FLOWWER ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verwaltung von Dokumenten und Prozessen.
Es bietet ein zentrales Archiv für die sichere Ablage und schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente.
Über die eingebaute Volltextsuche können Informationen auch dann gefunden werden, wenn sie nicht speziell für die Suche aufbereitet wurden.
Verknüpfungen zwischen Dokumenten bilden Zusammenhänge, wie zwischen Rechnungen und Lieferscheinen, nachvollziehbar ab.
FLOWWER unterstützt die Freigabe von Bestellanforderungen und Verträgen sowie die Zahlungsvorbereitung mit SEPA-Export.
Dank der Schnittstellen zu Partnern wie DATEV, Agenda und Addison wird eine medienbruchfreie Datenübertragung möglich.
Alle Vorgänge werden automatisch als Audit-Trail protokolliert, der ebenfalls über die Schnittstellen weitergegeben werden kann.
Das Modul FlexReport ermöglicht umfangreiche Abfragen und ermöglicht den Datenexport als Excel-Tabelle.
Last, but not least: das gesamte System ist ausschließlich auf Servern deutscher Unternehmen gehostet.
Dies leistet einen wichtigen Beitrag zur digitalen Souveränität und gewährleistet ein hohes Maß an Datensicherheit.
1 - Erste Schritte
Schnell und einfach mit FLOWWER loslegen.
FLOWWER lässt sich in verschiedenen Integrationstiefen verwenden, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Ihre Prozesse zu optimieren.
In jedem Fall unterstützt FLOWWER Sie bei der einfachen Freigabe von Rechnungen.
Auf Wunsch können Sie diesen Prozess erweitern und mit FLOWWER Ihre Buchhaltung vorbereiten.
Beide Varianten – ob reine Rechnungsfreigabe oder mit vorbereitender Buchhaltung – können durch die Freigabe von Bestellungen oder Bedarfsanforderungen begleitet werden.
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, auch Ihre Beschaffungsprozesse optimal zu steuern.
Die vorbereitende Buchhaltung bringt den Vorteil, dass Informationen wie z.B. die zur Freigabe passende Kostenstelle(n), medienbruchfrei von der freigebenden Person an die Buchhaltung oder den Steuerberater übertragen werden.
Dadurch entfällt die manuelle Weitergabe von Daten und die relevanten Informationen stehen der Buchhaltung sofort zur Verfügung.
Dies reduziert nicht nur den Aufwand, sondern verringert auch Rückfragen erheblich, da notwendige Details bereits übermittelt wurden.
Auf diese Weise werden Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern wie dem Steuerberater effizienter gestaltet.
1.3 - Bedarfsanforderungen
1.4 - Archivierung
1.5 - Reporting
1.6 - Bezahlen
2 - Schnittstellen
TBD!
2.1 - DATEV-Langzeittoken
Was ist ein Langzeittoken?
Ein
Langzeittoken
ist ein digitaler Schlüssel, der es dem FLOWWER-System erlaubt, sich ohne Benutzerinteraktion bei DATEV anzumelden.
Wenn ein Langzeittoken in FLOWWER hinterlegt ist, kann die automatisierte Übertragung an DATEV aktiviert werden.
Für jedes DATEV-Unternehmen ist ein separates Langzeittoken erforderlich.
Dies ist eine Vorgabe von DATEV, die sicherstellt, dass die Authentifizierung und Datenübertragung für jedes Unternehmen individuell und sicher erfolgt.
Unabhängig davon besteht weiterhin die Möglichkeit, sich für jede einzelne Übertragung manuell bei DATEV anzumelden und Daten manuell zu übertragen.
Einrichtung
Die Anforderung eines Langzeittokens wird über den Reiter Schnittstellen / Datenweitergabe des jeweiligen FLOWWER-Unternehmens durchgeführt.
Klicken Sie auf den “Bei Anbieter anmelden”-Button und wählen Sie im Untermenü die Option “Anmelden und Langzeit-Token anfordern” aus.
Die DATEV-Anmeldung/Zustimmung erfolgt wie gewohnt über das von Ihnen gewählte Loginverfahren.
Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie zurück zu FLOWWER geleitet.
Es wird angezeigt, dass das Langzeittoken erfolgreich gespeichert wurde, einschließlich des Zeitpunkts und des Benutzers, der das Token angefordert hat.
Info über ein zwischengespeichertes Langzeit-Token an einem FLOWWER-Unternehmen:
Abrufdatum
FLOWWER-User der das Token abgerufen hat (hier: Sonja)
DATEV-Benutzer, zu welchem das Token gehört (hier: ‘Sascha Schwegelbauer’)
Gültigkeitsdatum
Ergebnis der Testabfrage
3 - Single Sign On (SSO)
Für jeden FLOWWER-Benutzerkonto kann ein SingleSignOn (SSO) - Modul hinzugebucht werden.
Damit ist die Anmeldung an FLOWWER über externe Anbieter möglich. Konkret bedeutet das, dass der Benutzer sein Passwort nicht bei FLOWWER, sondern bei dem jeweiligen, externen Anbieter eingibt. Auf diese Weise kann die Passwortverwaltung zentral organisiert und gesteuert werden.
Auf Wunsch kann der FLOWWER-Administrator auch diese Anmeldeform erzwingen. Wissenswert hierbei ist, dass die externe Anmeldung dem FLOWWER-Benutzerkonto hinzugefügt wird. Es wird kein paralleler Benutzer erzeugt. Auf diese Weise bleiben die Benutzerdaten und -einstellungen (Dokumente, Freigaben, usw.) erhalten. Die Bestätigung per E-Mail erfolgt für alle FLOWWER-Benutzer.
Einrichtung Hierfür gibt es direkt in FLOWWER einen Assistenten, der Ihnen bei der Einrichtung zur Seite steht.
FLOWWER-Benutzer
Passwortrichtlinien über FLOWWER (aktuell fest hinterlegt mit 8 Zeichen usw.) SSO-Modul für Benutzer Kontoweite Basisfunktion
Externer Anbieter notwendig – Passwortrichtlinien usw. über SSO-Anbieter
Kann FLOWWER-2FA optional übergehen
FLOWWER stellt kontospezifische Callback-URI mit Zufallsanteil (Sicherheit) zur Verfügung
Mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto möglich
Zuordnung der externen Anmeldung zu FLOWWER-Benutzer über OIDC-Scope „email“ bzw. „profile“ (alternativ nach lokaler Anmeldung direkte Zuordnung möglich)
Jeder Benutzer kann mehrere externe Anmeldungen besitzen (so nahtlose Migration zwischen SSO-Anbietern möglich)
Admin kann (kostenlos) mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto hinterlegen
Benutzerspezifisch
Kann zu bestehendenden FLOWWER-Benutzern hinzugefügt werden
SSO-Benutzer kann auch zu reinem FLOWWER-Benutzer umgewandelt werden (ohne dass Dokumente usw. verloren gehen)
Jeder Benutzer kann mehrere externe Anmeldungen besitzen (so nahtlose Migration zwischen SSO-Anbietern möglich)
Basis-Benutzer Benutzer mit SSO-Modul Lokale Anmeldung Ja Ja, kann vom Admin verboten werden Externe Anmeldung Nein Ja, kann vom Admin erzwungen werden 2FA Ja, kann erzwungen werden FLOWWER-Wiederherstellungscodes möglich Ja, kann optional durch SSO-Anbieter übersteuert werden Richtlinien Fest vorgegeben Über SSO-Anbieter
Anmeldemodi
Externe Anmeldung erlauben
Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER per Passwort oder SSO anmeldet. Zur Bestätigung muss ein FLOWWER-Passwort hinterlegt werden.
Externe Anmeldung erzwingen
Voraussetzung: FLOWWER-Passwort muss gelöscht sein bzw. wird bei Bestätigung nicht angefordert. Mindestens eine externe Anmeldung muss kontoweit eingerichtet sein
Externe Anmeldung verbieten
Voraussetzung: FLOWWER-Passwort muss vorhanden sein bzw. wird bei Bestätigung angefordert.
4 - Triggers & Jobs
4.1 - Job 'Standardfloww zuweisen'
Weist das Dokument dem Standardfloww seines gebundenen Lieferanten zu.
Wird nicht ausgeführt wenn:
Kein Lieferant gebunden
Lieferant hat keinen Standardfloww
Dokument ist bereits dem Standardfloww zugewiesen
Ist bereits ein Floww zugewiesen, wird die Zuweisung überschrieben!
5 - Abwesenheitsvertretung
Die Funktion “Freigabe Abwesenheitsvertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert.
So bleibt nachvollziehbar, ob und von wem in Vertretung freigegeben wurde. Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.
Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen.
Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.
Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.
Ein Rettungsring-Symbol kennzeichnet, dass es sich um ein in Vertretung vorliegendes Dokument handelt.
Erinnerung, dass noch eine Vertretung gesetzt ist.
Gelber Rettungsring : der aktuelle Benutzer wird als Abwesend vertreten
Grüner Rettungsring : der aktuelle Benutzer ist als Vertretung hinterlegt
6 - Berechtigungen
TBD
6.1 - Benutzer verwalten
TBD
6.2 - Dokumente ablehnen
Die Funktion ‘abgelehnte Dokumente’ verhindert, dass ein einzelner Prüfer ein Dokument vollständig aus dem Freigabeprozess entfernen und löschen kann.
Dokumente, die im Freigabeprozess abgelehnt werden, müssen in einem zweiten Schritt überprüft werden.
Hier kann entschieden werden, ob das Dokument gelöscht oder wieder in den Prozess zur Überarbeitung zurückgeführt werden soll.
Die Entscheidungsfindung erfolgt somit transparent und kollaborativ.
6.3 - Dokumente hochladen
6.4 - FiBu-Notiz aktualisieren
Wird benötigt, damit ein Benutzer die FiBu-Notiz bearbeiten darf.
Nützlich für Benutzer, die außer der FiBu-Notiz keine weiteren Dokumenteigenschaften bearbeiten sollen.
6.5 - Floww zuweisen / Freigabe starten
Kontoweit
Superrecht.
Alle ungestarteten Dokumente sind für den Benutzer sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos zugewiesen werden.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Dokumente an alle Flowws der ihm zugeordneten Unternehmen zuweisen und deren Freigabe starten
Zugehörige Flowws
Erlaubt Benutzern den Zugriff auf Flowws bzw. den Flowws zugewiesenen Dokumente, in welchen sie selbst Freigeber oder Supervisor sind.
‘Dokument(e) ohne Floww’ dürfen durch den Benutzer nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.
6.6 - Unternehmen und Flowws verwalten
TBD
7 - Mögliche Zustände eines Dokuments
Jedes Dokument bzw. jeder Beleg im System hat genau einen Zustand. Dieser spiegelt den aktuellen Verarbeitungsstand innerhalb des Systems wider.
Ungestartet
Die Freigabe des Dokuments wurde noch nicht gestartet. Diese Belege sind über das Dashboard oder die Liste ‘“Eingang/ungestartet” zu finden.
Unzugewiesene Dokumente können von Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung “Dokumente zuweisen + Freigabe starten”’ einem Floww zugewiesen werden.
Stufe 1..5
Das Dokument ist einem Floww zugewiesen und die Freigabe gestartet, d.h. der Status des Dokuments entspricht einer der fünf möglichen Freigabestufen. Damit FLOWWER den Übergang in eine weitere Freigabestufe auslöst, müssen die Bedingungen der zu erreichenden Floww-Stufe erfüllt sein. Ist diese Stufe leer, d.h. sind keine Benutzer zur Freigabe hinterlegt, wird der Status des Dokuments auf ‚Freigegeben‘ gesetzt.
Abgelehnt
Lehnt ein Benutzer ein in Freigabe befindliches Dokument ab, wird dieses in die Liste “Abgelehnte Dokumente” verschoben.
Diese Dokumente können bei Wiedervorlage entweder reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung “Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen” ist Voraussetzung).
Dokumente mit diesem Status sind vollständig freigegeben und stehen zur Übertragung an weitere Systeme über eine Partnerschnittstelle zur Verfügung. Freigegebene Dokumente sind in der Liste “Freigegebene Dokumente” zu finden. FLOWWER berücksichtigt hierbei die Unternehmenszugehörigkeit des jeweiligen Benutzers und stellt nur Dokumente aus den entsprechenden Unternehmen zur Ansicht bereit.
Für den Download ohne Partnerschnittstelle wird - aus Gründen der Nachvollziehbarkeit - das Benutzerrecht “Alternativen Download verwenden” vorausgesetzt. Gegebenenfalls ist die Aktivierung des FLOWWER-Features “Alternativer Download” notwendig.
Verarbeitet
Den Status „Verarbeitet“ erhalten Dokumente nach deren erfolgreicher Verarbeitung über eine Partnerschnittstelle (bzw. Nutzung des alternativen Downloads).
Die verarbeiteten Dokumente bleiben für der Dauer der gewählten Vorhaltezeit über den FLOWWER-Explorer weiterhin verfügbar, bzw. über die Suchfunktion auffindbar.
Gelöscht
Das Dokument wurde entweder noch im ungestarteten Zustand (Draft) direkt oder nach vorheriger Ablehnung gelöscht.
Der Datensatz dieses Dokuments mit seinem digitalen Fingerabdruck (
Hashwert
) und die wichtigsten Protokolleinträge (Logbuch) sind über den FLOWWER-Explorer unter Verwendung des entsprechenden Suchfilters auch nach deren Löschung noch abrufbar (ob durch den Benutzer oder durch das Ende der Archivierungszeit ist dabei unerheblich). Auf diese Weise kann auch im Nachhinein festgestellt werden, ob ein Dokument bereits bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.
Mehr Details zu Revisionssicherheit
Aufbewahrungszeit
Archivfunktion
8 - API
FLOWWER verfügt über ein umfangreiches REST-API, was den Datenaustausch direkt auf Systemebene ermöglicht.
Zweck der API
FLOWWER soll häufig in die bestehende Infrastruktur integriert werden. Um Drittsoftware effizient an FLOWWER anbinden zu können, haben wir jedem FLOWWER-Konto ein REST-API (Programmierschnittstelle) hinzugefügt.
Über das FLOWWER REST-API können Softwaresysteme ihre Daten direkt mit FLOWWER austauschen, ohne die grafische Benutzeroberfläche nutzen zu müssen.
Besonders nützlich ist das, wenn eine Datenschnittstelle zur Anbindung an eine kundenspezifische Softwarelösung entwickelt werden soll.
Auch für einfache Aufgaben (z.B. den regelmäßigen Upload oder Download von Dokumenten / Belegen) ist das FLOWWER REST-API sehr effizient.
API-Format
Das FLOWWER-API folgt der OpenAPI-Specification - einem Standard zur Beschreibung REST-konformer Programmierschnittstellen.
Damit wird die Nutzung von API-Tools wie z.B. Bruno, Postman oder verschiedenen Client-Generatoren möglich.
Beschreibung der API
Jedes FLOWWER-Konto verfügt über eine eigene REST-API, welche unter Verwendung der FLOWWER-Kontokennung erreichbar ist.
Alle Funktionen der REST-API werden per ‘Swagger UI’ für den Browser sichtbar:
Das optionale Marktplatz-Feature „REST-API“ (früher „alternativer Download“) ermöglicht es, freigegebene Dokumente an weitere Ziele (zusätzlich zu DATEV Unternehmen Online) zu übertragen.
Der Upload von Daten in das FLOWWER-System ist auch ohne Aktivierung des Features möglich.
8.1 - Authentifizierung
Die Authentifizierung findet über ein Token ("X-FLOWWER-ApiKey") im HTTP-Header des REST-Calls statt.
Sende einen ‘POST’-Request an https://Ihre-FLOWWER-Kontokennung.flowwer.de/api/v1/upload Authentifizierung / Sicherheit Die Authentifizierung findet über ein Token ("X-FLOWWER-ApiKey") im HTTP-Header des REST-Calls statt.
FLOWWER bietet die Möglichkeit, für Zugriffe auf die REST-API ein Dienstkonto (auch bekannt als ‘API-only Konto’) zu verwenden.
Ein Dienstkonto für Zugriffe auf die FLOWWER-API zu nutzen bringt mehrere Vorteile.
Info
Das Zugriffstoken ist fest mit dem Dienstkonto verbunden.
Daher wird kein zusätzlicher Benutzername benötigt.
Vorteile
Sicherheits- und Audit-Logs
Da Dienstkonten separate Identitäten darstellen, kann ihre Nutzung in Protokollen leicht nachverfolgt und überwacht werden.
Dies erleichtert die Sicherheitsüberwachung und die Erkennung von Anomalien.
Organisation
Bewährte Praxis ist es, für jeden API-Zugreifenden (FLOWWER.exe, FTP, InvoiceFetcher, etc.) einen eigenen API-Benutzer zu erstellen.
Langfristige Zugriffstoken
Die Dienstkonten für API-Zugriffe verwenden vom System vergebene Zugangstoken.
Diese sind dauerhaft gültig und somit für fortlaufende oder wiederkehrende Aufgaben ideal.
Eingeschränkte Berechtigungen
Das Konto kann so konfiguriert werden, dass es nur die für die jeweiligen API-Operationen erforderlichen Berechtigungen erhält.
Keine GUI-Abhängigkeit
API-Dienstkonten dürfen sich nicht an der FLOWWER-Benutzeroberfläche anmelden.
So ist sichergestellt, dass Integrationen nicht durch UI-Updates unterbrochen werden.
Minimierung menschlicher Interaktion
Da keine Benutzeroberfläche (UI) verwendet wird, gibt es weniger Möglichkeiten für Fehler oder unbefugten Zugriff durch menschliche Benutzer.
Vereinfachung:
Das vergebene API-Token identifiziert das zugehörige Dienstkonto eindeutig und ist in der FLOWWER-Benutzerverwaltung sichtbar.
FLOWWER stellt ein integriertes, automatisches Dokumentarchiv mit Revisionssicherheit bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden.
Beispielsweise eine digitale Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten sind einfach mit FLOWWER möglich.
Zusammenfassung
Alle Dateien liegen in Datenbank, jedes Dokument erhält einen
Hashwert
Versehentliches Löschen ist nicht möglich
Entfernen von Daten über Housekeeping auf regulärer Basis
Einstellungen
Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
Unternehmensspezifische Einstellungen: Für jedes einzelne Unternehmen können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Auf diese Weise können individuelle Anforderungen oder Richtlinien eines Unternehmens berücksichtigt werden.
Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen konfiguriert, greifen automatisch die Werkseinstellungen.
Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der festgelegten
Aufbewahrungszeit
bereinigt.
Dokumente während der Freigabe sind von diesem Vorgang ausgenommen.
Bereinigte Dokumente werden mit einem - Symbol gekennzeichnet.
Bedarfsberechnung und Kosten
FLOWWER verwendet die “High-Watermark”-Methode, um die Anzahl der aufzubewahrenden Dokumente zu bestimmen.
Das bedeutet, für die monatliche Berechnung wird die höchste Anzahl an vorhandenen Dokumenten herangezogen, die jedes FLOWWER-Unternehmen an einem einzigen Tag im System hatte.
Dabei werden nur Dokumente berücksichtigt, die sich länger als 50 Tage im System befinden.
Zusätzlich zieht FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von dieser Berechnung ab.
Das heißt, normale Eingangsrechnungen, (welche mit FLOWWER in durchschnittlich weniger als fünf Werktagen verarbeitet werden), bleiben hinsichtlich der Aufbewahrungszeit kostenfrei.
Eine Einheit besteht aus 1.000 Dokumenten, die 2,50 € kostet - also ist eine Einheit zu bezahlen.
Fallbeispiele
Beispiel 1
Unternehmen mit 300 aktiven Dokumenten, davon 50 Dok. älter als 50 Tage: keine Berechnung
Begründung: weil nur 50 Dokumente älter als 50 Tage sind - und 50 Dokumente sind kostenfrei.
Beispiel 2
Unternehmen mit 1.250 aktiven Dokumenten, davon 950 Dok. älter als 50 Tage. Bedarf: 950 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 900 zu archivierende Dokumente
Eine Archiveinheit wird benötigt
Begründung: 950 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen. es bleiben also 900 gebührenpflichtige Dokumente.
Beispiel 3
Unternehmen mit 8.000 aktiven Dokumenten, davon 6.000 Dok. älter als 50 Tage
Bedarf: 6.000 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 5.950 zu archivierende Dokumente = 6 Archiveinheiten (= 15 Euro)
Begründung: 6.000 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen = 5.950 gebührenpflichtige Dokumente.
Es werden 6 Archiveinheiten benötigt.
Bereinigung von Dokumenten
Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (5) gekennzeichnet.
Nach dem Login öffnet sich das Dashboard (1) und gibt einen Überblick über Dokumente, die
noch nicht freigegeben wurden - sie befinden sich in ungestartetem Status (2)
vom Benutzer freigegeben werden müssen (3)
abgelehnte Dokumente (4)
bereits freigegebene Dokumente (5)
aktive Dokumente (6)
FLOWWER Dashboard
Die Freigabeliste
Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.
Die Markierung (3) öffnet nun
das Dokument auf dem Bildschirm (4),
den Dokumentenstatus (5)
die Belegeigenschaften (6) als auch
das Logbuch des Dokuments.
Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch
Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.
in welchem Floww sich der Beleg befindet
wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
den Namen des Dokuments
sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.
Die Beleg-Eigenschaften beherbergen
die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
das eigentliche Freigabetool (2)
den Beleg abzulehnen (3)
die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus
Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.
11 - Mail-in-/out Protokoll
Dieses Protokoll zeigt alle E-Mails, die in Ihr FLOWWER-Konto eingegangen, oder vom System verschickt wurden, als Liste an.
Das Mail-in-/out Protokoll ist an mehreren Stellen (Startmenü, Benutzer, …) aufrufbar und zeigt jeweils passend gefilterte Daten.
FLOWWER kann über Company Mail Dokumente (Rechnungen, etc.), die per E-Mails geschickt werden, automatisch einlesen und bereitlegen.
Manchmal ist es notwendig, z.B. bei Rückfragen eines Lieferanten, in dieser automatischen Verarbeitung nachzuschauen oder womöglich auch die originale E-Mail noch einmal herunterzuladen. Das ist mit dem Mail-in/-out Protokoll sehr einfach zu bewerkstelligen.
Nach Auswahl des entsprechenden Unternehmens (2) im Menü „Unternehmen (und FLOWWS)“ (1) steht die Funktion „Company Mail“ (3) mit dem dort integrierten „Mail-in/-out Protokoll“ (4) zur Auswahl
In diesem Protokoll kann nach verschiedenen Mailtypen gesucht werden (5). Jetzt ist sichtbar, welche E-Mails bei FLOWWER eingingen (6), ob diese angenommen oder abgelehnt (7) und auch wie diese weiterverarbeitet wurden.
E-Mails werden 60 Tage nach Eingang im Original aufbewahrt.
Info
FLOWWER selbst filtert keine Mails!
Existiert zu einer angekündigten/weitergeleiteten E-Mail im Mail-in/-out Protokoll kein Eintrag, kann davon ausgegangen werden, dass diese nicht bei FLOWWER angekommen ist.
12 - Status E-Mails
Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status-Mails versenden.
Jede Status-Mail enthält eine pro Benutzer individuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.
Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan.
(im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)
Einstellungen
Die Einstellungen für Status-Mails bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
Benutzerspezifische Einstellungen: Für jeden Benutzer können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:
ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?
Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.
Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.
Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?
Solche Auslöser hierfür sind:
- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- zu bezahlende Dokumente, (der “Bezahl-Status” des Dokuments ist ‘zu bezahlen’ - für ‘Zahlungsexport vorbereitet’ wird keine Mail ausgelöst!)
Info
Ist keine Uhrzeit definiert, werden keine Status-Mails verschickt.
