Eigenschaften eines FLOWWER-Dokuments

Allgemeine Daten

Dokumentnummer
Eindeutige Dokumentnummer (z. B. Rechnungsnummer).

Dokumenttyp
Dokumenttyp (z. B. Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Vertrag).

Dokumentdatum
Dokumentdatum (z. B. Rechnungsdatum).

Filter: Dokumentdatum

Eingangsdatum
Eingangsdatum im Unternehmen.

Leistungsdatum
Leistungsdatum bzw. Lieferdatum.

Eigene Referenz
Eigene Referenz.

Fremde Referenz
Fremde Referenz.

Bestellnummer
Bestellnummer.

Datum der Dokumenterstellung
Erstellungszeitpunkt (UTC) im System. Gruppierbar in der Dokumentenliste.

Filter: Datum der Dokumenterstellung

Name (des Dokuments)
Dateiname des Dokuments. Nicht gruppierbar.

Filter: Dateiname

Ablaufdatum
Ablaufdatum für Housekeeping. Das System berechnet es anhand der Aufbewahrungszeit.

Gesamtbeträge

Brutto
Bruttobetrag (inklusive USt.).

Netto
Nettobetrag (ohne USt.).

USt.-Summe
USt.-Summe.

Währung
Währung (z. B. EUR, USD).

Skonto

Ende der Skontofrist
Ende der Skontofrist.

Skontobetrag
Skontobetrag.

Skontosatz
Skontosatz (in %).

Lieferant

Lieferantenbindung
Verknüpfung zum Lieferantenstamm.

Name
Name des Lieferanten.

USt-IdNr.
USt-IdNr. des Lieferanten.

SteuerNr.
SteuerNr. des Lieferanten.

IBAN
IBAN (abweichend vom Lieferantenstamm möglich).

BIC
BIC.

Notizen

FiBu-Notiz
FiBu-Notiz. Wird über Schnittstellen an die Finanzbuchhaltung übertragen.

Benutzernotiz
Benutzernotiz. Bleibt ausschließlich in FLOWWER.

Checkliste
Dynamische Checkliste. Zeigt automatisch relevante oder bereits genutzte Funktionen an.

Bezahldaten

Der Bereich Bezahldaten enthält alle Informationen, die für den Zahlungsvorgang eines Dokuments relevant sind. Diese Daten werden entweder automatisch aus der Belegverarbeitung übernommen oder über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gepflegt.
Einige dieser Felder stehen ausschließlich in Verbindung mit der FLOWWER-Zahlungsverwaltung zur Verfügung.

Bezahlstatus

Zeigt an, in welchem Zahlungszustand sich das Dokument befindet, z. B. Zur Überweisung (SEPA-Export) oder Bezahlt (ohne SEPA-Export).
Der Bezahlstatus bildet eine Art zweiten Mini-Freigabeprozess innerhalb des Zahlungsablaufs.
Er wird verwendet, um Zahlungsfreigaben oder Änderungen am Zahlungsstand nachvollziehbar zu steuern.
→ Weitere Informationen: Bezahlstatus

Bezahlart

Eine frei konfigurierbare Textliste, über die die Art der Zahlung beschrieben wird (z. B. Kreditkarte, Lastschrift oder Barzahlung).
Sie dient vor allem dazu, Zahlungen zu kennzeichnen, die nicht über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung erfolgt sind.
→ Weitere Informationen: Zahlungsverwaltung

Fälligkeit

Datum, an dem die Zahlung spätestens erfolgen muss.
Die Fälligkeit ergibt sich in der Regel aus dem Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Bezahldatum

Dieses Feld kann zwei Bedeutungen haben:

  • Vor der Zahlung: gewünschtes Ausführungsdatum für eine geplante Überweisung (z. B. Terminüberweisung).
  • Nach erfolgter Zahlung: tatsächliches Bezahldatum.
    Das Feld wird nach erfolgter Zahlung in der Regel nicht mehr geändert.

Verwendungszweck

Text, der im Rahmen der Zahlung als Verwendungszweck oder Zahlungsreferenz verwendet wird.
Dieses Feld wird ausschließlich im Zusammenhang mit der FLOWWER-Zahlungsverwaltung genutzt.

Zahlbetrag

Gesamtbetrag, der für das Dokument zu zahlen ist.
Das Feld ist nur in der FLOWWER-Zahlungsverwaltung sichtbar und beinhaltet den tatsächlich zu Überweisenden Betrag.

Ausführungsdatum

Datum, an dem die Zahlung tatsächlich ausgeführt werden soll.
Dieses Feld wird nur innerhalb der FLOWWER-Zahlungsverwaltung verwendet und im Rahmen des SEPA-Exports berücksichtigt.

Belegaufteilung

Die Belegaufteilung beschreibt die Aufteilung eines Dokuments in mehrere Positionen.
Jede Position enthält Angaben zu Buchhaltungskonten, Beträgen, Steuersätzen und Kostenstellen.
Diese Feldgruppe kann daher mehrfach pro Dokument vorkommen – jeweils einmal pro Aufteilungsposition.

Der in FLOWWER integrierte FlexReport unterstützt Auswertungen auf Positionsebene und ermöglicht damit auch detaillierte Analysen für Dokumente mit mehreren Aufteilungen.

Belegaufteilung
Belegaufteilung des Dokuments an sich mit den entsprechenden Aufteilungsgruppen (siehe auch Belegaufteilung).

Aufteilungspositionen

Die folgenden Felder beschreiben die Eigenschaften einer einzelnen Aufteilungsposition.

Konto

Das Buchhaltungskonto, auf welches der Betrag der Aufteilungsposition Position gebucht wird.
Konten können als Auswahlvorschläge in den Stammdaten hinterlegt werden und bestehen aus einer Kontonummer, einer Kontobezeichnung und optional einem BU-Schlüssel (siehe unten).
Zusätzlich kann eine kommagetrennte Liste mit Buchungstexten hinterlegt werden, die beim Erfassen einer Aufteilungsposition als Dropdown angezeigt wird.
Wenn Buchungstexte am Konto hinterlegt sind, übersteuern sie die allgemeinen Buchungstexte (siehe Feld Buchungstext).

Kontoname

Bezeichnung des ausgewählten Buchhaltungskontos.
Der Wert wird automatisch aus den Stammdaten übernommen.

Buchungstext (Ware/Leistung)

Kurzbeschreibung der Ware oder Leistung, auf die sich die Aufteilungsposition bezieht.
Buchungstexte können in den Stammdaten allgemein hinterlegt werden.
Wenn ein Konto eigene Buchungstexte enthält (siehe oben), werden diese verwendet.

BU-Schlüssel

Buchungsschlüssel zum gewählten Konto für die Finanzbuchhaltung.
BU-Schlüssel können als Datensätze in den Stammdaten des Unternehmens gepflegt werden, z.B.:

Code Bezeichnung
1 Umsatzsteuerfrei mit Vorsteuerabzug (nicht EU)
8 Vorsteuer 7 %
9 Vorsteuer 19 %

Zusätzlich kann der zum BU-Schlüssel gehörende Steuersatz hinterlegt werden.
Wenn Buchhaltungskonten (siehe oben) einem BU-Schlüssel zugeordnet sind, sorgt dieser dafür, dass in der Aufteilung nur die zum Steuersatz der jeweiligen Aufteilungsgruppe passenden Konten angezeigt werden.

Brutto

Bruttobetrag der Aufteilungsposition.

Netto

Nettobetrag der Aufteilungsposition.

Steuersatz

Angewendeter Umsatzsteuersatz.

Kostenstelle

Kostenstelle, der die Aufteilungsposition zugeordnet ist.
Kostenstellen können als Stammdaten hinterlegt und optional mit einem Lieferanten oder einem Floww verknüpft werden.
Dadurch wird die Auswahl der Kostenstellen auf die jeweils passenden Werte eingeschränkt.

Kostenträger (KOST2)

Zweite Kostenebene zur weiteren Differenzierung der Aufteilung.
Auch Kostenträger können in den Stammdaten hinterlegt und optional mit einem Lieferanten oder einem Floww verknüpft werden.

KOST-Menge

Erfasst die Menge oder den Wert, der zur jeweiligen Kostenstelle oder zum Kostenträger gehört.
Dieses Feld dient der mengenbasierten Aufschlüsselung der Kosten und kann im FlexReport für Auswertungen genutzt werden.

Steueroptionen innerhalb der Belegaufteilung

[RsTaxControl]
Vorsteuerabzug
Die Einstellung Vorsteuerabzug eines Unternehmens steuert, ob während der Belegaufteilung steuerrelevante Optionen angezeigt werden.
Wenn der Vorsteuerabzug aktiv ist, können Aufteilungsgruppen oder ganze Dokumente so konfiguriert werden, dass keine Vorsteuer abgezogen wird.

[RsNoTaxGroup]
Keine Vorsteuer für Aufteilungsgruppe
Dieses Kontrollkästchen wird angezeigt, wenn der Vorsteuerabzug aktiv ist.
Wird es aktiviert, wird die entsprechende Aufteilungsgruppe bei der Übertragung an die Finanzbuchhaltung ohne Umsatzsteuer übermittelt – unabhängig vom Steuersatz am BU-Schlüssel oder an der Position.
Damit lässt sich beispielsweise der Einkauf steuerfreier Leistungen innerhalb eines ansonsten steuerpflichtigen Dokuments korrekt abbilden.

[RsNoTaxDocument]
Keine Vorsteuer für Dokument
Auf Dokumentebene kann die gleiche Einstellung getroffen werden.
In diesem Fall wird das gesamte Dokument ohne Umsatzsteuer übertragen, auch wenn einzelne Positionen oder Konten einen Steuersatz enthalten.
Diese Option steht in den Dokumenteigenschaften zur Verfügung und wirkt sich auf alle Aufteilungspositionen aus.

Übertragung über Schnittstellen

[RsTransfer]
Übertragung der Aufteilungsdaten
Bei der Übertragung eines Dokuments über eine Schnittstelle (z. B. DATEV, Agenda, Addison) werden alle Aufteilungsdaten einschließlich der steuerlichen Einstellungen an das Zielsystem übergeben.
FLOWWER überträgt dabei:

  • Brutto- und Nettowerte
  • Konteninformationen
  • Kostenstellen und Kostenträger
  • BU-Schlüssel und Steuersätze
  • ggf. aktivierte Steueroptionen (Keine Vorsteuer für Aufteilungsgruppe oder Keine Vorsteuer für Dokument)

Je nach Schnittstelle kann die Darstellung der Aufteilungsdaten im Zielsystem leicht variieren.
Die zugrunde liegenden Werte bleiben jedoch identisch und basieren immer auf den in FLOWWER gespeicherten Aufteilungsfeldern.

Benutzerdefinierte Datenfelder

Hier erscheinen unternehmensspezifische Zusatzfelder.
Die Sichtbarkeit und Logik werden über die Regeln für Datenfelder gesteuert.

Statuskennzeichen

Gemahnt
Markiert, dass das Dokument gemahnt wurde.

Zurückgestellt
Kennzeichnet, dass das Dokument vorübergehend zurückgestellt ist.

Gutschrift
Markiert, dass das Dokument eine Gutschrift ist.

Korrektur
Kennzeichnet, dass das Dokument eine Korrektur darstellt.

Dokumentenstatus

Diese Felder werden vom System automatisch berechnet und dienen zur Anzeige des aktuellen Verarbeitungs- und Freigabestatus eines Dokuments.
Sie sind nicht direkt bearbeitbar, sondern ergeben sich aus anderen Systemwerten oder Floww-Aktivitäten.

Freigabestatus
Aktueller Freigabestatus.
Siehe Begriff “Freigabestatus” und Übersicht der möglichen Werte.

Nächste Stufe
Nächste Floww-Stufe.

Freigaben (aktuelle Floww-Stufe)
Freigaben der aktuellen Floww-Stufe.

Freigaben (frühere Floww-Stufen)
Freigaben früherer Floww-Stufen.

Floww-Info
Floww-Info: Zusammenfassung des Prozessfortschritts.

Unternehmens-Info
Unternehmens-Info.

Dokumentname
Systeminterner Dokumentname.

Dokument-ID
Interne Dokument-ID.

Dateigröße
Dateigröße in Byte.

Fristeninfo
Fristeninfo.

Eigentümer
Eigentümer des Dokuments.