Status E-Mails

Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status-Mails versenden.
Jede Status-Mail enthält eine pro Benutzer individuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.

Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan. (im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)

Einstellungen

Die Einstellungen für Status-Mails bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:

• Systemweite Grundeinstellungen: Diese gelten standardmäßig für alle Benutzer und legen allgemeine Versandzeiten fest.

• Benutzerspezifische Einstellungen: Für jeden Benutzer können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.

Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:

1. ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?

2. Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.

3. Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.

4. Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?

Solche Auslöser hierfür sind:

- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- zu bezahlende Dokumente, (der “Bezahl-Status” des Dokuments ist ‘zu bezahlen’ - für ‘Zahlungsexport vorbereitet’ wird keine Mail ausgelöst!)