Diese zentrale Einstiegsseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick und Zugang zu den ersten Schritten in FLOWWER – unabhängig davon, ob Sie als Systemadministrator oder als Anwender/Freigeber starten.
Bitte wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer Rolle passt, um gezielt in die Welt von FLOWWER einzutauchen.
Sind Sie Systemadministrator?
Als Systemadministrator übernehmen Sie die technische Einrichtung und Verwaltung unserer Plattform. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
Systemkonfiguration: Einrichtung und Anpassung der FLOWWER-Umgebung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Sicherheitsmanagement: Verwaltung von Benutzerrechten, Zugriffskontrollen und Datensicherung.
Wartung und Support: Überwachung der Systemleistung sowie Durchführung von Updates und Backups.
Erfahren Sie mehr in unserer Erste Schritte für Administratoren – hier finden Sie detaillierte Anleitungen, Best Practices und Tipps zur optimalen Systemverwaltung.
Sind Sie Anwender oder Freigeber?
Wenn Sie FLOWWER in Ihrer täglichen Arbeit nutzen, unterstützen Sie durch Ihre Rückmeldungen und Freigaben den reibungslosen Ablauf der Prozesse. In Ihrem Bereich erwarten Sie unter anderem:
Einführung in die Benutzeroberfläche: Lernen Sie, wie Sie sich zurechtfinden und effizient mit FLOWWER arbeiten.
Workflow-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie Aufgaben erstellen, bearbeiten und freigeben.
Tipps und Tricks: Praktische Hinweise zur Optimierung Ihrer täglichen Arbeit mit FLOWWER.
Neben den oben genannten Einführungsseiten bieten wir Ihnen zusätzliche Materialien und häufig gestellte Fragen (FAQ), um Ihnen den Start so angenehm wie möglich zu gestalten. Schauen Sie sich auch unsere Support-Seiten an oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung!
1 - Erste Schritte als Anwender
Willkommen bei FLOWWER!
Als Freigeber sind Sie Teil von Freigabeprozessen und tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient und strukturiert getroffen werden.
Dieser Artikel hilft Ihnen, sich schnell zurechtzufinden und die relevanten Funktionen von FLOWWER zu verstehen.
Zugang erhalten
Ihr Administrator richtet Ihren Zugang zu FLOWWER ein und stellt Ihnen Ihre Anmeldedaten zur Verfügung.
Sollten Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen oder Ihr Aktivierungstoken abgelaufen sein, nutzen Sie die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen.
Übersicht über die Benutzeroberfläche
Nach dem Login gelangen Sie zum FLOWWER-Dashboard.
Das Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Jeder Benutzer sieht dabei nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
FLOWWER Dashboard, weitere Details finden Sie hier: Dashboard
2 - Erste Schritte für Kontoinhaber
Willkommen bei FLOWWER!
Diese Seite unterstützt neue Kontoinhaberinnen und Kontoinhaber bei der Einrichtung ihres Flowwer-Kontos und führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten ersten Konfigurationen.
1. Anmeldung und erster Login
Nach der Registrierung wurde eine Aktivierungs-E-Mail an die bei der Registrierung angegebene Adresse gesendet.
Über den Link darin aktivieren Sie Ihr Konto und vergeben ein Passwort.
Sollte der Link abgelaufen sein, kann alternativ die Passwort-zurücksetzen-Funktion verwendet werden.
Nach erfolgreicher Aktivierung melden Sie sich über die FLOWWER-Anmeldeseite an.
Nach dem Login wird das Dashboard angezeigt. Zu Beginn sind noch keine Dokumente vorhanden.
2. Überblick über das Dashboard und die Benutzeroberfläche
Das Dashboard ist Ihre zentrale Steuerzentrale für alle Vorgänge und Aufgaben im Flowwer-Konto. Folgende Bereiche sind für den Start besonders wichtig:
Upload: Hochladen neuer Dokumente (z. B. Rechnungen als PDF).
Eingang (ungestartet): Dokumente, für die noch kein Freigabeprozess gestartet wurde.
Freigabeliste: Vorgänge, die auf eine Freigabeaktion warten.
Eine ausführliche Beschreibung der Benutzeroberfläche finden Sie unter Bedienoberfläche.
3. Dokumente hochladen und erfassen
Neue Belege können direkt über den Upload-Bereich oder per Drag & Drop hinzugefügt werden.
Optional steht die Funktion CompanyMail zur Verfügung: Jedes Unternehmen (und jeder Floww) erhält eine eigene E-Mail-Adresse (Format: @mail.flowwer.de), an die Dokumente weitergeleitet werden können.
Details hierzu finden Sie unter CompanyMail.
Hochgeladene Dokumente werden automatisch verarbeitet, inklusive Texterkennung (OCR) und sind anschließend durchsuchbar.
Weitere Importwege wie FTP-Import oder der FLOWWER Agent stehen ebenfalls zur Verfügung, sind jedoch für die Grundeinrichtung nicht zwingend erforderlich.
4. Freigabeprozesse (Flowws) einrichten
In FLOWWER werden alle Freigaben über sogenannte Flowws gesteuert. Als Kontoinhaber legen Sie diese Prozesse für Ihre Organisation fest.
Im Menü Floww-Editor eines Unternehmens können Flowws erstellt und konfiguriert werden:
Freigabestufen festlegen
Freigeber zuweisen
Freigaberegeln definieren (z. B. betragsabhängige Stufen)
Für jeden Benutzer kann eine passende Rolle vergeben werden (z. B. Administrator, Freigeber, Leseberechtigung).
Die verschiedenen Rollen und Berechtigungen werden in Berechtigungen / Rolle beschrieben.
Über die Berechtigungen kann gesteuert werden, welche Benutzer Zugriff auf welche Unternehmen und Dokumente erhalten. Der Artikel Sichtbarkeit von Dokumenten erklärt das Berechtigungskonzept genauer.
FLOWWER ermöglicht es, mehrere Unternehmen innerhalb eines Kontos zu verwalten.
Benutzer können gezielt einzelnen Firmen zugeordnet werden. Siehe hierzu auch den Abschnitt Unternehmen der Benutzerverwaltung.
6. Nützliche Tipps zum Start
Benachrichtigungen: Im Benutzerkonto können E-Mail-Benachrichtigungen im Bereich Status-Mails konfigurieren.
Support: Bei Fragen steht der Support unter support@flowwer.de zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen wir auch bei Einrichtung und Schulung.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER!
3 - Erste Schritte für Hintergrundwissen
Herzlich Willkommen zu „Erste Schritte für Hintergrundwissen“!
Diese Seite richtet sich an Administratoren, Prüfer und alle, die einen tieferen Einblick in den technischen Hintergrund von FLOWWER gewinnen möchten.
Hier erhalten Sie kompakte und praxisnahe Informationen zu den wesentlichen Systemkomponenten, Sicherheitsaspekten und den Abläufen, die den Betrieb und die Verwaltung von FLOWWER ermöglichen.
Das FLOWWER-Dokument
Das FLOWWER-Dokument stellt die zentrale Datenstruktur dar, mit der FLOWWER operiert.
Es bildet den grundlegenden Datensatz, der alle relevanten Informationen, Metadaten und Zusammenhänge innerhalb des Systems abbildet
Jedes FLOWWER-Dokument verfügt über folgendem zentrale Merkmale:
Arbeitsinhalt:
Das Dokument enthält den Arbeitsinhalt, beispielsweise in Form einer vom Benutzer hochgeladenen PDF-Datei oder einer empfangenen E-Rechnung.
Originaldaten:
In jedem Dokument sind die originalen Daten unverändert enthalten, sodass jederzeit der ursprüngliche Inhalt abrufbar ist.
Vorschau und Verknüpfungen:
Es wird, sofern möglich, stets eine Vorschau des Dokuments erzeugt. Zudem können Dokumente untereinander verknüpft werden, um Zusammenhänge und Beziehungen abzubilden.
Audit-Trail (FLOWWER Protokoll):
Das Dokument besitzt einen Audit-Trail, der als FLOWWER-Protokoll sämtliche Aktionen und Änderungen dokumentiert.
Floww-Zuweisung:
Ein Dokument kann einem Floww zugewiesen sein - so wird der für das Dokument verantwortliche Freigabeprozess festgelegt.
Freigabeprozess und Regeln:
Die zugehörigen Freigaberegeln legen fest, wie und wann Freigabeanforderungen an Benutzer gesendet werden.
Speicherung der Freigaben:
Am Dokument werden die tatsächlich erteilten Freigaben gespeichert.
Statusberechnung:
Auf Basis Regeln des zugewiesenen Flowws den gespeicherten Freigaben wird der aktuelle Status des Dokuments errechnet.
Dokumentlebenszyklus
Der Dokumentlebenszyklus bildet einen wesentlichen Bestandteil von FLOWWER.
Er umfasst sämtliche Phasen eines Dokuments – von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung.
Jeder Status spiegelt dabei den aktuellen Bearbeitungsstand wider und dient als Grundlage für nachfolgende Aktionen im System.
Ein übersichtliches Diagramm finden Sie hier:
Eine detaillierte Erläuterung zu den einzelnen Dokumentstatus finden Sie hier: Freigabestatus
Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller Dokumente innerhalb von FLOWWER.
Ablauf der Benutzererstellung
flowchart TD
A(["Systembetreuer legt neuen Benutzer an"]) --> n1["Einstellung 'Einladung per E-Mail senden?'"]
D@{ label: "Benutzer öffnet Aktivierungslink und vergibt sich sein Passwort" } -- Benutzer aktiviert --> E["System sendet
Willkommensmail
"]
E --> F(["Benutzer kann sich bei Flowwer anmelden"])
n1 -- Ja / aktiviert --> B["System sendet
Einladungsmail
an die Mailadresse des neuen Benutzers"]
n1 -- Nein / deaktiviert --> n2(["Unbestätigter Benutzer"])
n4(["Systembetreuer löst Versand von Einladungsmails unbestätigter Benutzer aus"]) --> B
B --> D
n1@{ shape: diam}
D@{ shape: manual-input}
E@{ shape: fr-rect}
B@{ shape: fr-rect}
