Abgelehnte Dokumente und Belege

Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Es muss sichergestellt sein, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach ‘verschwinden’ kann.

Im Tagesgeschäft - während der Freigabe von Dokumenten und Belegen - kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können. Das kann verschiedene Gründe haben, auf die wir hier aber nicht weiter eingehen. In FLOWWER lehnt der Freigeber das Dokument dann ab. Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Ein Sonderfall ist, wenn der ablehnende Freigeber gleichzeitig die Berechtigung zum “Verwalten abgelehnter Dokumente” hat. Damit ist natürlich die Prüfung durch mehrere Personen nicht mehr sichergestellt.

Wie wird ein Dokument abgelehnt?

Abgelehnt - was nun?

Abgelehnte Belege sind über den Bereich “Abgelehnte Dokumente” (1) in FLOWWER zu finden. Der abgelehnte Beleg kann an dieser Stelle entweder tatsächlich gelöscht oder reaktiviert werden (2).

Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.