Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben
Legen Sie in FLOWWER fest, wie viele Freigaben erforderlich sind, um eine Floww-Stufe zu erfüllen.
Das Vier-Augen-Prinzip spielt in Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Es stellt sicher, dass bedeutende Entscheidungen und Arbeitsvorgänge von mindestens zwei Personen geprüft und genehmigt werden. Durch diese Maßnahme wird die Qualität der Entscheidungen erhöht, da mehrere Personen eingebunden sind und mögliche Fehler, Missbrauch oder Manipulation vermieden werden.
In FLOWWER können Sie flexibel bestimmen, wie viele Freigaben in jeder Stufe eines mehrstufigen Prozesses erforderlich sind. Viele unserer Kunden setzen das Vier-Augen-Prinzip in ihren Freigabeprozessen ein, insbesondere für Bestellungen, Aufträge oder Rechnungen, die bestimmte Beträge überschreiten. So können Sie etwa festlegen, dass ab einem bestimmten Schwellenwert zwei Personen auf einer Freigabestufe einen Vorgang prüfen und bestätigen müssen, bevor dieser in die nächste Stufe übergeht.
Diese Konfiguration ermöglicht Ihnen, den Workflow und die Reihenfolge der Arbeitsvorgänge klar zu regeln und sicherzustellen, dass keine Entscheidungen von Einzelpersonen getroffen werden, die unkontrolliert durchlaufen. Durch die Einhaltung definierter Freigaberegeln schützen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen und fördern gleichzeitig eine transparente und kontrollierte Arbeitsweise.
Da es unterschiedliche Anforderungen an das Vier-Augen-Prinzip gibt, bietet Ihnen FLOWWER verschiedene Szenarien:
Das exklusive Vier-Augen-Prinzip
Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip in FLOWWER schließen Sie standardmäßig aus, dass Freigeber sich gegenseitig freigeben können. Das bedeutet, dass dieselbe Person nicht mehrmals innerhalb eines Freigabeprozesses ein Dokument genehmigt - die Mehrfachfreigabe ist verboten. Diese Funktion lässt sich im FLOWW-Editor als Mehrfach-Freigabe für den Freigabeprozess aktivieren oder auf Wunsch auch komplett abschalten.
Wenn jedoch Vertretungsregelungen vorliegen, kann eine Person trotz dieser Einstellung mehrfache Freigaben vornehmen. In solchen Fällen wird dieselbe Person aufgrund der Vertretung für mehrere Freigabeschritte herangezogen und kann die Genehmigung in mehreren Stufen durchführen. Diese Flexibilität ermöglicht es, individuelle Unternehmensregelungen zu berücksichtigen, ohne den Freigabeprozess unnötig zu blockieren. Das exklusive Vier-Augen-Prinzip bietet somit sowohl maximale Sicherheit als auch anpassbare Einstellungen für besondere Situationen.
Unternehmen verwenden dieses exklusive Vier-Augen-Prinzip, wenn sichergestellt werden soll, dass ein Dokument nicht mehrmals vom gleichen Mitarbeiter freigegeben wird. Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Freigabestufe genehmigt, so ist es ihm in den folgenden Stufen desselben Prozesses nicht erneut möglich, das Dokument freizugeben – selbst wenn er in einer dieser späteren Stufen ebenfalls als Freigeber vorgesehen ist. Diese Regelung fördert die Integrität des Freigabeprozesses und verhindert Wiederholungen oder potenzielle Interessenkonflikte innerhalb des Workflows.
Das selektive Vier-Augen-Prinzip
In einigen Fällen gibt es Mitarbeiter, die bereichsübergreifend oder in mehreren Stufen Dokumente freigeben dürfen.
Normalerweise ist dennoch mindestens eine zusätzliche Person in den Ablauf eingebunden.
Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip kann die Freigabe aus einer vorangehenden Stufe auf Wunsch in die nächste übernommen werden, sofern die gleiche Person in beiden Stufen beteiligt ist. Das bedeutet, wenn ein Freigeber an zwei aufeinanderfolgenden Stufen beteiligt ist und das Dokument in der ersten Stufe freigegeben hat, kann seine Freigabe für die nächste Stufe direkt übernommen werden.
Praxisbeispiel
Angenommen, ein Teamleiter und sein Team sind auf zwei Stufen als Freigeber festgelegt. Der Vorgesetzte möchte nach Prüfung durch ein Teammitglied eine zusätzliche Sicherung der Entscheidung vornehmen. Falls jedoch kein Teammitglied verfügbar ist, kann der Vorgesetzte bereits in der ersten Stufe genehmigen. Nun kann die Freigabe automatisch in die zweite Stufe übernommen werden und der Prozess erfordert in diesem Rahmen keine weitere Freigabe. Im umgekehrten Fall, wenn ein Teammitglied in der ersten Stufe freigibt, wird der Teamleiter in der zweiten Stufe trotzdem für die zweite Freigabe hinzugezogen.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass sowohl die Effizienz als auch die notwendige Kontrolle in den Freigabeprozessen gewährleistet bleibt und sich flexibel an verschiedene Vertretungs- oder Eskalationsregeln anpassen lässt.
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