FLOWWER-Dokumentation

• 1: Erste Schritte
• 1.1: Einfache Rechnungsfreigabe
• 1.2: Vorbereitende Buchhaltung
• 1.3: Bedarfsanforderungen
• 1.4: Archivierung
• 1.5: Reporting
• 1.6: Bezahlen
• 1.7: Erste Schritte als Anwender
• 2: Schnittstellen
• 2.1: DATEV Belegbilderservice
• 2.2: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
• 2.3: DATEV-Langzeittoken
• 3: Single Sign On (SSO)
• 4: Triggers & Jobs
• 4.1: Job 'Standardfloww zuweisen'
• 5: Abwesenheitsvertretung
• 6: Berechtigungen
• 6.1: Dokumente hochladen
• 6.2: Floww zuweisen / Freigabe starten
• 6.3: Dokumente freigeben
• 6.4: Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen
• 6.5: Administrator
• 6.6: Alle Dokumente administrieren
• 6.7: Anhänge zu Dokumenten hinzufügen
• 6.8: Belegaufteilung bearbeiten
• 6.9: Benutzer verwalten
• 6.10: Dokumentanhänge entfernen
• 6.11: Dokumentdaten bearbeiten
• 6.12: Dokumente ablehnen
• 6.13: FiBu-Notiz aktualisieren
• 6.14: Freigegebene Dokumente auf alternativem Weg herunterladen
• 6.15: Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben
• 6.16: Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten
• 6.17: Marktplatz verwenden
• 6.18: Nominierungen bearbeiten
• 6.19: Stammdaten / Lieferanten bearbeiten
• 6.20: Systemeinstellungen verwalten
• 6.21: Unternehmen und Flowws verwalten
• 6.22: Zugriff auf Freigegebene Dokumente
• 6.23: Zugriff auf Zahlungsverwaltung
• 7: Mögliche Zustände eines Dokuments
• 8: Regeln für Datenfelder
• 9: API
• 9.1: Authentifizierung
• 9.2: Beispiele
• 9.3: Dienstkonto für API-Zugriffe
• 10: Aufbewahrung / Archiv
• 11: Backup-Freigabe
• 12: Mail-in-/out Protokoll
• 13: Nominierung (dynamische Freigeber)
• 14: Status E-Mails
• 15: Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben

1 - Erste Schritte

FLOWWER lässt sich in verschiedenen Integrationstiefen verwenden, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Ihre Prozesse zu optimieren.

In jedem Fall unterstützt FLOWWER Sie bei der einfachen Freigabe von Rechnungen.

Auf Wunsch können Sie diesen Prozess erweitern und mit FLOWWER Ihre Buchhaltung vorbereiten.

Beide Varianten – ob reine Rechnungsfreigabe oder mit vorbereitender Buchhaltung – können durch die Freigabe von Bestellungen oder Bedarfsanforderungen begleitet werden.
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch Ihre Beschaffungsprozesse optimal zu steuern.

Darüberhinaus stehen Ihnen in jeder Version von FLOWWER das Archiv, leistungsstarke Reporting-Funktionen sowie die Verwaltung von Zahlungen zur Verfügung.

YouTube-Video

1.1 - Einfache Rechnungsfreigabe

1.2 - Vorbereitende Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung bringt den Vorteil, dass Informationen wie z.B. die zur Freigabe passende Kostenstelle(n), medienbruchfrei von der freigebenden Person an die Buchhaltung oder den Steuerberater übertragen werden.
Dadurch entfällt die manuelle Weitergabe von Daten und die relevanten Informationen stehen der Buchhaltung sofort zur Verfügung.
Dies reduziert nicht nur den Aufwand, sondern verringert auch Rückfragen erheblich, da notwendige Details bereits übermittelt wurden.
Auf diese Weise werden Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern wie dem Steuerberater effizienter gestaltet.

1.3 - Bedarfsanforderungen

1.4 - Archivierung

1.5 - Reporting

1.6 - Bezahlen

1.7 - Erste Schritte als Anwender

Das Dashboard

Nach dem Login öffnet sich das Dashboard (1) und gibt einen Überblick über Dokumente, die

noch nicht freigegeben wurden - sie befinden sich in ungestartetem Status (2)

vom Benutzer freigegeben werden müssen (3)

abgelehnte Dokumente (4)

bereits freigegebene Dokumente (5)

aktive Dokumente (6)

Die Freigabeliste

Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.

Die Markierung (3) öffnet nun

das Dokument auf dem Bildschirm (4),

den Dokumentenstatus (5)

die Belegeigenschaften (6) als auch

das Logbuch des Dokuments.

Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch

Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.

in welchem Floww sich der Beleg befindet
wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
den Namen des Dokuments
sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.

Die Beleg-Eigenschaften beherbergen

die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
das eigentliche Freigabetool (2)
den Beleg abzulehnen (3)
die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus

Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.

2 - Schnittstellen

TBD!

2.1 - DATEV Belegbilderservice

Kurzbezeichnung in FLOWWER: DATEV BBS
XML-Schnittstelle: NEIN
Automatische Übertragung möglich: JA

Einrichtung

Weitere Infos zur Einrichtung: DATEV-Verbindung herstellen

Datenübergabe an DATEV

Bei dieser Übergabeform wird lediglich das Belegbild (PDF- Datei der Rechnung)) mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll nach DATEV Unternehmen Online übergeben. In DUO greift dann die DATEV OCR Erkennung um die Beleginformationen wie Datum, Belegnummer, Betrag etc. zu vervollständigen. Die Übergabe über die „Belegtransfer online“-Schnittstelle erfolgt ohne weitere Gebühren.

2.2 - DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Kurzbezeichnung in FLOWWER: DATEV RDS1.0
XML-Schnittstelle: JA
Automatische Übertragung möglich: JA

Einrichtung

Weitere Infos zur Einrichtung: DATEV-Verbindung herstellen

Datenübertragung

FLOWWER übermittelt folgende Daten

• Belegbild
• Belegbasisdaten
• Belegaufteilung (wenn vorhanden) Kosten Die Anbindung ist FLOWWER-seitig kostenfrei.
  Eventuell weitere Kosten für die Nutzung der Datenübertragung stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.

DATEV-Ablagestruktur

FLOWWER erlaubt es, die Ablage der übertragenen Dokumente entsprechend bestimmter Dokumenteeigenschaften festzulegen. Es stehen drei Hierarchieebenen zur Verfügung.

Die FLOWWER-seitige Voreinstellung ist

• Ebene 1: ‘FLOWWER’ (fester Wert)
• Ebene 2: Jahr und Dokumenttyp (ergibt z.B. ‘2021 Rechnungseingang’)
• Ebene 3: Monat (Nummer und Name) (ergibt z.B. ‘02 Februar’)

Ein mit der Voreinstellung übertragenes Dokument würde in DATEV Unternehmen Online im Ordner
‘FLOWWER/2021 Rechnungseingang/02 Februar’
abgelegt werden.

Folgende Werte können den einzelnen Stufen nun zugewiesen werden:

2.3 - DATEV-Langzeittoken

Was ist ein Langzeittoken?

Ein Langzeittoken ist ein digitaler Schlüssel, der es dem FLOWWER-System erlaubt, sich ohne Benutzerinteraktion bei DATEV anzumelden.
Wenn ein Langzeittoken in FLOWWER hinterlegt ist, kann die automatisierte Übertragung an DATEV aktiviert werden.

Für jedes DATEV-Unternehmen ist ein separates Langzeittoken erforderlich.
Dies ist eine Vorgabe von DATEV, die sicherstellt, dass die Authentifizierung und Datenübertragung für jedes Unternehmen individuell und sicher erfolgt.

Unabhängig davon besteht weiterhin die Möglichkeit, sich für jede einzelne Übertragung manuell bei DATEV anzumelden und Daten manuell zu übertragen.

Einrichtung

Die Anforderung eines Langzeittokens wird über den Reiter Schnittstellen / Datenweitergabe des jeweiligen FLOWWER-Unternehmens durchgeführt.
Klicken Sie auf den “Bei Anbieter anmelden”-Button und wählen Sie im Untermenü die Option “Anmelden und Langzeit-Token anfordern” aus.

Die DATEV-Anmeldung/Zustimmung erfolgt wie gewohnt über das von Ihnen gewählte Loginverfahren.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zurück zu FLOWWER geleitet.
Es wird angezeigt, dass das Langzeittoken erfolgreich gespeichert wurde, einschließlich des Zeitpunkts und des Benutzers, der das Token angefordert hat.

3 - Single Sign On (SSO)

Für jedes FLOWWER-Benutzerkonto kann ein SingleSignOn (SSO) - Modul hinzugebucht werden.
Damit ist die Anmeldung an FLOWWER über externe Anbieter möglich. Konkret bedeutet das, dass der Benutzer sein Passwort nicht bei FLOWWER, sondern bei dem jeweiligen, externen Anbieter eingibt. Auf diese Weise kann die Passwortverwaltung zentral organisiert und gesteuert werden.

Auf Wunsch kann der FLOWWER-Administrator auch diese Anmeldeform erzwingen. Wissenswert hierbei ist, dass die externe Anmeldung dem FLOWWER-Benutzerkonto hinzugefügt wird. Es wird kein paralleler Benutzer erzeugt. Auf diese Weise bleiben die Benutzerdaten und -einstellungen (Dokumente, Freigaben, usw.) erhalten.

Einrichtung

Damit einzelne FLOWWER-Benutzer externe Anmeldungen nutzen können, muss zuerst ein Anbieter eingerichtet werden. Verwenden Sie hierfür den Assistenten in den Systemeinstellungen.

Key-Features

• Passwortrichtlinien usw. über SSO-Anbieter
• Kann FLOWWER-2FA optional übergehen
• Mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto möglich
• Jeder Benutzer kann mehrere externe Anmeldungen besitzen (so nahtlose Migration zwischen SSO-Anbietern möglich)
• Kann zu bestehendenden FLOWWER-Benutzern hinzugefügt werden
• Admin kann (kostenlos) mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto hinterlegen

• SSO-Benutzer kann auch zu reinem FLOWWER-Benutzer umgewandelt werden (ohne dass Dokumente usw. verloren gehen)
  

FLOWWER-Benutzer

(aktuell fest hinterlegt mit 8 Zeichen usw.) SSO-Modul für Benutzer Kontoweite Basisfunktion

Externer Anbieter notwendig – 


Zuordnung der externen Anmeldung zu FLOWWER-Benutzer über OIDC-Scope „email“ bzw. „profile“ (alternativ nach lokaler Anmeldung direkte Zuordnung möglich)

4 - Triggers & Jobs

4.1 - Job 'Standardfloww zuweisen'

Wird nicht ausgeführt wenn:

• Kein Lieferant gebunden
• Lieferant hat keinen Standardfloww
• Dokument ist bereits dem Standardfloww zugewiesen

Ist bereits ein Floww zugewiesen, wird die Zuweisung überschrieben!

5 - Abwesenheitsvertretung

Die Funktion “Freigabe Abwesenheitsvertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert, damit bleibt nachvollziehbar, ob bzw. von wem in Vertretung freigegeben wurde.
Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.

Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen. Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.

Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.

In Dokumentlisten zeigt das -Icon an, dass es sich um ein in Dokument mit Vertretungsfreigabe handelt.

Information über aktive Vertretung

Verwenden Sie die Einstellungen des Benutzerkontos, um den Benutzer als abwesend festzulegen.

Keine Vertretungsfunktion aktiv

Normalzustand. Der aktuelle Benutzer ist weder als abwesend noch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.

Benutzer als Vertretung festgelegt

Der aktuelle Benutzer wurde von anderen Benutzern als Abwesenheitsvertretung festgelegt.

Benutzer ist abwesend

Der Benutzer ist gemäß seiner Benutzereinstellungen als abwesend festgelegt.

Benutzer abwesend und gleichzeitig Vertretung

Möglicher Konflikt: Der Benutzer ist sowohl als abwesend als auch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Das FLOWWER-System ist in der Lage, Abwesenheitsvertretungen über mehrere Benutzer hinweg zu kaskadieren.
Dennoch sollte sicherheitshalber geprüft werden, dass die Vertretungskette praktikabel ist.

6 - Berechtigungen

TBD

6.1 - Dokumente hochladen

6.2 - Floww zuweisen / Freigabe starten

Kontoweit

Superrecht. Alle ungestarteten Dokumente sind für den Benutzer sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos zugewiesen werden.

Zugehörige Unternehmen

Benutzer kann Dokumente an alle Flowws der ihm zugeordneten Unternehmen zuweisen und deren Freigabe starten

Zugehörige Flowws

Erlaubt Benutzern den Zugriff auf Flowws bzw. den Flowws zugewiesenen Dokumente, in welchen sie selbst Freigeber oder Supervisor sind.
Dokument(e) ohne Zuweisung dürfen durch den Benutzer nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.

6.3 - Dokumente freigeben

Es gelten die Regeln des dem Dokument zugewiesenen Flowws.

6.4 - Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen

Kontoweit

Erlaubt uneingeschränkten Zugriff auf ‘Abgelehnte Dokumente’.

Nur verantwortliche (Dokumente)

Erlaubt Zugriff auf ‘Abgelehnte Dokumente’ mit Einschränkung auf Dokumente im Verantwortungsbereich des Benutzers.

Dies bezieht sich auf Dokumente, auf welche Folgendes zutrifft:

• Benutzer ist Besitzer (Uploader)
• Benutzer ist Mitglied im Floww des Dokuments
• Dokument hat keinen Floww (ist unzugewiesen)

6.5 - Administrator

Das besondere an dieser Berechtigung ist, dass auch in Zukunft hinzukommende, weitere Berechtigungen dem Benutzer automatisch gegeben werden.

Wir empfehlen, diese Berechtigung immer wenigstens zwei Benutzern zu erteilen um in Notfällen handlungsfähig zu bleiben.

6.6 - Alle Dokumente administrieren

Zugehörige Unternehmen

Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente der dem Benutzer zugehörigen Unternehmen.

6.7 - Anhänge zu Dokumenten hinzufügen

6.8 - Belegaufteilung bearbeiten

6.9 - Benutzer verwalten

TBD

6.10 - Dokumentanhänge entfernen

6.11 - Dokumentdaten bearbeiten

6.12 - Dokumente ablehnen

Die Funktion ‘abgelehnte Dokumente’ verhindert, dass ein einzelner Prüfer ein Dokument vollständig aus dem Freigabeprozess entfernen und löschen kann. Dokumente, die im Freigabeprozess abgelehnt werden, müssen in einem zweiten Schritt überprüft werden. Hier kann entschieden werden, ob das Dokument gelöscht oder wieder in den Prozess zur Überarbeitung zurückgeführt werden soll. Die Entscheidungsfindung erfolgt somit transparent und kollaborativ.

6.13 - FiBu-Notiz aktualisieren

Nützlich für Benutzer, die außer der FiBu-Notiz keine weiteren Dokumenteigenschaften bearbeiten sollen.

6.14 - Freigegebene Dokumente auf alternativem Weg herunterladen

Hierzu gehört die FLOWWER REST-API und der Download über die Benutzeroberfläche.

6.15 - Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben

6.16 - Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten

TBD

6.17 - Marktplatz verwenden

6.18 - Nominierungen bearbeiten

6.19 - Stammdaten / Lieferanten bearbeiten

Kontoweit

Superrecht. Stammdaten und Lieferanten aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind durch den Benutzer bearbeitbar.

Zugehörige Unternehmen

Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten explizit zugehöriger Unternehmen bearbeiten.

Zugehörige Flowws

Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten zugehöriger Unternehmen bearbeiten.

6.20 - Systemeinstellungen verwalten

6.21 - Unternehmen und Flowws verwalten

6.22 - Zugriff auf Freigegebene Dokumente

Steuert die Sichtbarkeit des Bereichs ‘Freigegebene Dokumente’ bzw. zeigt die Schaltfläche zum Bereich ‘Freigegebene Dokumente’ an.

Kontoweit

Ermöglicht Zugriff auf freigegebene Dokumente aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos.

Zugehörige Unternehmen

Eingeschränkter Zugriff nur auf dem Benutzer zugeordneter Unternehmen bzw. deren Dokumente.

6.23 - Zugriff auf Zahlungsverwaltung

Kontoweit

Superrecht. Zahlungsverwaltung aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind zugreifbar.

Zugehörige Unternehmen

Benutzer kann Zahlungsverwaltung der ihm zugeordneten Unternehmen (siehe Unternehmenszuordnung ) verwenden.

7 - Mögliche Zustände eines Dokuments

Ungestartet

Die Freigabe des Dokuments wurde noch nicht gestartet. Diese Belege sind über das Dashboard oder die Liste ‘“Eingang/ungestartet” zu finden. Unzugewiesene Dokumente können von Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung “Dokumente zuweisen + Freigabe starten”’ einem Floww zugewiesen werden.

Stufe 1..5

Das Dokument ist einem Floww zugewiesen und die Freigabe gestartet, d.h. der Status des Dokuments entspricht einer der fünf möglichen Freigabestufen. Damit FLOWWER den Übergang in eine weitere Freigabestufe auslöst, müssen die Bedingungen der zu erreichenden Floww-Stufe erfüllt sein. Ist diese Stufe leer, d.h. sind keine Benutzer zur Freigabe hinterlegt, wird der Status des Dokuments auf ‚Freigegeben‘ gesetzt.

Abgelehnt

Lehnt ein Benutzer ein in Freigabe befindliches Dokument ab, wird dieses in die Liste “Abgelehnte Dokumente” verschoben. Diese Dokumente können bei Wiedervorlage entweder reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung “Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen” ist Voraussetzung).

Siehe auch: Dokumente ablehnen

Freigegeben

Dokumente mit diesem Status sind vollständig freigegeben und stehen zur Übertragung an weitere Systeme über eine Partnerschnittstelle zur Verfügung. Freigegebene Dokumente sind in der Liste “Freigegebene Dokumente” zu finden. FLOWWER berücksichtigt hierbei die Unternehmenszugehörigkeit des jeweiligen Benutzers und stellt nur Dokumente aus den entsprechenden Unternehmen zur Ansicht bereit.

Für den Download ohne Partnerschnittstelle wird - aus Gründen der Nachvollziehbarkeit - das Benutzerrecht “Alternativen Download verwenden” vorausgesetzt. Gegebenenfalls ist die Aktivierung des FLOWWER-Features “Alternativer Download” notwendig.

Verarbeitet

Den Status „Verarbeitet“ erhalten Dokumente nach deren erfolgreicher Verarbeitung über eine Partnerschnittstelle (bzw. Nutzung des alternativen Downloads). Die verarbeiteten Dokumente bleiben für der Dauer der gewählten Vorhaltezeit über den FLOWWER-Explorer weiterhin verfügbar, bzw. über die Suchfunktion auffindbar.

Gelöscht

Das Dokument wurde entweder noch im ungestarteten Zustand (Draft) direkt oder nach vorheriger Ablehnung gelöscht. Der Datensatz dieses Dokuments mit seinem digitalen Fingerabdruck ( Hashwert ) und die wichtigsten Protokolleinträge (Logbuch) sind über den FLOWWER-Explorer unter Verwendung des entsprechenden Suchfilters auch nach deren Löschung noch abrufbar (ob durch den Benutzer oder durch das Ende der Archivierungszeit ist dabei unerheblich). Auf diese Weise kann auch im Nachhinein festgestellt werden, ob ein Dokument bereits bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.

Mehr Details: siehe Revisionssicherheit

Aufbewahrungszeit

siehe Archivfunktion

8 - Regeln für Datenfelder

Das Feature Regeln für Datenfelder in FLOWWER bietet umfassende Möglichkeiten, die Verarbeitung von Eingabefeldern an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Neben der Validierung und Pflichtfeld-Steuerung können auch die Sichtbarkeit und die Darstellung der Felder konfiguriert werden.

Mehrstufige Regeldefinition

Regeln für Datenfelder lassen sich auf drei Ebenen definieren, um maximale Flexibilität zu gewährleisten:

Systemeinstellungen

Globale Regeln für Datenfelder gelten für das gesamte FLOWWER-Konto.
Sie definieren allgemeine Standards, die für alle Unternehmen innerhalb des Kontos gelten.
Siehe: Regeln für Datenfelder

Unternehmenseinstellungen

Unternehmen können eigene Regeln festlegen, die spezifisch für ihre Prozesse und Anforderungen sind.
Diese ergänzen oder überschreiben die globalen Regeln.
Siehe: Regeln für Datenfelder

Floww-Einstellungen

Regeln auf Floww-Ebene betreffen einzelne Freigabeprozesse.
Sie ermöglichen eine individuelle Anpassung an die besonderen Anforderungen eines bestimmten Prozesses.
Siehe: Regeln für Datenfelder an einem Floww

Funktionen der Regeln

Sichtbarkeit von Feldern steuern

Felder können in der Benutzeroberfläche standardmäßig sichtbar, einblendbar (bei Bedarf durch den Benutzer einsehbar) oder unsichtbar sein.

Individuelle Anzeigenamen definieren

Für jedes Datenfeld können benutzerdefinierte Anzeigenamen festgelegt werden, um die Verständlichkeit für die Nutzer zu verbessern.
Unterschiedliche Anzeigenamen können für verschiedene Unternehmen oder Flowws definiert werden, um auf spezifische Begriffe oder Abkürzungen einzugehen.

Validierung von Eingaben

Sicherstellen, dass Eingaben vorgegebene Formate oder Kriterien erfüllen, z. B. gültige E-Mail-Adressen oder numerische Werte.

Pflichtfelder definieren

Vorgabe, dass bestimmte Felder zwingend ausgefüllt werden müssen, bevor der Prozess fortgeführt werden kann.

Echtzeitprüfung

Eingabefehler werden direkt angezeigt, sodass Nutzer diese sofort korrigieren können.

Vorteile

• Sichtbarkeit optimieren: Benutzer sehen nur relevante Felder, wodurch die Benutzeroberfläche übersichtlich bleibt.
• Klarheit durch individuelle Bezeichnungen: Eigene Anzeigenamen fördern ein besseres Verständnis der Datenfelder.
• Flexibilität durch Mehrstufigkeit: Regeln können an die Anforderungen des Kontos, des Unternehmens und einzelner Prozesse angepasst werden.
• Höhere Effizienz: Präzise Steuerung der Feldsichtbarkeit reduziert Ablenkungen und erleichtert die Eingabe.

Beispiele

• Sichtbarkeit: Ein Feld „Skonto“ wird nur bei Rechnungen eines bestimmten Flowws sichtbar. Bei anderen Workflows bleibt es unsichtbar.
• Individuelle Bezeichnungen: Das Feld „Kostenstelle“ wird in einem Unternehmen als „Projektnummer“ angezeigt, während es in einem anderen „Abteilungs-ID“ heißt.
• Validierung: Das Feld „Rechnungsbetrag“ muss eine Zahl größer als Null enthalten.
• Pflichtfeld: Das Feld „Freigabedatum“ ist bei Investitionsfreigaben zwingend auszufüllen.

Dieses Feature vereinfacht die Bedienung, erhöht die Datenqualität und erlaubt eine präzise Anpassung an individuelle Anforderungen.

9 - API

Zweck der API

FLOWWER soll häufig in die bestehende Infrastruktur integriert werden. Um Drittsoftware effizient an FLOWWER anbinden zu können, haben wir jedem FLOWWER-Konto ein REST-API (Programmierschnittstelle) hinzugefügt.

Über das FLOWWER REST-API können Softwaresysteme ihre Daten direkt mit FLOWWER austauschen, ohne die grafische Benutzeroberfläche nutzen zu müssen. Besonders nützlich ist das, wenn eine Datenschnittstelle zur Anbindung an eine kundenspezifische Softwarelösung entwickelt werden soll.

Auch für einfache Aufgaben (z.B. den regelmäßigen Upload oder Download von Dokumenten / Belegen) ist das FLOWWER REST-API sehr effizient.

API-Format

Das FLOWWER-API folgt der OpenAPI-Specification - einem Standard zur Beschreibung REST-konformer Programmierschnittstellen.

Damit wird die Nutzung von API-Tools wie z.B.

• HttpRepl
• Bruno
• Postman oder verschiedenen Client-Generatoren möglich.

Beschreibung der API

Jedes FLOWWER-Konto verfügt über eine eigene REST-API, welche unter Verwendung der FLOWWER-Kontokennung erreichbar ist.

Alle Funktionen der REST-API werden per ‘Swagger UI’ für den Browser sichtbar:

https://*Ihre-FLOWWER-Kontokennung*.flowwer.de/swagger

Das optionale Marktplatz-Feature „REST-API“ (früher „alternativer Download“) ermöglicht es, freigegebene Dokumente an weitere Ziele (zusätzlich zu DATEV Unternehmen Online) zu übertragen. Der Upload von Daten in das FLOWWER-System ist auch ohne Aktivierung des Features möglich.

9.1 - Authentifizierung

Die Authentifizierung findet über ein Token ("X-FLOWWER-ApiKey") im HTTP-Header des REST-Calls statt.

Ein Token können Sie über ein Dienstkonto für API-Zugriffe (bevorzugte Methode) erstellen.

9.2 - Beispiele

Hochladen eines neuen Dokuments

Sende einen ‘POST’-Request an https://Ihre-FLOWWER-Kontokennung.flowwer.de/api/v1/upload Authentifizierung / Sicherheit Die Authentifizierung findet über ein Token ("X-FLOWWER-ApiKey") im HTTP-Header des REST-Calls statt.

Ein Token können Sie über ein Dienstkonto für API-Zugriffe (bevorzugte Methode) erstellen.

9.3 - Dienstkonto für API-Zugriffe

FLOWWER bietet die Möglichkeit, für Zugriffe auf die REST-API ein Dienstkonto (auch bekannt als ‘API-only Konto’) zu verwenden. Ein Dienstkonto für Zugriffe auf die FLOWWER-API zu nutzen bringt mehrere Vorteile.

Vorteile

Sicherheits- und Audit-Logs

Da Dienstkonten separate Identitäten darstellen, kann ihre Nutzung in Protokollen leicht nachverfolgt und überwacht werden.
Dies erleichtert die Sicherheitsüberwachung und die Erkennung von Anomalien.

Organisation

Bewährte Praxis ist es, für jeden API-Zugreifenden (FLOWWER.exe, FTP, InvoiceFetcher, etc.) einen eigenen API-Benutzer zu erstellen.

Langfristige Zugriffstoken

Die Dienstkonten für API-Zugriffe verwenden vom System vergebene Zugangstoken.
Diese sind dauerhaft gültig und somit für fortlaufende oder wiederkehrende Aufgaben ideal.

Eingeschränkte Berechtigungen

Das Konto kann so konfiguriert werden, dass es nur die für die jeweiligen API-Operationen erforderlichen Berechtigungen erhält.

Keine GUI-Abhängigkeit

API-Dienstkonten dürfen sich nicht an der FLOWWER-Benutzeroberfläche anmelden.
So ist sichergestellt, dass Integrationen nicht durch UI-Updates unterbrochen werden.

Minimierung menschlicher Interaktion

Da keine Benutzeroberfläche (UI) verwendet wird, gibt es weniger Möglichkeiten für Fehler oder unbefugten Zugriff durch menschliche Benutzer.

Vereinfachung:

Das vergebene API-Token identifiziert das zugehörige Dienstkonto eindeutig und ist in der FLOWWER-Benutzerverwaltung sichtbar.

Einrichtung

Zur Einrichtung: Dienstkonto für API-Zugriffe

10 - Aufbewahrung / Archiv

FLOWWER stellt ein integriertes, automatisches Dokumentarchiv mit Revisionssicherheit bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden. Beispielsweise eine digitale Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten sind einfach mit FLOWWER möglich.

Zusammenfassung

• Alle Dateien liegen in Datenbank, jedes Dokument erhält einen Hashwert
• Versehentliches Löschen ist nicht möglich
• Entfernen von Daten über Housekeeping auf regulärer Basis

Einstellungen

Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:

• Systemweite Grundeinstellungen: Diese gelten standardmäßig für alle Unternehmen und legen die allgemeine Aufbewahrungszeit fest.

• Unternehmensspezifische Einstellungen: Für jedes einzelne Unternehmen können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
  Auf diese Weise können individuelle Anforderungen oder Richtlinien eines Unternehmens berücksichtigt werden.

Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen konfiguriert, greifen automatisch die Werkseinstellungen.

Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungszeit bereinigt.
Dokumente während der Freigabe sind von diesem Vorgang ausgenommen. Bereinigte Dokumente werden mit einem - Symbol gekennzeichnet.

Bedarfsberechnung und Kosten

FLOWWER verwendet die “High-Watermark”-Methode, um die Anzahl der aufzubewahrenden Dokumente zu bestimmen.
Das bedeutet, für die monatliche Berechnung wird die höchste Anzahl an vorhandenen Dokumenten herangezogen, die jedes FLOWWER-Unternehmen an einem einzigen Tag im System hatte.

Dabei werden nur Dokumente berücksichtigt, die sich länger als 50 Tage im System befinden.
Zusätzlich zieht FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von dieser Berechnung ab.

Das heißt, normale Eingangsrechnungen, (welche mit FLOWWER in durchschnittlich weniger als fünf Werktagen verarbeitet werden), bleiben hinsichtlich der Aufbewahrungszeit kostenfrei.

Eine Einheit besteht aus 1.000 Dokumenten, die 2,50 € kostet - also ist eine Einheit zu bezahlen.

Fallbeispiele

Beispiel 1

Unternehmen mit 300 aktiven Dokumenten, davon 50 Dok. älter als 50 Tage: keine Berechnung

Begründung: weil nur 50 Dokumente älter als 50 Tage sind - und 50 Dokumente sind kostenfrei.

Beispiel 2

Unternehmen mit 1.250 aktiven Dokumenten, davon 950 Dok. älter als 50 Tage.
Bedarf: 950 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 900 zu archivierende Dokumente

Eine Archiveinheit wird benötigt

Begründung: 950 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen. es bleiben also 900 gebührenpflichtige Dokumente.

Beispiel 3

Unternehmen mit 8.000 aktiven Dokumenten, davon 6.000 Dok. älter als 50 Tage
Bedarf: 6.000 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 5.950 zu archivierende Dokumente = 6 Archiveinheiten (= 15 Euro)

Begründung: 6.000 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen = 5.950 gebührenpflichtige Dokumente.

Es werden 6 Archiveinheiten benötigt.

Bereinigung von Dokumenten

Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (5) gekennzeichnet.

Wird entfernt

• Originaldaten, Anhänge, Vorschaubilder, OCR-Daten

Revisionsprotokoll (nicht entfernte Informationen)

• Prüfsumme des Ursprungsdokuments
• Protokolleinträge

11 - Backup-Freigabe

Die Backup-Freigabe ist eine zweite Perspektive für den Benutzer.
Häufig werden User (meist ein ‘Senior-Chef’) als Backup-Freigeber hinterlegt, die jederzeit in den Freigabeprozess eingreifen können sollen, jedoch nicht müssen.

Wie wird die Backup-Freigabe aktiviert?

Für die Backup-Freigabe wird ein FLOWWER-Benutzer benötigt. Dieser ist nicht zwingend nur Backup-Freigeber, sondern kann auch mit der normalen Freigabeliste arbeiten. Bearbeiten Sie die Regeln für Freigabestufen, um den Benutzer in den gewünschte Floww bzw. dessen Freigabestufe(n) einzufügen.
Setzen Sie den Teilnahmemodus auf “Backup-Freigabe”.

Welchen Vorteil bringt dieses Feature?

Über die Backup-Freigabe bekommt ein FLOWWER-Benutzer die Möglichkeit, zwischen zwei Freigabe-Perspektiven umschalten zu können ohne dafür einen zweiten Benutzeraccount zu benötigen.

So könnte beispielsweise ein Teamleiter in den Flowws seines Teams per Backupfunktion aufgenommen werden. Damit kann er wahlweise auf Backup schalten und als Freigeber bei Dokumenten mitwirken, welche nicht auf seiner normalen (täglichen) Freigabeliste vorhanden sind.

12 - Mail-in-/out Protokoll

Funktionen

Übersicht über alle eingehenden und ausgehenden E-Mails.

Wo befindet sich das Mail-In/-Out-Protokoll?

Das Protokoll ist an verschiedenen Stellen in FLOWWER verfügbar, wobei der Inhalt jeweils an die entsprechende Nutzung angepasst ist:

• FLOWWER-Hauptmenü: Hier finden Sie alle E-Mails des gesamten FLOWWER-Kontos.
• Benutzerverwaltung: Benutzer-Administratoren können die E-Mails der jeweiligen Benutzer einsehen.
• Benutzerkonto-Einstellungen: Jeder Benutzer kann seine eigenen E-Mails einsehen.
• An jedem per E-Mail erzeugten Dokument: Informationen zur E-Mail, die als Datenquelle für das Dokument verwendet wurde.

Anwendungsfälle

E-Mail mit Anhang

Dient als Datenquelle für ein oder mehrere Dokumente.
Es ist möglich, dass eine E-Mail weitere E-Mails als Anhang enthält (z. B. bei der Weiterleitung mehrerer E-Mails auf einmal durch Outlook).

Fehlerhafter Empfang mit Anhang

Kann eine empfangene E-Mail von FLOWWER nicht verarbeitet werden, wird sie dennoch im Protokoll gespeichert.
Auf Wunsch kann die Verarbeitung erneut versucht werden (z. B. nachdem ein FLOWWER-Benutzer angelegt wurde).

Statusmail-Probleme

Status-E-Mails sind ebenfalls im Mail-In/-Out-Protokoll zu finden.
FLOWWER stellt ausgehende E-Mails direkt an den zuständigen Mailserver zu und protokolliert die Rückmeldungen des empfangenden Servers.
Dies erleichtert die Fehlersuche bei Zustellungsproblemen erheblich.

Passwort-Reset-Details

Der Versand von Passwort-Reset-E-Mails wird ähnlich wie bei Statusmails protokolliert.
Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheits- und Datenschutzgründen der Download dieser E-Mails durch FLOWWER verhindert wird.

YouTube-Video

13 - Nominierung (dynamische Freigeber)

Die FLOWWER-Funktion „Nominierung“ ermöglicht es, eine oder mehrere Personen als Freigeber in einen Freigabeprozess (Floww) einzubinden. Eine nominierte Person wird benachrichtigt und prüft das Dokument, wodurch die Verantwortung klar zugewiesen ist.

Die Nominierung wird bei der Erstellung eines Flowws vorbereitet, indem potenzielle Freigeber für bestimmte Freigabestufen festgelegt werden. Diese Funktion dient als Platzhalter um mehrere Kandidaten für eine Stufe vorzusehen, ohne für jede Benutzerkombination einen eigenen Floww erstellen zu müssen.

Die Nominierung erfolgt immer für die nächste Freigabestufe eines Dokuments. Nicht jede Stufe muss jedoch eine Nominierung enthalten. Es kann Stufen geben, in denen feste Freigeber definiert sind und keine Auswahl erforderlich ist. ei der Bearbeitung eines Dokuments wird pro Stufe geprüft, ob eine Nominierung aus den vorbereiteten Kandidaten erforderlich ist oder ob ein fester Freigeber die Freigabe übernimmt. Dies ermöglicht flexible und effiziente Freigabeprozesse, die sowohl feste Freigeber als auch nominierte Kandidaten umfassen können.

Einrichtung

Zur Freigabe nominierbare Benutzer werden über die Regeln für Freigabestufen des Floww-Editor festgelegt.
Hier ist der Teilnahmemodus entsprechend auf “Nominierung” festzulegen.

Anwendung

14 - Status E-Mails

Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status-Mails versenden.
Jede Status-Mail enthält eine pro Benutzer individuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.

Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan. (im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)

Einstellungen

Die Einstellungen für Status-Mails bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:

• Systemweite Grundeinstellungen: Diese gelten standardmäßig für alle Benutzer und legen allgemeine Versandzeiten fest.

• Benutzerspezifische Einstellungen: Für jeden Benutzer können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.

Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:

1. ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?

2. Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.

3. Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.

4. Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?

Auslöser für den Versand sind:

- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- der Bezahlstatus

15 - Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben

Legen Sie in FLOWWER fest, wie viele Freigaben erforderlich sind, um eine Floww-Stufe zu erfüllen.

Das Vier-Augen-Prinzip spielt in Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle. Es stellt sicher, dass bedeutende Entscheidungen und Arbeitsvorgänge von mindestens zwei Personen geprüft und genehmigt werden. Durch diese Maßnahme wird die Qualität der Entscheidungen erhöht, da mehrere Personen eingebunden sind und mögliche Fehler, Missbrauch oder Manipulation vermieden werden.

In FLOWWER können Sie flexibel bestimmen, wie viele Freigaben in jeder Stufe eines mehrstufigen Prozesses erforderlich sind. Viele unserer Kunden setzen das Vier-Augen-Prinzip in ihren Freigabeprozessen ein, insbesondere für Bestellungen, Aufträge oder Rechnungen, die bestimmte Beträge überschreiten. So können Sie etwa festlegen, dass ab einem bestimmten Schwellenwert zwei Personen auf einer Freigabestufe einen Vorgang prüfen und bestätigen müssen, bevor dieser in die nächste Stufe übergeht.

Diese Konfiguration ermöglicht Ihnen, den Workflow und die Reihenfolge der Arbeitsvorgänge klar zu regeln und sicherzustellen, dass keine Entscheidungen von Einzelpersonen getroffen werden, die unkontrolliert durchlaufen. Durch die Einhaltung definierter Freigaberegeln schützen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen und fördern gleichzeitig eine transparente und kontrollierte Arbeitsweise.

Da es unterschiedliche Anforderungen an das Vier-Augen-Prinzip gibt, bietet Ihnen FLOWWER verschiedene Szenarien:

Das exklusive Vier-Augen-Prinzip

Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip in FLOWWER schließen Sie standardmäßig aus, dass Freigeber sich gegenseitig freigeben können. Das bedeutet, dass dieselbe Person nicht mehrmals innerhalb eines Freigabeprozesses ein Dokument genehmigt - die Mehrfachfreigabe ist verboten. Diese Funktion lässt sich im FLOWW-Editor als Mehrfach-Freigabe für den Freigabeprozess aktivieren oder auf Wunsch auch komplett abschalten.

Wenn jedoch Vertretungsregelungen vorliegen, kann eine Person trotz dieser Einstellung mehrfache Freigaben vornehmen. In solchen Fällen wird dieselbe Person aufgrund der Vertretung für mehrere Freigabeschritte herangezogen und kann die Genehmigung in mehreren Stufen durchführen. Diese Flexibilität ermöglicht es, individuelle Unternehmensregelungen zu berücksichtigen, ohne den Freigabeprozess unnötig zu blockieren. Das exklusive Vier-Augen-Prinzip bietet somit sowohl maximale Sicherheit als auch anpassbare Einstellungen für besondere Situationen.

Unternehmen verwenden dieses exklusive Vier-Augen-Prinzip, wenn sichergestellt werden soll, dass ein Dokument nicht mehrmals vom gleichen Mitarbeiter freigegeben wird. Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Freigabestufe genehmigt, so ist es ihm in den folgenden Stufen desselben Prozesses nicht erneut möglich, das Dokument freizugeben – selbst wenn er in einer dieser späteren Stufen ebenfalls als Freigeber vorgesehen ist. Diese Regelung fördert die Integrität des Freigabeprozesses und verhindert Wiederholungen oder potenzielle Interessenkonflikte innerhalb des Workflows.

Das selektive Vier-Augen-Prinzip

In einigen Fällen gibt es Mitarbeiter, die bereichsübergreifend oder in mehreren Stufen Dokumente freigeben dürfen.
Normalerweise ist dennoch mindestens eine zusätzliche Person in den Ablauf eingebunden.

Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip kann die Freigabe aus einer vorangehenden Stufe auf Wunsch in die nächste übernommen werden, sofern die gleiche Person in beiden Stufen beteiligt ist. Das bedeutet, wenn ein Freigeber an zwei aufeinanderfolgenden Stufen beteiligt ist und das Dokument in der ersten Stufe freigegeben hat, kann seine Freigabe für die nächste Stufe direkt übernommen werden.

Praxisbeispiel

Angenommen, ein Teamleiter und sein Team sind auf zwei Stufen als Freigeber festgelegt. Der Vorgesetzte möchte nach Prüfung durch ein Teammitglied eine zusätzliche Sicherung der Entscheidung vornehmen. Falls jedoch kein Teammitglied verfügbar ist, kann der Vorgesetzte bereits in der ersten Stufe genehmigen. Nun kann die Freigabe automatisch in die zweite Stufe übernommen werden und der Prozess erfordert in diesem Rahmen keine weitere Freigabe. Im umgekehrten Fall, wenn ein Teammitglied in der ersten Stufe freigibt, wird der Teamleiter in der zweiten Stufe trotzdem für die zweite Freigabe hinzugezogen.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass sowohl die Effizienz als auch die notwendige Kontrolle in den Freigabeprozessen gewährleistet bleibt und sich flexibel an verschiedene Vertretungs- oder Eskalationsregeln anpassen lässt.