Aufbewahrung / Archiv

Features:

  2 Minuten Lesezeit  

FLOWWER stellt ein integriertes, automatisches Dokumentarchiv mit Revisionssicherheit bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden. Beispielsweise eine digitale Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten sind einfach mit FLOWWER möglich.

Zusammenfassung

  • Alle Dateien liegen in Datenbank, jedes Dokument erhält einen Hashwert
  • Versehentliches Löschen ist nicht möglich
  • Entfernen von Daten über Housekeeping auf regulärer Basis

Einstellungen

Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:

  • Systemweite Grundeinstellungen: Diese gelten standardmäßig für alle Unternehmen und legen die allgemeine Aufbewahrungszeit fest.

  • Unternehmensspezifische Einstellungen: Für jedes einzelne Unternehmen können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
    Auf diese Weise können individuelle Anforderungen oder Richtlinien eines Unternehmens berücksichtigt werden.

Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen konfiguriert, greifen automatisch die Werkseinstellungen.

Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungszeit bereinigt.
Dokumente während der Freigabe sind von diesem Vorgang ausgenommen. Bereinigte Dokumente werden mit einem - Symbol gekennzeichnet.

Bedarfsberechnung und Kosten

FLOWWER verwendet die “High-Watermark”-Methode, um die Anzahl der aufzubewahrenden Dokumente zu bestimmen.
Das bedeutet, für die monatliche Berechnung wird die höchste Anzahl an vorhandenen Dokumenten herangezogen, die jedes FLOWWER-Unternehmen an einem einzigen Tag im System hatte.

Dabei werden nur Dokumente berücksichtigt, die sich länger als 50 Tage im System befinden.
Zusätzlich zieht FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von dieser Berechnung ab.

Das heißt, normale Eingangsrechnungen, (welche mit FLOWWER in durchschnittlich weniger als fünf Werktagen verarbeitet werden), bleiben hinsichtlich der Aufbewahrungszeit kostenfrei.

Eine Einheit besteht aus 1.000 Dokumenten, die 2,50 € kostet - also ist eine Einheit zu bezahlen.

Fallbeispiele

Beispiel 1

Unternehmen mit 300 aktiven Dokumenten, davon 50 Dok. älter als 50 Tage: keine Berechnung

Begründung: weil nur 50 Dokumente älter als 50 Tage sind - und 50 Dokumente sind kostenfrei.

Beispiel 2

Unternehmen mit 1.250 aktiven Dokumenten, davon 950 Dok. älter als 50 Tage.
Bedarf: 950 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 900 zu archivierende Dokumente

Eine Archiveinheit wird benötigt

Begründung: 950 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen. es bleiben also 900 gebührenpflichtige Dokumente.

Beispiel 3

Unternehmen mit 8.000 aktiven Dokumenten, davon 6.000 Dok. älter als 50 Tage
Bedarf: 6.000 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 5.950 zu archivierende Dokumente = 6 Archiveinheiten (= 15 Euro)

Begründung: 6.000 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen = 5.950 gebührenpflichtige Dokumente.

Es werden 6 Archiveinheiten benötigt.

Bereinigung von Dokumenten

Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (5) gekennzeichnet.

Wird entfernt

  • Originaldaten, Anhänge, Vorschaubilder, OCR-Daten

Revisionsprotokoll (nicht entfernte Informationen)

  • Prüfsumme des Ursprungsdokuments
  • Protokolleinträge