Erste Schritte für Kontoinhaber

Willkommen bei FLOWWER!
Diese Seite unterstützt neue Kontoinhaberinnen und Kontoinhaber bei der Einrichtung ihres Flowwer-Kontos und führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten ersten Konfigurationen.

1. Anmeldung und erster Login

Nach der Registrierung wurde eine Aktivierungs-E-Mail an die bei der Registrierung angegebene Adresse gesendet. Über den Link darin aktivieren Sie Ihr Konto und vergeben ein Passwort.

Sollte der Link abgelaufen sein, kann alternativ die Passwort-zurücksetzen-Funktion verwendet werden. Nach erfolgreicher Aktivierung melden Sie sich über die FLOWWER-Anmeldeseite an.

Nach dem Login wird das Dashboard angezeigt. Zu Beginn sind noch keine Dokumente vorhanden.

2. Überblick über das Dashboard und die Benutzeroberfläche

Das Dashboard ist Ihre zentrale Steuerzentrale für alle Vorgänge und Aufgaben im Flowwer-Konto. Folgende Bereiche sind für den Start besonders wichtig:

  • Upload: Hochladen neuer Dokumente (z. B. Rechnungen als PDF).
  • Eingang (ungestartet): Dokumente, für die noch kein Freigabeprozess gestartet wurde.
  • Freigabeliste: Vorgänge, die auf eine Freigabeaktion warten.
  • Freigegebene & abgelehnte Dokumente: Statusübersichten abgeschlossener Vorgänge.

Weitere Funktionen:

Eine ausführliche Beschreibung der Benutzeroberfläche finden Sie unter Bedienoberfläche.

3. Dokumente hochladen und erfassen

Neue Belege können direkt über den Upload-Bereich oder per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Optional steht die Funktion CompanyMail zur Verfügung: Jedes Unternehmen (und jeder Floww) erhält eine eigene E-Mail-Adresse (Format: @mail.flowwer.de), an die Dokumente weitergeleitet werden können.
Details hierzu finden Sie unter CompanyMail.

Hochgeladene Dokumente werden automatisch verarbeitet, inklusive Texterkennung (OCR) und sind anschließend durchsuchbar.

Weitere Importwege wie FTP-Import oder der FLOWWER Agent stehen ebenfalls zur Verfügung, sind jedoch für die Grundeinrichtung nicht zwingend erforderlich.

4. Freigabeprozesse (Flowws) einrichten

In FLOWWER werden alle Freigaben über sogenannte Flowws gesteuert. Als Kontoinhaber legen Sie diese Prozesse für Ihre Organisation fest.

Im Menü Floww-Editor eines Unternehmens können Flowws erstellt und konfiguriert werden:

  • Freigabestufen festlegen
  • Freigeber zuweisen
  • Freigaberegeln definieren (z. B. betragsabhängige Stufen)
  • Vertreterrollen vergeben (Supervisoren)

Grundlagen hierzu finden Sie unter Freigabeprozesse konfigurieren.

Für den Einstieg empfiehlt sich zunächst ein einfacher Floww mit nur einer Stufe.

Wenn keine echten Freigaben erforderlich sind, kann die Option Sofortfreigabe genutzt werden, der Dokumente automatisch freigibt.

Sobald ein Dokument einem Floww zugewiesen ist, startet der Freigabeprozess. Die entsprechenden Freigeber erhalten Aufgaben in ihrer Freigabeliste.

Alle Aktionen werden automatisch protokolliert (Audit-Trail).

5. Benutzer einladen und Berechtigungen vergeben

Als Kontoinhaber können Sie weitere Benutzer zu Ihrem Flowwer-Konto hinzufügen.

In der Benutzerverwaltung können neue Benutzer eingeladen werden:

  • Name und E-Mail-Adresse angeben
  • Einladung per E-Mail versenden
  • Benutzer bestätigen ihre Einladung und richten ihr Passwort ein

Grundlegende Informationen dazu finden Sie unter Benutzerverwaltung.

Für jeden Benutzer kann eine passende Rolle vergeben werden (z. B. Administrator, Freigeber, Leseberechtigung).
Die verschiedenen Rollen und Berechtigungen werden in Berechtigungen / Rolle beschrieben.

Über die Berechtigungen kann gesteuert werden, welche Benutzer Zugriff auf welche Unternehmen und Dokumente erhalten. Der Artikel Sichtbarkeit von Dokumenten erklärt das Berechtigungskonzept genauer.

FLOWWER ermöglicht es, mehrere Unternehmen innerhalb eines Kontos zu verwalten.
Benutzer können gezielt einzelnen Firmen zugeordnet werden. Siehe hierzu auch den Abschnitt Unternehmen der Benutzerverwaltung.

6. Nützliche Tipps zum Start

  • Benachrichtigungen: Im Benutzerkonto können E-Mail-Benachrichtigungen im Bereich Status-Mails konfigurieren.
  • Support: Bei Fragen steht der Support unter support@flowwer.de zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen wir auch bei Einrichtung und Schulung.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER!