Diese zentrale Einstiegsseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick und Zugang zu den ersten Schritten in FLOWWER – unabhängig davon, ob Sie als Systemadministrator oder als Anwender/Freigeber starten.
Bitte wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer Rolle passt, um gezielt in die Welt von FLOWWER einzutauchen.
Sind Sie Systemadministrator?
Als Systemadministrator übernehmen Sie die technische Einrichtung und Verwaltung unserer Plattform. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
Systemkonfiguration: Einrichtung und Anpassung der FLOWWER-Umgebung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Sicherheitsmanagement: Verwaltung von Benutzerrechten, Zugriffskontrollen und Datensicherung.
Wartung und Support: Überwachung der Systemleistung sowie Durchführung von Updates und Backups.
Erfahren Sie mehr in unserer Erste Schritte für Administratoren – hier finden Sie detaillierte Anleitungen, Best Practices und Tipps zur optimalen Systemverwaltung.
Sind Sie Anwender oder Freigeber?
Wenn Sie FLOWWER in Ihrer täglichen Arbeit nutzen, unterstützen Sie durch Ihre Rückmeldungen und Freigaben den reibungslosen Ablauf der Prozesse. In Ihrem Bereich erwarten Sie unter anderem:
Einführung in die Benutzeroberfläche: Lernen Sie, wie Sie sich zurechtfinden und effizient mit FLOWWER arbeiten.
Workflow-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie Aufgaben erstellen, bearbeiten und freigeben.
Tipps und Tricks: Praktische Hinweise zur Optimierung Ihrer täglichen Arbeit mit FLOWWER.
Neben den oben genannten Einführungsseiten bieten wir Ihnen zusätzliche Materialien und häufig gestellte Fragen (FAQ), um Ihnen den Start so angenehm wie möglich zu gestalten. Schauen Sie sich auch unsere Support-Seiten an oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung!
1 - Erste Schritte als Anwender
Willkommen bei FLOWWER!
Als Freigeber sind Sie Teil von Freigabeprozessen und tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient und strukturiert getroffen werden.
Dieser Artikel hilft Ihnen, sich schnell zurechtzufinden und die relevanten Funktionen von FLOWWER zu verstehen.
Zugang erhalten
Ihr Administrator richtet Ihren Zugang zu FLOWWER ein und stellt Ihnen Ihre Anmeldedaten zur Verfügung.
Sollten Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen oder Ihr Aktivierungstoken abgelaufen sein, nutzen Sie die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen.
Übersicht über die Benutzeroberfläche
Nach dem Login gelangen Sie zum FLOWWER-Dashboard.
Das Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Jeder Benutzer sieht dabei nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
FLOWWER Dashboard, weitere Details finden Sie hier: Dashboard
Die Benutzeroberfläche ist in folgende Bereiche unterteilt:
Dokumentenliste: Hier sehen Sie alle Dokumente, die Ihnen zur Freigabe zugewiesen wurden. Filtermöglichkeiten helfen Ihnen, schnell die relevanten Dokumente zu finden.
Mehrspaltenansicht: Diese Ansicht ermöglicht Ihnen, gleichzeitig verschiedene Informationen eines Dokuments zu prüfen, z. B. Belegaufteilung oder Freigabe-Details.
Info/Notiz-Reiter: Enthält Kommentare und den Verlauf des Freigabeprozesses.
Die Freigabeliste
Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.
Die Markierung (3) öffnet nun
das Dokument auf dem Bildschirm (4),
den Dokumentenstatus (5)
die Belegeigenschaften (6) als auch
das Logbuch des Dokuments.
Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch
Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.
in welchem Floww sich der Beleg befindet
wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
den Namen des Dokuments
sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.
Die Beleg-Eigenschaften beherbergen
die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
das eigentliche Freigabetool (2)
den Beleg abzulehnen (3)
die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus
Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.
2 - Erste Schritte als Admin
FLOWWER lässt sich in verschiedenen Integrationstiefen verwenden, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Ihre Prozesse zu optimieren.
In jedem Fall unterstützt FLOWWER Sie bei der einfachen Freigabe von Rechnungen.
Auf Wunsch können Sie diesen Prozess erweitern und mit FLOWWER Ihre Buchhaltung vorbereiten.
Beide Varianten – ob reine Rechnungsfreigabe oder mit vorbereitender Buchhaltung – können durch die Freigabe von Bestellungen oder Bedarfsanforderungen begleitet werden.
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch Ihre Beschaffungsprozesse optimal zu steuern.
Herzlich Willkommen zu „Erste Schritte für Hintergrundwissen“!
Diese Seite richtet sich an Administratoren, Prüfer und alle, die einen tieferen Einblick in den technischen Hintergrund von FLOWWER gewinnen möchten.
Hier erhalten Sie kompakte und praxisnahe Informationen zu den wesentlichen Systemkomponenten, Sicherheitsaspekten und den Abläufen, die den Betrieb und die Verwaltung von FLOWWER ermöglichen.
Das FLOWWER-Dokument
Das FLOWWER-Dokument stellt die zentrale Datenstruktur dar, mit der FLOWWER operiert.
Es bildet den grundlegenden Datensatz, der alle relevanten Informationen, Metadaten und Zusammenhänge innerhalb des Systems abbildet
Jedes FLOWWER-Dokument verfügt über folgendem zentrale Merkmale:
Arbeitsinhalt:
Das Dokument enthält den Arbeitsinhalt, beispielsweise in Form einer vom Benutzer hochgeladenen PDF-Datei oder einer empfangenen E-Rechnung.
Originaldaten:
In jedem Dokument sind die originalen Daten unverändert enthalten, sodass jederzeit der ursprüngliche Inhalt abrufbar ist.
Vorschau und Verknüpfungen:
Es wird, sofern möglich, stets eine Vorschau des Dokuments erzeugt. Zudem können Dokumente untereinander verknüpft werden, um Zusammenhänge und Beziehungen abzubilden.
Audit-Trail (FLOWWER Protokoll):
Das Dokument besitzt einen Audit-Trail, der als FLOWWER-Protokoll sämtliche Aktionen und Änderungen dokumentiert.
Floww-Zuweisung:
Ein Dokument kann einem Floww zugewiesen sein - so wird der für das Dokument verantwortliche Freigabeprozess festgelegt.
Freigabeprozess und Regeln:
Die zugehörigen Freigaberegeln legen fest, wie und wann Freigabeanforderungen an Benutzer gesendet werden.
Speicherung der Freigaben:
Am Dokument werden die tatsächlich erteilten Freigaben gespeichert.
Statusberechnung:
Auf Basis Regeln des zugewiesenen Flowws den gespeicherten Freigaben wird der aktuelle Status des Dokuments errechnet.
Dokumentlebenszyklus
Der Dokumentlebenszyklus bildet einen wesentlichen Bestandteil von FLOWWER.
Er umfasst sämtliche Phasen eines Dokuments – von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung.
Jeder Status spiegelt dabei den aktuellen Bearbeitungsstand wider und dient als Grundlage für nachfolgende Aktionen im System.
Ein übersichtliches Diagramm finden Sie hier:
Eine detaillierte Erläuterung zu den einzelnen Dokumentstatus finden Sie hier: Mögliche Zustände eines Dokuments
Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller Dokumente innerhalb von FLOWWER.
