FLOWWER ist eine moderne und vielseitige Softwarelösung, die speziell für den sicheren Austausch, die Prüfung und Verwaltung von Dokumenten entwickelt wurde.
Als zentrales Werkzeug unterstützt FLOWWER Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizient und transparent zu gestalten – von der Freigabe von Bestellanforderungen und Verträgen bis hin zur Zahlungsvorbereitung mit SEPA-Export.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Zuverlässige Aufbewahrung: Alle Dokumente werden automatisch indiziert und mit einer Prüfsumme versehen, um konstante Datenintegrität sicherzustellen. Das so aufgebaute Archiv ist in jedem FLOWWER-Konto integriert, sodass Sie jederzeit schnellen und sicheren Zugriff auf alle wichtigen Dokumente haben.
Automatischer Audit-Trail: Jede Aktion wird automatisch protokolliert. Dieser lückenlose Audit-Trail stellt sicher, dass alle Vorgänge nachvollziehbar sind. Der Audit-Trail kann zusammen mit dem Hauptdokument über Schnittstellen an Drittsysteme übertragen werden – für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Leistungsstarke Suchfunktion: Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie Informationen auch dann, wenn sie nicht speziell aufbereitet wurden – ideal, um den Überblick zu behalten.
Dokumentenverknüpfungen: Zusammenhänge zwischen Dokumenten – beispielsweise zwischen Rechnungen und Lieferscheinen – werden gezielt auf Basis der Bestellnummer oder durch den Benutzer hergestellt und nachvollziehbar dargestellt.
Nahtlose Integration: Mit Schnittstellen zu Partnern wie DATEV, Agenda und Addison wird eine medienbruchfreie Datenübertragung gewährleistet.
Umfangreiche Reporting-Möglichkeiten: Das Modul FlexReport erlaubt detaillierte Abfragen und den Export von Daten, etwa in Excel-Tabellen, für weiterführende Analysen.
Betrieb in Deutschland: Als SaaS-Lösung wird FLOWWER auf Servern deutscher Unternehmen betrieben. Dies schafft nicht nur ein hohes Maß an Datensicherheit, sondern trägt auch zur digitalen Souveränität bei, da keine Abhängigkeit von Anbietern außerhalb der EU besteht.
Ob Sie neu in der digitalen Dokumentenverwaltung sind oder bereits komplexe Prozesse managen – FLOWWER bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Dokumentenprozesse sicher, effizient und übersichtlich zu steuern.
Entdecken Sie, wie FLOWWER Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann!
1 - Herzlich Willkommen bei FLOWWER – Erste Schritte
Schnell und einfach mit FLOWWER loslegen.
Diese zentrale Einstiegsseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick und Zugang zu den ersten Schritten in FLOWWER – unabhängig davon, ob Sie als Systemadministrator oder als Anwender/Freigeber starten.
Bitte wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer Rolle passt, um gezielt in die Welt von FLOWWER einzutauchen.
Sind Sie Systemadministrator?
Als Systemadministrator übernehmen Sie die technische Einrichtung und Verwaltung unserer Plattform. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
Systemkonfiguration: Einrichtung und Anpassung der FLOWWER-Umgebung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Sicherheitsmanagement: Verwaltung von Benutzerrechten, Zugriffskontrollen und Datensicherung.
Wartung und Support: Überwachung der Systemleistung sowie Durchführung von Updates und Backups.
Erfahren Sie mehr in unserer Erste Schritte für Administratoren – hier finden Sie detaillierte Anleitungen, Best Practices und Tipps zur optimalen Systemverwaltung.
Sind Sie Anwender oder Freigeber?
Wenn Sie FLOWWER in Ihrer täglichen Arbeit nutzen, unterstützen Sie durch Ihre Rückmeldungen und Freigaben den reibungslosen Ablauf der Prozesse. In Ihrem Bereich erwarten Sie unter anderem:
Einführung in die Benutzeroberfläche: Lernen Sie, wie Sie sich zurechtfinden und effizient mit FLOWWER arbeiten.
Workflow-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie Aufgaben erstellen, bearbeiten und freigeben.
Tipps und Tricks: Praktische Hinweise zur Optimierung Ihrer täglichen Arbeit mit FLOWWER.
Neben den oben genannten Einführungsseiten bieten wir Ihnen zusätzliche Materialien und häufig gestellte Fragen (FAQ), um Ihnen den Start so angenehm wie möglich zu gestalten. Schauen Sie sich auch unsere Support-Seiten an oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung!
1.1 - Erste Schritte als Anwender
Willkommen bei FLOWWER!
Als Freigeber sind Sie Teil von Freigabeprozessen und tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient und strukturiert getroffen werden.
Dieser Artikel hilft Ihnen, sich schnell zurechtzufinden und die relevanten Funktionen von FLOWWER zu verstehen.
Zugang erhalten
Ihr Administrator richtet Ihren Zugang zu FLOWWER ein und stellt Ihnen Ihre Anmeldedaten zur Verfügung.
Sollten Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen oder Ihr Aktivierungstoken abgelaufen sein, nutzen Sie die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen.
Übersicht über die Benutzeroberfläche
Nach dem Login gelangen Sie zum FLOWWER-Dashboard.
Das Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Jeder Benutzer sieht dabei nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
FLOWWER Dashboard, weitere Details finden Sie hier: Dashboard
Die Benutzeroberfläche ist in folgende Bereiche unterteilt:
Dokumentenliste: Hier sehen Sie alle Dokumente, die Ihnen zur Freigabe zugewiesen wurden. Filtermöglichkeiten helfen Ihnen, schnell die relevanten Dokumente zu finden.
Mehrspaltenansicht: Diese Ansicht ermöglicht Ihnen, gleichzeitig verschiedene Informationen eines Dokuments zu prüfen, z. B. Belegaufteilung oder Freigabe-Details.
Info/Notiz-Reiter: Enthält Kommentare und den Verlauf des Freigabeprozesses.
Die Freigabeliste
Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.
Die Markierung (3) öffnet nun
das Dokument auf dem Bildschirm (4),
den Dokumentenstatus (5)
die Belegeigenschaften (6) als auch
das Logbuch des Dokuments.
Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch
Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.
in welchem Floww sich der Beleg befindet
wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
den Namen des Dokuments
sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.
Die Beleg-Eigenschaften beherbergen
die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
das eigentliche Freigabetool (2)
den Beleg abzulehnen (3)
die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus
Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.
1.2 - Erste Schritte als Admin
FLOWWER lässt sich in verschiedenen Integrationstiefen verwenden, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Ihre Prozesse zu optimieren.
In jedem Fall unterstützt FLOWWER Sie bei der einfachen Freigabe von Rechnungen.
Auf Wunsch können Sie diesen Prozess erweitern und mit FLOWWER Ihre Buchhaltung vorbereiten.
Beide Varianten – ob reine Rechnungsfreigabe oder mit vorbereitender Buchhaltung – können durch die Freigabe von Bestellungen oder Bedarfsanforderungen begleitet werden.
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch Ihre Beschaffungsprozesse optimal zu steuern.
Herzlich Willkommen zu „Erste Schritte für Hintergrundwissen“!
Diese Seite richtet sich an Administratoren, Prüfer und alle, die einen tieferen Einblick in den technischen Hintergrund von FLOWWER gewinnen möchten.
Hier erhalten Sie kompakte und praxisnahe Informationen zu den wesentlichen Systemkomponenten, Sicherheitsaspekten und den Abläufen, die den Betrieb und die Verwaltung von FLOWWER ermöglichen.
Das FLOWWER-Dokument
Das FLOWWER-Dokument stellt die zentrale Datenstruktur dar, mit der FLOWWER operiert.
Es bildet den grundlegenden Datensatz, der alle relevanten Informationen, Metadaten und Zusammenhänge innerhalb des Systems abbildet
Jedes FLOWWER-Dokument verfügt über folgendem zentrale Merkmale:
Arbeitsinhalt:
Das Dokument enthält den Arbeitsinhalt, beispielsweise in Form einer vom Benutzer hochgeladenen PDF-Datei oder einer empfangenen E-Rechnung.
Originaldaten:
In jedem Dokument sind die originalen Daten unverändert enthalten, sodass jederzeit der ursprüngliche Inhalt abrufbar ist.
Vorschau und Verknüpfungen:
Es wird, sofern möglich, stets eine Vorschau des Dokuments erzeugt. Zudem können Dokumente untereinander verknüpft werden, um Zusammenhänge und Beziehungen abzubilden.
Audit-Trail (FLOWWER Protokoll):
Das Dokument besitzt einen Audit-Trail, der als FLOWWER-Protokoll sämtliche Aktionen und Änderungen dokumentiert.
Floww-Zuweisung:
Ein Dokument kann einem Floww zugewiesen sein - so wird der für das Dokument verantwortliche Freigabeprozess festgelegt.
Freigabeprozess und Regeln:
Die zugehörigen Freigaberegeln legen fest, wie und wann Freigabeanforderungen an Benutzer gesendet werden.
Speicherung der Freigaben:
Am Dokument werden die tatsächlich erteilten Freigaben gespeichert.
Statusberechnung:
Auf Basis Regeln des zugewiesenen Flowws den gespeicherten Freigaben wird der aktuelle Status des Dokuments errechnet.
Dokumentlebenszyklus
Der Dokumentlebenszyklus bildet einen wesentlichen Bestandteil von FLOWWER.
Er umfasst sämtliche Phasen eines Dokuments – von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung.
Jeder Status spiegelt dabei den aktuellen Bearbeitungsstand wider und dient als Grundlage für nachfolgende Aktionen im System.
Ein übersichtliches Diagramm finden Sie hier:
Eine detaillierte Erläuterung zu den einzelnen Dokumentstatus finden Sie hier: Mögliche Zustände eines Dokuments
Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller Dokumente innerhalb von FLOWWER.
1.4 - YouTube - Video
FLOWWER-Onboarding und Info-Video auf YouTube
2 - Schnittstellen
FLOWWER bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, um eine medienbruchfreie und nahtlose Integration in bestehende Systeme zu ermöglichen.
Ziel ist es, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und Daten sicher sowie effizient zwischen Systemen auszutauschen.
Funktionsweise
Die FLOWWER-Schnittstellen ermöglichen die Übertragung von Dokumenten, Metadaten und Freigabeinformationen in angebundene Systeme wie ERP-, Buchhaltungs- oder Archivierungslösungen.
Dokumente im Zustand “freigegeben” stehen für die Übertragung über eine Schnittstelle zur Verfügung.
Dokumente mit diesem Status werden im Bereich Freigegebene Dokumente und Belege angezeigt und von FLOWWER-Schnittstellen als qualifiziert zur Verarbeitung angesehen.
Dies stellt sicher, dass nur geprüfte und abschließend genehmigte Inhalte übertragen werden.
Die Übertragung kann dabei automatisch erfolgen, sofern dies von der jeweiligen Schnittstelle unterstützt wird.
Vorteile der Schnittstellen
Qualitätssicherung: Durch die Bedingung, dass ein Dokument den Status “freigegeben” erreichen muss, wird sichergestellt, dass ausschließlich validierte Inhalte verarbeitet werden.
Medienbruchfreie Übertragung: Alle Daten werden direkt von FLOWWER in das Zielsystem übertragen, ohne dass Informationen manuell eingegeben oder kopiert werden müssen.
Automatisierung (optional): Prozesse wie die Übergabe von freigegebenen Rechnungen oder Bestellanforderungen können vollautomatisch erfolgen, wenn die Schnittstelle dies unterstützt.
Datenintegrität: Der vollständige Audit Trail wird zusammen mit den Dokumenten übertragen und steht im Zielsystem zur Verfügung.
Flexibilität: FLOWWER unterstützt eine Vielzahl an Partnern, darunter DATEV, Agenda und Addison, sodass sich die Schnittstellen leicht in unterschiedlichste IT-Umgebungen integrieren lassen.
Sicherheit und Hosting
FLOWWER wird ausschließlich auf Servern deutscher Anbieter gehostet. Dadurch wird ein hoher Standard an Datenschutz und digitaler Souveränität gewährleistet. Auch die Schnittstellenkommunikation erfüllt strenge Sicherheitsanforderungen, um vertrauliche Daten zu schützen.
Fazit
Die FLOWWER-Schnittstellen tragen maßgeblich dazu bei, den Workflow Ihrer Organisation zu optimieren.
Sie ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit zwischen FLOWWER und anderen Systemen, reduzieren manuelle Eingriffe und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz.
Der Dokumentstatus “freigegeben” bildet dabei die Grundlage für jede Übertragung über eine Schnittstelle, da dieser sicherstellt, dass nur geprüfte und finale Daten verarbeitet werden.
2.1 - ADDISON OneClick
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an ADDISON OneClick.
Kurzbezeichnung in FLOWWER: AOC SC
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA
Einrichtung
Interaktion ADDISON OneClick - FLOWWER
Voraussetzungen
→ ADDISON SMART Connect Integration innerhalb OneClick & FLOWWER-Account
Verknüpfung von FLOWWER mit ADDISON OneClick:
Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte per FLOWWER Feedback.
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem ADDISON-Ansprechpartner ab.
2.2 - Agenda Connect
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an Agenda Connect.
Kurzbezeichnung in FLOWWER: AGENDA XML
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA
Einrichtung
Verknüpfung von FLOWWER mit AGENDA:
Überblick Mit FLOWWER und AGENDA wird die Buchführung zu einem mühelosen Prozess. Die Schnittstelle zu AGENDA sorgt dafür, dass Belege nahezu automatisch an die richtigen Stellen gelangen – sei es in die eigene Buchhaltung, zum Steuerberater oder in ein Buchhaltungsbüro.
Die Finanzbuchführung erstellt unverzüglich passende Buchungsvorschläge aus den gelieferten Belegen, die dann direkt beglichen werden können. Dank einer intelligenten Volltextsuche im Belegarchiv finden Anwender Dokumente schnell und sicher. So wird Buchführung mit FLOWWER und AGENDA zu einem effizienten und stressfreien Erlebnis.
Interaktion AGENDA - FLOWWER
Voraussetzungen
→ Anwender benötigen einen FLOWWER-Account, die AGENDA Finanzbuchführung sowie die Cloud-Lösung Digitales Belegbuchen.
Verknüpfung von FLOWWER mit ADDISON OneClick:
Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte per FLOWWER Feedback.
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem AGENDA-Ansprechpartner ab.
2.3 - DATEV Belegbilderservice
Übergabe des Belegbild mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll.
Kurzbezeichnung in FLOWWER: DATEV BBS
XML-Schnittstelle: NEIN
Automatische Übertragung möglich: JA
Bei dieser Übergabeform wird lediglich das Belegbild (PDF- Datei der Rechnung)) mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll nach DATEV Unternehmen Online übergeben.
In DUO greift dann die DATEV OCR Erkennung um die Beleginformationen wie Datum, Belegnummer, Betrag etc. zu vervollständigen.
Die Übergabe über die „Belegtransfer online“-Schnittstelle erfolgt ohne weitere Gebühren.
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
2.5 - DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten über ‘DATEV RDS1.0’ an DATEV Unternehmen Online (DUO).
Kurzbezeichnung in FLOWWER: DATEV RDS1.0
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA
Bitte beachten Sie, dass bei DATEV ‘DATEV Rechnungsdatenservice 1.0’ gebucht,
und der Bearbeitungsmodus von DUO auf ‘Erweitert’ umgestellt sein muss.
Für weitere Details kontaktieren Sie bitte Ihren Steuerberater.
Datenübertragung
FLOWWER übermittelt folgende Daten
Belegbild
Belegbasisdaten
Belegaufteilung (wenn vorhanden)
Kosten
Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.
DATEV-Ablagestruktur
FLOWWER erlaubt es, die Ablage der übertragenen Dokumente entsprechend bestimmter Dokumenteeigenschaften festzulegen.
Es stehen drei Hierarchieebenen zur Verfügung.
Die FLOWWER-seitige Voreinstellung ist
Ebene 1: ‘FLOWWER’ (fester Wert)
Ebene 2: Jahr und Dokumenttyp (ergibt z.B. ‘2021 Rechnungseingang’)
Ebene 3: Monat (Nummer und Name) (ergibt z.B. ‘02 Februar’)
Ein mit der Voreinstellung übertragenes Dokument würde in DATEV Unternehmen Online im Ordner ‘FLOWWER/2021 Rechnungseingang/02 Februar’
abgelegt werden.
Folgende Werte können den einzelnen Stufen nun zugewiesen werden:
Einstellung
Beispielwert
Hinweis
Dokumenttyp
Rechnungseingang
Definition von Dokumenttypen in den Unternehmenseinstellungen
Fester Wert
FLOWWER
Floww-Name
Bereitstellung durch Mitarbeiter
FLOWWER ersetzt alle Zeichen außer 0-9, A-Z und a-z durch Unterstriche.
Monat (Nummer)
02
Monat (Nummer und Name)
02 Februar
Jahr
2021
Jahr und Dokumenttyp
2021 Rechnungseingang
2.6 - DATEV-Langzeittoken
Was ist ein Langzeittoken?
Ein
Langzeittoken
ist ein digitaler Schlüssel, der es dem FLOWWER-System erlaubt, sich ohne Benutzerinteraktion bei DATEV anzumelden.
Wenn ein Langzeittoken in FLOWWER hinterlegt ist, kann die automatisierte Übertragung an DATEV aktiviert werden.
Für jedes DATEV-Unternehmen ist ein separates Langzeittoken erforderlich.
Dies ist eine Vorgabe von DATEV, die sicherstellt, dass die Authentifizierung und Datenübertragung für jedes Unternehmen individuell und sicher erfolgt.
Unabhängig davon besteht weiterhin die Möglichkeit, sich für jede einzelne Übertragung manuell bei DATEV anzumelden und Daten manuell zu übertragen.
Einrichtung
Die Anforderung eines Langzeittokens wird über den Reiter Schnittstellen / Datenweitergabe des jeweiligen FLOWWER-Unternehmens durchgeführt.
Klicken Sie auf den “Bei Anbieter anmelden”-Button und wählen Sie im Untermenü die Option “Anmelden und Langzeit-Token anfordern” aus.
Die DATEV-Anmeldung/Zustimmung erfolgt wie gewohnt über das von Ihnen gewählte Loginverfahren.
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zurück zu FLOWWER geleitet.
Es wird angezeigt, dass das Langzeittoken erfolgreich gespeichert wurde, einschließlich des Zeitpunkts und des Benutzers, der das Token angefordert hat.
Info über ein zwischengespeichertes Langzeit-Token an einem FLOWWER-Unternehmen:
Abrufdatum
FLOWWER-User der das Token abgerufen hat (hier: Sonja)
DATEV-Benutzer, zu welchem das Token gehört (hier: ‘Sascha Schwegelbauer’)
Gültigkeitsdatum
Ergebnis der Testabfrage
3 - Single Sign On (SSO)
Für jedes FLOWWER-Benutzerkonto kann ein SingleSignOn (SSO) - Modul hinzugebucht werden.
Damit ist die Anmeldung an FLOWWER über externe Anbieter möglich.
Konkret bedeutet das, dass der Benutzer sein Passwort nicht bei FLOWWER, sondern bei dem jeweiligen, externen Anbieter eingibt.
Auf diese Weise kann die Passwortverwaltung zentral organisiert und gesteuert werden.
Auf Wunsch kann der FLOWWER-Administrator auch diese Anmeldeform erzwingen.
Wissenswert hierbei ist, dass die externe Anmeldung dem FLOWWER-Benutzerkonto hinzugefügt wird.
Es wird kein paralleler Benutzer erzeugt.
Auf diese Weise bleiben die Benutzerdaten und -einstellungen (Dokumente, Freigaben, usw.) erhalten.
Einrichtung
Damit einzelne FLOWWER-Benutzer externe Anmeldungen nutzen können, muss zuerst ein Anbieter eingerichtet werden.
Verwenden Sie hierfür den Assistenten in den Systemeinstellungen.
Key-Features
Passwortrichtlinien usw. über SSO-Anbieter
Kann FLOWWER-2FA optional übergehen
Mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto möglich
Jeder Benutzer kann mehrere externe Anmeldungen besitzen (so nahtlose Migration zwischen SSO-Anbietern möglich)
Kann zu bestehendenden FLOWWER-Benutzern hinzugefügt werden
Admin kann (kostenlos) mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto hinterlegen
SSO-Benutzer kann auch zu reinem FLOWWER-Benutzer umgewandelt werden (ohne dass Dokumente usw. verloren gehen)
FLOWWER-Benutzer
(aktuell fest hinterlegt mit 8 Zeichen usw.) SSO-Modul für Benutzer Kontoweite Basisfunktion
Externer Anbieter notwendig –
Zuordnung der externen Anmeldung zu FLOWWER-Benutzer über OIDC-Scope „email“ bzw. „profile“ (alternativ nach lokaler Anmeldung direkte Zuordnung möglich)
Funktion
Ohne SSO
Mit SSO
Lokale Anmeldung
Ja
Ja, kann vom Admin verboten werden
Externe Anmeldung
Nein
Ja, kann vom Admin verboten werden
2FA
Ja, kann erzwungen werden
Ja, Steuerung über SSO
Richtlinien
feste Vorgabe
vorgegeben über SSO-Anbieter
4 - Triggers & Jobs
FLOWWER bietet ein leistungsfähiges Automatisierungs-Framework, bei dem Triggers (Ereignisauslöser) und Jobs (konfigurierbare Aufgaben) eine zentrale Rolle spielen.
Triggers sind in FLOWWER fest hinterlegt und werden bei bestimmten Ereignissen, etwa eine erfolgreiche Initialanalyse oder eine Änderung bei Lieferantenstammdaten, ausgelöst.
Jobs können Sie unternehmensspezifisch erstellen und konfigurieren. Ein Job wird immer an einen passenden Trigger geknüpft; FLOWWER verhindert hierbei ungültige Kombinationen.
Info
Da Triggers und Jobs in jedem Unternehmen andere Anforderungen haben, erfolgt die Konfiguration – insbesondere die Job-Erstellung – in der Unternehmensverwaltung von FLOWWER.
Triggers in FLOWWER
FLOWWER stellt eine Reihe fester Ereignisauslöser (Triggers) bereit, die auf spezifische Ereignisse reagieren.
Sobald das zugrunde liegende Ereignis eintritt, prüft FLOWWER, ob zu diesem Trigger einer oder mehrere passende Jobs konfiguriert sind.
Ist dies der Fall, werden die zugeordneten Jobs automatisch gestartet.
Auf diese Weise lassen sich Abläufe in Ihrem Unternehmen automatisieren und beschleunigen.
Beispiele für solche Ereignisse sind:
Nach Initialanalyse
Nach Datenextraktion
Nach Floww-Änderung
Nach Lieferantenänderung
Nach Freigabestufe verändert
Status Freigegeben erreicht
Wichtig: Triggers sind systemseitig fest definiert und decken die häufigsten Prozessanforderungen ab.
Jobs in FLOWWER
Jobs sind konfigurierbare Arbeitsschritte oder Skripte, die auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten werden können.
FLOWWER stellt eine Reihe von Standard-Jobs zur Verfügung (z. B. „AsservioScript ausführen“, „Webhook aufrufen“, „Lieferantenbindung herstellen“), die je nach Bedarf angepasst und erweitert werden können.
Zusätzlich haben Unternehmen die Möglichkeit, eigene Jobs zu erstellen, zum Beispiel für interne Schnittstellen oder spezielle Workflows.
Aufrufen externer APIs oder Webhooks
Ausführen von Skripten (z. B. AsservioScript)
Starten weiterer Verarbeitungsprozesse (z. B. Zuordnen einer Rechnung zum passenden Lieferanten)
Finalanalyse und Qualitätssicherung
Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an die Prozesse hat, werden die Jobs in der Unternehmensverwaltung konfiguriert. Diese Trennung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Änderungen an den Abläufen vornehmen können und dass die Konfiguration eindeutig den betrieblichen Anforderungen entspricht.
Zusammenspiel von Triggers und Jobs
Fester Trigger → Passender Job
Ein Job muss immer einem konkreten (passenden) Trigger zugewiesen sein. Der Trigger definiert, wann oder unter welchen Umständen der Job gestartet wird.
FLOWWER verhindert die Zuordnung eines Jobs zu einem ungeeigneten Trigger. So werden fehlerhafte Konfigurationen vermieden.
Beispiel: Ein Job, der nur bei Dokumentenrelevanten Änderungen sinnvoll ist, kann nicht an „Nach Lieferantenänderung“ gebunden werden, wenn es keine Dokumentverknüpfung gibt.
Unternehmensspezifische Anpassungen
Obwohl die Triggers unveränderlich sind, können Sie eigene Jobs erstellen oder vorhandene anpassen, um sie an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen.
Neue Job-Konfigurationen werden stets in der Unternehmensverwaltung angelegt und lassen sich nur mit Triggern verknüpfen, die zum jeweiligen Szenario passen.
4.1 - Job 'Standardfloww zuweisen'
Weist das Dokument dem Standardfloww seines gebundenen Lieferanten zu.
Wird nicht ausgeführt wenn:
Kein Lieferant gebunden
Lieferant hat keinen Standardfloww
Dokument ist bereits dem Standardfloww zugewiesen
Ist bereits ein Floww zugewiesen, wird die Zuweisung überschrieben!
5 - Abwesenheitsvertretung
Die Funktion “Freigabe Abwesenheitsvertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert, damit bleibt nachvollziehbar, ob bzw. von wem in Vertretung freigegeben wurde. Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.
Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen.
Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.
Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.
In Dokumentlisten zeigt das -Icon an, dass es sich um ein in Dokument mit Vertretungsfreigabe handelt.
Normalzustand. Der aktuelle Benutzer ist weder als abwesend noch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Benutzer als Vertretung festgelegt
Der aktuelle Benutzer wurde von anderen Benutzern als Abwesenheitsvertretung festgelegt.
Benutzer ist abwesend
Der Benutzer ist gemäß seiner Benutzereinstellungen als abwesend festgelegt.
Benutzer abwesend und gleichzeitig Vertretung
Möglicher Konflikt: Der Benutzer ist sowohl als abwesend als auch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Das FLOWWER-System ist in der Lage, Abwesenheitsvertretungen über mehrere Benutzer hinweg zu kaskadieren.
Dennoch sollte sicherheitshalber geprüft werden, dass die Vertretungskette praktikabel ist.
6 - Berechtigungen
In diesem Bereich erhalten Sie eine kurze Erklärung zu allen Benutzerrechten (bzw. Benutzerberechtigungen) in FLOWWER.
Mehrere Benutzerrechte können zu einer Benutzerrolle zusammengefasst werden: Rollenverwaltung
Tipp
Je weniger Berechtigungen ein Benutzer hat, desto weniger Bearbeitungsmöglichkeiten und Optionen sind auf der Oberfläche sichtbar.
Die Benutzeroberfläche wird also ’einfacher'.
Steuert, ob der Benutzer neue Dokumente in das FLOWWER-Konto hochladen darf.
Info
Benutzer ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen Dokumente nur in direkt zugewiesene Unternehmen laden.
6.2 - Floww zuweisen / Freigabe starten
Kontoweit
Superrecht.
Alle ungestarteten Dokumente sind für den Benutzer sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos zugewiesen werden.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Dokumente an alle Flowws der ihm zugeordneten Unternehmen zuweisen und deren Freigabe starten
Zugehörige Flowws
Erlaubt Benutzern den Zugriff auf Flowws bzw. den Flowws zugewiesenen Dokumente, in welchen sie selbst Freigeber oder Supervisor sind.
Dokument(e) ohne
Zuweisung
dürfen durch den Benutzer nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.
6.3 - Dokumente freigeben
Erlaubt dem Benutzer, Freigaben zu erteilen.
Es gelten die Regeln des dem Dokument zugewiesenen Flowws.
6.4 - Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen
Kontoweit
Erlaubt uneingeschränkten Zugriff auf ‘Abgelehnte Dokumente’.
Nur verantwortliche (Dokumente)
Erlaubt Zugriff auf ‘Abgelehnte Dokumente’ mit Einschränkung auf Dokumente im Verantwortungsbereich des Benutzers.
Dies bezieht sich auf Dokumente, auf welche Folgendes zutrifft:
Benutzer ist Besitzer (Uploader)
Benutzer ist Mitglied im Floww des Dokuments
Dokument hat keinen Floww (ist unzugewiesen)
6.5 - Administrator
Gibt dem Benutzer alle möglichen Berechtigungen.
Das besondere an dieser Berechtigung ist, dass auch in Zukunft hinzukommende, weitere Berechtigungen dem Benutzer automatisch gegeben werden.
Wir empfehlen, diese Berechtigung immer wenigstens zwei Benutzern zu erteilen um in Notfällen handlungsfähig zu bleiben.
6.6 - Aktivierung und Features verwalten
Steuert, ob der Benutzer Features buchen / kündigen darf.
6.7 - Alle Dokumente administrieren
Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente des gesamten Kontos.
Info
Für die Freigabe gelten die Regeln des dem jeweiligen Dokument zugewiesenen Flowws.
Zugehörige Unternehmen
Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente der dem Benutzer zugehörigen Unternehmen.
6.8 - Anhänge zu Dokumenten hinzufügen
Berechtigt, Anhänge zu einem Dokument hinzuzufügen.
6.9 - Belegaufteilung bearbeiten
Berechtigt, die Belegaufteilung / Kostenstellenzuordnung eines Dokuments zu bearbeiten.
6.10 - Benutzer verwalten
TBD
6.11 - Dokumentanhänge entfernen
Berechtigt, bestehende Anhänge von einem Dokument zu entfernen.
6.12 - Dokumentdaten bearbeiten
Berechtigt, die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten.
6.13 - Dokumente ablehnen
Die Funktion ‘abgelehnte Dokumente’ verhindert, dass ein einzelner Prüfer ein Dokument vollständig aus dem Freigabeprozess entfernen und löschen kann.
Dokumente, die im Freigabeprozess abgelehnt werden, müssen in einem zweiten Schritt überprüft werden.
Hier kann entschieden werden, ob das Dokument gelöscht oder wieder in den Prozess zur Überarbeitung zurückgeführt werden soll.
Die Entscheidungsfindung erfolgt somit transparent und kollaborativ.
6.14 - FiBu-Notiz aktualisieren
Berechtigt, die FiBu-Notiz eines Dokuments zu bearbeiten.
Nützlich für Benutzer, die außer der FiBu-Notiz keine weiteren Dokumenteigenschaften bearbeiten sollen.
6.15 - Freigegebene Dokumente auf alternativem Weg herunterladen
Gestattet den Download freigegebener Dokumente ohne Verwendung einer Schnittstelle.
Hierzu gehört die FLOWWER REST-API und der Download über die Benutzeroberfläche.
Info
Bitte beachten Sie, dass über diese Berechtigung Dokumente in nicht revisionssichere Systeme (z.B. Windows Dateisystem) gelangen können.
Prüfen Sie bitte daher, ob ggfls. GoBD-Verletzungen entstehen können.
6.16 - Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben
Berechtigt, ohne vorherige Ablehnung, ein Dokument eine Freigabestufe zurückzustufen.
6.17 - Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten
TBD
6.18 - Nominierungen bearbeiten
Berechtigt den Benutzer, die Nominierungen eines Dokuments nachträglich zu ändern.
6.19 - Stammdaten / Lieferanten bearbeiten
Kontoweit
Superrecht.
Stammdaten und Lieferanten aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind durch den Benutzer bearbeitbar.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten explizit zugehöriger Unternehmen bearbeiten.
Zugehörige Flowws
Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten zugehöriger Unternehmen bearbeiten.
6.20 - Systemeinstellungen verwalten
Ermöglicht den Zugriff auf den Bereich ‘Systemeinstellungen’
6.21 - Unternehmen und Flowws verwalten
Gestattet dem Benutzer den Zugriff auf die Unternehmensverwaltung.
6.22 - Zugriff auf Freigegebene Dokumente
Steuert die Sichtbarkeit des Bereichs ‘Freigegebene Dokumente’ bzw. zeigt die Schaltfläche zum Bereich ‘Freigegebene Dokumente’ an.
Kontoweit
Ermöglicht Zugriff auf freigegebene Dokumente aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos.
Zugehörige Unternehmen
Eingeschränkter Zugriff nur auf dem Benutzer zugeordneter Unternehmen bzw. deren Dokumente.
6.23 - Zugriff auf Zahlungsverwaltung
Kontoweit
Superrecht.
Zahlungsverwaltung aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind zugreifbar.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Zahlungsverwaltung der ihm zugeordneten Unternehmen (siehe
Unternehmenszuordnung
) verwenden.
7 - Mögliche Zustände eines Dokuments
Jedes Dokument bzw. jeder Beleg im System hat genau einen Zustand. Dieser spiegelt den aktuellen Verarbeitungsstand innerhalb des Systems wider.
Ungestartet
Die Freigabe des Dokuments wurde noch nicht gestartet. Diese Belege sind über das Dashboard oder die Liste ‘“Eingang/ungestartet” zu finden.
Unzugewiesene Dokumente können von Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung “Dokumente zuweisen + Freigabe starten”’ einem Floww zugewiesen werden.
Stufe 1..5
Das Dokument ist einem Floww zugewiesen und die Freigabe gestartet, d.h. der Status des Dokuments entspricht einer der fünf möglichen Freigabestufen.
Damit FLOWWER den Übergang in eine weitere Freigabestufe auslöst, müssen die Bedingungen der zu erreichenden Floww-Stufe erfüllt sein.
Ist diese Stufe leer, d.h. sind keine Benutzer zur Freigabe hinterlegt, wird der Status des Dokuments auf ‚Freigegeben‘ gesetzt.
Abgelehnt
Lehnt ein Benutzer ein in Freigabe befindliches Dokument ab, wird dieses in die Liste “Abgelehnte Dokumente” verschoben.
Diese Dokumente können bei Wiedervorlage entweder reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung “Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen” ist Voraussetzung).
Dokumente mit diesem Status sind vollständig freigegeben und stehen zur Übertragung an weitere Systeme über eine Partnerschnittstelle zur Verfügung.
Freigegebene Dokumente sind im Bereich Freigegebene Dokumente und Belege zu finden.
Für den Download ohne Partnerschnittstelle wird - aus Gründen der Nachvollziehbarkeit - das Benutzerrecht “Alternativen Download verwenden” vorausgesetzt.
Gegebenenfalls ist die Aktivierung des FLOWWER-Features “Alternativer Download” notwendig.
Verarbeitet
Den Status „Verarbeitet“ erhalten Dokumente nach deren erfolgreicher Verarbeitung über eine Partnerschnittstelle (bzw. Nutzung des alternativen Downloads).
Die verarbeiteten Dokumente bleiben für der Dauer der gewählten Vorhaltezeit über den FLOWWER-Explorer weiterhin verfügbar, bzw. über die Suchfunktion auffindbar.
Gelöscht
Das Dokument wurde entweder noch im ungestarteten Zustand (Draft) direkt oder nach vorheriger Ablehnung gelöscht.
Der Datensatz dieses Dokuments mit seinem digitalen Fingerabdruck (
Hashwert
) und
die wichtigsten Protokolleinträge (Logbuch) sind über den FLOWWER-Explorer unter Verwendung des entsprechenden Suchfilters
auch nach deren Löschung noch abrufbar (ob durch den Benutzer oder durch das Ende der Archivierungszeit ist dabei unerheblich).
Auf diese Weise kann auch im Nachhinein festgestellt werden, ob ein Dokument bereits bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.
Mehr Details: siehe Revisionssicherheit
Aufbewahrungszeit
siehe Archivfunktion
8 - Regeln für Datenfelder
Mit Hilfe der Regeln für Datenfelder können Sie das Verhalten von Eingabefeldern an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Neben Eingabeprüfung und Pflichtfeld-Steuerung kann konfiguriert werden, ob das Eingabefeld angezeigt wird.
Mehrstufige Regeldefinition
Regeln für Datenfelder lassen sich auf drei Ebenen definieren, um maximale Flexibilität zu gewährleisten:
Systemeinstellungen
Globale Regeln für Datenfelder gelten für das gesamte FLOWWER-Konto.
Sie definieren allgemeine Standards, die für alle Unternehmen innerhalb des Kontos gelten.
Siehe: Regeln für Datenfelder
Unternehmenseinstellungen
Unternehmen können eigene Regeln festlegen, die spezifisch für ihre Prozesse und Anforderungen sind.
Diese ergänzen oder überschreiben die globalen Regeln.
Siehe: Regeln für Datenfelder
Floww-Einstellungen
Regeln auf Floww-Ebene betreffen einzelne Freigabeprozesse.
Sie ermöglichen eine individuelle Anpassung an die besonderen Anforderungen eines bestimmten Prozesses.
Siehe: Regeln für Datenfelder an einem Floww
Funktionen der Regeln
Sichtbarkeit von Feldern steuern
Felder können in der Benutzeroberfläche standardmäßig sichtbar, einblendbar (bei Bedarf durch den Benutzer einsehbar) oder unsichtbar sein.
Individuelle Anzeigenamen definieren
Für jedes Datenfeld können benutzerdefinierte Anzeigenamen festgelegt werden, um die Verständlichkeit für die Nutzer zu verbessern.
Unterschiedliche Anzeigenamen können für verschiedene Unternehmen oder Flowws definiert werden, um auf spezifische Begriffe oder Abkürzungen einzugehen.
Validierung von Eingaben
Sicherstellen, dass Eingaben vorgegebene Formate oder Kriterien erfüllen, z. B. gültige E-Mail-Adressen oder numerische Werte.
Pflichtfelder definieren
Vorgabe, dass bestimmte Felder zwingend ausgefüllt werden müssen, bevor der Prozess fortgeführt werden kann.
Echtzeitprüfung
Eingabefehler werden direkt angezeigt, sodass Nutzer diese sofort korrigieren können.
Vorteile
Sichtbarkeit optimieren: Benutzer sehen nur relevante Felder, wodurch die Benutzeroberfläche übersichtlich bleibt.
Klarheit durch individuelle Bezeichnungen: Eigene Anzeigenamen fördern ein besseres Verständnis der Datenfelder.
Flexibilität durch Mehrstufigkeit: Regeln können an die Anforderungen des Kontos, des Unternehmens und einzelner Prozesse angepasst werden.
Höhere Effizienz: Präzise Steuerung der Feldsichtbarkeit reduziert Ablenkungen und erleichtert die Eingabe.
Beispiele
Sichtbarkeit: Ein Feld „Skonto“ wird nur bei Rechnungen eines bestimmten Flowws sichtbar. Bei anderen Workflows bleibt es unsichtbar.
Individuelle Bezeichnungen: Das Feld „Kostenstelle“ wird in einem Unternehmen als „Projektnummer“ angezeigt, während es in einem anderen „Abteilungs-ID“ heißt.
Validierung: Das Feld „Rechnungsbetrag“ muss eine Zahl größer als Null enthalten.
Pflichtfeld: Das Feld „Freigabedatum“ ist bei Investitionsfreigaben zwingend auszufüllen.
Dieses Feature vereinfacht die Bedienung, erhöht die Datenqualität und erlaubt eine präzise Anpassung an individuelle Anforderungen.
9 - Abfragefunktion mit Filtern für Dokumente
Die Abfragefunktion von FLOWWER ermöglicht die Abfrage nahezu beliebiger Dokumentmengen aus der Datenbank.
Sie bildet die Grundlage für die gesamte Benutzeroberfläche und arbeitet dort im Hintergrund.
Direkt zugänglich ist die Abfragefunktion über den Bereich Erweiterte Suche, der erfahrenen Benutzern alle Filteroptionen bietet.
Einen einfacheren Einstieg bietet der Explorer-Browser, der Abfragen automatisch aus benutzerfreundlich zusammengestellten Filtern generiert.
Filterbausteine
Die Filterbausteine in der erweiterten Suche von FLOWWER dienen dazu, die abgefragte Datenmenge zu reduzieren.
Jeder Filterbausteine schränkt normalerweise die Ergebnismenge ein.
Dies ermöglicht eine effiziente und präzise Eingrenzung der gewünschten Dokumente.
Filterbaustein ‘Zeitstempel an Dokument’
Ermöglicht die gezielte Filterung von Dokumenten anhand einer Datumseigenschaft.
Als Optionen stehen die Auswahl ’leer’, eine absolute oder relative Anzahl von Tagen, ein ganzer Monat oder ein frei definierbarer Datumsbereich zur Verfügung.
Datum der Dokumenterstellung
Dokumentdatum
10 - API
FLOWWER verfügt über ein umfangreiches REST-API, was den Datenaustausch direkt auf Systemebene ermöglicht.
Zweck der API
FLOWWER soll häufig in die bestehende Infrastruktur integriert werden. Um Drittsoftware effizient an FLOWWER anbinden zu können, haben wir jedem FLOWWER-Konto ein REST-API (Programmierschnittstelle) hinzugefügt.
Über das FLOWWER REST-API können Softwaresysteme ihre Daten direkt mit FLOWWER austauschen, ohne die grafische Benutzeroberfläche nutzen zu müssen.
Besonders nützlich ist das, wenn eine Datenschnittstelle zur Anbindung an eine kundenspezifische Softwarelösung entwickelt werden soll.
Auch für einfache Aufgaben (z.B. den regelmäßigen Upload oder Download von Dokumenten / Belegen) ist das FLOWWER REST-API sehr effizient.
API-Format
Das FLOWWER-API folgt der OpenAPI-Specification - einem Standard zur Beschreibung REST-konformer Programmierschnittstellen.
Das optionale FLOWWER-Feature „REST-API“ (früher „alternativer Download“) ermöglicht es, freigegebene Dokumente an weitere Ziele (zusätzlich zu DATEV Unternehmen Online) zu übertragen.
Der Upload von Daten in das FLOWWER-System ist auch ohne Aktivierung des Features möglich.
10.1 - Authentifizierung
Die Authentifizierung findet über ein Token ("X-FLOWWER-ApiKey") im HTTP-Header des REST-Calls statt.
Sende einen ‘POST’-Request an https://Ihre-FLOWWER-Kontokennung.flowwer.de/api/v1/upload Authentifizierung / Sicherheit Die Authentifizierung findet über ein Token ("X-FLOWWER-ApiKey") im HTTP-Header des REST-Calls statt.
FLOWWER bietet die Möglichkeit, für Zugriffe auf die REST-API ein Dienstkonto (auch bekannt als ‘API-only Konto’) zu verwenden.
Ein Dienstkonto für Zugriffe auf die FLOWWER-API zu nutzen bringt mehrere Vorteile.
Info
Das Zugriffstoken ist fest mit dem Dienstkonto verbunden.
Daher wird kein zusätzlicher Benutzername benötigt.
Vorteile
Sicherheits- und Audit-Logs
Da Dienstkonten separate Identitäten darstellen, kann ihre Nutzung in Protokollen leicht nachverfolgt und überwacht werden.
Dies erleichtert die Sicherheitsüberwachung und die Erkennung von Anomalien.
Organisation
Bewährte Praxis ist es, für jeden API-Zugreifenden (FLOWWER.exe, FTP, InvoiceFetcher, etc.) einen eigenen API-Benutzer zu erstellen.
Langfristige Zugriffstoken
Die Dienstkonten für API-Zugriffe verwenden vom System vergebene Zugangstoken.
Diese sind dauerhaft gültig und somit für fortlaufende oder wiederkehrende Aufgaben ideal.
Eingeschränkte Berechtigungen
Das Konto kann so konfiguriert werden, dass es nur die für die jeweiligen API-Operationen erforderlichen Berechtigungen erhält.
Keine GUI-Abhängigkeit
API-Dienstkonten dürfen sich nicht an der FLOWWER-Benutzeroberfläche anmelden.
So ist sichergestellt, dass Integrationen nicht durch UI-Updates unterbrochen werden.
Minimierung menschlicher Interaktion
Da keine Benutzeroberfläche (UI) verwendet wird, gibt es weniger Möglichkeiten für Fehler oder unbefugten Zugriff durch menschliche Benutzer.
Vereinfachung:
Das vergebene API-Token identifiziert das zugehörige Dienstkonto eindeutig und ist in der FLOWWER-Benutzerverwaltung sichtbar.
Bezugsdatum des Dokuments (Rechnungsdatum für Dokumentart ‘Rechnung’), ist gruppierbar in Dokumentenliste.
Benutzernotiz
Interner Kommentarbereich von Benutzern für Benutzer. Wird nicht an die Fibu weitergegeben.
FiBu-Notiz
Kommentarbereich für Informationen von Benutzern an die Finanzbuchhaltung.
Ablaufdatum
Konkretes Datum, ab welchem die Bereinigung des Dokuments erlaubt ist. Wird durch das System auf Basis der Aufbewahrungszeit (Aufbewahrungsdauer) berechnet.
12 - Lebenszyklus
Lebenszyklus (Zustandsfolgen)
Lebenszyklus für Flowws mit Freigabe
Willkommen auf der Übersichtsseite der Dokumentenstatus im FLOWWER-System.
Hier erhalten Sie einen Überblick über die möglichen Statuswerte, die ein Dokument im Laufe seines Lebenszyklus durchlaufen kann.
Die Grafik veranschaulicht, wie die einzelnen Status miteinander verbunden sind und welche Übergänge möglich sind.
Durch die transparente Darstellung der Statusübergänge können Sie nicht nur erkennen, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Dokument befindet, sondern auch, welche Schritte als Nächstes erfolgen bzw. erfolgen können.
Lebenszyklus für Flowws mit Sofortfreigabe
13 - Archiv
FLOWWER stellt eine integrierte
Archivfunktion
mit
Revisionssicherheit
bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden.
So ist z.B. auch die Führung einer digitalen Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten mit FLOWWER möglich.
Zusammenfassung
Alle Dateien liegen in Datenbank, jedes Dokument erhält einen
Hashwert
Kein versehentliches Löschen von Dokumenten, da die
Bereinigung
der Dokumente nicht sofort, sondern systemseitig auf regulärer Basis geschieht
Einstellungen
Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
Unternehmensspezifische Einstellungen: Für jedes einzelne Unternehmen können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Auf diese Weise können individuelle Anforderungen oder Richtlinien eines Unternehmens berücksichtigt werden.
Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen konfiguriert, greifen automatisch die Werkseinstellungen.
Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der festgelegten
Ablaufdatum
bereinigt.
Dokumente während der Freigabe sind von diesem Vorgang ausgenommen.
Bereinigte Dokumente werden mit einem - Symbol gekennzeichnet.
13.1 - Aufbewahrung
Bedarfsberechnung und Kosten
FLOWWER verwendet die “High-Watermark”-Methode, um die Anzahl der aufzubewahrenden Dokumente zu bestimmen.
Das bedeutet, für die monatliche Berechnung wird die höchste Anzahl an vorhandenen Dokumenten herangezogen, die jedes FLOWWER-Unternehmen an einem einzigen Tag im System hatte.
Dabei werden nur Dokumente berücksichtigt, die sich länger als 50 Tage im System befinden.
Zusätzlich zieht FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von dieser Berechnung ab.
Das heißt, normale Eingangsrechnungen, (welche mit FLOWWER in durchschnittlich weniger als fünf Werktagen verarbeitet werden), bleiben hinsichtlich der Aufbewahrungszeit kostenfrei.
Eine Einheit besteht aus 1.000 Dokumenten, die 2,50 € kostet - also ist eine Einheit zu bezahlen.
Fallbeispiele
Beispiel 1
Unternehmen mit 300 aktiven Dokumenten, davon 50 Dok. älter als 50 Tage: keine Berechnung
Begründung: weil nur 50 Dokumente älter als 50 Tage sind - und 50 Dokumente sind kostenfrei.
Beispiel 2
Unternehmen mit 1.250 aktiven Dokumenten, davon 950 Dok. älter als 50 Tage. Bedarf: 950 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 900 zu archivierende Dokumente
Eine Archiveinheit wird benötigt
Begründung: 950 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen. es bleiben also 900 gebührenpflichtige Dokumente.
Beispiel 3
Unternehmen mit 8.000 aktiven Dokumenten, davon 6.000 Dok. älter als 50 Tage
Bedarf: 6.000 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 5.950 zu archivierende Dokumente = 6 Archiveinheiten (= 15 Euro)
Begründung: 6.000 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen = 5.950 gebührenpflichtige Dokumente.
Es werden 6 Archiveinheiten benötigt.
Bereinigung von Dokumenten
Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (5) gekennzeichnet.
Die
Backup-Freigabe
ist eine zweite Freigabeliste für den Benutzer.
Häufig wird diese Funktion als “Vorgesetztenmodus” verwendet, damit der Benutzer jederzeit in den Freigabeprozess eingreifen kann, das jedoch nicht müss.
Wie wird die Backup-Freigabe aktiviert?
Für die Backup-Freigabe wird ein FLOWWER-Benutzer benötigt.
Dieser ist nicht zwingend nur Backup-Freigeber, sondern kann auch mit der normalen Freigabeliste arbeiten.
Bearbeiten Sie die Regeln für Freigabestufen, um den Benutzer in den gewünschte Floww bzw. dessen Freigabestufe(n) einzufügen.
Setzen Sie den
Teilnahmemodus
auf “Backup-Freigabe”.
Welchen Vorteil bringt dieses Feature?
Über die Backup-Freigabe bekommt ein FLOWWER-Benutzer die Möglichkeit, zwischen zwei Freigabe-Perspektiven umschalten zu können ohne dafür einen zweiten Benutzeraccount zu benötigen.
So könnte beispielsweise ein Teamleiter in den Flowws seines Teams per Backupfunktion aufgenommen werden.
Damit kann er wahlweise auf Backup schalten und als Freigeber bei Dokumenten mitwirken, welche nicht auf seiner normalen (täglichen) Freigabeliste vorhanden sind.
Tipp
Für Dokumente, welche nur auf der Backupliste zu sehen sind, werden keine Statusmails versendet.
15 - FLOWWER Agent (Kommandozeilentool)
Laden Sie Ihre Belege automatisch von oder auf Ihren Server mit der Konsolenanwendung ‘FLOWWER Agent’
Verfügbare Funktionsbereiche:
Für sämtliche Funktionen steht programmseitig (über den Parameter „/?“) Dokumentation bereit.
Die Einrichtung des FLOWWER Agent wird normalerweise durch das IT-Fachpersonal erledigt – alternativ kontaktieren Sie uns gerne für Unterstützung.
Das Kommandozeilenprogramm für FLOWWER bzw. die FLOWWER-API wird verwendet, um bestimmte Aktionen mit FLOWWER ohne Browser starten zu können, z.B.ist es in Verbindung mit der Windows Aufgabenplanung sehr nützlich.
Eine erste Anleitung zur Einrichtung von FLOWWER Agent finden Sie hier: FLOWWER Agent einrichten
16 - FLOWWER-App
Die FLOWWER-App für Android und iOS ermöglicht einen schnellen und flexiblen Zugriff auf FLOWWER
Sie können mehrere FLOWWER-Konten hinterlegen und bequem zwischen verschiedenen Verbindungen wechseln.
Die Benutzeroberfläche der App wurde an die Anforderungen kleiner Bildschirme angepasst. Aus Platzgründen sind nicht alle Funktionen der Desktop-Version mobil verfügbar. Stattdessen konzentriert sich die App auf die wesentlichen Funktionen, um eine einfache und effiziente Nutzung auch unterwegs zu gewährleisten.
Ein besonderes Highlight ist die „Teilen mit FLOWWER“-Funktion. Nach der Installation wird diese Verknüpfung automatisch auf Ihrem Mobilgerät eingerichtet. Damit können Sie Dateien direkt aus anderen Apps an die FLOWWER-App senden. Diese Dateien werden dann in das ausgewählte FLOWWER-Konto hochgeladen.
Ein praktisches Beispiel: Scannen Sie ein Dokument oder einen Beleg mit Ihrer bevorzugten Scan-App und laden Sie die Datei direkt über die „Teilen mit FLOWWER“-Funktion hoch. Das Dokument steht anschließend in FLOWWER zur weiteren Bearbeitung und Prüfung zur Verfügung.
FLOWWER bietet verschiedene Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Benutzern. Diese Funktionen fördern eine effiziente Zusammenarbeit und gewährleisten gleichzeitig, dass sensible Informationen geschützt bleiben.
FiBu-Notiz
Die FiBu-Notiz ist ein effektives Mittel, um Informationen, die speziell für die Finanzbuchhaltung (FiBu) relevant sind, zu kommunizieren. Benutzer können Freitextinhalte in die FiBu-Notiz eintragen, die dann direkt an die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Informationen zu einem Dokument weitergegeben werden müssen, die in der Buchhaltung berücksichtigt werden sollen. Die Nutzung der FiBu-Notiz wird über die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren gesteuert und erfolgt unabhängig von anderen Benachrichtigungen. Auf Wunsch kann die FiBu-Notiz auch als ausgeblendetes oder Pflichtfeld über die Regeln für Datenfelder definiert werden.
Benutzernotiz
Die Benutzernotiz ist eine private Kommunikationsform, die ausschließlich innerhalb von FLOWWER bleibt. Benutzer können Freitext eingeben, um interne Notizen oder sensible Informationen auszutauschen, die nicht außerhalb des Systems geteilt werden sollen. Ein besonderer Vorteil der Benutzernotiz ist, dass bei Änderungen eine Benachrichtigung per E-Mail an andere Benutzer ausgelöst werden kann. Diese Funktion ist auch als Mentioning bekannt und sorgt dafür, dass alle relevanten Parteien sofort über wichtige Aktualisierungen informiert werden, ohne dass sie FLOWWER aktiv überwachen müssen.
Protokoll pro Dokument
Die einfachste Form der Kommunikation in FLOWWER ist das Hinzufügen von Einträgen zum Protokoll pro Dokument. Auf diese Weise können wichtige Informationen dauerhaft und mit Zeitstempel an einem Dokument hinterlassen werden. Diese Einträge sind für alle berechtigten Benutzer sichtbar und ermöglichen eine klare und nachvollziehbare Kommunikation innerhalb des Dokumentenkontexts.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle bei der Kommunikation in FLOWWER. Benutzer können für Dokumente und Notizen Benachrichtigungen (siehe Status E-Mails) erhalten, um zeitnah auf zu erledigende Aufgaben aufmerksam gemacht zu werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und hilft, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.
18 - Mail-in-/out Protokoll
Das Mail-In/-Out-Protokoll zeigt eine Liste aller E-Mails an, die in Ihr FLOWWER-Konto eingegangen sind oder vom System verschickt wurden.
Funktionen
Übersicht über alle eingehenden und ausgehenden E-Mails.
Wo befindet sich das Mail-In/-Out-Protokoll?
Das Protokoll ist an verschiedenen Stellen in FLOWWER verfügbar, wobei der Inhalt jeweils an die entsprechende Nutzung angepasst ist:
FLOWWER-Hauptmenü: Hier finden Sie alle E-Mails des gesamten FLOWWER-Kontos.
Benutzerverwaltung: Benutzer-Administratoren können die E-Mails der jeweiligen Benutzer einsehen.
Benutzerkonto-Einstellungen: Jeder Benutzer kann seine eigenen E-Mails einsehen.
An jedem per E-Mail erzeugten Dokument: Informationen zur E-Mail, die als Datenquelle für das Dokument verwendet wurde.
Anwendungsfälle
E-Mail mit Anhang
Dient als Datenquelle für ein oder mehrere Dokumente.
Es ist möglich, dass eine E-Mail weitere E-Mails als Anhang enthält (z. B. bei der Weiterleitung mehrerer E-Mails auf einmal durch Outlook).
Fehlerhafter Empfang mit Anhang
Kann eine empfangene E-Mail von FLOWWER nicht verarbeitet werden, wird sie dennoch im Protokoll gespeichert.
Auf Wunsch kann die Verarbeitung erneut versucht werden (z. B. nachdem ein FLOWWER-Benutzer angelegt wurde).
Statusmail-Probleme
Status-E-Mails sind ebenfalls im Mail-In/-Out-Protokoll zu finden.
FLOWWER stellt ausgehende E-Mails direkt an den zuständigen Mailserver zu und protokolliert die Rückmeldungen des empfangenden Servers.
Dies erleichtert die Fehlersuche bei Zustellungsproblemen erheblich.
Passwort-Reset-Details
Der Versand von Passwort-Reset-E-Mails wird ähnlich wie bei Statusmails protokolliert.
Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheits- und Datenschutzgründen der Download dieser E-Mails durch FLOWWER verhindert wird.
Info
Speicherfrist: E-Mails werden im Original 60 Tage nach Eingang aufbewahrt.
Info
FLOWWER filtert selbst keine E-Mails!
Existiert zu einer angekündigten oder weitergeleiteten E-Mail kein Eintrag im Mail-In/-Out-Protokoll, ist davon auszugehen, dass diese nicht bei FLOWWER eingegangen ist.
YouTube-Video
19 - Nominierung (dynamische Freigeber)
Die Funktion „Nominierung“ ermöglicht es, eine bestimmte Person oder mehrere Personen als Freigeber in einen Freigabeprozess (Floww) einzubinden.
Mit Hilfe der Nominierung können in einer
Freigabestufe
mehrere potenzielle Freigeber hinterlegt werden, ohne dass alle benachrichtigt und zur Freigabe aufgefordert werden.
Die Nominierung wird bei der Erstellung eines Flowws vorbereitet, indem potenzielle Freigeber für bestimmte Freigabestufen festgelegt werden.
Diese Funktion dient als Platzhalter um mehrere Freigeber für eine Stufe vorzusehen, ohne für jede Benutzerkombination einen eigenen Floww erstellen zu müssen.
Die Nominierung erfolgt immer für die nächste Freigabestufe eines Dokuments.
Nominierungsanforderung während der Freigabe (Die nachfolgende Freigabestufe ‘Prüfung durch Disponenten’ des zugewiesenen Flowws verlangt zwei Freigeber)
Nicht jede Stufe muss jedoch eine Nominierung enthalten.
Es kann Stufen geben, in denen feste Freigeber definiert sind und keine Auswahl erforderlich ist.
Bei der Bearbeitung eines Dokuments wird pro Stufe geprüft, ob eine Nominierung aus den vorbereiteten Freigeber erforderlich ist oder ob ein fester Freigeber die Freigabe übernimmt.
Dies ermöglicht flexible und effiziente Freigabeprozesse, die sowohl feste Freigeber als auch nominierte Freigeber umfassen können.
Einrichtung
Zur Freigabe nominierbare Benutzer werden über die Regeln für Freigabestufen des Floww-Editor festgelegt.
Hier ist der
Teilnahmemodus
entsprechend auf “Nominierung” festzulegen.
Anwendung
Info
Wird für Freigabestufe 1 eine Nominierung festgelegt, ist ggfls. kein automatischer Start der Freigabe möglich.
20 - Status E-Mails
Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status-Mails versenden.
Jede Status-Mail enthält eine pro Benutzer individuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.
Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan.
(im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)
Einstellungen
Die Einstellungen für Status-Mails bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
Benutzerspezifische Einstellungen: Für jeden Benutzer können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:
ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?
Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.
Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.
Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?
Auslöser für den Versand sind:
- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- der Bezahlstatus
Info
Ist keine Uhrzeit definiert, werden keine Status-Mails verschickt.
21 - Teilnahmemodus
Der Teilnahmemodus legt fest, auf welche Weise
Freigeber
an Freigabestufen von Flowws teilnehmen.
Dabei können in einer Freigabestufe mehrere Freigeber mit verschiedenen Teilnahmemodi parallel agieren.
Die Reihenfolge der Freigeber wird in den jeweiligen Floww-Stufen selbst geregelt.
Details finden Sie hier : Regeln für Freigabestufen
Folgende Werte sind für den Teilnahmemodus verfügbar:
Teilnahmemodus ‘Normale Freigabe’ ()
Der Freigeber ist aktiv für die Freigabe verantwortlich.
Er erhält Statusmails und freizugebende Dokumente sind auf der Freigabeliste sichtbar.
Hinweise:
Alle „normalen“ Freigeber einer Stufe sind gleichberechtigt.
Sind mehrere, normale Freigeber in einer Stufe enthalten, wird die Freigabeanforderung an alle Freigeber parallel erstellt (es gibt keinen „Hauptfreigeber“)
Die Freigeber haben die Möglichkeit, sich über die Benutzernotizen am Dokument austauschen.
Dieser Wert ist der Standardfall bei klar zugewiesener Freigabeverantwortung.
Teilnahmemodus ‘Nominierung’ ()
Vordefinierte Kandidaten werden von den Freigebern der vorherigen Stufe ausgewählt.
Erst durch die Nominierung werden sie zu „normalen“ Freigebern.
Dokumente sind erst nach Nominierung in vorheriger Stufe auf der Freigabeliste enthalten
Ideal, wenn pro Dokument entschieden werden soll, wer prüft. (z. B. je nach Fachbereich).
Es werden keine Status-Mails für Dokumente, welche nur über die BACKUP-Freigabe erreichbar sind, versendet.
Kann sich manuell einschalten, um die Rolle eines normalen Freigebers zu übernehmen.
Typischer Einsatz der BACKUP-Freigabe
Wenn ein Vorgesetzter oder autorisierter Stellvertreter im Ausnahmefall „einspringen“ oder einen Vorgang überwachen soll, ohne ständig eingebunden zu sein.
Als optionaler „Ausweichmodus“, falls der Hauptfreigeber die Freigabe nicht zeitnah erteilen kann oder bewusst an den Backup-Freigeber übergeben möchte.
Für eine durchgehende oder automatisierte Vertretung (z. B. bei längerer Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub) ist die Abwesenheitsvertretung meist besser geeignet.
Abwesenheitsvertretung vs. Backup
Abwesenheitsvertretung:
Separates Feature für planbare Abwesenheiten (z. B. Urlaub).
Vertreter erhält automatisch alle Freigabeaufgaben.
Backup-Freigabe:
Backup bleibt passiv, bis er sich selbst aktiviert.
Eher für kurzfristige Einsätze, wenn der normale Freigeber nicht reagieren kann oder der BACKUP-Freigeber auf eigenen Wunsch an der Freigabe teilnehmen möchte.
Best Practices
Klare Zuordnung: Legen Sie in jeder Stufe fest, wer als normaler, nominierter oder Backup-Freigeber auftreten soll.
Nominierungskandidaten pflegen: Halten Sie die Liste der potenziellen Freigeber aktuell.
Kommunikation: Nutzen Sie Benutzernotizen, um sich in der Stufe abzustimmen.
Abwesenheiten: Bei längeren Ausfällen ist die Abwesenheitsvertretung sinnvoller als ein dauerhafter Backup-Einsatz.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Frage:Wie wird die Freigabereihenfolge festgelegt, wenn mehrere Freigeber vorhanden sind sind? Antwort: Die Reihenfolge wird über die Freigeabestufen im Workflow selbst geregelt, nicht über den Teilnahmemodus. Der Teilnahmemodus definiert nur, in welcher Funktion (normal, Nominiert, Backup) jemand teilnimmt.
Frage:Wann kommt ein Backup-Freigeber zum Einsatz? Antwort: Ein Backup-Freigeber wird in der Regel nur dann aktiv, wenn der normale Freigeber nicht verfügbar ist oder die Freigabe explizit an den Backup delegiert wird, sofern dies in Flowwer entsprechend konfiguriert ist.
22 - Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben
Legen Sie in FLOWWER fest, wie viele Freigaben erforderlich sind, um eine Floww-Stufe zu erfüllen.
Das Vier-Augen-Prinzip spielt in Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle.
Es stellt sicher, dass bedeutende Entscheidungen und Arbeitsvorgänge von mindestens zwei Personen geprüft und genehmigt werden. Durch diese Maßnahme wird die Qualität der Entscheidungen erhöht, da mehrere Personen eingebunden sind und mögliche Fehler, Missbrauch oder Manipulation vermieden werden.
In FLOWWER können Sie flexibel bestimmen, wie viele Freigaben in jeder Stufe eines mehrstufigen Prozesses erforderlich sind. Viele unserer Kunden setzen das Vier-Augen-Prinzip in ihren Freigabeprozessen ein, insbesondere für Bestellungen, Aufträge oder Rechnungen, die bestimmte Beträge überschreiten. So können Sie etwa festlegen, dass ab einem bestimmten Schwellenwert zwei Personen auf einer Freigabestufe einen Vorgang prüfen und bestätigen müssen, bevor dieser in die nächste Stufe übergeht.
Diese Konfiguration ermöglicht Ihnen, den Workflow und die Reihenfolge der Arbeitsvorgänge klar zu regeln und sicherzustellen, dass keine Entscheidungen von Einzelpersonen getroffen werden, die unkontrolliert durchlaufen.
Durch die Einhaltung definierter Freigaberegeln schützen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen und fördern gleichzeitig eine transparente und kontrollierte Arbeitsweise.
Da es unterschiedliche Anforderungen an das Vier-Augen-Prinzip gibt, bietet Ihnen FLOWWER verschiedene Szenarien:
Das exklusive Vier-Augen-Prinzip
Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip in FLOWWER schließen Sie standardmäßig aus, dass Freigeber sich gegenseitig freigeben können.
Das bedeutet, dass dieselbe Person nicht mehrmals innerhalb eines Freigabeprozesses ein Dokument genehmigt - die Mehrfachfreigabe ist verboten.
Diese Funktion lässt sich im FLOWW-Editor als Mehrfach-Freigabe für den Freigabeprozess aktivieren oder auf Wunsch auch komplett abschalten.
Wenn jedoch Vertretungsregelungen vorliegen, kann eine Person trotz dieser Einstellung mehrfache Freigaben vornehmen. In solchen Fällen wird dieselbe Person aufgrund der Vertretung für mehrere Freigabeschritte herangezogen und kann die Genehmigung in mehreren Stufen durchführen. Diese Flexibilität ermöglicht es, individuelle Unternehmensregelungen zu berücksichtigen, ohne den Freigabeprozess unnötig zu blockieren. Das exklusive Vier-Augen-Prinzip bietet somit sowohl maximale Sicherheit als auch anpassbare Einstellungen für besondere Situationen.
Unternehmen verwenden dieses exklusive Vier-Augen-Prinzip, wenn sichergestellt werden soll, dass ein Dokument nicht mehrmals vom gleichen Mitarbeiter freigegeben wird.
Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Freigabestufe genehmigt, so ist es ihm in den folgenden Stufen desselben Prozesses nicht erneut möglich, das Dokument freizugeben – selbst wenn er in einer dieser späteren Stufen ebenfalls als Freigeber vorgesehen ist. Diese Regelung fördert die Integrität des Freigabeprozesses und verhindert Wiederholungen oder potenzielle Interessenkonflikte innerhalb des Workflows.
Das selektive Vier-Augen-Prinzip
In einigen Fällen gibt es Mitarbeiter, die bereichsübergreifend oder in mehreren Stufen Dokumente freigeben dürfen.
Normalerweise ist dennoch mindestens eine zusätzliche Person in den Ablauf eingebunden.
Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip kann die Freigabe aus einer vorangehenden Stufe auf Wunsch in die nächste übernommen werden, sofern die gleiche Person in beiden Stufen beteiligt ist.
Das bedeutet, wenn ein Freigeber an zwei aufeinanderfolgenden Stufen beteiligt ist und das Dokument in der ersten Stufe freigegeben hat, kann seine Freigabe für die nächste Stufe direkt übernommen werden.
Praxisbeispiel
Angenommen, ein Teamleiter und sein Team sind auf zwei Stufen als Freigeber festgelegt.
Der Vorgesetzte möchte nach Prüfung durch ein Teammitglied eine zusätzliche Sicherung der Entscheidung vornehmen.
Falls jedoch kein Teammitglied verfügbar ist, kann der Vorgesetzte bereits in der ersten Stufe genehmigen.
Nun kann die Freigabe automatisch in die zweite Stufe übernommen werden und der Prozess erfordert in diesem Rahmen keine weitere Freigabe.
Im umgekehrten Fall, wenn ein Teammitglied in der ersten Stufe freigibt, wird der Teamleiter in der zweiten Stufe trotzdem für die zweite Freigabe hinzugezogen.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass sowohl die Effizienz als auch die notwendige Kontrolle in den Freigabeprozessen gewährleistet bleibt und sich flexibel an verschiedene Vertretungs- oder Eskalationsregeln anpassen lässt.
