Speicherplatz, Dokumentenarchivierung und Aufbewahrungskosten

FLOWWER speichert alle hochgeladenen Dokumente sicher und zentral. Die Speicherung erfolgt revisionssicher und ohne feste Speicherlimits pro Benutzer. Statt nach Speicherplatz in Gigabyte abzurechnen, basiert FLOWWERs Modell auf der Anzahl archivierter Dokumente – unabhängig von deren Größe.

Technische Grundlage

FLOWWER passt die Speicherkapazität automatisch an Ihr tatsächliches Dokumentenvolumen an. Es gibt keine festen Speichergrenzen pro Benutzer oder Unternehmen.
Die monatlichen Aufbewahrungskosten richten sich ausschließlich nach der Anzahl von Dokumenten, die seit mehr als 50 Tagen im System liegen. Die Größe der Dateien spielt dabei keine Rolle.

Alle Dokumente bleiben standardmäßig im System gespeichert und unterliegen der automatischen Bereinigung .
Die Bereinigung ist immer aktiv und reduziert die Zahl der kostenpflichtig aufbewahrten Dokumente, sobald deren Ablaufdatum erreicht ist.
Dabei werden nicht alle Informationen gelöscht: FLOWWER bewahrt bestimmte Daten weiterhin kostenfrei auf, um die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit dauerhaft zu gewährleisten.

Weitere Informationen zur Aufbewahrung finden Sie hier.

Wann fallen Kosten für die Aufbewahrung an?

Für die Abrechnung gilt: Dokumente, die seit mehr als 50 Tagen im System liegen, fließen in die Berechnung der monatlichen Aufbewahrungskosten ein.
Für die ersten 50 dieser Dokumente werden keine Aufbewahrungskosten berechnet – unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Alter.

Abrechnungsmodell: Archiveinheiten

FLOWWER rechnet in sogenannten Archiveinheiten ab. Eine Archiveinheit besteht aus 1.000 archivierten Dokumenten und kostet 2,50 € pro Monat.

Beispielrechnung

Ein Unternehmen hat insgesamt 1.250 Dokumente, davon sind 950 älter als 50 Tage:

• 950 archivierte Dokumente – 50 freie Dokumente = 900 zu berechnende Dokumente
• 900 → 1 Archiveinheit
• Monatliche Kosten: 2,50 €

Häufige Fragen

Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung?
FLOWWER hat kein festes Speicherlimit pro Benutzer. Der Speicher wächst mit Ihrem tatsächlichen Dokumentenvolumen. Abgerechnet wird nicht nach Dateigröße, sondern ausschließlich nach Anzahl archivierter Dokumente.

Gibt es eine Begrenzung für große Dateien?
FLOWWER erlaubt große Dokumente, z. B. gescannte Rechnungen oder Pläne. Es gilt jedoch das Fair-Use-Prinzip: Die Nutzung muss dem typischen geschäftlichen Rahmen entsprechen. Missbrauch, etwa durch künstlich erzeugte oder übermäßig große Dokumente, kann zur Kündigung führen.

Wie lange bleiben Dokumente gespeichert?
Dokumente bleiben unbegrenzt gespeichert, solange keine Bereinigung greift. Es erfolgt keine automatische Löschung außerhalb der konfigurierten Bereinigungslogik.

Was passiert bei stark wachsender Nutzung?
Die Zahl archivierter Dokumente steigt entsprechend. FLOWWER skaliert automatisch.
Für je 1.000 archivierte Dokumente – abzüglich der 50 freien Dokumente – fallen 2,50 € pro Monat an.

Weitere Fallbeispiele

Hinweis: Informationen zum Hostingstandort und zur digitalen Souveränität finden Sie hier.