Regeln für Datenfelder

Mit den Regeln für Datenfelder lässt sich steuern, welche Eingabefelder in FLOWWER sichtbar sind, ob sie verpflichtend ausgefüllt werden müssen, wie sie benannt werden und welche Eingaben erlaubt sind.
Die Regeln können Eingaben validieren, Pflichtfelder definieren und auch festlegen, ob ein Feld durch die KI-Datenextraktion befüllt oder überschrieben werden darf.

Mehrstufige Regeldefinition

Regeln für Datenfelder lassen sich auf drei Ebenen definieren, um maximale Flexibilität zu gewährleisten:

Systemeinstellungen

Globale Regeln für Datenfelder gelten für das gesamte FLOWWER-Konto.
Sie definieren allgemeine Standards, die für alle Unternehmen innerhalb des Kontos gelten.
Siehe Regeln für Datenfelder in den Systemeinstellungen.

Unternehmenseinstellungen

Unternehmen können eigene Regeln festlegen, die spezifisch für ihre Prozesse und Anforderungen sind.
Diese ergänzen oder überschreiben die globalen Regeln.
Siehe Regeln für Datenfelder in den Unternehmenseinstellungen.

Floww-Einstellungen

Regeln auf Floww-Ebene betreffen einzelne Freigabeprozesse.
Sie ermöglichen eine individuelle Anpassung an die besonderen Anforderungen eines bestimmten Prozesses.
Siehe Regeln für Datenfelder in den Floww-Einstellungen.

Funktionen der Regeln

Je nach Feldtyp (Text, Zahl, Datum, Auswahl usw.) stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung.
Textfelder können z. B. eine maximale Länge oder ein Eingabemuster per Regex vorgeben, während bei Zahlen Wertebereiche festgelegt werden können.

Sichtbarkeit von Feldern steuern
Felder können standardmäßig sichtbar, bei Bedarf einblendbar oder komplett unsichtbar sein.

Pflichteingabe festlegen
Bestimmen, ob ein Feld zwingend ausgefüllt werden muss, bevor der Prozess fortgeführt werden kann.

Individuelle Anzeigenamen definieren
Für jedes Datenfeld können benutzerdefinierte Anzeigenamen hinterlegt werden – auch in mehreren Sprachen.
Es lassen sich kurze, ausführliche und Pluralformen definieren.

Validierung von Eingaben
Eingaben können auf vorgegebene Formate oder Kriterien geprüft werden, z. B. gültige E-Mail-Adressen oder numerische Werte.
Beispiele: Prüfen, ob eine IBAN eine korrekte Prüfziffer hat oder ob ein Datumswert nicht in der Vergangenheit liegt.

Minimale und maximale Textlänge
Für Textfelder kann die erlaubte Zeichenanzahl eingeschränkt werden.

Regex-Muster
Mit regulären Ausdrücken (Regex) können komplexe Prüfregeln für Texte definiert werden.

KI-Datenextraktion steuern
Regeln können festlegen, ob ein Feldwert von der KI-Datenextraktion verändert werden darf.
Dies verhindert zum Beispiel, dass ein manuell eingetragener Wert durch eine automatisch erkannte Angabe überschrieben wird.

Ein häufiger Anwendungsfall ist die Vermeidung von Plausibilitätsfehlern, wenn ein Feld gar nicht genutzt wird.
Beispielsweise kann bei der Prüfung „Fälligkeitsdatum liegt vor Rechnungsdatum“ unnötiger Mehraufwand entstehen, wenn das Feld „Fälligkeitsdatum“ verborgen ist und trotzdem von der KI befüllt wird.
In solchen Fällen empfiehlt es sich, die KI-Datenextraktion für dieses Feld zu deaktivieren.

Kommentar zur Regel
Jede Regel kann einen internen Kommentar enthalten, um die Konfiguration nachvollziehbar zu dokumentieren.

Vorteile

• Sichtbarkeit optimieren: Benutzer sehen nur relevante Felder, wodurch die Oberfläche übersichtlich bleibt.
• Klarheit durch individuelle Bezeichnungen: Eigene Anzeigenamen verbessern die Verständlichkeit.
• Flexibilität durch Mehrstufigkeit: Regeln können auf Konto-, Unternehmens- und Floww-Ebene angepasst werden.
• Höhere Datenqualität: Validierungen verhindern fehlerhafte Eingaben.
• Effizienzsteigerung: Passende Pflichtfelder und Sichtbarkeitseinstellungen erleichtern die Arbeit.

Beispiele

Dieses Feature vereinfacht die Bedienung, erhöht die Datenqualität und erlaubt eine präzise Anpassung an individuelle Anforderungen.

Verwandte Einstellungen in der GUI

• Regeln für Datenfelder (Systemeinstellungen)
• Regeln für Datenfelder (Unternehmen)
• Regeln für Datenfelder in Floww-Stufen