E-Rechnung

Worum geht es?

Ab dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.

Um dieser Pflicht ausreichend nachzukommen, reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt.¹

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Abgesehen von Sonderfällen (z.B. Peppol) werden E-Rechnungen in zwei Ausprägungen vorkommen:

• PDF-Datei mit E-Rechnung im Anhang (ZUGFeRD, wird auch als ‘hybride E-Rechnung’ bezeichnet)
• reine XML-Datei (X-Rechnung (eigentlich UBL) - hierfür bietet FLOWWER eine automatische Visualisierung)

Was ist eine E-Rechnung (technisch gesehen)

Eine E-Rechnung für sich genommen besteht immer ² aus XML-Daten.
Dieses Format wurde gewählt, weil Computer XML-Daten sehr gut verarbeiten können. Aus diesem Grund fällt die Notwendigkeit Daten per OCR zu extrahieren, vollkommen weg. Die XML-Daten einer gültigen E-Rechnung müssen der EN 16931 entsprechen.

Hierfür werden häuptsächlich zwei XML-Formate³ (vgl. E-Rechnungsformate weiter oben) verwendet:

Hybride E-Rechnung (ZUGFeRD)

Hierbei handelt es sich um eine ‘Cross Industry Invoice’ (CII) von UN/CEFACT.

XML-Format (X-Rechnung)

Die ‘UBI Invoice’⁴ hat Ende 2020 mehr allgemeine Aufmerksamkeit erfahren, weil seitdem Rechnungen an deutsche Bundesbehörden in diesem Format gesendet werden mussten. Häufig wird das XML-Format auch als X-Rechnung bezeichnet.

FLOWWER und E-Rechnungen

TL;DR

FLOWWER kann

• E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format
• E-Rechnungen im UBL (XML) Format (teilweise als X-Rechnung bezeichnet)

verarbeiten. Für reine XML-Dateien erzeugt FLOWWER eine Visualisierung. Da FLOWWER ZUGFeRD- und XRechnungen sehr zuverlässig auslesen kann und mit diesen Daten bei der Bearbeitung kräftig unterstützt, empfehlen wir, die Lieferanten um Zusendung der Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu bitten.
Viele Fakturierungssysteme können dies bereits, so dass viele Lieferanten dafür vorbereitet sind.

Visualisierung einer UBL-XML (X-Rechnung)

Welche Daten übernimmt FLOWWER?

So kann FLOWWER bei der ZUGFeRD-Rechnung nicht nur alle Rechnungsdaten wie Beträge, Steuersätze usw. bereits vorbelegen, sondern erkennt auch den Lieferanten (4) und macht sofort eine Zuordnung zum korrekten Lieferanten, also zum zugehörigen Kreditor. Dies sind Vorbelegungen der Felder, aber nicht Pflicht. Wir belieben als Freigeber also immer „Herr über die Daten“. So können wir beispielsweise einfach durch Entkoppeln und Korrigieren das Leistungsdatum in den korrekten Monat legen oder eine neue IBAN zuweisen (5), wenn dies notwendig ist.

Ebenso können wir die Belegaufteilung verfeinern und korrigieren (6). Wir haben also die Möglichkeit - zusätzlich zur automatischen Aufteilung - auf die Steuersätze die jeweiligen Positionen zuzuordnen (7) oder auch weitere Aufteilungen (8) aus den ZUGFeRD-Daten zu bilden.

Wir fügen die Rechnungspositionen entweder einzeln den jeweiligen Aufteilungspositionen hinzu oder nehmen mit nur einem Klick (7) alle noch nicht zugeordneten Positionen auf. FLOWWER unterstützt auch hierbei, indem die Kontrollsummen berechnet werden und auf etwaige Abweichungen von den Gesamtsummen hingewiesen wird. Wichtig ist auch hierbei, dass sie nicht gezwungen sind, detaillierte Aufteilungen zu machen. Wenn Sie keine Aufteilung auf Kostenstellen, Sachkonten usw. vornehmen möchten, dann genügt die von FLOWWER automatisch angelegte Aufteilung nach den Steuersätzen (9).

Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQs)

Ist es Möglich, eRechnungen zu empfangen, bei denen keine PDF-Datei mitgeschickt wird?

Ja, natürlich. FLOWWER stellt auch eine Visualisierung für die Daten ohne PDF-Datei zur Verfügung.

Laut GoBD muss die Originaldatei (xml) 10 Jahre archiviert werden. Wird diese auch an die Buchhaltung übergeben?

FLOWWER fügt der generierten PDF-Datei die originale XML-Datei unverändert als Anhang bei.
Auf diese Weise haben Sie im Zielsystem sowohl die FLOWWER-Visualisierung als auch die Originaldaten zur Verfügung.

Was ist der Unteschied zwischen einer E-Rechnung und einer Rechnung als PDF?

Bei einer digitalen Rechnung handelt es sich in der Regel um eine PDF- oder Word-Datei, manchmal auch um eine eingescannte Papierrechnung.
Eine digitale Rechnung ist für einen Menschen leicht zu verstehen.
Eine elektronische Rechnung (oder E-Rechnung) ist eine Datendatei, die zwischen Computern übertragen wird und für den Menschen nicht leicht zu verstehen ist.
Die Kombination aus beiden Formaten wird ‘hybride E-Rechnung’ genannt.

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