Systembereich

• 1: Benutzerverwaltung
• 1.1: Anmeldung / Sicherheit
• 1.2: Einstellungen
• 1.3: Berechtigungen / Rolle
• 1.4: Unternehmensbezug
• 1.5: Dienstkonto für API-Zugriffe
• 2: Unternehmen (und Flowws)
• 2.1: Basisdaten
• 2.2: Features/Teilrechnung
• 2.3: CompanyMail
• 2.4: Schnittstellen / Datenweitergabe
• 2.5: Floww-Editor
• 2.5.1: Einstellungen
• 2.5.2: Regeln für Freigabestufen
• 2.5.3: Regeln für Datenfelder an einem Floww
• 2.6: Regeln für Datenfelder
• 2.7: Zahlungsverwaltung
• 2.8: Triggers und Jobs
• 2.9: Stammdaten
• 2.10: Lieferanten
• 2.11: Archivierung
• 2.12: Protokoll
• 3: Systemeinstellungen
• 3.1: Basisdaten / Sicherheit
• 3.2: Archivierung
• 3.3: Externe Login-Verwaltung
• 3.4: Status-Mails
• 3.5: Freigeberteams
• 3.6: Währungen
• 3.7: Rechnungen/Buchungen
• 3.8: Benutzerdefinierte Datenfelder
• 3.9: Regeln für Datenfelder
• 4: Zeitlinie

1 - Benutzerverwaltung

Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.

Neuen Benutzer anlegen

Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail. In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein persönliches Kennwort vergeben kann. Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.

Import von Benutzern

1.1 - Anmeldung / Sicherheit

Zugangsdaten (Admin)

Verwendung externer Logins

• Externe Anmeldung erlauben
  Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER mit seinem lokalen Passwort oder SSO anmeldet.
  Zur Bestätigung muss ein FLOWWER-Passwort hinterlegt werden.

• Externe Anmeldung erzwingen
  Voraussetzung: FLOWWER-Passwort muss gelöscht sein bzw. wird bei Bestätigung nicht angefordert.
  Mindestens eine externe Anmeldung muss kontoweit eingerichtet sein

• Externe Anmeldung verbieten
  Voraussetzung: FLOWWER-Passwort muss vorhanden sein bzw. wird bei Bestätigung angefordert.

1.2 - Einstellungen

Freigabe-Abwesenheitsvertretung

Siehe Abwesenheitsvertretung

1.3 - Berechtigungen / Rolle

Benutzerrolle

Berechtigungen

Erteilung der Berechtigungen des Benutzers.
Änderungen sind sofort nach dem Speichern aktiv.

Zuordnungsübersicht des Benutzers

Dieser Bereich zeigt auf einen Blick, welchen Unternehmen und Flowws der aktuelle Benutzer zugeordnet ist.
Die Zuordnung kann hierbei

• indirekt als Mitglied eines Flowws (Freigeber/Supervisor) oder
• direkt durch aktive Zuordnung zu Unternehmen im Bereich Unternehmensbezug erfolgen.

1.4 - Unternehmensbezug

Standard Unternehmen

Zuordnung des Benutzers zu Unternehmen

In diesem Bereich kann dem Benutzer für jedes Unternehmen separat die direkte Unternehmenszuordnung aktiviert werden.

Wichtig: Durch Herstellung der direkten Unternehmenszuordnung allein erhält der Benutzer noch keinen Zugriff auf die Dokumente des Unternehmens.
Hierfür ist weiterhin die Erteilung spezifischer Berechtigungen notwendig. Das bedeutet, nur mit den passenden Berechtigungen kann der Benutzer auf die Dokumente des jeweiligen Unternehmens zugreifen.

Folgende Berechtigungen bieten die Ausprägung ‘Zugeordnete Unternehmen’

• Floww zuweisen / Freigabe starten
• Zugriff auf Freigegebene Dokumente
• Zugriff auf Zahlungsverwaltung

Darüberhinaus dürfen Dokumente von Benutzern ohne Floww-Mitgliedschaft (und ohne Admin-Berechtigung) nur in direkt zugeordnete Unternehmen hochladen werden.

1.5 - Dienstkonto für API-Zugriffe

Anleitung für die Erstellung

Schritt 1

Schritt 2

2 - Unternehmen (und Flowws)

Im Bereich “Unternehmen (und Flowws)” können Sie neue Unternehmen anlegen, Lieferanten und Flowws pflegen.

2.1 - Basisdaten

Standard-Steuersatz

Vorlage/Template für FiBu-Notiz

Dokumenttypen

Über dieses Liste legen Sie die FLOWWER-Dokumenttypen dieses Unternehmens fest.
Systemstandard ist ‘Rechnungseingang’.

2.2 - Features/Teilrechnung

2.3 - CompanyMail

Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.

Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.

Profile

Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche Dokumentart aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll. So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen. Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.

Einstellungen (je Profil)

Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER KontoKennung (FKK) abgeleitet werden können.

CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.

CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).

E-Mail direkt in Floww

Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.

Vergleich zu MailToFlowwer

CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.

2.4 - Schnittstellen / Datenweitergabe

2.5 - Floww-Editor

Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:

damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.

Anwendungsbeispiel

Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube

Beispiel-Floww und dessen Merkmale

• Vier Freigabestufen
• Bleibt der Beleg unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze)
• Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Belege dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt).
• Bleibt der Beleg unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze)
• Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden.
• Bleibt der Beleg unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze)
• Belege in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung)
• Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Belege in dieser Stufe direkt frei.

Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.

2.5.1 - Einstellungen

Allgemeine Einstellungsmöglichkeiten

FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Mehrfach-Freigabe

Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.
So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.

Möglich

Benutzer dürfen immer mehrmals freigeben, wenn in mehreren Stufen präsent

nur durch Vertretung

Direkte Benutzer dürfen nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung davon ausgenommen (Achtung: kann Freigabe blockieren!) Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.

Niemals

Benutzer dürfen nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)

Nominierung für Sichtbarkeit notwendig

Kann ein Freigeber der ersten Stufe über den Explorer sämtliche Rechnungen sehen - auch wenn er nicht als Freigeber nominiert ist - liegt das daran, dass in den Einstellungen (4) des Floww-Editors der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” inaktiv (5) ist. Dadurch sehen die Besitzer, für die eine Nominierung erforderlich ist, immer alle Dokumente dieses Flowws und können auch als Backup-Freigeber agieren. (im Text der Einstellungen werden diese Freigeber “Nur-Nominierungs-Benutzer” genannt - sie sind nominierbar, aber es wurde keine Nominierung für dieses Dokument ausgesprochen)

Ist der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” aktiv, sehen diese “Nur-Nominierungs-Benutzer” die Dokumente erst nach vorangegangener Nominierung aus der Vorstufe und können auch nur in diesen Stufen freigeben, in denen sie nominiert sind.

Fazit: durch diese Einstellung kann dem System mitgeteilt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind. Dokumente erscheinen auch nicht mehr auf der entsprechenden Freigabeliste.

2.5.2 - Regeln für Freigabestufen

Einstellungen für Stufe

Name

Alternativer Anzeigename, wird anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.
Beispiele:

• Sachliche Freigabe
• Freigabe durch Geschäftsleitung

Beschreibung

Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.

Überspringbarkeit der Stufe (16)

Anzahl nötiger Freigaben

Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.

Batagellgrenze

Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.

Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw. Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.

Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.

Stufe nicht überspringbar

Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe auch bei vorheriger Bagatell-Abkürzung ausgeführt.

Freigeberliste

Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.

Freigabe-Team

Einstellungen je Freigeber

Teilnahmemodus

• Normale Freigabe
• Nominierung
• BACKUP-Freigabe

Direkte Stufen-Erhöhung

Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.

2.5.3 - Regeln für Datenfelder an einem Floww

In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.

Siehe auch: Regeln für Datenfelder und Regeln für Datenfelder

2.6 - Regeln für Datenfelder

In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für dieses Unternehmen gelten sollen.

Siehe auch: /gui/system/companies/flows/documentfieldrules/ und Regeln für Datenfelder

2.7 - Zahlungsverwaltung

2.8 - Triggers und Jobs

2.9 - Stammdaten

In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten

• Kostenstellen (KOST)
• Kostenträger (KOST2)
• Buchungskonten (mit BU-Schlüssel)
• allgemeine Buchungstexte und
• Buchungstexte je Buchungskonto hinterlegt werden.

Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten.
Über die Einstellung “Eingabe von Freitext in Belegaufteilung erlauben” kann dem Benutzer erlaubt bzw. verboten werden, während der Belegaufteilung Werte in die Eingabefelder einzugeben.
Damit kann die Vorschlagsliste auf hier hinterlegten Werte eingeschränkt werden.

Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.

Kostenstellen und Kostenträger

Buchungskonten

BU-Schlüssel

In diesem Bereich werden die verfügbaren BU-Schlüssel für die Buchungskonten hinterlegt.

Buchungstexte

2.10 - Lieferanten

Import von Lieferanten

FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.

Aktualisierung von Lieferanten

Das System während des Importvorgangs jeden zu importierenden Lieferanten, ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.

Entfernen von Lieferanten

Wie zuvor beschrieben, prüft das System für jeden zu importierenden Lieferanten, ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist. Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Import aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden anhand der oben genannten Kriterien entfernt.

Probleme mit Umlauten

In der FLOWWER-Benutzeroberfläche werden die erwarteten Datenspalten angezeigt. Wenn möglich, die Daten mit UTF-8 Encoding zu speichern, damit Umlaute sofort richtig gelesen werden.

Falls Umlaute fehlerhaft gezeigt werden, muss das Feld “encoding” auf den anderen Wert (Codepage 1252) verändert werden.
Nach aktualisieren der Vorschau (2) sollten die Umlaute korrekt dargestellt werden.

Durch Klick auf Übernahme von XX Zeilen wird der Importvorgang gestartet.

2.11 - Archivierung

Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.

Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,

• im inaktiven Zustand die Aufbewahrungszeit künftiger Dokumente zu ändern (11)
• im aktivierten Zustand den Aufbewahrungszeitraum auf alle bestehenden Dokumente anzuwenden und neu zu berechnen (12).

2.12 - Protokoll

3 - Systemeinstellungen

3.1 - Basisdaten / Sicherheit

Grundlegende Aktivierung von 2FA für das FLOWWER-Konto.

3.2 - Archivierung

Weitere Informationen finden Sie hier: Aufbewahrung / Archiv

3.3 - Externe Login-Verwaltung

3.4 - Status-Mails

3.5 - Freigeberteams

Freigeberteams sind von großem Nutzen, wenn das Unternehmen eine hohe Mitarbeiterfluktuation hat - lediglich das Team muss verändert werden und nicht jeder einzelne damit verbundene Floww.

3.6 - Währungen

In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.

3.7 - Rechnungen/Buchungen

SEPA-Lastschriftmandat

Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.

Einrichtung

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...

Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.

Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit

• Hinweis auf das aktive SEPA-Lastschriftverfahren,
• der IBAN des hinterlegten Bankkontos
• der verwendeten Mandatsreferenz
• der verwendeten Gläubiger-ID

Rechnungen der letzten 6 Monate

In diesem Bereich finden Sie alle Rechnungen Ihrer FLOWWER-Nutzung der vergangenen sechs Monate. Falls unternehmensspezifische Adressen verwendet werden (sogenannte Split-Adressierung), sind diese ebenfalls hier aufgeführt. Jede Rechnung zeigt an, ob noch ein offener Betrag besteht.

Über den Button ‘Download PDF’ können Sie die jeweilige Rechnung als PDF-Datei herunterladen.

Zusätzlich wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Hier sehen Sie, ob noch offene Posten bestehen oder ob ein Guthaben vorhanden ist. Bei Fragen nutzen Sie bitte das programminterne Feedbackformular, um uns zu kontaktieren.

3.8 - Benutzerdefinierte Datenfelder

sequenceDiagram
    participant Alice
    participant Bob
    Alice->>John: Hello John, how are you?
    loop Healthcheck
        John->>John: Fight against hypochondria
    end
    Note right of John: Rational thoughts <br/>prevail!
    John-->>Alice: Great!
    John->>Bob: How about you?
    Bob-->>John: Jolly good!

mindmap
  root((FLOWWER-Konto))
    Globale Kontoeinstellungen
      SSO
      ::icon(fa fa-lock)
      Benutzerdefinierte Datenfelder
    Benutzerverwaltung
      Urlaubsvertretung
      Benutzerrechte
    Unternehmen
      Flowws
      Lieferanten  

3.9 - Regeln für Datenfelder

In diesem Bereich legen Sie grundlegende Regeln für Datenfelder fest.
Diese gelten zunächst für das gesamte Konto, d.h. alle Unternehmen und Flowws.
Sie haben die Möglichkeit, die hier festgelegten Werte später zu übersteuern.

Siehe auch:

• Unternehmensbezogene Regeln für Datenfelder und
• Floww-Einstellungen für Regeln für Datenfelder

4 - Zeitlinie