Anwenderbereich

• 1: Dashboard
• 2: Eingang/ungestartet
• 3: Belegaufteilung
• 4: Explorer-Browser
• 5: Abgelehnte Dokumente und Belege
• 6: Benutzerkonto
• 6.1: Anmeldung / Sicherheit
• 6.1.1: Externe Anmeldungen (SSO)
• 6.1.2: Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA)
• 6.2: Einstellungen
• 6.3: Status-Mails
• 7: Bezahl-Status
• 8: FiBu-Notiz
• 9: Freigegebene Dokumente und Belege

1 - Dashboard

Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.

Es bietet eine klare, benutzerfreundliche Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.

Verfügbare Listen

Eingang/Ungestartet

Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten: Dokumente, die noch keinem Floww zugewiesen sind: Diese befinden sich im Eingang und warten darauf, einem spezifischen Workflow zugeordnet zu werden. Dokumente, die einem Floww zugewiesen sind, deren Freigabeprozess jedoch noch nicht gestartet wurde: Dies tritt häufig auf, wenn noch Pflichtinformationen fehlen, die für den Start des Freigabeprozesses erforderlich sind. Diese Dokumente bleiben in diesem Zustand, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen und der Freigabeprozess initiiert werden kann.

Freigabeliste

In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Überprüfung oder Genehmigung anstehen. Diese Liste unterstützt Benutzer dabei, den Fortschritt der Freigabeprozesse zu überwachen.

Abgelehnte Dokumente

Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden. Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen oder weitere Schritte einzuleiten.

Zu bezahlen

Dokumente, die zur Zahlung freigegeben wurden, werden hier aufgelistet. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung von offenen Zahlungen.

Zugriffssteuerung

Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
Dies gewährleistet Datensicherheit und stellt sicher, dass nur autorisierte Informationen sichtbar sind.

Das FLOWWER-Dashboard bietet auf diese Weise eine klare und übersichtliche Struktur zur Verwaltung von Dokumenten und hilft den Benutzern, ihre Aufgaben effizient zu verwalten und nachzuverfolgen.

2 - Eingang/ungestartet

3 - Belegaufteilung

Was macht die Belegaufteilung genau?

Die Belegaufteilung ermöglicht die Aufteilung (Vorkontierung) des Belegbetrags in mehrere, buchhalterisch sinnvolle Datenblöcke. Jede Aufteilung besitzt Eigenschaften wie Sachkonto, Kostenstelle, etc. und kann von Fibu-Systemen zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Diese Konten und Kostenstellen können in Ihren Stammdaten angelegt und jederzeit erweitert werden.

Falls vorhanden, können Positionsdaten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) zu Hilfe genommen werden.

Die Funktion ist als ‘Kostenstellenzuordnung’ (früher Belegaufteilung ’light’) mit Einschränkung auf eine Position pro Steuerschlüssel kostenfrei immer verfügbar.

Welchen Vorteil habe ich durch die Belegaufteilung?

• Durch die Organisation in verschiedene Blöcke können auch
  • Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen aufgeteilt und weiterverarbeitet werden
  • Belege mit mehreren unterschiedlichen Kostenstellen, Sachkonten und sogar Buchungskonten aufgeteilt und weiterverarbeitet werden
    (So kann man bei einfachen Belegen Steuersatz, Kostenstellen und Vorkontierung direkt in der Belegmaske pflegen.)
• Die Aufteilung, die das System automatisch aus digitalen Rechnungen oder aus der OCR erkannt hat, wird Ihnen angezeigt. Diese Daten können jederzeit angepasst und editiert werden.
• Effektives Arbeiten, denn die Belegaufteilung wird auch - über Grenzen hinweg - zum Schnittstellenpartner bzw. Steuerberater/Finanzbuchhaltung transferiert.

Kurzbeschreibung der Belegaufteilung

Nach der Auswahl des Mehwertsteuer-Satzes (1) erscheint dieser dann als Standard am linken Rand der Belegaufteilung (2) - solange, bis ein anderer MwSt-Satz ausgewählt wird. In unserem Fall sind dies immer 19%. Die Rechnungspositionen (3) sollen in der Belegaufteilung mit dem Bruttobetrag befüllt werden. Da dies meist nicht bekannt ist, kann mit dem “+%"-Zeichen (4) der ausgewählte Satz direkt addiert werden - anstatt den 399,00 € (3) werden nun die 399,00 zzgl 19% MwSt. = 474,81 € (5) angezeigt.

Sind alle Positionen korrekt befüllt, agiert FLOWWER als Kontrollorgan. Der Nettobetrag (6), der Betrag der enthaltenen Mehwertsteuer (7) als auch der Bruttobetrag (8) ist an mehreren Stellen aufgelistet. Ist der Bruttobetrag am unteren Rand GRÜN (8), stimmen alle Beträge überein und die Belegaufteilung kann übermittelt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es sich evtl. um einen Rundungsfehler handeln. Nach einer kurzen Überprüfung und einer manuellen Korrektur dürfte das Problem behoben sein.

Bitte vergessen Sie das Speichern nicht!

4 - Explorer-Browser

5 - Abgelehnte Dokumente und Belege

Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Es muss sichergestellt sein, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach ‘verschwinden’ kann.

Im Tagesgeschäft - während der Freigabe von Dokumenten und Belegen - kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können. Das kann verschiedene Gründe haben, auf die wir hier aber nicht weiter eingehen. In FLOWWER lehnt der Freigeber das Dokument dann ab. Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Ein Sonderfall ist, wenn der ablehnende Freigeber gleichzeitig die Berechtigung zum “Verwalten abgelehnter Dokumente” hat. Damit ist natürlich die Prüfung durch mehrere Personen nicht mehr sichergestellt.

Wie wird ein Dokument abgelehnt?

Abgelehnt - was nun?

Abgelehnte Belege sind über den Bereich “Abgelehnte Dokumente” (1) in FLOWWER zu finden. Der abgelehnte Beleg kann an dieser Stelle entweder tatsächlich gelöscht oder reaktiviert werden (2).

Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.

6 - Benutzerkonto

6.1 - Anmeldung / Sicherheit

Benutzerkonto-Sicherheit

6.1.1 - Externe Anmeldungen (SSO)

6.1.2 - Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA)

6.2 - Einstellungen

Freigabe-Abwesenheitsvertretung

Siehe Abwesenheitsvertretung

6.3 - Status-Mails

In diesem Bereich können Sie individuelle Einstellungen für die Status-Mails des einzelnen Benutzers festlegen.

7 - Bezahl-Status

Für jedes Dokument in FLOWWER kann der Bezahl-Status festgelegt werden. Dieser besteht aus einem per Dropdown-Feld auswählbaren Statuswert und zwei weiteren - gleichzeitig aktivierbaren - Zustandsattributen (“gemahnt” bzw. “zurückgestellt”).

Der Wert des ‘Bezahl-Status’ legt fest, ob bzw. auf welche Weise ein Beleg bereits bezahlt wurde oder noch bezahlt (= ‘zu Bezahlen’) werden soll. In letzterem Fall wird ein Datensatz, die Zahlungsanforderung - ausgelöst durch den Freigeber - erstellt. Über das zusätzliche Modul ‘FLOWWER-Zahlungsverwaltung’ können durch einen entsprechend berechtigten Benutzer die so gekennzeichneten Belege zur Zahlung vorbereitet und die Zahlungsdaten im SEPA-Format exportiert werden. Hierfür stehen die Statuswerte “Zahlung freigegeben” bzw. “Zahlungsexport erledigt” zur Verfügung.

8 - FiBu-Notiz

Sie ist in allen Dokumentansichten in der rechten Spalte zu finden.
Zur Bearbeitung in FLOWWER benötigt der Benutzer die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren.

9 - Freigegebene Dokumente und Belege