Erste Schritte für Hintergrundwissen

Herzlich Willkommen zu „Erste Schritte für Hintergrundwissen“!

Diese Seite richtet sich an Administratoren, Prüfer und alle, die einen tieferen Einblick in den technischen Hintergrund von FLOWWER gewinnen möchten.
Hier erhalten Sie kompakte und praxisnahe Informationen zu den wesentlichen Systemkomponenten, Sicherheitsaspekten und den Abläufen, die den Betrieb und die Verwaltung von FLOWWER ermöglichen.

Das FLOWWER-Dokument

Das FLOWWER-Dokument stellt die zentrale Datenstruktur dar, mit der FLOWWER operiert. Es bildet den grundlegenden Datensatz, der alle relevanten Informationen, Metadaten und Zusammenhänge innerhalb des Systems abbildet

Jedes FLOWWER-Dokument verfügt über folgendem zentrale Merkmale:

  • Arbeitsinhalt:
    Das Dokument enthält den Arbeitsinhalt, beispielsweise in Form einer vom Benutzer hochgeladenen PDF-Datei oder einer empfangenen E-Rechnung.

  • Originaldaten:
    In jedem Dokument sind die originalen Daten unverändert enthalten, sodass jederzeit der ursprüngliche Inhalt abrufbar ist.

  • Vorschau und Verknüpfungen:
    Es wird, sofern möglich, stets eine Vorschau des Dokuments erzeugt. Zudem können Dokumente untereinander verknüpft werden, um Zusammenhänge und Beziehungen abzubilden.

  • Audit-Trail (FLOWWER Protokoll):
    Das Dokument besitzt einen Audit-Trail, der als FLOWWER-Protokoll sämtliche Aktionen und Änderungen dokumentiert.

  • Floww-Zuweisung:
    Ein Dokument kann einem Floww zugewiesen sein - so wird der für das Dokument verantwortliche Freigabeprozess festgelegt.

    • Freigabeprozess und Regeln:
      Die zugehörigen Freigaberegeln legen fest, wie und wann Freigabeanforderungen an Benutzer gesendet werden.
    • Speicherung der Freigaben:
      Am Dokument werden die tatsächlich erteilten Freigaben gespeichert.
    • Statusberechnung:
      Auf Basis Regeln des zugewiesenen Flowws den gespeicherten Freigaben wird der aktuelle Status des Dokuments errechnet.

Dokumentlebenszyklus

Der Dokumentlebenszyklus bildet einen wesentlichen Bestandteil von FLOWWER.
Er umfasst sämtliche Phasen eines Dokuments – von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung.
Jeder Status spiegelt dabei den aktuellen Bearbeitungsstand wider und dient als Grundlage für nachfolgende Aktionen im System.

Ein übersichtliches Diagramm finden Sie hier: Eine detaillierte Erläuterung zu den einzelnen Dokumentstatus finden Sie hier: Mögliche Zustände eines Dokuments Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller Dokumente innerhalb von FLOWWER.