Sichtbarkeit von Dokumenten

In FLOWWER arbeiten viele Benutzer gleichzeitig mit einer großen Anzahl von Dokumenten. Damit jeder nur die Dokumente sieht, die für seine Aufgaben relevant sind, steuert FLOWWER die Sichtbarkeit automatisch anhand verschiedener Regeln. Es muss also nicht manuell entschieden werden, wer welches Dokument sehen darf.

Dieses Konzept hat zwei große Vorteile:

• Jeder Benutzer sieht immer genau die für ihn relevanten Vorgänge.
• Der Verwaltungsaufwand für Administratoren bleibt auch bei vielen Benutzern und Dokumenten überschaubar.

Zentrale Steuerung über Flowws

Der wichtigste Faktor für die Sichtbarkeit ist die Mitgliedschaft in einem Floww. Flowws sind dabei mehr als nur Freigabeprozesse — sie wirken wie Berechtigungsträger.
Wer einem Floww in einer bestimmten Rolle (z. B. Freigeber, Supervisor oder Abwesenheitsvertretung) zugeordnet ist, erhält automatisch Zugriff auf die zugehörigen Dokumente.

Dieses Prinzip ähnelt der Berechtigungsvererbung in einem Windows-Dateisystem:
Wer Zugriff auf einen übergeordneten Ordner erhält, bekommt automatisch Zugriff auf die darin enthaltenen Dateien. In FLOWWER übernehmen die Flowws diese Rolle für die Dokumente.

Weitere Regeln für die Sichtbarkeit

Zusätzlich zur Floww-Mitgliedschaft können weitere Faktoren die Sichtbarkeit bestimmen:

• Administrationsrechte
  Der Benutzer besitzt die Berechtigung, alle Dokumente oder alle Dokumente seiner direkt zugeordneten Unternehmen zu verwalten.

• Eigentümer des Dokuments
  Der Benutzer hat das Dokument selbst hochgeladen oder erstellt.

• Zugriff abhängig vom Dokumentstatus
  Je nach Status kann Sichtbarkeit bestehen, wenn:

  • das Dokument noch ungestartet ist und der Benutzer es starten oder zuweisen darf,
  • das Dokument abgelehnt wurde und der Benutzer berechtigt ist, abgelehnte Dokumente zu verwalten,
  • das Dokument vollständig freigegeben ist.

Transparenz durch die Sichtbarkeitserklärung

FLOWWER zeigt dem Benutzer für jedes Dokument die sogenannte Sichtbarkeitserkläung an. Sie listet genau auf, aus welchen Gründen das gezeigte Dokument für den aktuellen Benutzer sichtbar ist. Dadurch kann der Anwender jederzeit nachvollziehen, warum der Zugriff möglich ist.

Sichtbarkeitsprüfung im Explorer-Browser

Für Administratoren bietet der Explorer-Browser zusätzlich den Filter Sichtbarkeitsgrund an.
Damit lässt sich systemweit auswerten, aus welchen Gründen Benutzer auf Dokumente zugreifen können.

Diese Funktion ist ein wertvolles Werkzeug für die Administration, um Berechtigungen gezielt zu prüfen und die Sichtbarkeitsregeln im System besser nachvollziehen zu können.