Grundlagen: Flowws (Freigabeprozesse)

Flowws sind das zentrale Steuerelement in FLOWWER. Ohne Floww funktioniert die Arbeit mit Dokumenten praktisch nicht, da sie sowohl die Freigabeprozesse als auch die Sichtbarkeit der Dokumente regeln.

Ein Floww ist ein mehrstufiger Prozess, der definiert, wer prüft und freigibt. Gleichzeitig legt er fest, wer ein Dokument sehen darf. Dadurch bleiben Dokumente auch nach der Freigabe oder Verarbeitung weiterhin in ihrem Floww – das ist bewusst so vorgesehen.

Warum jedes Dokument einen Floww braucht

In FLOWWER laufen alle Freigabeprozesse, Prüfungen und Sichtbarkeiten über Flowws. Ohne Floww kann kein Dokument verarbeitet oder angezeigt werden. Das liegt daran, dass der Floww nicht nur den Freigabeweg steuert, sondern auch definiert, wer das Dokument überhaupt sehen darf.

Die Verbindung zwischen Dokument und Floww wird als Zuweisung bezeichnet.

Ist kein klassischer Freigabeprozess für ein Dokument nötig, sollte ein Sofortfreigabe-Floww verwendet werden.
Dieser startet und beendet die Freigabe automatisch, sorgt aber weiterhin dafür, dass die Dokumente korrekt sichtbar bleiben.

Flowws bilden also die Grundlage für:

  • die Steuerung der Sichtbarkeit (wer darf was sehen),
  • die Prüf- und Freigabelogik (wer entscheidet was),
  • und die Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments hinweg.

Elemente eines Flowws

  • Floww‑Stufen - Reihenfolge der Prüf- und Freigabeschritte.
  • Freigeber - Personen oder Rollen, die in einer Stufe entscheiden.
  • Regeln - Bedingungen, die Stufen aktivieren (z. B. Bagatellgrenze).
  • Supervisoren - Erhalten Einsicht und können vertreten.
  • Sofortfreigabe - Optional. Dokumente werden ohne manuelle Entscheidung freigegeben.

Ablauf

  1. Dokument hochladen oder importieren.
  2. Dokument einem Floww zuweisen.
  3. Regeln prüfen. Der Prozess startet.
  4. Freigeber erhalten Aufgaben in der Freigabeliste.
  5. Entscheidung: freigeben oder ablehnen.
  6. Abschluss. Alle Schritte erscheinen im Audit Trail.
  7. Das Dokument verbleibt im Floww und bleibt sichtbar für alle Beteiligten.

Erste Konfiguration

Tipps

  • Starten Sie mit einem einfachen Floww mit einer Stufe.
  • Fügen Sie Regeln später hinzu, wenn der Bedarf wächst.
  • Prüfen Sie die Rollen und Berechtigungen der Freigeber.
  • Dokumente können durch Änderung der Floww-Zuweisung zwischen verschiedenen FLOWWER-Unternehmen verschoben werden.

Weiterführend