Archiv

FLOWWER stellt eine integrierte Archivfunktion mit Revisionssicherheit bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden. So ist z.B. auch die Führung einer digitalen Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten mit FLOWWER möglich.

Zusammenfassung

• Alle Dateien liegen in Datenbank, jedes Dokument erhält einen Hashwert
• Kein versehentliches Löschen von Dokumenten, da die Bereinigung der Dokumente nicht sofort, sondern systemseitig auf regulärer Basis geschieht

Einstellungen

Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:

• Systemweite Grundeinstellungen: Diese gelten standardmäßig für alle Unternehmen und legen die allgemeine Ablaufdatum fest.

• Unternehmensspezifische Einstellungen: Für jedes einzelne Unternehmen können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
  Auf diese Weise können individuelle Anforderungen oder Richtlinien eines Unternehmens berücksichtigt werden.

Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen konfiguriert, greifen automatisch die Werkseinstellungen.

Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der festgelegten Ablaufdatum bereinigt.
Dokumente während der Freigabe sind von diesem Vorgang ausgenommen.
Bereinigte Dokumente werden mit einem - Symbol gekennzeichnet.