Probleme bei der Verarbeitung von PDF-Dateien

Was tun, wenn FLOWWER eine PDF-Datei nicht verarbeiten kann und Fehlermeldungen wie ‘PDF-Header not found’ auftreten – und warum die E-Rechnung die nachhaltige Lösung ist.

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass FLOWWER eine PDF-Datei nicht verarbeiten kann. Typische Fehlermeldungen sind zum Beispiel:

  • PDF-Header not found
  • Unexpected end of file
  • Invalid xref table

Diese Meldungen deuten darauf hin, dass die Datei nicht den PDF-Standards entspricht oder fehlerhaft erstellt wurde.

Was Sie tun können

  1. PDF erneut speichern
    Öffnen Sie die Datei in einem gängigen PDF-Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader) und speichern Sie sie erneut.

  2. PDF “neu drucken”
    Drucken Sie das Dokument mit einem PDF-Drucker (z. B. Microsoft Print to PDF) erneut als PDF aus. Dadurch wird eine technisch saubere Datei erzeugt.

  3. Beim Absender nachfragen
    Bitten Sie den Absender, das Dokument direkt aus dem Ursprungssystem bereitzustellen. Häufig ist diese Version technisch korrekt.

Der Königsweg: Umstellung auf E-Rechnung

Die oben genannten Schritte helfen kurzfristig.
Die nachhaltig beste Lösung ist jedoch, Rechnungen direkt als E-Rechnung im XML-Format zu empfangen.

  • In Deutschland ist die XRechnung der verbindliche Standard.
  • Sie basiert technisch auf UBL (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice).
  • Alternativ kann auch ZUGFeRD genutzt werden, sofern die eingebettete XML-Datei diesen Standards entspricht.

Vorteile der E-Rechnung

  • Technische Stabilität: keine fehlerhaften oder unvollständigen PDF-Strukturen mehr.
  • Automatisierung: Rechnungsdaten können direkt und fehlerfrei verarbeitet werden.
  • Zukunftssicherheit: Die E-Rechnung ist in Deutschland und der EU bereits gesetzlich verankert.
  • Compliance: Sie erfüllen automatisch die Anforderungen der öffentlichen Hand (XRechnung).

FLOWWER und die E-Rechnung

FLOWWER ist auf den Umgang mit E-Rechnungen bestens vorbereitet.

  • E-Rechnungen werden automatisch erkannt, verarbeitet und visualisiert.
  • Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD werden unterstützt.
  • Details und Beispiele finden Sie hier.

Damit vermeiden Sie nicht nur typische PDF-Probleme, sondern schaffen zugleich die Grundlage für eine moderne und rechtssichere Rechnungsverarbeitung.

Häufige Rückfrage: „Aber mein PDF-Reader zeigt die Datei doch an?“

Das ist richtig. Viele PDF-Reader sind absichtlich sehr fehlertolerant und können selbst defekte Dateien noch so darstellen, dass sie für den Menschen lesbar wirken.
Für Systeme wie FLOWWER reicht diese reine Anzeige jedoch nicht aus. Hier muss das Dokument technisch einwandfrei sein, damit es korrekt analysiert, verarbeitet und weitergegeben werden kann.

Hintergrund

PDF ist ein weit verbreitetes, aber technisch komplexes Format. Manche Programme erzeugen Dateien, die von den Standards abweichen oder unvollständig sind.
FLOWWER verarbeitet jeden Monat eine sehr große Zahl an PDF-Dateien erfolgreich, doch in seltenen Einzelfällen treten Probleme auf.
Für diese Fälle haben sich die oben genannten Lösungswege in der Praxis bewährt.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine individuelle Analyse einzelner PDF-Dateien vornehmen können. FLOWWER ist als standardisierte Lösung konzipiert und verarbeitet zuverlässig große Dokumentenmengen. Einzelprüfungen wären organisatorisch und wirtschaftlich nicht leistbar.