Erste Schritte mit der Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)

Einführung und praktische Anleitung zur Zahlungsverwaltung in FLOWWER.

Die Zahlungsverwaltung in FLOWWER erleichtert die Vorbereitung von Zahlungsläufen, indem freigegebene oder – je nach Unternehmenseinstellung – auch nicht freigegebene Rechnungen gesammelt und per SEPA-Export in Banking- oder Finanzprogramme übertragen werden.
Sie ist über den Menüpunkt „Zahlungsverwaltung (SEPA-Export)“ im FLOWWER-Startmenü erreichbar.
Alternativ kann sie über die entsprechende Liste auf dem Dashboard geöffnet werden.

Zielgruppe & Zugriff

  • Zugriff nur mit den Berechtigungen:
    • „Zugriff auf Zahlungsverwaltung“
    • „Zugriff auf Zahlungsverwaltung (nur zugeordnete Unternehmen)“
  • In der Regel: Buchhaltung oder speziell berechtigte Personen.
  • Freigeber nutzen die Zahlungsverwaltung nicht direkt, können aber den Prozess vorbereiten.

Ablauf

1. Vorbereitung durch Freigeber

  • Im Freigabeprozess Bezahlstatus auf „Zur Überweisung (SEPA-Export)“ setzen.
  • Optional Bezahldatum festlegen (wird später für den SEPA-Export übernommen).

2. Zahlungsvorbereitung prüfen (Buchhaltung)

  • Liste zeigt alle relevanten Dokumente mit Bezahlstatus „Zur Überweisung“ oder „Überweisung vorbereitet“.
  • Filtermöglichkeiten:
    • „Nicht-Freigegeben zeigen“ – blendet auch nicht freigegebene Dokumente ein, die exportiert werden können.
    • „Ende der Skontofrist oder Fälligkeit vor“ – zeigt nur Dokumente, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind, um später fällige Dokumente auszublenden.
  • Bulk-Funktion:
    • Mehrere Dokumente über Checkboxen links markieren.
    • Für alle markierten Dokumente gleichzeitig Bezahlstatus oder Bezahldatum setzen.
  • Bei Bedarf Bezahlstatus auf „Überweisung vorbereitet (SEPA-Export)“ setzen, um Änderungen durch Freigeber zu verhindern und das Dokument in den SEPA-Export aufzunehmen.

3. SEPA-Export starten

  • Klick auf „SEPA-Export beginnen“ öffnet die Exportansicht.
  • Folgende Einstellungen sind möglich:
    • Absenderkonto auswählen
    • Zahlbetrag anpassen
    • Ausführungsdatum prüfen/anpassen (Standard: Bezahldatum; nach Export: automatisches Update auf tatsächliches Datum)
    • Sammelüberweisung aktivieren/deaktivieren

4. Export durchführen

  • FLOWWER prüft alle Eingaben.
  • Erzeugt eine SEPA-PAIN XML-Datei für:
    • Direktübertragung an die Bank
    • Import in Programme wie StarMoney

Hinweis

Administratoren können per Regeln für Datenfelder bestimmte Eigenschaften (z. B. Bezahlstatus) als Pflichtfeld definieren.

Best Practice

  • Skontofristen im Blick behalten.
  • Bankverbindungen aktuell halten.
  • Entscheidung zur Nutzung von „Nicht-Freigegeben zeigen“ unternehmensweit abstimmen.
  • Fälligkeit-Filter konsequent nutzen, um unnötige Zahlungen zu vermeiden.
  • Bulk-Funktion gezielt einsetzen, um mehrere Dokumente effizient zu bearbeiten.