Erste Schritte als Anwender

Willkommen bei FLOWWER! Als Freigeber sind Sie Teil von Freigabeprozessen und tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient und strukturiert getroffen werden. Dieser Artikel hilft Ihnen, sich schnell zurechtzufinden und die relevanten Funktionen von FLOWWER zu verstehen.

Zugang erhalten

Ihr Administrator richtet Ihren Zugang zu FLOWWER ein und stellt Ihnen Ihre Anmeldedaten zur Verfügung.
Sollten Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen oder Ihr Aktivierungstoken abgelaufen sein, nutzen Sie die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen.

Übersicht über die Benutzeroberfläche

Nach dem Login gelangen Sie zum FLOWWER-Dashboard. Das Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente. Jeder Benutzer sieht dabei nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.

FLOWWER Dashboard, weitere Details finden Sie hier: Dashboard

Die Benutzeroberfläche ist in folgende Bereiche unterteilt:

Dokumentenliste: Hier sehen Sie alle Dokumente, die Ihnen zur Freigabe zugewiesen wurden. Filtermöglichkeiten helfen Ihnen, schnell die relevanten Dokumente zu finden.

Mehrspaltenansicht: Diese Ansicht ermöglicht Ihnen, gleichzeitig verschiedene Informationen eines Dokuments zu prüfen, z. B. Belegaufteilung oder Freigabe-Details.

Info/Notiz-Reiter: Enthält Kommentare und den Verlauf des Freigabeprozesses.

Die Freigabeliste

Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.

Die Markierung (3) öffnet nun

das Dokument auf dem Bildschirm (4),

den Dokumentenstatus (5)

die Belegeigenschaften (6) als auch

das Logbuch des Dokuments.

Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch

Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.

in welchem Floww sich der Beleg befindet
wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
den Namen des Dokuments
sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.

Die Beleg-Eigenschaften beherbergen

die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
das eigentliche Freigabetool (2)
den Beleg abzulehnen (3)
die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus

Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.