprüft, ob für den Benutzer überhaupt relevante Aufgaben vorliegen.

  2. Versandtage
    Es wird geprüft, ob am aktuellen Wochentag grundsätzlich ein Versand zulässig ist.

  3. Versandzeiten
    Die Versandzeiten legen fest, zu welchen Uhrzeiten an den zulässigen Tagen Status-E-Mails versendet werden.
    Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten-Takt definiert werden.

  4. Auslöser-Prüfung
    Es wird geprüft, ob für mindestens eine vorhandene Aufgabenart ein aktiver Auslöser vorliegt.

Trifft mindestens ein aktiver Auslöser zu, wird die Status-E-Mail vollständig versendet.