E-Rechnung

In diesem Artikel finden Sie Informationen zur kommenden E-Rechnung in Vebindung mit FLOWWER.
Von Sascha Schwegelbauer |

Worum geht es?

Ab dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.

Um dieser Pflicht ausreichend nachzukommen, reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt.1

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Abgesehen von Sonderfällen (z.B. Peppol) werden E-Rechnungen in zwei Ausprägungen vorkommen:

  • PDF-Datei mit E-Rechnung im Anhang (ZUGFeRD, wird auch als ‘hybride E-Rechnung’ bezeichnet)
  • reine XML-Datei (X-Rechnung (eigentlich UBL) - hierfür bietet FLOWWER eine automatische Visualisierung)

Was ist eine E-Rechnung (technisch gesehen)

Eine E-Rechnung für sich genommen besteht immer 2 aus XML-Daten.
Dieses Format wurde gewählt, weil Computer XML-Daten sehr gut verarbeiten können. Aus diesem Grund fällt die Notwendigkeit Daten per OCR zu extrahieren, vollkommen weg. Die XML-Daten einer gültigen E-Rechnung müssen der EN 16931 entsprechen.

Hierfür werden häuptsächlich zwei XML-Formate3 (vgl. E-Rechnungsformate weiter oben) verwendet:

Hybride E-Rechnung (ZUGFeRD)

Hierbei handelt es sich um eine ‘Cross Industry Invoice’ (CII) von UN/CEFACT.

XML-Format (X-Rechnung)

Die ‘UBI Invoice’4 hat Ende 2020 mehr allgemeine Aufmerksamkeit erfahren, weil seitdem Rechnungen an deutsche Bundesbehörden in diesem Format gesendet werden mussten. Häufig wird das XML-Format auch als X-Rechnung bezeichnet.

FLOWWER und E-Rechnungen

TL;DR

FLOWWER kann

  • E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format
  • E-Rechnungen im UBL (XML) Format (teilweise als X-Rechnung bezeichnet)

verarbeiten. Für reine XML-Dateien erzeugt FLOWWER eine Visualisierung. Da FLOWWER ZUGFeRD- und XRechnungen sehr zuverlässig auslesen kann und mit diesen Daten bei der Bearbeitung kräftig unterstützt, empfehlen wir, die Lieferanten um Zusendung der Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu bitten.
Viele Fakturierungssysteme können dies bereits, so dass viele Lieferanten dafür vorbereitet sind.

Visualisierung einer UBL-XML (X-Rechnung)

Welche Daten übernimmt FLOWWER?

FLOWWER liest aus E-Rechnungen alle Rechnungsdaten wie Beträge, Steuersätze, etc. aus und stellt nach Möglichkeit eine Lieferantenbindung her. Selbstverständlich können die vorbelegten Werte durch den Benutzer angepasst werden.

Ebenso können wir die Belegaufteilung verfeinern und korrigieren. Wir haben also die Möglichkeit - zusätzlich zur automatischen Aufteilung - auf die Steuersätze die jeweiligen Positionen zuzuordnen oder auch weitere Aufteilungen aus den ZUGFeRD-Daten zu bilden.

Rechnungspositionen können zu den jeweiligen Aufteilungspositionen zugeordnet werden. FLOWWER unterstützt hierbei, indem die Kontrollsummen berechnet werden und auf etwaige Abweichungen von den Gesamtsummen hingewiesen wird.

Es ist keine Pflicht, detaillierte Aufteilungen zu erstellen. Wenn Sie keine Belegaufteilung mit Kostenstellen, Sachkonten usw. vornehmen möchten, nutzen Sie einfach die von FLOWWER automatisch angelegte Aufteilung nach den Steuersätzen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQs)

Ist es Möglich, eRechnungen zu empfangen, bei denen keine PDF-Datei mitgeschickt wird?

Ja, natürlich. FLOWWER stellt auch eine Visualisierung für die Daten ohne PDF-Datei zur Verfügung.

Laut GoBD muss die Originaldatei (xml) 10 Jahre archiviert werden. Wird diese auch an die Buchhaltung übergeben?

FLOWWER fügt der generierten PDF-Datei die originale XML-Datei unverändert als Anhang bei.
Auf diese Weise haben Sie im Zielsystem sowohl die FLOWWER-Visualisierung als auch die Originaldaten zur Verfügung.

Was ist der Unteschied zwischen einer E-Rechnung und einer Rechnung als PDF?

Bei einer digitalen Rechnung handelt es sich in der Regel um eine PDF- oder Word-Datei, manchmal auch um eine eingescannte Papierrechnung.
Eine digitale Rechnung ist für einen Menschen leicht zu verstehen.
Eine elektronische Rechnung (oder E-Rechnung) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für den Menschen nicht leicht zu verstehen ist.
Die Kombination aus beiden Formaten wird ‘hybride E-Rechnung’ genannt.

YouTube-Video

  1. Bundesministerium der Finanzen (15. Oktober 2024). Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG (Art. 40, Abs. 3.2, S. 12) ↩︎

  2. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende, strukturierte elektronische Rechnungsformate verwendet werden (vgl. hierzu das Schreiben des BMI) ↩︎

  3. XML-Schema (zugunsten besserer Verständlichkeit als XML-Format bezeichnet) ↩︎

  4. UBL ist ein universelles Dateiformat von OASIS, um Daten aus Geschäftsprozessen standardisiert zwischen Geschäftspartnern austauschen zu können. ↩︎