Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben

Das Vier-Augen-Prinzip in FLOWWER legt fest, wie viele Freigaben erforderlich sind, um eine Floww-Stufe abzuschließen.
Damit steuern Sie, wie viele Personen an einer Entscheidung beteiligt sein müssen, bevor ein Vorgang in die nächste Floww-Stufe übergeht. Damit spielt es in Geschäftsprozessen eine zentrale Rolle, weil auf diesem Weg sichergestellt werden kann, dass wichtige Entscheidungen und Arbeitsvorgänge von mindestens zwei Personen geprüft und genehmigt werden. Dadurch steigt die Qualität der Entscheidungen, und Risiken wie Fehler, Missbrauch oder Manipulation werden verringert.

In FLOWWER lässt sich für jede Stufe eines mehrstufigen Prozesses flexibel festlegen, wie viele Freigaben erforderlich sind. Viele Unternehmen setzen das Vier-Augen-Prinzip für Bestellungen, Aufträge oder Rechnungen ein – insbesondere ab bestimmten Betragsgrenzen. So können Sie beispielsweise bestimmen, dass ab einem definierten Schwellenwert zwei Personen auf derselben Floww-Stufe einen Vorgang prüfen und bestätigen müssen, bevor er in die nächste Floww-Stufe übergeht.

Diese Konfiguration sorgt für klare Abläufe und verhindert unkontrollierte Einzelentscheidungen.
Durch definierte Freigaberegeln schützen Sie Ihre Prozesse und schaffen gleichzeitig Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

FLOWWER unterstützt verschiedene Varianten des Vier-Augen-Prinzips, um unterschiedliche Anforderungen abzudecken:

Exklusives Vier-Augen-Prinzip

Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip schließen Sie aus, dass dieselbe Person ein Dokument mehrfach innerhalb desselben Freigabeprozesses genehmigt.
Eine Mehrfachfreigabe ist somit nicht möglich. Diese Einstellung wird im FLOWW-Editor über die Option Mehrfach-Freigabe gesteuert und kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Liegt jedoch eine Vertretungsregelung vor, kann eine Person trotz dieser Einschränkung mehrere Freigaben vornehmen. In diesem Fall wird sie aufgrund der Vertretung für mehrere Floww-Stufen herangezogen. Diese Flexibilität ermöglicht es, interne Regelungen zu berücksichtigen, ohne den Freigabeprozess zu blockieren.

Unternehmen nutzen das exklusive Vier-Augen-Prinzip, um sicherzustellen, dass ein Dokument nicht mehrfach von derselben Person freigegeben wird.
Hat ein Benutzer ein Dokument in einer Floww-Stufe genehmigt, ist eine erneute Freigabe in späteren Stufen desselben Prozesses ausgeschlossen – selbst wenn er dort als Freigeber vorgesehen ist.
Diese Regel stärkt die Integrität des Prozesses und verhindert potenzielle Interessenkonflikte.

Selektives Vier-Augen-Prinzip

In manchen Fällen sollen Mitarbeiter bereichsübergreifend oder in mehreren Stufen freigeben können.
Dennoch ist in der Regel mindestens eine weitere Person in den Prozess eingebunden.

Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip kann eine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden, wenn dieselbe Person auch in der nächsten Stufe beteiligt ist.
Das bedeutet: Wenn ein Freigeber in zwei aufeinanderfolgenden Floww-Stufen eingetragen ist und in der ersten Stufe freigibt, kann seine Freigabe für die nächste Stufe übernommen werden.

Praxisbeispiel

Ein Teamleiter und sein Team sind auf zwei Floww-Stufen als Freigeber definiert.
Der Vorgesetzte möchte nach der Prüfung durch ein Teammitglied eine zusätzliche Bestätigung vornehmen.
Ist jedoch kein Teammitglied verfügbar, kann der Vorgesetzte bereits in der ersten Stufe freigeben. Seine Freigabe wird dann automatisch in die zweite Stufe übernommen, wodurch keine zusätzliche Freigabe erforderlich ist.
Im umgekehrten Fall, wenn ein Teammitglied zuerst freigibt, wird der Teamleiter in der zweiten Stufe erneut zur Freigabe aufgefordert.

Diese Variante kombiniert Effizienz mit Kontrolle und lässt sich flexibel an Vertretungs- oder Eskalationsregeln im Unternehmen anpassen.