FLOWWER FAQs

Nein, ein DATEV-Zugang ist nicht für alle Benutzer erforderlich

Ein DATEV-Zugang wird nur benötigt, wenn Dokumente an DATEV übertragen werden sollen.
Für die Nutzung einer DATEV-Schnittstelle genügt ein einzelnes DATEV-Benutzerkonto.
Mehrere FLOWWER-Unternehmen können mit demselben DATEV-Benutzerkonto verbunden werden.

Wenn die Aktivierung Ihres Benutzerkontos nicht funktioniert oder Sie eine entsprechende Fehlermeldung erhalten, kann das folgende Ursachen haben:

Ursache 1: Aktivierungslink ist abgelaufen

Der Aktivierungslink (Sicherheitscode) ist nur für eine begrenzte Zeit gültig.

Einfachste Lösung:
Verwenden Sie die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen.
Sobald Sie ein neues Passwort festlegen, wird Ihr Benutzerkonto automatisch aktiviert – auch wenn der ursprüngliche Link abgelaufen ist.

Ursache 2: Anmeldung statt Aktivierung versucht

Wenn Sie versuchen, sich direkt über die Login-Seite anzumelden, obwohl die Aktivierung noch nicht abgeschlossen ist, schlägt die Anmeldung fehl.

Lösung:
Klicken Sie auf den Aktivierungslink in der Einladungs-E-Mail.
Erst danach ist die Anmeldung über die Login-Seite möglich.

Hinweis:
Falls Sie keine E-Mail erhalten haben, prüfen Sie bitte auch Ihren Spam-Ordner. Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich an Ihre Administratorin oder Ihren Administrator.

Ja, Support und Schulungen sind verfügbar

Unser Support-Team steht kostenfrei per E-Mail unter support@flowwer.de zur Verfügung.
Darüber hinaus bieten wir einen Schulungs- und Einrichtungsservice für FLOWWER an.
Bei Interesse kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail.

Möchten Sie Dokumente online zu DATEV übertragen, benötigen Sie einen DATEV-Datenservice (Online-API).

Kontaktieren Sie hierfür bitte Ihren DATEV-Berater.

Mit Hilfe des Belegbilderservices (BBS) kann FLOWWER die PDF-Datei inkl. Audit-Trail, das Feld Fibu-Notiz und den DATEV-Belegtyp übertragen - mehr nimmt DATEV über diese Schnittstelle nicht an. Diese Schnittstelle nennt sich in FLOWWER “DATEV BBS” bzw. “DATEV Belegbilderservice”

Vorkontierungen bzw. Kostenstellen aus der FLOWWER-Belegaufteilung/Kostenstellenzuordnung (früher ‘Belegaufteilung light’) usw. können nur per DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) verwendet werden. Mit diesem Service ist eine strukturierte Datenübergabe an DATEV gewährleistet. Für die Verwendung von DATEV RDS1.0 muss der Steuerberater bei DATEV den “Rechnungsdatenservice 1.0” freischalten und zudem “Stammdaten Online” und in der Belegübersicht (1) der Einstellungen (2) die Bearbeitungsform (3) auf “Erweitert” (4) und (5) umstellen.

Achtung: es muss unbedingt das korrekte Wirtschaftsjahr in DATEV Unternehmen Online angelegt sein. Dieses wird nicht automatisch aus Rechnungswesen übernommen. Rechnungsordner

Es wird empfohlen, den Begriff “Eingangsrechnungen” (6) bei DATEV nicht zu ändern, da es sonst zu einem Zuordnungfehler seitens DATEV kommen kann (mit entsprechender Fehlermeldung bei der Übertragung).

Der Abschluss des Flowws auf “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” wird direkt in FLOWWER (8) - (10) umgestellt - oder aber im Floww-Editor (11) - (14) des entsprechenden Flowws.

Siehe: DATEV Belegbilderservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Ursache

Der Sicherheitscode aus der Einladungs-E-Mail ist nach Bereitstellung eines Accounts oder Anmeldung bei FLOWWER 30 Tage lang gültig.
Nach Ablauf dieses Zeitfensters wird die Aktivierung des Benutzers mit der Meldung invalid token abgelehnt.

Mögliche Lösungen

• Passwort wiederherstellen
  Verwenden Sie die Funktion „Passwort wiederherstellen“.
  Weitere Informationen finden Sie im Artikel Passwort zurücksetzen.

• Passwortvergabe durch Administrator
  Ein Administrator kann dem Benutzerkonto über die Benutzerverwaltung ein neues Passwort zuweisen.
  Dadurch wird das Benutzerkonto automatisch aktiviert.

Wird ein neuer Benutzer in FLOWWER angelegt, verschickt das System automatisch eine Aktivierungsmail mit einem Link zur Vergabe eines persönlichen Passworts.

Bitte prüfen Sie zunächst den SPAM-Ordner Ihres E-Mail-Postfachs.
Ist die Mail dort nicht auffindbar, gibt es zwei Alternativen:

• Ein Administrator kann ein Startpasswort manuell vergeben. Nach dem ersten Login kann der Benutzer dieses im Benutzerbereich ändern.
• Alternativ kann der Benutzer die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen nutzen.
  Auch darüber wird eine E-Mail mit einem Link zur Passwortvergabe versendet – und das Benutzerkonto auf diesem Weg aktiviert.

Geht eine Einladungsmail verloren, gibt es drei Lösungsmöglichkeiten:

1) Verwendung von ‘Passwort wiederherstellen’

Artikel in der Wissensdatenbank: Persönliches Kennwort zurücksetzen

2) Passwortvergabe durch Admin

Der Systembetreuer weist dem neuen Benutzerkonto über die Benutzerverwaltung Anmeldung / Sicherheit ein Passwort zu.
Damit wird gleichzeitig das Benutzerkonto aktiviert.

3) Erneuter Zustellungsversuch der Mail

Über das Mail-in-/out Protokoll kann der Systembetreuer die erneute Zustellung der E-Mail auslösen.

Ja, FLOWWER erkennt doppelte Dokumente automatisch

FLOWWER sucht Dubletten sowohl auf Basis des digitalen Fingerabdrucks (Hashwert) als auch anhand des Dokumentdatums und der Dokumentnummer.

Siehe auch: Dublettenprüfung

Beschreibung

Beim Aufruf einer FLOWWER-Subdomain (z. B. https://beispielfirma2.flowwer.de/) erscheint in Firefox sofort die Meldung „500 Internal Server Error“.
In anderen Browsern oder im privaten Fenster (Inkognito-Modus) funktioniert der Aufruf.

Lösung

Schließen Sie Firefox vollständig und starten Sie ihn neu.
Ein einfaches Schließen des Tabs reicht nicht aus.

Hintergrund

Firefox kann in seltenen Fällen fehlerhafte Sitzungs- oder Verbindungsinformationen nur im Arbeitsspeicher halten.
Diese sind nicht unter „Cookies und Website-Daten“ sichtbar und werden erst durch einen kompletten Neustart des Browsers entfernt.

Ja, FLOWWER informiert Freigeber per E-Mail

FLOWWER versendet zu den von Ihnen festgelegten Zeitpunkten E-Mails an die entsprechenden Freigeber.

Siehe auch: Statusmails

Ja, der Freigabeprozess kann je nach Rechnung variieren

Für jedes Dokument kann bereits bei der Erstellung festgelegt werden, in welchem Workflow (Floww) die Freigabe erfolgen soll.
Die Zuweisung kann auf Wunsch auch automatisiert erfolgen.

Hinweis: Ein Wechsel des Freigabeprozesses ist jederzeit möglich, ohne das Dokument löschen zu müssen.

Siehe auch: Zuweisung

Ja, Pflichtfelder können festgelegt werden

In FLOWWER kann definiert werden, welche Datenfelder Pflichtfelder sind und somit zwingend ausgefüllt werden müssen.
Dies ist auch auf bestimmten Stufen des Freigabeprozesses möglich.

Beispiel: Das Feld „Fibu-Notiz“ wird erst in der zweiten Stufe zum Pflichtfeld, wenn dort der dafür zuständige Freigeber – etwa ein Sachbearbeiter oder Projektleiter – eingebunden ist.

Siehe: Regeln für Datenfelder

Ja, sofern die Berechtigung erteilt wurde

Jedem Mitarbeiter kann die Berechtigung erteilt werden, Freigaben zu erteilen (siehe Dokumente freigeben).
Welche Dokumente ein einzelner Mitarbeiter angezeigt bekommt, steuert der Freigabeprozess in FLOWWER automatisch.
Der Mitarbeiter kann diese prüfen und mit einem Klick freigeben.

Siehe auch: Floww

Ja, die Übergabe ist möglich

Die Übertragung von Daten aus der Belegaufteilung (vorbereitende Buchführung) ist z. B. über den DATEV-Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) möglich.
FLOWWER schreibt zusätzlich alle Daten in den jedem Beleg vor der Übertragung angefügten Audit-Trail.

Ja, das Vier-Augen-Prinzip kann umgesetzt werden

Floww-Stufen können so eingestellt werden, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss.

Siehe auch: Mehrstufige Freigabe

Ja, soweit dies technisch möglich ist

Details dazu finden Sie im Artikel GoBD und FLOWWER.

Ja, FLOWWER unterstützt revisionssichere Prozesse

FLOWWER ermöglicht es, Dokumente für einen pro Unternehmen frei festlegbaren Zeitraum im System zu speichern.
Damit können Dokumente langfristig in FLOWWER verfügbar gehalten und per Volltextindex durchsucht werden.

Die Daten werden an DATEV so übergeben, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wird jeder Schritt, der an einem Dokument vorgenommen wird, im Audit-Trail / Protokoll protokolliert.

Siehe auch: Archivfunktion und Revisionssicherheit

Ja, das Erscheinungsbild kann angepasst werden

Anpassungen des Designs – z. B. für Branding entsprechend der eigenen Corporate Identity – sind über das Modul Branding / Corporate Design möglich.

Ja, über die Floww-Einstellung „Bagatellgrenze“

Dies ist über die Floww-Einstellung Bagatellgrenze (auch „Shortcut-Limit“ oder „Bagatellwert“) möglich.

Siehe auch: Regeln für Floww-Stufen

Ja, die Freigabe kann wiederholt werden

FLOWWER ermöglicht es, abgelehnte Dokumente per Reaktivierung zurückzusetzen – entweder um eine oder mehrere Floww-Stufen.

Wichtig:
Um eine oder mehrere Floww-Stufen wiederholen zu können, muss das Dokument zunächst abgelehnt werden.
Anschließend kann es reaktiviert werden. Dabei legt der Benutzer fest, ob die Freigabe ganz von vorne oder ab einer bestimmten Stufe fortgesetzt wird.

Siehe auch: Abgelehnte Dokumente

Ja, die Freigabe kann automatisch starten

FLOWWER startet die Freigabe automatisch, wenn ein Dokument einem Floww zugewiesen ist und gemäß den Regeln für Datenfelder keine Pflichtinformationen fehlen.
In diesem Fall wird der Bereich Nicht zugewiesene Dokumente aus Benutzersicht übersprungen.

Ja, Dokumente können erneut übertragen werden

Dokumente lassen sich auf den Status Freigegeben zurücksetzen.
Anschließend stehen sie in FLOWWER erneut zur Verarbeitung bereit, z. B. über die DATEV-Schnittstelle.
Das Audit-Trail / Protokoll des Dokuments wird nach der Rücksetzung selbstverständlich weitergeführt.

Ja, Dokumente bleiben nach der Freigabe einsehbar

Alle Dokumente sind – entsprechend den jeweiligen Benutzerberechtigungen – bis zu ihrem Ablaufdatum vollständig verfügbar.
Ein guter Startpunkt hierfür ist das Archiv.

Ja, das ist möglich

Es kann festgelegt werden, dass ein gerade freigegebenes Dokument aus der Liste entfernt und direkt das nächste Dokument angezeigt wird.
Diese Einstellung kann jeder Benutzer für sich selbst vornehmen.
Alternativ kann ein Systembetreuer den Wert im Bereich Benutzerverwaltung → Einstellungen für andere Benutzer vorgeben.

Ja, Flowws können jederzeit umbenannt werden

Ein Floww kann jederzeit über die Einstellungen im Floww-Editor umbenannt werden.

Ja, das ist möglich.

Es können mehrere Benutzer mit der selben E-Mail Adresse angelegt werden.
Beispielsweise können sechs Sachbearbeiter mit der Adresse “sachbereich-beispiel@beispielfirma.eu” arbeiten.
FLOWWER ist trotzdem in der Lage, die Mitarbeiter zu unterscheiden.

Einschränkung

Die Passwort-Zurücksetzen-Funktion ist bei gemeinsam genutzten E-Mail Adressen nur über den Anmeldename des Benutzers möglich.

Ja, die Erfassung von Gutschriften ist möglich

Die Erfassung von Gutschriften und Stornorechnungen hängt davon ab, welches Buchhaltungssystem bzw. welche Schnittstelle zur Übertragung freigegebener Dokumente verwendet wird.
Im Folgenden finden sich spezifische Anleitungen für verschiedene DATEV-Dienste:

Beispiel DATEV Belegbilderservice

1. Belegtyp festlegen
   Wählen Sie den Belegtyp „Gutschrift“.

2. Weitere Bearbeitung
   Die restliche Bearbeitung erfolgt identisch wie bei regulären Rechnungen.

Beispiel DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

1. Gutschriftsbetrag eingeben
   Hinterlegen Sie den Gutschriftsbetrag als Bruttobetrag mit vorangestelltem Minuszeichen (also als Negativbetrag).

2. Belegtyp
   Der Belegtyp ist in diesem Fall unerheblich.

Optionale Funktion: Modul „Belegaufteilung“

Falls das Modul „Belegaufteilung“ aktiviert ist, können Gutschriften zusätzlich direkt mit einer Rechnung verrechnet werden:

1. Rechnungsbetrag anpassen
   Reduzieren Sie den Bruttobetrag der betreffenden Rechnung.

2. Gutschriftsbetrag eintragen
   Tragen Sie den Gutschriftsbetrag als Aufteilungsposition mit negativem Betrag ein.

Hinweis: Dieser Schritt ist optional und stellt eine ergänzende Funktion dar, die nicht zwingend erforderlich ist.

Ja, eine Suche nach Seriennummern ist möglich

Häufig werden Seriennummern gekaufter Artikel im Bereich der Positionsbeschreibung einer Rechnung aufgeführt.
Diese Daten werden von der FLOWWER-Volltextsuche erfasst und sind somit durchsuchbar.

Verwenden Sie die Schnellsuche oder die Dokumentensuche, um nach Zeichenfolgen im Volltext zu suchen.

Ja, FLOWWER kann Ausgangsrechnungen verarbeiten.

Am besten, Sie erstellen für die Ausgangsrechnungen einen eigenen Floww.
Möchten Sie die Dokumente ohne Freigabe weiterverarbeiten, d.h. z.B. an die Fibu senden, aktivieren Sie die Sofortfreigabe des Flowws.

Zusätzlich könnte z.B. auf einem Scanner ein Job-Button für “Ausgangsrechnungen” erstellt werden, welcher Dokumente direkt an die CompanyMail-Adresse des Flowws sendet.

Ja, eine weitere Sprache ist möglich

Die Benutzeroberfläche von FLOWWER lässt sich auf Englisch umstellen.

Siehe auch: Hauptmenü

Ja, über die integrierte Single-Sign-On-Funktion

FLOWWER kann mit benutzerdefinierten Auth-Servern kommunizieren und so an ein Active Directory angebunden werden.

Voraussetzung ist, dass das Active Directory per OAuth2 erreichbar ist.

Weitere Informationen: Externer Login und Microsoft-Dokumentation zu OpenID Connect und OAuth

Ja, separate Rechnungen pro Unternehmen sind möglich

FLOWWER ermöglicht es, mehrere Unternehmen in einem einzigen Konto zu verwalten.
Für jedes dieser Unternehmen kann eine eigene Monatsrechnung (Splitrechnung) erstellt werden.

Voraussetzung ist die Nutzung des Lastschriftverfahrens für die Bezahlung der FLOWWER-Gebühren.
Ohne diese Zahlungsart kann die Zuordnung der Zahlungen aufgrund ungenauer Verwendungszwecke schnell unübersichtlich werden.

Eine Zusatzadresse zur Erstellung einer Splitrechnung kann in der Unternehmensverwaltung erstellt oder zugewiesen werden.

Hinweis: Ein Unternehmen muss auf der kontoweiten Hauptadresse verbleiben, um eine klare und eindeutige Zahlungszuordnung zu gewährleisten.

Ja, Google Mail kann mit FLOWWER genutzt werden

Um CompanyMail als gültiges Weiterleitungsziel für Gmail einzurichten, sendet Google Mail einen Bestätigungscode an die entsprechende Adresse.

Die E-Mail von Google finden Sie im Mail-in/out-Protokoll von FLOWWER.

Ja, Unterstützung bei der Einrichtung ist möglich

Wir helfen gerne bei der Einrichtung Ihres FLOWWER-Kontos. Schreiben Sie uns für einen Termin an support@flowwer.de.

Ja, das lässt sich über die Floww-Einstellungen steuern

Über die Floww-Einstellung Mehrfach-Freigabe kann verhindert werden, dass ein Freigeber, der in einer vorherigen Stufe bereits aktiv war, in einer nachfolgenden Stufe ebenfalls freigibt oder freigeben muss.
So wird sichergestellt, dass mindestens zwei Personen an der Freigabe eines Dokuments beteiligt sind.

Ja, Lieferscheine können verarbeitet werden

Jedem Dokument können weitere Dokumente – z. B. Lieferscheine – angehängt oder über Verknüpfungen zugeordnet werden.

Siehe: Dokumentarten und Verknüpfungen (Links) zwischen Dokumenten

Ja, E-Mails können über eine zentrale Adresse empfangen werden

Über das Modul CompanyMail kann FLOWWER E-Mails beliebiger Absender empfangen.
Dazu gehören auch weitergeleitete Mails, z. B. aus gemeinsam genutzten Postfächern (sogenannten Shared Mailboxes).

Ja, Flowws lassen sich kopieren und anpassen

Beim Erstellen eines neuen Flowws kann ausgewählt werden, ob die Einstellungen und Freigeber eines bestehenden Flowws übernommen werden sollen.
Eine vollständige Neuerstellung ist daher nur bei völlig neuen Konstellationen erforderlich.

Ja, Kostenstellen können pro Dokument hinterlegt werden

Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Dokument auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt bzw. gesplittet werden.

Siehe auch: Belegaufteilung

Ja, Lastschriften können berücksichtigt werden

Grundsätzlich ist bei der Freigabe von Lastschriften nichts Besonderes zu beachten.
Falls die FLOWWER-Zahlungsverwaltung genutzt wird, kann im Zahlungsstatus angegeben werden, dass kein SEPA-Export erstellt werden soll.

Darüber hinaus kann ein Wert im Feld „Bezahldatum“ hinterlegt werden.
Diese Information wird, sofern möglich, über Partnerschnittstellen an nachfolgende Systeme übertragen.

Ja, der direkte Versand ist möglich

Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER übertragen werden – wahlweise per E-Mail oder per FTP.
Auf Wunsch ist auch die direkte Zuordnung zu einem bestimmten Floww möglich.

Siehe auch: CompanyMail und FTP (Scan to FLOWWER)

Ja, das ist direkt per E-Mail möglich

Mit dem FLOWWER-Feature CompanyMail können Dokumente wie Belege oder Rechnungen direkt per E-Mail an FLOWWER gesendet werden.
Jedes Unternehmen und jeder Floww erhält automatisch eine eigene E-Mail-Adresse.
So kann der entsprechende Freigabeprozess direkt adressiert werden.

Ja, mehrere Floww-Stufen sind möglich

Jeder Freigabeprozess kann mit bis zu fünf Floww-Stufen und beliebig vielen Freigebern definiert werden.

Siehe auch: Mehrstufige Freigabe

Bevorzugt PDF-Dateien

FLOWWER wandelt Daten automatisch in PDF-Dateien um.
Hochgeladen werden können X-Rechnungen und andere E-Rechnungen im XML-Format, Bilddateien (JPG, TIFF usw.) sowie natürlich PDF-Dateien.

Nein, ein eigener Floww pro Geschäftsführer ist nicht erforderlich

Wird die Nominierung verwendet, kann für jedes Dokument individuell festgelegt werden, welcher Geschäftsführer zur Freigabe benachrichtigt wird.

Nein, es ist keine Installation notwendig.

FLOWWER ist eine “Software as a Service”-Lösung (SaaS), das bedeutet dass keine Installation von Software erforderlich ist.
Das heißt, Sie erstellen sich ein FLOWWER-Konto und im Hintergrund wird Ihr Account automatisch erstellt und für Sie vorbereitet.

Das persönliche Passwort kann jederzeit zurückgesetzt werden.
Die Anleitung zum Zurücksetzen des Passworts befindet sich im folgenden Artikel: Persönliches Kennwort zurücksetzen

Der Sicherheitscode einer Einladungsmail gilt 30 Tage lang.
Ist der Sicherheitscode abgelaufen, kann der Benutzer die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen nutzen.
Auch darüber wird das Benutzerkonto aktiviert.

Ja, Kommentare zu Rechnungen sind möglich

Hierfür gibt es die Dokumenteigenschaft FiBu-Notiz, die gemeinsam mit dem Dokument angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.

Siehe auch: Kommunikation zwischen Benutzern

Ja, in FLOWWER können Sie mehrere Unternehmen in einem einzigen FLOWWER-Konto verwalten.

Dies ist unabhängig davon, ob es sich um Filialen oder komplexe Konzernstrukturen mit Tochter- oder Schwestergesellschaften handelt.
Im Bereich Unternehmen (und Flowws) ist die Verwaltung dieser Struktur möglich und neue Unternehmen lassen sich jederzeit hinzufügen.
Die Anzahl der Unternehmen, die Sie in einem FLOWWER-Konto führen können, ist unbegrenzt.

Ein besonderer Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass Sie unternehmensübergreifend alle zur Freigabe anstehenden Dokumente sowie Zahlungs- und Skontofristen im Überblick behalten können.

Falls Sie DATEV nutzen, können Sie für jedes FLOWWER-Unternehmen eine separate DATEV-Berater- bzw. Mandantennummer hinterlegen.

Benutzer werden für das gesamte Konto über die Benutzerverwaltung angelegt.
Die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Unternehmen kann für jeden Benutzer individuell festgelegt werden.
Darüber hinaus lassen sich für jedes Unternehmen spezifische Flowws (Freigabeprozesse) definieren.

Es kann vorkommen, dass ein erfolgreich an DATEV übertragenes Dokument in den DATEV-Oberflächen (z. B. Unternehmen Online) nicht sofort sichtbar ist.

Weitere Informationen zu einer möglichen Lösung finden Sie hier: Beleg nicht auffindbar nach Übertragung

Auf der Seite News / Info wird angezeigt, wenn eine neue FLOWWER-Version verfügbar ist.

Dort können Administratorinnen und Administratoren die Aktualisierung direkt anstoßen, ohne auf den systemseitigen nächtlichen Neustart oder eine längere Inaktivität aller Benutzer warten zu müssen.

Wenn die DATEV-Schnittstelle (Rechnungsdatenservice 1.0) in FLOWWER aktiviert ist, wird die Belegaufteilung automatisch zum Pflichtfeld.
Das basiert auf einer Schnittstellenvorgabe von DATEV: Jeder übertragene Beleg muss mindestens einen Aufteilungsblock enthalten, zum Beispiel mit einer Kostenstelle.
Ohne diesen lehnt DATEV den Beleg ab.

Diese Pflicht wird von FLOWWER automatisch durch die Regeln für Datenfelder umgesetzt. Dort ist die Einstellung dann nicht mehr änderbar, solange DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 aktiv ist. So verhindert FLOWWER, dass Dokumente wegen fehlender Pflichtinhalte bei der Übertragung abgewiesen werden.

Siehe: DATEV RDS1.0

Wird einem Dokument beim Hochladen (über Company Mail, die Uploadseite, usw.) ein Floww zugewiesen, versucht FLOWWER automatisch, die Freigabe zu starten.

• Gelingt der Start der Freigabe, befindet sich das Dokument auf der Freigabeliste.
• Scheitert der Start, etwa weil Pflichtfelder für die erste Floww-Stufe fehlen, bleibt der Freigabestatus Ungestartet.

Ob die Freigabe direkt gestartet werden kann, hängt davon ab, ob die Regeln für Datenfelder der ersten Floww-Stufe erfüllt sind.

Änderungen an Pflichtfeldern oder die Verwendung einer anderen Schnittstelle können dazu führen, dass sich das automatische Startverhalten ändert.

FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit von Dokumenten auf Basis des zugeordneten Flowws und der Berechtigungen des Benutzers.

Nein, es werden keine US-Clouddienste genutzt

Wir verwenden aus Überzeugung keine US-Clouddienste.
Auf Anfrage können wir jederzeit Auskunft geben, wo sich Ihre Daten befinden.

Lesen Sie hierzu auch den Artikel zu Datenschutz und Sicherheit

Ja, FLOWWER erinnert automatisch an ausstehende Freigaben

FLOWWER versendet regelmäßig Status-Mails an Benutzer, sobald Aufgaben wie Freigaben oder Zahlungen für sie vorliegen.
Die Häufigkeit und die Versandzeiten können individuell festgelegt werden.

FLOWWER besitzt eine zertifizierte DATEV Schnittstelle sowohl für den DATEV Belegbilderservice als auch den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0.

Damit werden Ihre freigegebenen Dokumente sicher und schnell an DATEV Unternehmen Online (“DUO”) übertragen.

Die Datenübergabe erfolgt direkt und ohne Zwischenspeicherung oder USB-Stick.

Eine Dokumentation des Freigabeablaufs wird in Form eines AuditTrail automatisch an jedes übertragene Dokument angehängt und steht so immer zur Verfügung.

Vollständig freigegebene Dokumente werden von FLOWWER automatisch im entsprechenden Bereich Freigegebene Dokumente gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Daten direkt nach DATEV übertragen werden.

Eine automatische Übertragung nach Freigabe kann mit Hilfe von Triggers und Jobs eingerichtet werden.

Sie können archivierte/verarbeitete Dokumente/Belege wieder aufrufen, indem Sie im Archiv das Merkmal ‘Freigabestatus’ mit Wert “verarbeitet” setzen.

Klicken Sie auf “Download ohne Audit-Trail” für den Download der Originaldatei ohne FLOWWER-Protokoll.

FLOWWER zeigt an, ob eine Übertragung stattgefunden hat, dass der Dokumentstatus auf “verarbeitet” steht.
Dieser Status wird von Schnittstellen wie DATEV gesetzt, sobald ein Dokument freigegeben und erfolgreich übertragen wurde.
Der genaue Zeitpunkt der Übertragung ist im Audit-Trail (Logbuch) des Dokuments festgehalten.

Der Dateiname lässt sich direkt in FLOWWER anpassen

In der Mehrspaltenansicht kann der Dateiname im Reiter Details zum Dokument der linken Spalte geändert werden.
Der Editieren-Button befindet sich direkt neben dem angezeigten Dateinamen.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Details zum Dokument.

Die Änderung wirkt sich nicht nur auf die Anzeige in FLOWWER aus, sondern wird auch von Schnittstellen übernommen, die den Dateinamen beim Export mit übertragen – beispielsweise bei DATEV RDS 1.0 und vergleichbaren Formaten.
Der ursprüngliche Name bleibt im Audit-Trail / Protokoll nachvollziehbar erhalten.

Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen → Status-Mails und setzen Sie die Einstellung „E-Mail-Intervall“ auf „Deaktiviert“.
Alternativ können einzelne Auslöser für Statusmails abgeschaltet werden.

Nein, es gibt keine Begrenzung der Dokumente

In einem FLOWWER-Konto können beliebig viele Dokumente gespeichert werden.

Ja, der Freigabeprozess wird vollständig protokolliert

Bei der Übergabe an Folgesysteme (z. B. DATEV Unternehmen online) kann das Audit-Trail mitgegeben werden.
Es enthält alle Aktionen, die das jeweilige Dokument betreffen.

FLOWWER-Kunden finden einen vorausgefüllten AVV im jeweiligen FLOWWER-Konto unter:
Systemeinstellungen → Rechnungen/Buchungen und dann ganz unten auf der Seite „Datenschutzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO“.

Dieser kann direkt online mit den eigenen Daten ergänzt, gespeichert und gedruckt werden.

Die OCR (Optical Character Recognition – deutsch: optische Zeichenerkennung) wird ausschließlich auf unseren eigenen Servern ausgeführt – ohne Nutzung externer Dienste oder fremder Cloud-Services.
So leistet FLOWWER einen Beitrag zur Datensouveränität und stellt sicher, dass die Daten unserer Kunden in unserer Hand bleiben.