FAQs

Möchten Sie Dokumente online zu DATEV übertragen, benötigen Sie einen DATEV-Datenservice (Online-API).

Kontaktieren Sie hierfür bitte Ihren DATEV-Berater.

Mit Hilfe des Belegbilderservices (BBS) kann FLOWWER die PDF-Datei inkl. Audit-Trail, das Feld Fibu-Notiz und den DATEV-Belegtyp übertragen - mehr nimmt DATEV über diese Schnittstelle nicht an. Diese Schnittstelle nennt sich in FLOWWER “DATEV BBS” bzw. “DATEV Belegbilderservice”

Vorkontierungen, Kostenstellen aus der Belegaufteilung / Kostenstellenzuordnung (früher ‘Belegaufteilung light’) usw. können nur per DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (RDS 1.0) verwendet werden. Mit diesem Service ist eine strukturierte Datenübergabe an DATEV gewährleistet. Für die Verwendung von DATEV RDS1.0 muss der Steuerberater bei DATEV den “Rechnungsdatenservice 1.0” freischalten und zudem “Stammdaten Online” und in der Belegübersicht (1) der Einstellungen (2) die Bearbeitungsform (3) auf “Erweitert” (4) und (5) umstellen.

Achtung: es muss unbedingt das korrekte Wirtschaftsjahr in DATEV Unternehmen Online angelegt sein. Dieses wird nicht automatisch aus Rechnungswesen übernommen. Rechnungsordner

Es wird empfohlen, den Begriff “Eingangsrechnungen” (6) bei DATEV nicht zu ändern, da es sonst zu einem Zuordnungfehler seitens DATEV kommen kann (mit entsprechender Fehlermeldung bei der Übertragung).

Der Abschluss des Flowws auf “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” wird direkt in FLOWWER (8) - (10) umgestellt - oder aber im Floww-Editor (11) - (14) des entsprechenden Flowws.

Siehe: DATEV Belegbilderservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Geht eine Einladungsmail verloren, gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten.

1) Passwortvergabe durch Admin

Der Systembetreuer kann dem neuen Benutzer manuell ein Passwort zuweisen. Damit wird gleichzeitig das Benutzerkonto aktiviert.

2) Passwort vergessen

Der neue Benutzer nutzt die Passwort wiederherstellen -Funktion.
Auf diese Weise kann er sich sein persönliches Passwort vergeben und gleichzeitig das Benutzerkonto aktivieren.

Ja.

FLOWWER sucht Dubletten sowohl auf Basis des digitalen Fingerabdrucks (Hashwert) als auch über das Dokumentdatum bzw. die Dokumentnummer.

Siehe auch: Dublettenprüfung

Ja.

Für jedes Dokument kann bei dessen Erstellung entschieden werden, in welchem Workflow (Floww) die Freigabe erfolgen soll.
Die Zuweisung kann auf Wunsch automatisiert geschehen.
Hinweis: ein Wechsel des Freigabeprozesses ist möglich, ohne das Dokument löschen zu müssen.

Siehe auch: Zuweisung

Ja.

Hierfür verschickt FLOWWER zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten E-Mails an die entsprechenden Freigeber.

Siehe auch: E-Mails mit ToDo-Liste

Ja.

FLOWWER kann über die Benutzeroberfläche auf Englisch umgeschaltet werden.

Siehe auch: Hauptmenü

Ja und nein:

Sie können selbst entscheiden, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen.
Dies kann auch auf definierten Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter …)

Siehe: Regeln für Datenfelder

Kommt darauf an.

Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Freigaben zu erteilen (siehe /docs/permissions/ApproveDocuments/)
Welche Dokumente ein einzelner Mitarbeiter (Freigeber) angezeigt bekommt, steuert der Prozess in FLOWWER automatisch.
Der Mitarbeiter kann entsprechend kontrollieren und mit einem Klick freigeben.

Siehe: Flowws (Gruppierung von Freigebern)

Ja.

Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Siehe auch: Mehrstufige Freigabe

Ja.

FLOWWER ermöglicht, Dokumente für einen - pro Unternehmen - frei einstellbaren Zeitraum im System zu speichern. Damit wird möglich, Dokumente langfristig in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen.

FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wird jeder Schritt, der an einem Dokumente vorgenommen wird, via Audit-Trail / Protokoll protokolliert.

Siehe: Archivfunktion und Revisionssicherheit

Ja.

Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Kontakt ist selbstverständlich kostenlos.
Zusätzlich bieten wir den FLOWWER Schulungs- bzw. Einrichtungsservice an, kontaktieren Sie uns gerne.

Ja

Anpassungen des Designs (z.B. für Branding entsprechend dem eigenen CI) sind über das Modul Anpassbares Design möglich.

Ja.

FLOWWER überspringt den Bereich ‘Eingang/ungestartet’ automatisch, wenn alle Pflichtfelder erfüllt sind - es erfolgt ein automatischer Start des Freigabeprozesses.

Siehe auch: Regeln für Datenfelder

Ja.

FLOWWER kann abgelehnte Dokumente per Reaktivierung zurücksetzen - um eine oder aber auch mehrere Freigabe-Stufen.

Siehe auch: Dokumente ablehnen

Ja.

Dokumente können auf den Status Freigegeben zurückgesetzt werden.
Dann stehen sie seitens FLOWWER zur erneuten Verarbeitung (z.B. per DATEV-Schnittstelle) zur Verfügung.

Selbstverständlich.

Alle Dokumente sind, entsprechend den jeweiligen Benutzerberechtigungen, während der Vorhaltezeit jederzeit verfügbar.

Siehe auch: Archivfunktion

Ja, das ist möglich.

Es können mehrere Benutzer mit der selben E-Mail Adresse angelegt werden.
Beispielsweise können sechs Sachbearbeiter mit der Adresse “sachbereich-beispiel@beispielfirma.eu” arbeiten.
FLOWWER ist trotzdem in der Lage, die Mitarbeiter zu unterscheiden.

Einschränkung

Die Passwort-Zurücksetzen-Funktion ist bei gemeinsam genutzten E-Mail Adressen nur über den Anmeldename des Benutzers möglich.

Ja.

das ist über die integrierte Single Sign On-Funktion möglich, da FLOWWER mit benutzerdefinierten Auth-Servern kommunizieren kann.

Voraussetzung hierfür ist, dass das Active Directory per OAuth2 erreichbar ist. Weitere Infos: Single Sign-On / Externe Anmeldungen und https://learn.microsoft.com/de-de/windows-server/identity/ad-fs/development/ad-fs-openid-connect-oauth-concepts

Ja,

um CompanyMail als gültiges Weiterleitungszeil für GMail einzurichten, sendet Google Mail einen Bestätigungscode an die entsprechende Adresse.

Sie finden die entsprechende E-Mail von Google in der Zeitlinie (FLOWWER Mail-in/out Protokoll).

Ja.

Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze oder Bagatellwert) möglich.

Siehe auch: /gui/system/companies/flows/stagerules/#ShortcutLimit

Ja.

Bei der Erstellung eines neuen Flowws besteht die Möglichkeit, auszuwählen, ob die Einstellungen und Freigeber eines bereits vorhandenen Flowws kopiert werden sollen.
Somit ist die Erstellung neuer Flowws nur bei völlig neuen Konstellationen notwendig.

Selbstverständlich.

Wir helfen gerne bei der Einrichtung Ihres FLOWWER-Kontos - kontaktieren Sie uns einfach für einen Termin.

Ja.

Mit der Option “Mehrfach-Freigabe verbieten” kann verhindert werden, dass ein Freigeber, der in einer vorherigen Stufe bereits aktiv war, in einer nachfolgenden Stufe ebenfalls freigibt/freigeben muss.
Somit wird gewährleistet, dass mindestens zwei Personen zur Freigabe eines Dokuments notwendig sind.

Siehe: /gui/system/companies/flows/settings/#MultiApprovalMode und Mehrfachfreigabe verbieten

Ja.

Sie können jedem Dokument weitere Dokumente (z.B. Lieferscheine) anhängen oder Verknüpfungen herstellen.

Siehe: Dokument-Arten und Verknüpfungen (Links) zwischen Dokumenten

Ja.

Ja: Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Dokument auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt / gesplittet werden.

Siehe auch: Belegaufteilung

Ja,

grundsätzlich ist bei der Freigabe von Lastschriften nichts zu beachten.
Fallse Sie die FLOWWER-Zahlungsverwaltung nutzen, können Sie dem System über das Feld “Bezahl-Status” mitteilen, dass keine SEPA-Überweisung erstellt werden muss.
Darüberhinaus können Sie einen Wert im Feld “Bezahldatum” hinterlegen. Diese Information wird nach Möglichkeit über Partnerschnittstellen an nachfolgende Systeme übertragen.

Siehe auch: Bezahl-Status

Ja.

Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden.
Dies geht wahlweise per E-Mail oder per FTP - auf Wunsch direkt in einen bestimmten Floww.

Siehe: CompanyMail und FTP (Scan to FLOWWER)

Ja.

Sie können jeden Freigabeprozess mit bis zu fünf Freigabestufen und beliebig vielen Freigebern definieren.

Siehe auch: Mehrstufige Freigabe

Bevorzugt PDFs.

FLOWWER wandelt Daten automatisch in PDF-Dateien um.
Hochgeladen werden können X-Rechnungen als XML-Datei, Bilddaten (JPG, TIFF usw.) und natürlich PDF-Dateien.

Der Sicherheitscode einer Einladungsmail gilt 30 Tage lang.
Ist der Sicherheitscode abgelaufen, nutzen Sie die Passwort wiederherstellen -Funktion um den Benutzer nachträglich zu aktivieren.

Ja.

Es gibt ein Feld “Fibu-Notiz”, das gemeinsam mit dem Beleg angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.

Siehe auch: FiBu-Notiz und Notizfunktion

Ja.

FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit von Dokumenten auf Basis des zugeordneten Flowws und der Berechtigungen des Benutzers.

Ja.

FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald Freigaben für den Mitarbeiter bereitstehen.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.

Siehe auch: E-Mails mit ToDo-Liste

Über die DATEV Online APIs.

Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert.
Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt und ohne Zwischenspeicherung oder USB-Stick.

Siehe: DATEV Belegbilderservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Automatisch.

Freigegebene Dokumente werden in der entsprechenden Liste (Freigegebene Dokumente und Belege) gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Daten direkt nach DATEV übertragen werden.
Auf Wunsch kann die automatische Übertragung nach Freigabe eines Dokuments eingerichtet werden.

Siehe: Auslöser und Aktionen (Triggers and Jobs)

Ja

Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) kann das Audit-Trail / Protokoll mitgegeben werden.
Darin sind alle Aktionen - das jeweilige Dokument betreffend - dokumentiert.