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Anwenderbereich

Der Anwenderbereich bietet Ihnen alle relevanten Funktionen und Werkzeuge, um Ihre Aufgaben schnell und einfach auszuführen. Dieser Bereich ist speziell auf einen effizienten Ablauf des Tagesgeschäfts zugeschnitten.

1 - Dashboard

Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.

Es bietet eine klare, benutzerfreundliche Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.

Verfügbare Listen

Eingang/Ungestartet

Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten: Dokumente, die noch keinem Floww zugewiesen sind: Diese befinden sich im Eingang und warten darauf, einem spezifischen Workflow zugeordnet zu werden. Dokumente, die einem Floww zugewiesen sind, deren Freigabeprozess jedoch noch nicht gestartet wurde: Dies tritt häufig auf, wenn noch Pflichtinformationen fehlen, die für den Start des Freigabeprozesses erforderlich sind. Diese Dokumente bleiben in diesem Zustand, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen und der Freigabeprozess initiiert werden kann.

Freigabeliste

In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Überprüfung oder Genehmigung anstehen. Diese Liste unterstützt Benutzer dabei, den Fortschritt der Freigabeprozesse zu überwachen.

Abgelehnte Dokumente

Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden. Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen oder weitere Schritte einzuleiten.

Zu bezahlen

Dokumente, die zur Zahlung freigegeben wurden, werden hier aufgelistet. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung von offenen Zahlungen.

Zugriffssteuerung

Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
Dies gewährleistet Datensicherheit und stellt sicher, dass nur autorisierte Informationen sichtbar sind.

Das FLOWWER-Dashboard bietet auf diese Weise eine klare und übersichtliche Struktur zur Verwaltung von Dokumenten und hilft den Benutzern, ihre Aufgaben effizient zu verwalten und nachzuverfolgen.

2 - Eingang/ungestartet

Dokumente, deren Freigabe noch nicht gestartet wurde

3 - Belegaufteilung

Was macht die Belegaufteilung genau?

Die Belegaufteilung ermöglicht die Aufteilung (Vorkontierung) des Belegbetrags in mehrere, buchhalterisch sinnvolle Datenblöcke. Jede Aufteilung besitzt Eigenschaften wie Sachkonto, Kostenstelle, etc. und kann von Fibu-Systemen zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Diese Konten und Kostenstellen können in Ihren Stammdaten angelegt und jederzeit erweitert werden.

Falls vorhanden, können Positionsdaten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) zu Hilfe genommen werden.

Die Funktion ist als ‘Kostenstellenzuordnung’ (früher Belegaufteilung ’light’) mit Einschränkung auf eine Position pro Steuerschlüssel kostenfrei immer verfügbar.

Welchen Vorteil habe ich durch die Belegaufteilung?

  • Durch die Organisation in verschiedene Blöcke können auch
    • Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen aufgeteilt und weiterverarbeitet werden
    • Belege mit mehreren unterschiedlichen Kostenstellen, Sachkonten und sogar Buchungskonten aufgeteilt und weiterverarbeitet werden
      (So kann man bei einfachen Belegen Steuersatz, Kostenstellen und Vorkontierung direkt in der Belegmaske pflegen.)
  • Die Aufteilung, die das System automatisch aus digitalen Rechnungen oder aus der OCR erkannt hat, wird Ihnen angezeigt. Diese Daten können jederzeit angepasst und editiert werden.
  • Effektives Arbeiten, denn die Belegaufteilung wird auch - über Grenzen hinweg - zum Schnittstellenpartner bzw. Steuerberater/Finanzbuchhaltung transferiert.

Kurzbeschreibung der Belegaufteilung

Nach der Auswahl des Mehwertsteuer-Satzes (1) erscheint dieser dann als Standard am linken Rand der Belegaufteilung (2) - solange, bis ein anderer MwSt-Satz ausgewählt wird. In unserem Fall sind dies immer 19%. Die Rechnungspositionen (3) sollen in der Belegaufteilung mit dem Bruttobetrag befüllt werden. Da dies meist nicht bekannt ist, kann mit dem “+%"-Zeichen (4) der ausgewählte Satz direkt addiert werden - anstatt den 399,00 € (3) werden nun die 399,00 zzgl 19% MwSt. = 474,81 € (5) angezeigt.

Sind alle Positionen korrekt befüllt, agiert FLOWWER als Kontrollorgan. Der Nettobetrag (6), der Betrag der enthaltenen Mehwertsteuer (7) als auch der Bruttobetrag (8) ist an mehreren Stellen aufgelistet. Ist der Bruttobetrag am unteren Rand GRÜN (8), stimmen alle Beträge überein und die Belegaufteilung kann übermittelt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es sich evtl. um einen Rundungsfehler handeln. Nach einer kurzen Überprüfung und einer manuellen Korrektur dürfte das Problem behoben sein.

Befüllen der Belegaufteilung mit Mehrwertsteuersätzen, Kostenstellen und Beträgen

Kontrollfunktion nach Beenden der Belegaufteilung

Bitte vergessen Sie das Speichern nicht!

Nicht steuerbare Umsätze

DATEV RDS1.0

4 - Explorer-Browser

5 - Abgelehnte Dokumente und Belege

Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Es muss sichergestellt sein, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach ‘verschwinden’ kann.

Im Tagesgeschäft - während der Freigabe von Dokumenten und Belegen - kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können. Das kann verschiedene Gründe haben, auf die wir hier aber nicht weiter eingehen. In FLOWWER lehnt der Freigeber das Dokument dann ab. Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Ein Sonderfall ist, wenn der ablehnende Freigeber gleichzeitig die Berechtigung zum “Verwalten abgelehnter Dokumente” hat. Damit ist natürlich die Prüfung durch mehrere Personen nicht mehr sichergestellt.

Wie wird ein Dokument abgelehnt?

Abgelehnt - was nun?

Abgelehnte Belege sind über den Bereich “Abgelehnte Dokumente” (1) in FLOWWER zu finden. Der abgelehnte Beleg kann an dieser Stelle entweder tatsächlich gelöscht oder reaktiviert werden (2).

Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.

Reaktivierung des Dokuments auf der Liste der abgelehnten Dokumente

Reaktivierung mit Begründung und Festlegung der entsprechenden Freigabestufe

6 - Benutzerkonto

6.1 - Anmeldung / Sicherheit

Benutzerkonto-Sicherheit

6.1.1 - Externe Anmeldungen (SSO)

6.1.2 - Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA)

6.2 - Einstellungen

Freigabe-Abwesenheitsvertretung

In diesem Bereich wird für den Benutzer festgelegt, ob er als Abwesend festgelegt sein soll.
Hierfür wird zumindest die Angabe eines anderen Benutzers als Freigabevertretung benötigt.

Die Angabe eines Abwesenheitsgrunds ist optional.

Ist kein Startdatum definiert, so gilt der Benutzer sofort als Abwesend.
Ohne Angabe des Enddatums ist die Abwesend auf unbegrenzte Zeit hinterlegt.

Verwenden Sie beide Datumsangaben, um z.B. einen kommenden Urlaubszeitraum bereits im Vorfeld in FLOWWER zu hinterlegen.

Weitere Informationen zum Thema Abwesenheitsvertretung: Abwesenheitsvertretung

6.3 - Status-Mails

In diesem Bereich können Sie individuelle Einstellungen für die Status-Mails des einzelnen Benutzers festlegen.

7 - Bezahlstatus

Für jedes Dokument in FLOWWER kann der Bezahlsatus über die Tafel Bezahldaten festgelegt werden.

Erklärung

Ohne Bezahlstatus

Standardeinstellung.

zu Bezahlen (SEPA-Export)

Das Dokument wird im Bereich Zahlungsverwaltung mit aufgelistet.
Entsprechend berechtigte Benutzer können diese Dokumente für den SEPA-Export vormerken und Zahlungsdaten im SEPA-Format exportieren. Diese Dokumente werden in Status E-Mails aufgenommen

SEPA-Export vorgemerkt

Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt bzw. entfernt werden.
Damit wird erreicht, dass vorbereitete Zahlungen nicht durch andere Benutzer verändert werden können. Diese Dokumente werden nicht in Status E-Mails aufgenommen

SEPA-Export abgeschlossen

Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt bzw. entfernt werden.

Erledigt (ohne Bezahlung)

Informativer Wert.

zu Bezahlen (extern)

Informativer Wert.

Bezahlt ohne SEPA-Export

Anderweitig bezahlte Dokumente können mit ‘Bezahlt ohne SEPA-Export’ gekennzeichnet und damit als nicht SEPA-Exportierbar definiert werden. Die hier auswählbaren Werte sind für jedes FLOWWER-Unternehmen individuell einstellbar.

8 - FiBu-Notiz

Die FiBu-Notiz ist eine einfache Möglichkeit, der Finanzbuchhaltung Informationen zu übermitteln.

Sie ist in allen Dokumentansichten in der rechten Spalte zu finden.
Zur Bearbeitung in FLOWWER benötigt der Benutzer die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren.

Nach der Übertragung des Belegs zu DATEV Unternehmen Online ist die FiBu-Notiz zu sehen

9 - Freigabeliste

Backup-Freigabe

Ist ein Benutzer als in einem beliebigen Floww als Backup-Freigeber festgelegt, so wird in seiner Freigabeliste eine Umschaltfunktion angezeigt.

Schaltflächen zum Wechsel auf die Backup-Freigabe und zurück

10 - Freigabemonitor

Der Freigabemonitor zeigt auf einen Blick, bei welchem Benutzer Dokumente zur Freigabe vorliegen.

Im Freigabemonitor wird die Perspektive umgedreht: Hier steht nicht der Floww (Freigabeprozess) im Mittelpunkt, sondern der Freigeber. Der Administrator oder andere berechtigte Benutzer sehen direkt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe anstehen, und können die zugehörigen Dokumente auf einer darunterliegenden Ebene einsehen. So wird sofort sichtbar, welcher Benutzer wie viele Dokumente zur Freigabe hat und welche Details damit verbunden sind. Anders als in anderen Bereichen von FLOWWER, die den Freigabeprozess (Floww) in den Vordergrund stellen, rückt der Freigabemonitor gezielt die Freigeber in den Fokus.

Screenshot des Freigabemonitor (FLOWWER Beispielfirma)

Der Freigabemonitor steht grundsätzlich allen Benutzern zur Verfügung. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt jedoch von den individuellen Berechtigungen des aufrufenden Benutzers ab. Ein Benutzer sieht nur die Dokumente, für die er entsprechend berechtigt ist. So bleiben die Informationen stets datenschutzkonform und zugriffsgesteuert.

Auf Wunsch kann die Backup-Freigabe der entsprechenden Freigeber mit eingeblendet werden.

Ein Dokument kann im Freigabemonitor mehrfach aufgelistet sein, wenn es bei mehreren Freigebern gleichzeitig zur Freigabe vorliegt. Dadurch wird direkt ersichtlich, welche Benutzer parallel an der Freigabe desselben Dokuments arbeiten. Zusätzlich liefert der Monitor zu jedem Freigeber nützliche statistische Informationen, wie zum Beispiel die Verweildauer des ältesten Dokuments, das noch bei diesem Benutzer auf Freigabe wartet. Das hilft, mögliche Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.

Über die Benutzeroberfläche kann eine Mindestverweildauer eingestellt werden, die ein Dokument auf einer bestimmten Freigabestufe liegen muss, bevor es im Freigabemonitor angezeigt wird. Auf diese Weise werden nur Dokumente gelistet, die seit längerem nicht im Freigabeprozess bearbeitet wurden und möglicherweise besondere Aufmerksamkeit benötigen.

Zusätzlich zeigt der Freigabemonitor pro Dokument:

  • Anzahl der Dokumente pro Benutzer: Alle Dokumente, die beim jeweiligen Benutzer zur Freigabe liegen.
  • Status und Details der Dokumente: Der aktuelle Zustand jedes Dokuments, die Anzahl der noch erforderlichen Freigaben, die Verweildauer auf der aktuellen Stufe und das Hochladedatum.

Über ein Dropdown-Menü können die Einträge für jeden Benutzer erweitert werden.
Damit kann das jeweilige Dokument direkt kommentiert / bearbeitet oder die Einzelheiten des Flowws im FLOWW-Editor (einschließlich Stufen-Regeln und Protokoll) zu überprüft bzw. angepasst werden.

11 - Freigegebene Dokumente und Belege

Liste aller freigegebenen Dokumente (gruppiert nach Schnittstelle)

12 - Zahlungsverwaltung

12.1 - SEPA-Export

Sammelbuchung

Seit der Einführung von SEPA (Single Euro Payments Area) sind Sammelbuchungen Standard.
Bei einer Sammelbuchung können Sie mit einer einzigen Freigabe gleichzeitig mehrere Buchungen auf den Weg bringen.

Ist eine Einzelverarbeitung der Buchungen erwünscht, kann durch FLOWWER eine “Batch-Booking” (Eintrag )-Anforderung erzeugt werden.
Diese Anforderung bittet die Bank, auf dem juristischen Kontoauszug (PDF oder Papierausdruck) und in den Umsatzdaten alle Posten des SEPA-Exports einzeln auszuweisen.