Audit-Trail

FLOWWER erstellt für jedes Dokument automatisch ein vollständiges Protokoll (Audit-Trail / Protokoll) als elektronische, chronologische und mit Zeitstempel versehene Aufzeichnung aller durchgeführten Aktionen. Es ist ein zentrales Instrument zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Bei der Übertragung eines Dokuments über Schnittstellen wird das Audit-Trail typischerweise als zusätzliche Seite(n) an die übertragene PDF-Datei angehängt. Dadurch bleiben alle Änderungen und Aktionen nachvollziehbar, selbst wenn das Dokument außerhalb von FLOWWER genutzt wird.

Audit-Trail und Compliance

Der Audit-Trail in FLOWWER sorgt für vollständige Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktionen an einem Dokument.

Diese Funktion bietet Schutz für Mitarbeitende und Geschäftsführung. Sie schafft die rechtliche Sicherheit, die notwendig ist, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Gerade bei sensiblen Prozessen wie der Zahlungsfreigabe ist dieser Schutz entscheidend. Der Audit-Trail zeigt eindeutig, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Dadurch lassen sich Unstimmigkeiten schnell klären – der Fokus bleibt auf dem Wesentlichen.

Funktionen und Vorteile des Audit-Trails

• Lückenlose Protokollierung: Jede Aktion wird dokumentiert, einschließlich Datum, Uhrzeit, Benutzername und durchgeführter Änderung.
• Manipulationssicherheit: Einträge können nicht entfernt oder verändert werden, wodurch Revisionssicherheit gewährleistet ist.
• Systemübergreifende Nachvollziehbarkeit: FLOWWER überträgt den Audit-Trail bei Schnittstellennutzung automatisch an Zielsysteme.

Praxisbeispiel: Sicherheit bei Transaktionen

Der Audit-Trail stellt sicher, dass alle Schritte bei der Überprüfung und Freigabe eines Dokuments dokumentiert sind. Beispielsweise kann ein Geschäftsführer mit gutem Gewissen eine Überweisung veranlassen, da mehrere Mitarbeiter den Beleg und die Beträge in unterschiedlichen Stufen geprüft haben. Gerade in Zeiten steigender Wirtschaftskriminalität schafft der Audit-Trail rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten.

Mit FLOWWER erhalten Unternehmen ein Werkzeug, das Transparenz und Schutz auf höchstem Niveau bietet und den Arbeitsalltag vereinfacht.

Aufbau des Audit-Trails

Das Freigabeprotokoll in FLOWWER gliedert sich in mehrere Bereiche:

Allgemeine Informationen (1)

Hier sind grundlegende Informationen über das Dokument zu finden.
Dazu gehören unter anderem:

• Belegnummer
• Name des hochgeladenen Dokuments
• Leistungszeitraum
• Rechnungsbetrag

Belegaufteilung (2)

Wurde für das Dokument eine Belegaufteilung bzw. Kostenstellenzuordnung erstellt, werden die Aufteilungsgruppen hier dokumentiert.
Angezeigt wird unter anderem:

• Buchhaltungskonten
• Kostenstellen
• Weitere buchhalterische Details

Freigabeprozess (3)

Der gesamte Freigabeprozess mit der Dokumentation, welchen Freigabestatus das Dokument erreicht hat, wird hier gelistet.

Logbuch:

Die vollständige Aufzeichnung aller Änderungen, z. B. Statusaktualisierungen, Änderungen der Belegaufteilung oder Hinzufügen eines neuen Freigebers Alle Änderungen werden mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen versehen. Dies schließt auch kleinere Anpassungen wie die Hinzufügung von Skonti ein.