CompanyMail

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Einstellungen: CompanyMail

CompanyMail ersetzt das abgekündigte Modul “MailToFlowwer”.

Hauptfunktionen

  • Direkter E-Mail-Empfang: effizient per Mail Dokumente und E-Rechnungen durch FLOWWER zu empfangen

  • Unternehmensspezifische Zuordnung: CompanyMail bezieht sich auf genau ein FLOWWER-Unternehmen, was eine klare Organisation und Verwaltung der Dokumente gewährleistet.

  • Zuweisung zu Workflows (Flowws): Durch die Verwendung spezifischer Ziel-Mailadressen können Dokumente direkt einem bestimmten Floww (Workflow in FLOWWER) zugewiesen werden.

Vorteile

  • Effiziente Verarbeitung: Reduziert manuelle Schritte und beschleunigt die Dokumentenverarbeitung.

  • Flexibilität: Unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, einschließlich aller E-Rechnungsformate, die FLOWWER verarbeiten kann.

  • Verbesserte Zusammenarbeit: Mitarbeiter und Lieferanten können Dokumente direkt in vorbereitete Workflows senden, was die Kommunikation und den Prozessfluss verbessert.

Anwendungsbeispiel

Ein Lieferant sendet seine Rechnung direkt an eine spezifische E-Mail-Adresse, die einem vorbereiteten Floww in Ihrem FLOWWER Konto zugeordnet ist. Die Rechnung wird automatisch in den entsprechenden Workflow eingefügt, wodurch die Bearbeitung vereinfacht und beschleunigt wird.

Zusammenfassung

FLOWWER CompanyMail optimiert den Dokumentenempfang und die -verarbeitung via direktem E-Mail-Import und automatischer Zuordnung empfangener Dokumente an den entsprechenden Floww. Dies führt zu einer effizienteren Geschäftsabwicklung und verbessert die Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Zusammenführung von PDF- und XML-Rechnungen

Es kommt vor, dass Rechnungen sowohl im PDF-Format als auch als E-Rechnung (XML) gemeinsam in einer E-Mail versendet werden.
FLOWWER würde daraus standardmäßig zwei getrennte Dokumente erzeugen, da es sich technisch um zwei eigenständige Dateien mit unterschiedlichem Inhalt handelt. Für den Anwender ergibt sich daraus jedoch eine Dublette desselben Vorgangs.

CompanyMail erkennt daher automatisch, wenn eine eingehende E-Mail eine Rechnung sowohl im PDF-Format als auch als E-Rechnung (XML) enthält.

Werden PDF- und XML-Datei gemeinsam in einer E-Mail mit exakt zwei Anhängen versendet und haben beide Anhänge denselben Dateinamen (unterscheiden sich also nur in der Dateiendung), fasst FLOWWER diese Dateien zu einem einzigen Dokument zusammen.

Voraussetzungen für die Zusammenführung

  • Die E-Mail enthält genau zwei Anhänge.
  • Die Anhänge heißen z. B. rechnung123.pdf und rechnung123.xml.
  • Die Dateinamen sind identisch, abgesehen von der Endung.

In diesem Fall entsteht in FLOWWER ein einziges Dokument, das sowohl die PDF-Ansicht als auch die strukturierten Daten der XML-Datei enthält.
Dadurch wird eine doppelte Erfassung desselben Vorgangs vermieden.