CompanyMail

Begriffe:

Einstellungen: CompanyMail

CompanyMail ersetzt das abgekündigte Modul “MailToFlowwer”.

Hauptfunktionen

  • Direkter E-Mail-Empfang: effizient per Mail Dokumente und E-Rechnungen durch FLOWWER zu empfangen

  • Unternehmensspezifische Zuordnung: CompanyMail bezieht sich auf genau ein FLOWWER-Unternehmen, was eine klare Organisation und Verwaltung der Dokumente gewährleistet.

  • Zuweisung zu Workflows (Flowws): Durch die Verwendung spezifischer Ziel-Mailadressen können Dokumente direkt einem bestimmten Floww (Workflow in FLOWWER) zugewiesen werden.

Vorteile

  • Effiziente Verarbeitung: Reduziert manuelle Schritte und beschleunigt die Dokumentenverarbeitung.

  • Flexibilität: Unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, einschließlich aller E-Rechnungsformate, die FLOWWER verarbeiten kann.

  • Verbesserte Zusammenarbeit: Mitarbeiter und Lieferanten können Dokumente direkt in vorbereitete Workflows senden, was die Kommunikation und den Prozessfluss verbessert.

Anwendungsbeispiel

Ein Lieferant sendet seine Rechnung direkt an eine spezifische E-Mail-Adresse, die einem vorbereiteten Floww in Ihrem FLOWWER Konto zugeordnet ist. Die Rechnung wird automatisch in den entsprechenden Workflow eingefügt, wodurch die Bearbeitung vereinfacht und beschleunigt wird.

Zusammenfassung

FLOWWER CompanyMail optimiert den Dokumentenempfang und die -verarbeitung via direktem E-Mail-Import und automatischer Zuordnung empfangener Dokumente an den entsprechenden Floww. Dies führt zu einer effizienteren Geschäftsabwicklung und verbessert die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Verarbeitung ohne Floww-Zuweisung

Bei CompanyMail entscheidet die verwendete Zieladresse, ob beim E-Mail-Eingang bereits eine Floww-Zuweisung vorliegt:

  • Allgemeine Adresse (Ohne Floww-Zuweisung):
    z. B. Beispielfirma.fhdh@mail.flowwer.de
    → keine Floww-Zuweisung enthalten.

  • Floww-spezifische Adressen:
    z. B. Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de
    → Floww-Zuweisung ist direkt integriert und wird automatisch gesetzt.

Ob FLOWWER E-Mails ohne Floww-Zuweisung überhaupt akzeptiert, wird systemweit über eine zentrale Systemeinstellung gesteuert:

Systemeinstellungen → Dokumentvorgaben → Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen

  • Ist diese Einstellung aktiv, dürfen nur E-Mails an Floww-spezifische Adressen verarbeitet werden.
    E-Mails an die allgemeine Adresse (ohne Floww-Zuweisung) führen dann zu einer Fehlermeldung.
  • Ist diese Einstellung inaktiv, werden auch E-Mails an die allgemeine CompanyMail-Adresse angenommen.
    Die Dokumente erscheinen dann im Bereich Eingang/ungestartet und können manuell oder über eine nachgelagerte Logik (Standard-Floww des Lieferanten, Triggers and Jobs) zugewiesen werden.

Typische Fehlermeldung

Wird die allgemeine CompanyMail-Adresse (ohne Floww-Zuweisung) verwendet, obwohl die Floww-Zuweisung erzwungen wird, erscheint im Protokoll folgende Fehlermeldung:

No floww for assignment (which is required by site policy): No Floww-Assignment requested by ID or Name

Diese Meldung weist darauf hin, dass das FLOWWER-System keine Floww-Zuweisung erhalten hat, obwohl dies laut Systemeinstellung verpflichtend ist.

Empfehlung zur Nutzung

  • Für zentrale Posteingänge ohne direkte Floww-Zuweisung:
    Systemeinstellung deaktivieren, um E-Mails ohne Floww-Id nutzen zu können.

  • Für automatische Zuordnung zu einem bestimmten Floww:
    Die jeweils automatisch generierten Floww-Mailadressen verwenden.
    Diese sind in den Einstellungen des Unternehmens unter CompanyMail zu finden.
    Bei Nutzung dieser Adressen erfolgt die Floww-Zuweisung bereits beim E-Mail-Eingang automatisch.

Zusammenführung von PDF- und XML-Rechnungen

Es kommt vor, dass Rechnungen sowohl im PDF-Format als auch als E-Rechnung (XML) gemeinsam in einer E-Mail versendet werden.
FLOWWER würde daraus standardmäßig zwei getrennte Dokumente erzeugen, da es sich technisch um zwei eigenständige Dateien mit unterschiedlichem Inhalt handelt. Für den Anwender ergibt sich daraus jedoch eine Dublette desselben Vorgangs.

CompanyMail erkennt daher automatisch, wenn eine eingehende E-Mail eine Rechnung sowohl im PDF-Format als auch als E-Rechnung (XML) enthält.

Werden PDF- und XML-Datei gemeinsam in einer E-Mail mit exakt zwei Anhängen versendet und haben beide Anhänge denselben Dateinamen (unterscheiden sich also nur in der Dateiendung), fasst FLOWWER diese Dateien zu einem einzigen Dokument zusammen.

Voraussetzungen für die Zusammenführung

  • Die E-Mail enthält genau zwei Anhänge.
  • Die Anhänge heißen z. B. rechnung123.pdf und rechnung123.xml.
  • Die Dateinamen sind identisch, abgesehen von der Endung.

In diesem Fall entsteht in FLOWWER ein einziges Dokument, das sowohl die PDF-Ansicht als auch die strukturierten Daten der XML-Datei enthält.
Dadurch wird eine doppelte Erfassung desselben Vorgangs vermieden.