Abgelehnte Dokumente und Belege

Aus diesem Bereich können abgelehnte Dokumente entweder vollständig gelöscht oder wieder in die Freigabe zurückgegeben (= reaktiviert) werden. Dieses Konzept dient der Zuverlässigkeit des Systems.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe gewesen ist, nicht ohne eine weitere Prüfung ‘verschwinden’ kann.

Während der Freigabe von Dokumenten und Belegen kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können.
FLOWWER bietet hierfür die Möglichkeit, ein Dokument abzulehnen.
Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.

Wie wird ein Dokument abgelehnt?

Abgelehnt - was nun?

Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.