FLOWWER ist eine moderne und vielseitige Softwarelösung, die speziell für den sicheren Austausch, die Prüfung und Verwaltung von Dokumenten entwickelt wurde.
Als zentrales Werkzeug unterstützt FLOWWER Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizient und transparent zu gestalten – von der Freigabe von Bestellanforderungen und Verträgen bis hin zur Zahlungsvorbereitung mit SEPA-Export.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Zuverlässige Aufbewahrung: Alle Dokumente werden automatisch indiziert und mit einer Prüfsumme versehen, um konstante Datenintegrität sicherzustellen. Das so aufgebaute Archiv ist in jedem FLOWWER-Konto integriert, sodass Sie jederzeit schnellen und sicheren Zugriff auf alle wichtigen Dokumente haben.
Automatischer Audit-Trail: Jede Aktion wird automatisch protokolliert. Dieser lückenlose Audit-Trail stellt sicher, dass alle Vorgänge nachvollziehbar sind. Der Audit-Trail kann zusammen mit dem Hauptdokument über Schnittstellen an Drittsysteme übertragen werden – für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Leistungsstarke Suchfunktion: Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie Informationen auch dann, wenn sie nicht speziell aufbereitet wurden – ideal, um den Überblick zu behalten.
Dokumentenverknüpfungen: Zusammenhänge zwischen Dokumenten – beispielsweise zwischen Rechnungen und Lieferscheinen – werden gezielt auf Basis der Bestellnummer oder durch den Benutzer hergestellt und nachvollziehbar dargestellt.
Nahtlose Integration: Mit Schnittstellen zu Partnern wie DATEV, Agenda und Addison wird eine medienbruchfreie Datenübertragung gewährleistet.
Umfangreiche Reporting-Möglichkeiten: Das Modul FlexReport erlaubt detaillierte Abfragen und den Export von Daten, etwa in Excel-Tabellen, für weiterführende Analysen.
Betrieb in Deutschland: Als SaaS-Lösung wird FLOWWER auf Servern deutscher Unternehmen betrieben. Dies schafft nicht nur ein hohes Maß an Datensicherheit, sondern trägt auch zur digitalen Souveränität bei, da keine Abhängigkeit von Anbietern außerhalb der EU besteht.
Ob Sie neu in der digitalen Dokumentenverwaltung sind oder bereits komplexe Prozesse managen – FLOWWER bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Dokumentenprozesse sicher, effizient und übersichtlich zu steuern.
Entdecken Sie, wie FLOWWER Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann!
1 - Herzlich Willkommen bei FLOWWER – Erste Schritte
Schnell und einfach mit FLOWWER loslegen.
Diese zentrale Einstiegsseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick und Zugang zu den ersten Schritten in FLOWWER – unabhängig davon, ob Sie als Systemadministrator oder als Anwender/Freigeber starten.
Bitte wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer Rolle passt, um gezielt in die Welt von FLOWWER einzutauchen.
Sind Sie Systemadministrator?
Als Systemadministrator übernehmen Sie die technische Einrichtung und Verwaltung unserer Plattform. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
Systemkonfiguration: Einrichtung und Anpassung der FLOWWER-Umgebung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation.
Sicherheitsmanagement: Verwaltung von Benutzerrechten, Zugriffskontrollen und Datensicherung.
Wartung und Support: Überwachung der Systemleistung sowie Durchführung von Updates und Backups.
Erfahren Sie mehr in unserer Erste Schritte für Administratoren – hier finden Sie detaillierte Anleitungen, Best Practices und Tipps zur optimalen Systemverwaltung.
Sind Sie Anwender oder Freigeber?
Wenn Sie FLOWWER in Ihrer täglichen Arbeit nutzen, unterstützen Sie durch Ihre Rückmeldungen und Freigaben den reibungslosen Ablauf der Prozesse. In Ihrem Bereich erwarten Sie unter anderem:
Einführung in die Benutzeroberfläche: Lernen Sie, wie Sie sich zurechtfinden und effizient mit FLOWWER arbeiten.
Workflow-Management: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie Aufgaben erstellen, bearbeiten und freigeben.
Tipps und Tricks: Praktische Hinweise zur Optimierung Ihrer täglichen Arbeit mit FLOWWER.
Neben den oben genannten Einführungsseiten bieten wir Ihnen zusätzliche Materialien und häufig gestellte Fragen (FAQ), um Ihnen den Start so angenehm wie möglich zu gestalten. Schauen Sie sich auch unsere Support-Seiten an oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung!
1.1 - Erste Schritte als Anwender
Willkommen bei FLOWWER!
Als Freigeber sind Sie Teil von Freigabeprozessen und tragen dazu bei, dass Entscheidungen effizient und strukturiert getroffen werden.
Dieser Artikel hilft Ihnen, sich schnell zurechtzufinden und die relevanten Funktionen von FLOWWER zu verstehen.
Zugang erhalten
Ihr Administrator richtet Ihren Zugang zu FLOWWER ein und stellt Ihnen Ihre Anmeldedaten zur Verfügung.
Sollten Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen oder Ihr Aktivierungstoken abgelaufen sein, nutzen Sie die Funktion Persönliches Kennwort zurücksetzen.
Übersicht über die Benutzeroberfläche
Nach dem Login gelangen Sie zum FLOWWER-Dashboard.
Das Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Jeder Benutzer sieht dabei nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
FLOWWER Dashboard, weitere Details finden Sie hier: Dashboard
1.2 - Erste Schritte für Kontoinhaber
Willkommen bei FLOWWER!
Diese Seite unterstützt neue Kontoinhaberinnen und Kontoinhaber bei der Einrichtung ihres Flowwer-Kontos und führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten ersten Konfigurationen.
1. Anmeldung und erster Login
Nach der Registrierung wurde eine Aktivierungs-E-Mail an die bei der Registrierung angegebene Adresse gesendet.
Über den Link darin aktivieren Sie Ihr Konto und vergeben ein Passwort.
Sollte der Link abgelaufen sein, kann alternativ die Passwort-zurücksetzen-Funktion verwendet werden.
Nach erfolgreicher Aktivierung melden Sie sich über die FLOWWER-Anmeldeseite an.
Nach dem Login wird das Dashboard angezeigt. Zu Beginn sind noch keine Dokumente vorhanden.
2. Überblick über das Dashboard und die Benutzeroberfläche
Das Dashboard ist Ihre zentrale Steuerzentrale für alle Vorgänge und Aufgaben im Flowwer-Konto. Folgende Bereiche sind für den Start besonders wichtig:
Upload: Hochladen neuer Dokumente (z. B. Rechnungen als PDF).
Eingang (ungestartet): Dokumente, für die noch kein Freigabeprozess gestartet wurde.
Freigabeliste: Vorgänge, die auf eine Freigabeaktion warten.
Eine ausführliche Beschreibung der Benutzeroberfläche finden Sie unter Bedienoberfläche.
3. Dokumente hochladen und erfassen
Neue Belege können direkt über den Upload-Bereich oder per Drag & Drop hinzugefügt werden.
Optional steht die Funktion CompanyMail zur Verfügung: Jedes Unternehmen (und jeder Floww) erhält eine eigene E-Mail-Adresse (Format: @mail.flowwer.de), an die Dokumente weitergeleitet werden können.
Details hierzu finden Sie unter CompanyMail.
Hochgeladene Dokumente werden automatisch verarbeitet, inklusive Texterkennung (OCR) und sind anschließend durchsuchbar.
Weitere Importwege wie FTP-Import oder der FLOWWER-Agent stehen ebenfalls zur Verfügung, sind jedoch für die Grundeinrichtung nicht zwingend erforderlich.
4. Freigabeprozesse (Flowws) einrichten
In FLOWWER werden alle Freigaben über sogenannte Flowws gesteuert. Als Kontoinhaber legen Sie diese Prozesse für Ihre Organisation fest.
Im Menü Floww-Editor eines Unternehmens können Flowws erstellt und konfiguriert werden:
Freigabestufen festlegen
Freigeber zuweisen
Freigaberegeln definieren (z. B. betragsabhängige Stufen)
Für jeden Benutzer kann eine passende Rolle vergeben werden (z. B. Administrator, Freigeber, Leseberechtigung).
Die verschiedenen Rollen und Berechtigungen werden in Berechtigungen / Rolle beschrieben.
Über die Berechtigungen kann gesteuert werden, welche Benutzer Zugriff auf welche Unternehmen und Dokumente erhalten. Der Artikel Sichtbarkeit von Dokumenten erklärt das Berechtigungskonzept genauer.
FLOWWER ermöglicht es, mehrere Unternehmen innerhalb eines Kontos zu verwalten.
Benutzer können gezielt einzelnen Firmen zugeordnet werden. Siehe hierzu auch den Abschnitt Unternehmen der Benutzerverwaltung.
6. Nützliche Tipps zum Start
Benachrichtigungen: Im Benutzerkonto können E-Mail-Benachrichtigungen im Bereich Status-Mails konfigurieren.
Support: Bei Fragen steht der Support unter support@flowwer.de zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen wir auch bei Einrichtung und Schulung.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit FLOWWER!
1.3 - Erste Schritte für Hintergrundwissen
Herzlich Willkommen zu „Erste Schritte für Hintergrundwissen“!
Diese Seite richtet sich an Administratoren, Prüfer und alle, die einen tieferen Einblick in den technischen Hintergrund von FLOWWER gewinnen möchten.
Hier erhalten Sie kompakte und praxisnahe Informationen zu den wesentlichen Systemkomponenten, Sicherheitsaspekten und den Abläufen, die den Betrieb und die Verwaltung von FLOWWER ermöglichen.
Das FLOWWER-Dokument
Das FLOWWER-Dokument stellt die zentrale Datenstruktur dar, mit der FLOWWER operiert.
Es bildet den grundlegenden Datensatz, der alle relevanten Informationen, Metadaten und Zusammenhänge innerhalb des Systems abbildet
Jedes FLOWWER-Dokument verfügt über folgendem zentrale Merkmale:
Arbeitsinhalt:
Das Dokument enthält den Arbeitsinhalt, beispielsweise in Form einer vom Benutzer hochgeladenen PDF-Datei oder einer empfangenen E-Rechnung.
Originaldaten:
In jedem Dokument sind die originalen Daten unverändert enthalten, sodass jederzeit der ursprüngliche Inhalt abrufbar ist.
Vorschau und Verknüpfungen:
Es wird, sofern möglich, stets eine Vorschau des Dokuments erzeugt. Zudem können Dokumente untereinander verknüpft werden, um Zusammenhänge und Beziehungen abzubilden.
Audit-Trail (FLOWWER Protokoll):
Das Dokument besitzt einen Audit-Trail, der als FLOWWER-Protokoll sämtliche Aktionen und Änderungen dokumentiert.
Floww-Zuweisung:
Ein Dokument kann einem Floww zugewiesen sein - so wird der für das Dokument verantwortliche Freigabeprozess festgelegt.
Freigabeprozess und Regeln:
Die zugehörigen Freigaberegeln legen fest, wie und wann Freigabeanforderungen an Benutzer gesendet werden.
Speicherung der Freigaben:
Am Dokument werden die tatsächlich erteilten Freigaben gespeichert.
Statusberechnung:
Auf Basis Regeln des zugewiesenen Flowws den gespeicherten Freigaben wird der aktuelle Status des Dokuments errechnet.
Dokumentlebenszyklus
Der Dokumentlebenszyklus bildet einen wesentlichen Bestandteil von FLOWWER.
Er umfasst sämtliche Phasen eines Dokuments – von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Archivierung oder Löschung.
Jeder Status spiegelt dabei den aktuellen Bearbeitungsstand wider und dient als Grundlage für nachfolgende Aktionen im System.
Ein übersichtliches Diagramm finden Sie hier:
Eine detaillierte Erläuterung zu den einzelnen Dokumentstatus finden Sie hier: Freigabestatus
Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung aller Dokumente innerhalb von FLOWWER.
Ablauf der Benutzererstellung
flowchart TD
A(["Systembetreuer legt neuen Benutzer an"]) --> n1["Einstellung 'Einladung per E-Mail senden?'"]
D@{ label: "Benutzer öffnet Aktivierungslink und vergibt sich sein Passwort" } -- Benutzer aktiviert --> E["System sendet Willkommensmail"]
E --> F(["Benutzer kann sich bei Flowwer anmelden"])
n1 -- Ja / aktiviert --> B["System sendet Einladungsmail an die Mailadresse des neuen Benutzers"]
n1 -- Nein / deaktiviert --> n2(["Unbestätigter Benutzer"])
n4(["Systembetreuer löst Versand von Einladungsmails unbestätigter Benutzer aus"]) --> B
B --> D
n1@{ shape: diam}
D@{ shape: manual-input}
E@{ shape: fr-rect}
B@{ shape: fr-rect}
1.4 - YouTube - Video
FLOWWER-Onboarding und Info-Video auf YouTube
2 - Speicherplatz, Dokumentenarchivierung und Aufbewahrungskosten
Wie FLOWWER Dokumente langfristig speichert und wie sich die Aufbewahrungskosten berechnen.
FLOWWER speichert alle hochgeladenen Dokumente sicher und zentral. Die Speicherung erfolgt revisionssicher und ohne feste Speicherlimits pro Benutzer. Statt nach Speicherplatz in Gigabyte abzurechnen, basiert FLOWWERs Modell auf der Anzahl archivierter Dokumente – unabhängig von deren Größe.
Technische Grundlage
FLOWWER passt die Speicherkapazität automatisch an Ihr tatsächliches Dokumentenvolumen an. Es gibt keine festen Speichergrenzen pro Benutzer oder Unternehmen.
Die monatlichen Aufbewahrungskosten richten sich ausschließlich nach der Anzahl von Dokumenten, die seit mehr als 50 Tagen im System liegen. Die Größe der Dateien spielt dabei keine Rolle.
Alle Dokumente bleiben standardmäßig im System gespeichert und unterliegen der automatischen Bereinigung. Die Bereinigung ist immer aktiv und reduziert die Zahl der kostenpflichtig aufbewahrten Dokumente, sobald deren Ablaufdatum erreicht ist.
Dabei werden nicht alle Informationen gelöscht: FLOWWER bewahrt bestimmte Daten weiterhin kostenfrei auf, um die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit dauerhaft zu gewährleisten.
Weitere Informationen zur Aufbewahrung finden Sie hier.
Wann fallen Kosten für die Aufbewahrung an?
Für die Abrechnung gilt: Dokumente, die seit mehr als 50 Tagen im System liegen, fließen in die Berechnung der monatlichen Aufbewahrungskosten ein. Für die ersten 50 dieser Dokumente werden keine Aufbewahrungskosten berechnet – unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Alter.
Abrechnungsmodell: Archiveinheiten
FLOWWER rechnet in sogenannten Archiveinheiten ab. Eine Archiveinheit besteht aus 1.000 archivierten Dokumenten und kostet 2,50 € pro Monat.
Beispielrechnung
Ein Unternehmen hat insgesamt 1.250 Dokumente, davon sind 950 älter als 50 Tage:
Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung?
FLOWWER hat kein festes Speicherlimit pro Benutzer. Der Speicher wächst mit Ihrem tatsächlichen Dokumentenvolumen. Abgerechnet wird nicht nach Dateigröße, sondern ausschließlich nach Anzahl archivierter Dokumente.
Gibt es eine Begrenzung für große Dateien?
FLOWWER erlaubt große Dokumente, z. B. gescannte Rechnungen oder Pläne. Es gilt jedoch das Fair-Use-Prinzip: Die Nutzung muss dem typischen geschäftlichen Rahmen entsprechen. Missbrauch, etwa durch künstlich erzeugte oder übermäßig große Dokumente, kann zur Kündigung führen.
Wie lange bleiben Dokumente gespeichert?
Dokumente bleiben unbegrenzt gespeichert, solange keine Bereinigung greift. Es erfolgt keine automatische Löschung außerhalb der konfigurierten Bereinigungslogik.
Was passiert bei stark wachsender Nutzung?
Die Zahl archivierter Dokumente steigt entsprechend. FLOWWER skaliert automatisch.
Für je 1.000 archivierte Dokumente – abzüglich der 50 freien Dokumente – fallen 2,50 € pro Monat an.
Weitere Fallbeispiele
Archivierte Dokumente
Freie Dokumente
Abzurechnende Dokumente
Archiveinheiten
Monatliche Kosten
850
50
800
1
2,50 €
2.300
50
2.250
3
7,50 €
49
50
0
0
0,00 €
Hinweis: Informationen zum Hostingstandort und zur digitalen Souveränität finden Sie hier.
3 - Schnittstellen
FLOWWER bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, um eine medienbruchfreie und nahtlose Integration in bestehende Systeme zu ermöglichen.
Ziel ist es, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und Daten sicher sowie effizient zwischen Systemen auszutauschen.
Funktionsweise
Die FLOWWER-Schnittstellen ermöglichen die Übertragung von Dokumenten, Metadaten und Freigabeinformationen in angebundene Systeme wie ERP-, Buchhaltungs- oder Archivierungslösungen.
Dokumente mit Freigabestatus “freigegeben” stehen für die Übertragung über eine Schnittstelle zur Verfügung.
Dokumente mit diesem Status werden im Bereich Freigegebene Dokumente und Belege angezeigt und von FLOWWER-Schnittstellen als qualifiziert zur Verarbeitung angesehen.
Dies stellt sicher, dass nur geprüfte und abschließend genehmigte Inhalte übertragen werden.
Die Übertragung kann dabei automatisch erfolgen, sofern dies von der jeweiligen Schnittstelle unterstützt wird.
Vorteile der Schnittstellen
Qualitätssicherung: Durch die Bedingung, dass ein Dokument den Status “freigegeben” erreichen muss, wird sichergestellt, dass ausschließlich validierte Inhalte verarbeitet werden.
Medienbruchfreie Übertragung: Alle Daten werden direkt von FLOWWER in das Zielsystem übertragen, ohne dass Informationen manuell eingegeben oder kopiert werden müssen.
Automatisierung (optional): Prozesse wie die Übergabe von freigegebenen Rechnungen oder Bestellanforderungen können vollautomatisch erfolgen, wenn die Schnittstelle dies unterstützt.
Datenintegrität: Der vollständige Audit Trail wird zusammen mit den Dokumenten übertragen und steht im Zielsystem zur Verfügung.
Flexibilität: FLOWWER unterstützt eine Vielzahl an Partnern, darunter DATEV, Agenda und Addison, sodass sich die Schnittstellen leicht in unterschiedlichste IT-Umgebungen integrieren lassen.
Sicherheit und Hosting
FLOWWER wird ausschließlich auf Servern deutscher Anbieter gehostet. Dadurch wird ein hoher Standard an Datenschutz und digitaler Souveränität gewährleistet. Auch die Schnittstellenkommunikation erfüllt strenge Sicherheitsanforderungen, um vertrauliche Daten zu schützen.
Fazit
Die FLOWWER-Schnittstellen tragen maßgeblich dazu bei, den Workflow Ihrer Organisation zu optimieren.
Sie ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit zwischen FLOWWER und anderen Systemen, reduzieren manuelle Eingriffe und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz.
Der Dokumentstatus “freigegeben” bildet dabei die Grundlage für jede Übertragung über eine Schnittstelle, da dieser sicherstellt, dass nur geprüfte und finale Daten verarbeitet werden.
3.1 - ADDISON OneClick
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten an ADDISON OneClick.
Eigenschaften
Automatische Übertragung möglich
Ja (Langzeit-Token nötig)
Übertragung Belegbild
Ja
Übertragung Fibu-Notiz
Nein
Übertragung Dokumenteigenschaften
Ja
Übertragung Belegaufteilung
Ja (wenn vorhanden)
Kosten (FLOWWER)
keine
Hinweise
Verwendung als Steuerberater (Stb) und als Mandant möglich
Voraussetzungen
Anwender benötigen einen FLOWWER-Account
ADDISON SMART Connect Integration innerhalb OneClick
Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte per Feedback
FLOWWER exportiert die Daten im DATEV-CSV-Format in der Variante Buchungsstapel.
Diese Formatvariante ist für den Import in viele Buchhaltungssysteme vorgesehen und enthält die wesentlichen Informationen wie Buchungstexte, Konten, Gegenkonten und Beträge.
Wenn für die exportierten Dokumente eine Belegaufteilung vorhanden ist, enthält der Export pro Aufteilungsgruppe eine eigene Zeile.
Dadurch werden z. B. Kostenstellen und Kontierungsdaten differenziert ausgegeben und lassen sich gezielt in Auswertungen oder Buchhaltungssystemen weiterverwenden.
FLOWWER erlaubt es, den Zielordner in DUO für die übertragenen Dokumente entsprechend bestimmter Dokumenteeigenschaften festzulegen.
Es stehen drei Ebenen zur Verfügung.
Die FLOWWER-seitige Voreinstellung ist
Ebene 1: ‘FLOWWER’ (fester Wert)
Ebene 2: Jahr und Dokumenttyp (ergibt z.B. ‘2021 Rechnungseingang’)
Ebene 3: Monat (Nummer und Name) (ergibt z.B. ‘02 Februar’)
Ein mit der Voreinstellung übertragenes Dokument würde in DATEV Unternehmen Online im Ordner ‘FLOWWER/2021 Rechnungseingang/02 Februar’
abgelegt werden.
Folgende Werte können den einzelnen Stufen nun zugewiesen werden:
Einstellung
Beispielwert
Hinweis
Dokumenttyp
Rechnungseingang
Definition von Dokumenttypen in den Unternehmenseinstellungen
Fester Wert
FLOWWER
Floww-Name
Bereitstellung durch Mitarbeiter
FLOWWER ersetzt alle Zeichen außer 0-9, A-Z und a-z durch Unterstriche.
Monat (Nummer)
02
Monat (Nummer und Name)
02 Februar
Jahr
2021
Jahr und Dokumenttyp
2021 Rechnungseingang
3.6 - Einrichtung von Lexware Office
Eigenschaften
Automatische Übertragung möglich
Ja (Langzeit-Token nötig)
Übertragung Belegbild
Ja
Übertragung Fibu-Notiz
Nein
Übertragung Dokumenteigenschaften
Nein
Übertragung Belegaufteilung
Nein
Kosten (FLOWWER)
keine
Einrichtungsbeispiel
Das Video zeigt die Aktivierung der Lexware Office Schnittstelle in einem Beispielunternehmen.
4 - Sichtbarkeit von Dokumenten
In FLOWWER wird die Sichtbarkeit von Dokumenten automatisch anhand verschiedener Regeln berechnet.
In FLOWWER arbeiten viele Benutzer gleichzeitig mit einer großen Anzahl von Dokumenten.
Damit jeder nur die Dokumente sieht, die für seine Aufgaben relevant sind, steuert FLOWWER die Sichtbarkeit automatisch anhand verschiedener Regeln.
Es muss also nicht manuell entschieden werden, wer welches Dokument sehen darf.
Dieses Konzept hat zwei große Vorteile:
Jeder Benutzer sieht immer genau die für ihn relevanten Vorgänge.
Der Verwaltungsaufwand für Administratoren bleibt auch bei vielen Benutzern und Dokumenten überschaubar.
Zentrale Steuerung über Flowws
Der wichtigste Faktor für die Sichtbarkeit ist die Mitgliedschaft in einem Floww. Flowws sind dabei mehr als nur Freigabeprozesse — sie wirken wie Berechtigungsträger.
Wer einem Floww in einer bestimmten Rolle (z. B. Freigeber, Supervisor oder Abwesenheitsvertretung) zugeordnet ist, erhält automatisch Zugriff auf die zugehörigen Dokumente.
Dieses Prinzip ähnelt der Berechtigungsvererbung in einem Windows-Dateisystem:
Wer Zugriff auf einen übergeordneten Ordner erhält, bekommt automatisch Zugriff auf die darin enthaltenen Dateien. In FLOWWER übernehmen die Flowws diese Rolle für die Dokumente.
Weitere Regeln für die Sichtbarkeit
Zusätzlich zur Floww-Mitgliedschaft können weitere Faktoren die Sichtbarkeit bestimmen:
Administrationsrechte
Der Benutzer besitzt die Berechtigung, alle Dokumente oder alle Dokumente seiner direkt zugeordneten Unternehmen zu verwalten.
Eigentümer des Dokuments
Der Benutzer hat das Dokument selbst hochgeladen oder erstellt.
Zugriff abhängig vom Dokumentstatus
Je nach Status kann Sichtbarkeit bestehen, wenn:
das Dokument noch ungestartet ist und der Benutzer es starten oder zuweisen darf,
das Dokument abgelehnt wurde und der Benutzer berechtigt ist, abgelehnte Dokumente zu verwalten,
das Dokument vollständig freigegeben ist.
Transparenz durch die Sichtbarkeitserklärung
FLOWWER zeigt dem Benutzer für jedes Dokument die sogenannte Sichtbarkeitserkläung an.
Sie listet genau auf, aus welchen Gründen das gezeigte Dokument für den aktuellen Benutzer sichtbar ist.
Dadurch kann der Anwender jederzeit nachvollziehen, warum der Zugriff möglich ist.
Sichtbarkeitsprüfung im Explorer-Browser
Für Administratoren bietet der Explorer-Browser zusätzlich den Filter Sichtbarkeitsgrund an.
Damit lässt sich systemweit auswerten, aus welchen Gründen Benutzer auf Dokumente zugreifen können.
Diese Funktion ist ein wertvolles Werkzeug für die Administration, um Berechtigungen gezielt zu prüfen und die Sichtbarkeitsregeln im System besser nachvollziehen zu können.
5 - Single Sign On (SSO)
Für jedes FLOWWER-Benutzerkonto kann ein SingleSignOn (SSO) - Modul hinzugebucht werden.
Damit ist die Anmeldung an FLOWWER über externe Anbieter möglich.
Konkret bedeutet das, dass der Benutzer sein Passwort nicht bei FLOWWER, sondern bei dem jeweiligen, externen Anbieter eingibt.
Auf diese Weise kann die Passwortverwaltung zentral organisiert und gesteuert werden.
Auf Wunsch kann der FLOWWER-Administrator auch diese Anmeldeform erzwingen.
Wissenswert hierbei ist, dass die externe Anmeldung dem FLOWWER-Benutzerkonto hinzugefügt wird.
Es wird kein paralleler Benutzer erzeugt.
Auf diese Weise bleiben die Benutzerdaten und -einstellungen (Dokumente, Freigaben, usw.) erhalten.
Einrichtung
Damit einzelne FLOWWER-Benutzer externe Anmeldungen nutzen können, muss zuerst ein Anbieter eingerichtet werden.
Verwenden Sie hierfür den Assistenten in den Systemeinstellungen.
Key-Features
Passwortrichtlinien usw. über SSO-Anbieter
Kann FLOWWER-2FA optional übergehen
Mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto möglich
Jeder Benutzer kann mehrere externe Anmeldungen besitzen (so nahtlose Migration zwischen SSO-Anbietern möglich)
Kann zu bestehendenden FLOWWER-Benutzern hinzugefügt werden
Admin kann (kostenlos) mehrere SSO-Anbieter pro FLOWWER-Konto hinterlegen
SSO-Benutzer kann auch zu reinem FLOWWER-Benutzer umgewandelt werden (ohne dass Dokumente usw. verloren gehen)
FLOWWER-Benutzer
(aktuell fest hinterlegt mit 8 Zeichen usw.) SSO-Modul für Benutzer Kontoweite Basisfunktion
Externer Anbieter notwendig –
Zuordnung der externen Anmeldung zu FLOWWER-Benutzer über OIDC-Scope „email“ bzw. „profile“ (alternativ nach lokaler Anmeldung direkte Zuordnung möglich)
Funktion
Ohne SSO
Mit SSO
Lokale Anmeldung
Ja
Ja, kann vom Admin verboten werden
Externe Anmeldung
Nein
Ja, kann vom Admin verboten werden
2FA
Ja, kann erzwungen werden
Ja, Steuerung über SSO
Richtlinien
feste Vorgabe
vorgegeben über SSO-Anbieter
6 - Triggers & Jobs
FLOWWER bietet ein leistungsfähiges Automatisierungs-Framework, bei dem Triggers (Ereignisauslöser) und Jobs (konfigurierbare Aufgaben) eine zentrale Rolle spielen.
Triggers sind in FLOWWER fest hinterlegt und werden bei bestimmten Ereignissen, etwa eine erfolgreiche Initialanalyse oder eine Änderung bei Lieferantenstammdaten, ausgelöst.
Jobs können Sie unternehmensspezifisch erstellen und konfigurieren. Ein Job wird immer an einen passenden Trigger geknüpft; FLOWWER verhindert hierbei ungültige Kombinationen.
Info
Da Triggers und Jobs in jedem Unternehmen andere Anforderungen haben, erfolgt die Konfiguration – insbesondere die Job-Erstellung – in der Unternehmensverwaltung von FLOWWER.
Triggers in FLOWWER
FLOWWER stellt eine Reihe fest vorgegebener Ereignisauslöser (Triggers) bereit.
Sobald das dem jeweiligen Auslöser zugrundeliegende Ereignis eintritt, prüft FLOWWER, ob einer oder mehrere passende Jobs aktiv sind.
Ist dies der Fall, werden die zugeordneten Jobs automatisch gestartet (getriggert).
Auf diese Weise lassen sich Abläufe in Ihrem Unternehmen automatisieren und beschleunigen.
Beispiele für solche Ereignisse sind:
Nach Initialanalyse
Nach Datenextraktion
Nach Floww-Änderung
Nach Lieferantenänderung
Nach Freigabestatus verändert
Status Freigegeben erreicht
Jobs in FLOWWER
Jobs sind konfigurierbare Arbeitsschritte oder Skripte, die auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten werden können.
FLOWWER stellt eine Reihe von Standard-Jobs zur Verfügung (z. B. „AsservioScript ausführen“, „Webhook aufrufen“, „Lieferantenbindung herstellen“), die je nach Bedarf angepasst und erweitert werden können.
Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, weitere Jobs hinzuzufügen, um Beispielsweise kundenspezifische Schnittstellen per Webhook über Ereignisse in FLOWWER zu benachrichtigen.
Aufrufen externer APIs oder Webhooks
Ausführen von Skripten (z. B. AsservioScript)
Starten weiterer Verarbeitungsprozesse (z. B. Zuordnen einer Rechnung zum passenden Lieferanten)
Finalanalyse und Qualitätssicherung
Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an die Prozesse hat, werden die Jobs in der Unternehmensverwaltung konfiguriert. Diese Trennung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Änderungen an den Abläufen vornehmen können und dass die Konfiguration eindeutig den betrieblichen Anforderungen entspricht.
Zusammenspiel von Triggers und Jobs
Fester Trigger → Passender Job
Ein Job muss immer einem konkreten (passenden) Trigger zugewiesen sein. Der Trigger definiert, wann oder unter welchen Umständen der Job gestartet wird.
FLOWWER verhindert die Zuordnung eines Jobs zu einem ungeeigneten Trigger. So werden fehlerhafte Konfigurationen vermieden.
Beispiel: Ein Job, der nur bei Dokumentenrelevanten Änderungen sinnvoll ist, kann nicht an „Nach Lieferantenänderung“ gebunden werden, wenn es keine Dokumentverknüpfung gibt.
Unternehmensspezifische Anpassungen
Obwohl die Triggers unveränderlich sind, können Sie eigene Jobs erstellen oder vorhandene anpassen, um sie an Ihre Unternehmensprozesse anzupassen.
Neue Job-Konfigurationen werden stets in der Unternehmensverwaltung angelegt und lassen sich nur mit Triggern verknüpfen, die zum jeweiligen Szenario passen.
6.1 - Job 'Standardfloww zuweisen'
Weist das Dokument dem Standardfloww seines gebundenen Lieferanten zu.
Wird nicht ausgeführt wenn:
Kein Lieferant gebunden
Lieferant hat keinen Standardfloww
Dokument ist bereits dem Standardfloww zugewiesen
Ist bereits ein Floww zugewiesen, wird die Zuweisung überschrieben!
6.2 - Job 'Verarbeitung über Schnittstelle/Datenweitergabe versuchen'
Versucht ein Dokument über die verantwortliche Schnittstelle (Floww-Einstellung wird berücksichtigt) zu verarbeiten.
Der Job „Verarbeitung über Schnittstelle/Datenweitergabe versuchen“ dient dazu, ein Dokument über die zuständige Schnittstelle zu verarbeiten.
Dabei werden die aktuell gültigen Floww-Einstellungen berücksichtigt. Der Job prüft zunächst, ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Datenweitergabe erfüllt sind, und leitet das Dokument an die konfigurierte Schnittstelle weiter.
Für bestimmte Schnittstellen ist zu beachten, dass diese ein Langzeittoken benötigen, um automatische Übertragungen durchführen zu können.
Ein Übertragungsversuch wird automatisch ausgelöst, sobald ein Dokument den Status „freigegeben“ erreicht.
Wird der jeweilige Beleg erfolgreich übertragen, erfolgt dies vollständig automatisch, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.
Übertragungsproblem
Falls ein Dokument nicht übertragen werden kann, verbleibt es in den „Freigegebenen Dokumenten“.
Daher ist es wichtig, dass wenigstens ein Benutzer Statusmails aktiviert hat und der Auslöser „Bei freigegebenen Dokumenten“ eingeschaltet ist.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Information über ggfls. nicht übertragene Dokumente zuverlässig weitergegeben wird.
Es werden für fehlgeschlagene Übertragungen kein weiteren Versuche unternommen.
Das bedeutet, dass die Übertragung - nach eventueller Korrektur und Beseitigung des Hinderungsgrundes - manuell übertragen werden muss.
7 - Abwesenheitsvertretung
Die Funktion “Freigabe Abwesenheitsvertretung” ermöglicht es einem Freigeber, zusätzlich zu seinen regulären Freigaben auch im Namen des Vertretenen dessen freigabepflichtige Dokumente zu bearbeiten.
Vertretungsfreigaben werden im Protokoll dokumentiert, damit bleibt nachvollziehbar, ob bzw. von wem in Vertretung freigegeben wurde. Die Floww-Definition bleibt unverändert; es sind keine Anpassungen im Freigabeprozess erforderlich.
Optional kann ein Abwesenheitsgrund angegeben werden.
Der Abwesenheitszeitraum lässt sich mit Beginn- und Enddatum im Voraus festlegen.
Wird kein Enddatum angegeben, bleibt die Abwesenheit auf unbestimmte Zeit aktiv.
Die in Vertretung vorliegenden Dokumente werden wie die eigenen Dokumente in der Freigabeliste aufgelistet und per Statusmail benachrichtigt.
In Dokumentlisten zeigt das -Icon an, dass es sich um ein in Dokument mit Vertretungsfreigabe handelt.
Normalzustand. Der aktuelle Benutzer ist weder als abwesend noch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Benutzer als Vertretung festgelegt
Der aktuelle Benutzer wurde von anderen Benutzern als Abwesenheitsvertretung festgelegt.
Benutzer ist abwesend
Der Benutzer ist gemäß seiner Benutzereinstellungen als abwesend festgelegt.
Benutzer abwesend und gleichzeitig Vertretung
Möglicher Konflikt: Der Benutzer ist sowohl als abwesend als auch von anderen Benutzern als Vertretung festgelegt.
Das FLOWWER-System ist in der Lage, Abwesenheitsvertretungen über mehrere Benutzer hinweg zu kaskadieren.
Dennoch sollte sicherheitshalber geprüft werden, dass die Vertretungskette praktikabel ist.
8 - Berechtigungen
In diesem Bereich erhalten Sie eine kurze Erklärung zu allen Benutzerrechten (bzw. Benutzerberechtigungen) in FLOWWER.
Mehrere Benutzerrechte können zu einer Benutzerrolle zusammengefasst werden: Benutzerrollen
Tipp
Je weniger Berechtigungen ein Benutzer hat, desto weniger Bearbeitungsmöglichkeiten und Optionen sind auf der Oberfläche sichtbar.
Die Benutzeroberfläche wird also ’einfacher'.
Steuert, ob der Benutzer neue Dokumente in das FLOWWER-Konto hochladen darf.
Benutzer ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen Dokumente nur in direkt zugewiesene Unternehmen laden.
Floww zuweisen / Freigabe starten
KontoweitSuperrecht
Alle ungestarteten Dokumente sind für den Benutzer sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos zugewiesen werden.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Dokumente an alle Flowws der ihm zugeordneten Unternehmen zuweisen und deren Freigabe starten
Zugehörige Flowws
Erlaubt Benutzern den Zugriff auf Flowws bzw. den Flowws zugewiesenen Dokumente, in welchen sie selbst Freigeber oder Supervisor sind.
Dokument(e) ohne Zuweisung dürfen durch den Benutzer nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.
Dokumente freigeben
Erlaubt dem Benutzer, Freigaben zu erteilen.
Es gelten die Regeln des dem Dokument zugewiesenen Flowws.
Das zu diesem Benutzerrecht gehörende Konzept Dokumente ablehnen verhindert, dass ein einzelner Prüfer ein Dokument vollständig aus dem Freigabeprozess entfernen und löschen kann.
Dokumente, die im Freigabeprozess abgelehnt werden, müssen in einem zweiten Schritt überprüft werden.
Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen
Abgelehnte Dokumente und Belege ist mit Einschränkung auf Dokumente im Verantwortungsbereich des Benutzers zugreifbar.
Dies bezieht sich auf Dokumente, auf welche Folgendes zutrifft:
Benutzer ist Besitzer (Uploader)
Benutzer ist Mitglied im Floww des Dokuments
Dokument hat keinen Floww (ist unzugewiesen)
Dokumente bearbeiten
Dokumentdaten bearbeiten
Berechtigt, die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten.
Belegaufteilung bearbeiten
Berechtigt, die Belegaufteilung / Kostenstellenzuordnung eines Dokuments zu bearbeiten.
FiBu-Notiz aktualisieren
Berechtigt, die FiBu-Notiz eines Dokuments zu bearbeiten.
Nützlich für Benutzer, die außer der FiBu-Notiz keine weiteren Dokumenteigenschaften bearbeiten sollen.
Anhänge zu Dokumenten hinzufügen
Berechtigt, Anhänge zu einem Dokument hinzuzufügen.
Anhänge von Dokumenten entfernen
Berechtigt, bestehende Anhänge von einem Dokument zu entfernen.
Floww-Kontrolle
Dokumente auf vorherige Floww-Stufe zurücksetzen
Berechtigt, Dokumente um eine Floww-Stufe zurückzusetzen ohne das Dokument vorher ablehnen bzw. reaktivieren zu müssen.
Es werden die Freigaben der aktuellen und der davorliegenden Stufe entfernt.
Der Freigabestatus wird neu berechnet und zeigt anschließend auf die vorherige Floww-Stufe und die entsprechenden Freigaben müssen neu erteilt werden. Vorherige / überholte Bezeichnung: Freizugebende Dokumente an Vorstufe zurückgeben
Nominierungen bearbeiten
Berechtigt den Benutzer, die Nominierungen eines Dokuments nachträglich zu ändern.
Zahlungsverwaltung
Zugriff auf Zahlungsverwaltung
KontoweitSuperrecht
Zahlungsverwaltungen aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind zugreifbar.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Zahlungsverwaltung der ihm zugeordneten Unternehmen verwenden
Siehe Unternehmenszuordnung
Organisation
Freigegebene Dokumente auf alternativem Weg herunterladen
Gestattet den Download freigegebener Dokumente ohne Verwendung einer Schnittstelle.
Hierzu gehört die FLOWWER REST-API und der Download über die Benutzeroberfläche.
Bitte beachten Sie, dass über diese Berechtigung Dokumente in nicht revisionssichere Systeme (z.B. Windows Dateisystem) gelangen können.
Prüfen Sie bitte daher, ob ggfls. GoBD-Verletzungen entstehen können.
Zugriff auf Freigegebene Dokumente
Steuert die Sichtbarkeit des Bereichs ‘Freigegebene Dokumente’ bzw. zeigt die Schaltfläche zum Bereich ‘Freigegebene Dokumente’ an.
Kontoweit
Ermöglicht Zugriff auf freigegebene Dokumente aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos.
Zugehörige Unternehmen
Eingeschränkter Zugriff nur auf dem Benutzer zugeordneter Unternehmen bzw. deren Dokumente.
Alle Dokumente administrieren
Für die Freigabe gelten die Regeln des dem jeweiligen Dokument zugewiesenen Flowws.
Kontoweit
Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente des gesamten Kontos
Zugehörige Unternehmen
Ermöglicht Zugriff auf alle Dokumente innerhalb der dem Benutzer zugehörigen Unternehmen.
Siehe Benutzerverwaltung » Unternehmen
Stammdaten / Lieferanten bearbeiten
KontoweitSuperrecht
Stammdaten und Lieferanten aller Unternehmen des FLOWWER-Kontos sind durch den Benutzer bearbeitbar.
Zugehörige Unternehmen
Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten explizit zugehöriger Unternehmen bearbeiten.
Zugehörige Flowws
Benutzer kann Stammdaten und Lieferanten zugehöriger Unternehmen bearbeiten.
Systemeinstellungen
Administrator
Gibt dem Benutzer alle vorhandenen Berechtigungen.
Das besondere an der ‘Administrator’-Berechtigung ist, dass auch in Zukunft hinzukommende, weitere Benutzerrechte dem Benutzer automatisch gegeben werden.
Wir empfehlen, diese Berechtigung immer wenigstens zwei Benutzern zu erteilen um in Notfällen handlungsfähig zu bleiben.
Jedes Dokument bzw. jeder Beleg im System verfügt über einen eindeutig definierten Freigabestatus, welcher den aktuellen Verarbeitungsstand des Dokuments widerspiegelt.
Das Dokument ist einem Floww zugewiesen und die Freigabe gestartet, d.h. der Freigabestatus verweist auf eine Floww-Stufe eines Flowws.
Damit FLOWWER den Übergang in eine weitere Floww-Stufe auslöst, müssen die Bedingungen der zu erreichenden Floww-Stufe erfüllt sein.
Freigegeben
Dokumente mit diesem Status haben ihren Floww (Freigabeprozess) durchlaufen und stehen zur Verarbeitung durch eine Schnittstelle bereit.
Freigegebene Dokumente sind im Bereich Freigegebene Dokumente und Belege zu finden.
Verarbeitet
Den Status “Verarbeitet” erhält ein Dokument nach erfolgreicher Verarbeitung durch eine Schnittstelle (bzw. Nutzung des alternativen Downloads).
Es bleibt vollständig verfügbar bis sein Ablaufdatum erreicht ist.
Verwenden Sie Explorer-Browser oder FlexReport um Dokumente komfortabel zu finden.
Abgelehnt
Lehnt ein Benutzer ein in Freigabe befindliches Dokument ab, wird dieses in den Bereich “Abgelehnte Dokumente und Belege” verschoben.
Diese Dokumente können bei Wiedervorlage entweder reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung “Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen” ist Voraussetzung).
Das Dokument wurde entweder mit Freigabestatus Ungestartet oder Abgelehnt gelöscht.
Der Datensatz dieses Dokuments mit seinem digitalen Fingerabdruck (Hashwert) und die wichtigsten Protokolleinträge (Logbuch) sind unter Verwendung des entsprechenden Suchfilters auch nach deren Löschung noch abrufbar.
Mit Hilfe der Regeln für Datenfelder können Sie das Verhalten von Eingabefeldern an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Neben Eingabeprüfung und Pflichtfeld-Steuerung kann konfiguriert werden, ob das Eingabefeld angezeigt wird.
Mehrstufige Regeldefinition
Regeln für Datenfelder lassen sich auf drei Ebenen definieren, um maximale Flexibilität zu gewährleisten:
Systemeinstellungen
Globale Regeln für Datenfelder gelten für das gesamte FLOWWER-Konto.
Sie definieren allgemeine Standards, die für alle Unternehmen innerhalb des Kontos gelten.
Siehe: Regeln für Datenfelder
Unternehmenseinstellungen
Unternehmen können eigene Regeln festlegen, die spezifisch für ihre Prozesse und Anforderungen sind.
Diese ergänzen oder überschreiben die globalen Regeln.
Siehe: Regeln für Datenfelder
Floww-Einstellungen
Regeln auf Floww-Ebene betreffen einzelne Freigabeprozesse.
Sie ermöglichen eine individuelle Anpassung an die besonderen Anforderungen eines bestimmten Prozesses.
Siehe: Regeln für Datenfelder an einem Floww
Funktionen der Regeln
Sichtbarkeit von Feldern steuern
Felder können in der Benutzeroberfläche standardmäßig sichtbar, einblendbar (bei Bedarf durch den Benutzer einsehbar) oder unsichtbar sein.
Individuelle Anzeigenamen definieren
Für jedes Datenfeld können benutzerdefinierte Anzeigenamen festgelegt werden, um die Verständlichkeit für die Nutzer zu verbessern.
Unterschiedliche Anzeigenamen können für verschiedene Unternehmen oder Flowws definiert werden, um auf spezifische Begriffe oder Abkürzungen einzugehen.
Validierung von Eingaben
Sicherstellen, dass Eingaben vorgegebene Formate oder Kriterien erfüllen, z. B. gültige E-Mail-Adressen oder numerische Werte.
Pflichtfelder definieren
Vorgabe, dass bestimmte Felder zwingend ausgefüllt werden müssen, bevor der Prozess fortgeführt werden kann.
Echtzeitprüfung
Eingabefehler werden direkt angezeigt, sodass Nutzer diese sofort korrigieren können.
Vorteile
Sichtbarkeit optimieren: Benutzer sehen nur relevante Felder, wodurch die Benutzeroberfläche übersichtlich bleibt.
Klarheit durch individuelle Bezeichnungen: Eigene Anzeigenamen fördern ein besseres Verständnis der Datenfelder.
Flexibilität durch Mehrstufigkeit: Regeln können an die Anforderungen des Kontos, des Unternehmens und einzelner Prozesse angepasst werden.
Höhere Effizienz: Präzise Steuerung der Feldsichtbarkeit reduziert Ablenkungen und erleichtert die Eingabe.
Beispiele
Sichtbarkeit: Ein Feld „Skonto“ wird nur bei Rechnungen eines bestimmten Flowws sichtbar. Bei anderen Workflows bleibt es unsichtbar.
Individuelle Bezeichnungen: Das Feld „Kostenstelle“ wird in einem Unternehmen als „Projektnummer“ angezeigt, während es in einem anderen „Abteilungs-ID“ heißt.
Validierung: Das Feld „Rechnungsbetrag“ muss eine Zahl größer als Null enthalten.
Pflichtfeld: Das Feld „Freigabedatum“ ist bei Investitionsfreigaben zwingend auszufüllen.
Dieses Feature vereinfacht die Bedienung, erhöht die Datenqualität und erlaubt eine präzise Anpassung an individuelle Anforderungen.
11 - Abfragefunktion mit Filtern für Dokumente
Die Abfragefunktion von FLOWWER ermöglicht die Abfrage nahezu beliebiger Dokumentmengen aus der Datenbank.
Sie bildet die Grundlage für die gesamte Benutzeroberfläche und arbeitet dort im Hintergrund.
Direkt zugänglich ist die Abfragefunktion über den Bereich Erweiterte Suche, der erfahrenen Benutzern alle Filteroptionen bietet.
Einen einfacheren Einstieg bietet der Explorer-Browser, der Abfragen automatisch aus benutzerfreundlich zusammengestellten Filtern generiert.
Filterbausteine
Die Filterbausteine in der erweiterten Suche von FLOWWER dienen dazu, die abgefragte Datenmenge zu reduzieren.
Jeder Filterbausteine schränkt normalerweise die Ergebnismenge ein.
Dies ermöglicht eine effiziente und präzise Eingrenzung der gewünschten Dokumente.
Filterbaustein Zeitstempel an Dokument
Ermöglicht die gezielte Filterung von Dokumenten anhand einer Datumseigenschaft.
Als Optionen stehen die Auswahl ’leer’, eine absolute oder relative Anzahl von Tagen, ein ganzer Monat oder ein frei definierbarer Datumsbereich zur Verfügung.
Konkretes Datum, ab welchem das Dokument mittels Housekeeping bereinigt werden darf.
Wird durch das System auf Basis der Aufbewahrungszeit (Aufbewahrungsdauer) berechnet.
Benutzernotiz
Interner Notizbereich von Benutzern für Benutzer. Wird nicht an die Fibu weitergegeben.
Datum der Dokumenterstellung
Zeitpunkt (UTC) der Erstellung des Dokuments im System, ist gruppierbar in Dokumentenliste.
Notizbereich für Informationen von Benutzern an die Finanzbuchhaltung.
IBAN
Wird verwendet, wenn entweder kein Lieferant gebunden ist oder die IBAN des gebundenen Lieferanten übersteuert werden soll.
13 - Lebenszyklus
Lebenszyklus (Zustandsfolgen)
Lebenszyklus von Dokumenten und Flowws mit Stufen
Hier erhalten Sie einen Überblick über die möglichen Werte, die der Freigabestatus eines Dokuments im Laufe seines Lebenszyklus durchlaufen kann.
Die Grafik veranschaulicht, wie die einzelnen Status miteinander verbunden sind und welche Übergänge möglich sind.
Durch die transparente Darstellung der Statusübergänge können Sie nicht nur erkennen, in welchem Bearbeitungsstadium sich ein Dokument befindet, sondern auch, welche Schritte als Nächstes erfolgen bzw. erfolgen können.
Lebenszyklus für Flowws mit Sofortfreigabe
Inhalt kommt noch (TBD)
14 - REST-API
FLOWWER verfügt über ein umfangreiches REST-API, was den Datenaustausch direkt auf Systemebene ermöglicht.
Zweck der API
FLOWWER soll häufig in die bestehende Infrastruktur integriert werden. Um Drittsoftware effizient an FLOWWER anbinden zu können, haben wir jedem FLOWWER-Konto ein REST-API (Programmierschnittstelle) hinzugefügt.
Über das FLOWWER REST-API können Softwaresysteme ihre Daten direkt mit FLOWWER austauschen, ohne die grafische Benutzeroberfläche nutzen zu müssen.
Besonders nützlich ist das, wenn eine Datenschnittstelle zur Anbindung an eine kundenspezifische Softwarelösung entwickelt werden soll.
Auch für einfache Aufgaben (z.B. den regelmäßigen Upload oder Download von Dokumenten / Belegen) ist das FLOWWER REST-API sehr effizient.
API-Format
Das FLOWWER-API folgt der OpenAPI-Specification - einem Standard zur Beschreibung REST-konformer Programmierschnittstellen.
Das optionale FLOWWER-Feature „REST-API“ (früher „alternativer Download“) ermöglicht es, freigegebene Dokumente an weitere Ziele (zusätzlich zu DATEV Unternehmen Online) zu übertragen.
Der Upload von Daten in das FLOWWER-System ist auch ohne Aktivierung des Features möglich.
14.1 - API-Benutzer
FLOWWER sieht für Zugriffe auf die REST-API die Verwendung eines API-Benutzers vor.
Der API-Benutzer stellt automatisch einen API-Key zur Verfügung.
Vorteile
Sicherheits- und Audit-Logs
Da API-Benutzer separate Identitäten darstellen, kann ihre Nutzung in Protokollen leicht nachverfolgt und überwacht werden.
Dies erleichtert die Sicherheitsüberwachung und die Erkennung von Anomalien.
Organisation
Bewährte Praxis ist es, für jeden API-Zugreifenden (FLOWWER-Agent, FTP, InvoiceFetcher, etc.) einen eigenen API-Benutzer zu erstellen.
Langfristige API-Keys
Die API-Benutzer verwenden vom System vergebene API-Keys.
Diese sind dauerhaft gültig und somit für fortlaufende oder wiederkehrende Aufgaben ideal.
Eingeschränkte Berechtigungen
Das Konto kann so konfiguriert werden, dass es nur die für die jeweiligen API-Operationen erforderlichen Berechtigungen erhält.
Keine GUI-Abhängigkeit
API-Benutzer dürfen sich nicht an der FLOWWER-Benutzeroberfläche anmelden.
So ist sichergestellt, dass Integrationen nicht durch UI-Updates unterbrochen werden.
Minimierung menschlicher Interaktion
Da keine Benutzeroberfläche (UI) verwendet wird, gibt es weniger Möglichkeiten für Fehler oder unbefugten Zugriff durch menschliche Benutzer.
Vereinfachung:
Dar vergebene API-Key identifiziert den zugehörigen API-Benutzer eindeutig und ist in der FLOWWER-Benutzerverwaltung sichtbar.
Sende einen ‘POST’-Request an https://Ihre-FLOWWER-Kontokennung.flowwer.de/api/v1/upload Authentifizierung / Sicherheit
14.3 - Sicherheit
Die allermeisten Endpoints der FLOWWER-API finden im Kontext eines FLOWWER-Benutzers statt.
Hierfür ist zur Authentifizierung ein API-Key im HTTP-Header ("X-FLOWWER-ApiKey") des REST-Calls zu hinterlegen.
Einen API-Key können Sie über die Benutzeroberfläche im Bereich API-Benutzer der Benutzerverwaltung erstellen.
15 - Archiv
FLOWWER stellt eine integrierte Archivfunktion mit Revisionssicherheit bereit.
Mit dessen Hilfe ist es möglich, Prozesse weit über die Rechnungsfreigabe hinaus abzubilden.
So ist z.B. auch die Führung einer digitalen Personalakte oder die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten mit FLOWWER möglich.
Zusammenfassung
Alle Dateien liegen in Datenbank, jedes Dokument erhält einen Hashwert
Kein versehentliches Löschen von Dokumenten, da die Bereinigung der Dokumente nicht sofort, sondern systemseitig auf regulärer Basis geschieht
Einstellungen
Die Archiveinstellungen bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
Unternehmensspezifische Einstellungen: Für jedes einzelne Unternehmen können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Auf diese Weise können individuelle Anforderungen oder Richtlinien eines Unternehmens berücksichtigt werden.
Sind weder systemweite noch unternehmensspezifische Einstellungen konfiguriert, greifen automatisch die Werkseinstellungen.
Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der festgelegten Ablaufdatum bereinigt.
Dokumente während der Freigabe sind von diesem Vorgang ausgenommen.
Bereinigte Dokumente werden mit einem - Symbol gekennzeichnet.
Bereinigung von Dokumenten
Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (5) gekennzeichnet.
Audit-Trail für maximale Transparenz und Sicherheit
FLOWWER erstellt für jedes Dokument automatisch ein vollständiges Protokoll (Audit-Trail / Protokoll) als elektronische, chronologische und mit Zeitstempel versehene Aufzeichnung aller durchgeführten Aktionen.
Es ist ein zentrales Instrument zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Bei der Übertragung eines Dokuments über Schnittstellen wird das Audit-Trail typischerweise als zusätzliche Seite(n) an die übertragene PDF-Datei angehängt.
Dadurch bleiben alle Änderungen und Aktionen nachvollziehbar, selbst wenn das Dokument außerhalb von FLOWWER genutzt wird.
Audit-Trail und Compliance
Der Audit-Trail in FLOWWER sorgt für vollständige Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktionen an einem Dokument.
Diese Funktion bietet Schutz für Mitarbeitende und Geschäftsführung. Sie schafft die rechtliche Sicherheit, die notwendig ist, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Gerade bei sensiblen Prozessen wie der Zahlungsfreigabe ist dieser Schutz entscheidend.
Der Audit-Trail zeigt eindeutig, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Dadurch lassen sich Unstimmigkeiten schnell klären – der Fokus bleibt auf dem Wesentlichen.
Funktionen und Vorteile des Audit-Trails
Lückenlose Protokollierung: Jede Aktion wird dokumentiert, einschließlich Datum, Uhrzeit, Benutzername und durchgeführter Änderung.
Manipulationssicherheit: Einträge können nicht entfernt oder verändert werden, wodurch Revisionssicherheit gewährleistet ist.
Systemübergreifende Nachvollziehbarkeit: FLOWWER überträgt den Audit-Trail bei Schnittstellennutzung automatisch an Zielsysteme.
Praxisbeispiel: Sicherheit bei Transaktionen
Der Audit-Trail stellt sicher, dass alle Schritte bei der Überprüfung und Freigabe eines Dokuments dokumentiert sind.
Beispielsweise kann ein Geschäftsführer mit gutem Gewissen eine Überweisung veranlassen, da mehrere Mitarbeiter den Beleg und die Beträge in unterschiedlichen Stufen geprüft haben.
Gerade in Zeiten steigender Wirtschaftskriminalität schafft der Audit-Trail rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten.
Mit FLOWWER erhalten Unternehmen ein Werkzeug, das Transparenz und Schutz auf höchstem Niveau bietet und den Arbeitsalltag vereinfacht.
Aufbau des Audit-Trails
Das Freigabeprotokoll in FLOWWER gliedert sich in mehrere Bereiche:
Allgemeine Informationen (1)
Hier sind grundlegende Informationen über das Dokument zu finden.
Dazu gehören unter anderem:
Belegnummer
Name des hochgeladenen Dokuments
Leistungszeitraum
Rechnungsbetrag
Belegaufteilung (2)
Wurde für das Dokument eine Belegaufteilung bzw. Kostenstellenzuordnung erstellt, werden die Aufteilungsgruppen hier dokumentiert.
Angezeigt wird unter anderem:
Buchhaltungskonten
Kostenstellen
Weitere buchhalterische Details
Freigabeprozess (3)
Der gesamte Freigabeprozess mit der Dokumentation, welchen Freigabestatus das Dokument erreicht hat, wird hier gelistet.
Logbuch:
Die vollständige Aufzeichnung aller Änderungen, z. B. Statusaktualisierungen, Änderungen der Belegaufteilung oder Hinzufügen eines neuen Freigebers
Alle Änderungen werden mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen versehen. Dies schließt auch kleinere Anpassungen wie die Hinzufügung von Skonti ein.
17 - Backup-Freigabe
Die Backup-Freigabe ist eine zweite Freigabeliste für den Benutzer.
Häufig wird diese Funktion als “Vorgesetztenmodus” verwendet, damit der Benutzer jederzeit in den Freigabeprozess eingreifen kann, das jedoch nicht müss.
Wie wird die Backup-Freigabe aktiviert?
Für die Backup-Freigabe wird ein FLOWWER-Benutzer benötigt.
Dieser ist nicht zwingend nur Backup-Freigeber, sondern kann auch mit der normalen Freigabeliste arbeiten.
Bearbeiten Sie die Regeln für Floww-Stufen, um den Benutzer in den gewünschte Floww bzw. dessen Floww-Stufe(n) einzufügen.
Setzen Sie den Teilnahmemodus auf “Backup-Freigabe”.
Welchen Vorteil bringt dieses Feature?
Über die Backup-Freigabe bekommt ein FLOWWER-Benutzer die Möglichkeit, zwischen zwei Freigabe-Perspektiven umschalten zu können ohne dafür einen zweiten Benutzeraccount zu benötigen.
So könnte beispielsweise ein Teamleiter in den Flowws seines Teams per Backupfunktion aufgenommen werden.
Damit kann er wahlweise auf Backup schalten und als Freigeber bei Dokumenten mitwirken, welche nicht auf seiner normalen (täglichen) Freigabeliste vorhanden sind.
Tipp
Für Dokumente, welche nur auf der Backupliste zu sehen sind, werden keine Statusmails versendet.
CompanyMail ersetzt das abgekündigte Modul “MailToFlowwer”.
Hauptfunktionen
Direkter E-Mail-Empfang: effizient per Mail Dokumente und E-Rechnungen durch FLOWWER zu empfangen
Unternehmensspezifische Zuordnung: CompanyMail bezieht sich auf genau ein FLOWWER-Unternehmen, was eine klare Organisation und Verwaltung der Dokumente gewährleistet.
Zuweisung zu Workflows (Flowws): Durch die Verwendung spezifischer Ziel-Mailadressen können Dokumente direkt einem bestimmten Floww (Workflow in FLOWWER) zugewiesen werden.
Vorteile
Effiziente Verarbeitung: Reduziert manuelle Schritte und beschleunigt die Dokumentenverarbeitung.
Flexibilität: Unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, einschließlich aller E-Rechnungsformate, die FLOWWER verarbeiten kann.
Verbesserte Zusammenarbeit: Mitarbeiter und Lieferanten können Dokumente direkt in vorbereitete Workflows senden, was die Kommunikation und den Prozessfluss verbessert.
Anwendungsbeispiel
Ein Lieferant sendet seine Rechnung direkt an eine spezifische E-Mail-Adresse, die einem vorbereiteten Floww in Ihrem FLOWWER Konto zugeordnet ist.
Die Rechnung wird automatisch in den entsprechenden Workflow eingefügt, wodurch die Bearbeitung vereinfacht und beschleunigt wird.
Zusammenfassung
FLOWWER CompanyMail optimiert den Dokumentenempfang und die -verarbeitung via direktem E-Mail-Import und automatischer Zuordnung empfangener Dokumente an den entsprechenden Floww.
Dies führt zu einer effizienteren Geschäftsabwicklung und verbessert die Zusammenarbeit mit externen Partnern.
Verarbeitung ohne Floww-Zuweisung
Bei CompanyMail entscheidet die verwendete Zieladresse, ob beim E-Mail-Eingang bereits eine Floww-Zuweisung vorliegt:
Allgemeine Adresse (Ohne Floww-Zuweisung):
z. B. Beispielfirma.fhdh@mail.flowwer.de
→ keine Floww-Zuweisung enthalten.
Floww-spezifische Adressen:
z. B. Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de
→ Floww-Zuweisung ist direkt integriert und wird automatisch gesetzt.
Ob FLOWWER E-Mails ohne Floww-Zuweisung überhaupt akzeptiert, wird systemweit über eine zentrale Systemeinstellung gesteuert:
Systemeinstellungen → Dokumentvorgaben → Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen
Ist diese Einstellung aktiv, dürfen nur E-Mails an Floww-spezifische Adressen verarbeitet werden.
E-Mails an die allgemeine Adresse (ohne Floww-Zuweisung) führen dann zu einer Fehlermeldung.
Ist diese Einstellung inaktiv, werden auch E-Mails an die allgemeine CompanyMail-Adresse angenommen.
Die Dokumente erscheinen dann im Bereich Eingang/ungestartet und können manuell oder über eine nachgelagerte Logik (Standard-Floww des Lieferanten, Triggers and Jobs) zugewiesen werden.
Typische Fehlermeldung
Wird die allgemeine CompanyMail-Adresse (ohne Floww-Zuweisung) verwendet, obwohl die Floww-Zuweisung erzwungen wird, erscheint im Protokoll folgende Fehlermeldung:
No floww for assignment (which is required by site policy): No Floww-Assignment requested by ID or Name
Diese Meldung weist darauf hin, dass das FLOWWER-System keine Floww-Zuweisung erhalten hat, obwohl dies laut Systemeinstellung verpflichtend ist.
Empfehlung zur Nutzung
Für zentrale Posteingänge ohne direkte Floww-Zuweisung:
Systemeinstellung deaktivieren, um E-Mails ohne Floww-Id nutzen zu können.
Für automatische Zuordnung zu einem bestimmten Floww:
Die jeweils automatisch generierten Floww-Mailadressen verwenden.
Diese sind in den Einstellungen des Unternehmens unter CompanyMail zu finden.
Bei Nutzung dieser Adressen erfolgt die Floww-Zuweisung bereits beim E-Mail-Eingang automatisch.
Zusammenführung von PDF- und XML-Rechnungen
Es kommt vor, dass Rechnungen sowohl im PDF-Format als auch als E-Rechnung (XML) gemeinsam in einer E-Mail versendet werden.
FLOWWER würde daraus standardmäßig zwei getrennte Dokumente erzeugen, da es sich technisch um zwei eigenständige Dateien mit unterschiedlichem Inhalt handelt.
Für den Anwender ergibt sich daraus jedoch eine Dublette desselben Vorgangs.
CompanyMail erkennt daher automatisch, wenn eine eingehende E-Mail eine Rechnung sowohl im PDF-Format als auch als E-Rechnung (XML) enthält.
Werden PDF- und XML-Datei gemeinsam in einer E-Mail mit exakt zwei Anhängen versendet und haben beide Anhänge denselben Dateinamen (unterscheiden sich also nur in der Dateiendung), fasst FLOWWER diese Dateien zu einem einzigen Dokument zusammen.
Voraussetzungen für die Zusammenführung
Die E-Mail enthält genau zwei Anhänge.
Die Anhänge heißen z. B. rechnung123.pdf und rechnung123.xml.
Die Dateinamen sind identisch, abgesehen von der Endung.
In diesem Fall entsteht in FLOWWER ein einziges Dokument, das sowohl die PDF-Ansicht als auch die strukturierten Daten der XML-Datei enthält.
Dadurch wird eine doppelte Erfassung desselben Vorgangs vermieden.
19 - FLOWWER-Agent (Kommandozeilentool)
Mit Hilfe des FLOWWER-Agent automatisieren Sie Routineaufgaben wie Massendownloads und regelmäßige Dateiübertragungen.
Auf dieser Hilfeseite finden Sie alle wichtigen Informationen, Anleitungen und Tipps, um FLOWWER-Agent optimal einzusetzen.
Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Verfügbare Funktionsbereiche:
Für sämtliche Funktionen steht programmseitig (über den Parameter „/?“) Dokumentation bereit.
Die Einrichtung des FLOWWER-Agent wird normalerweise durch das IT-Fachpersonal erledigt – alternativ kontaktieren Sie uns gerne für Unterstützung.
Das Kommandozeilenprogramm für FLOWWER bzw. die FLOWWER-API wird verwendet, um bestimmte Aktionen mit FLOWWER ohne Browser starten zu können, z.B.ist es in Verbindung mit der Windows Aufgabenplanung sehr nützlich.
Die FLOWWER-App für Android und iOS ermöglicht einen schnellen und flexiblen Zugriff auf FLOWWER
Sie können mehrere FLOWWER-Konten hinterlegen und bequem zwischen verschiedenen Verbindungen wechseln.
Die Benutzeroberfläche der App wurde an die Anforderungen kleiner Bildschirme angepasst. Aus Platzgründen sind nicht alle Funktionen der Desktop-Version mobil verfügbar. Stattdessen konzentriert sich die App auf die wesentlichen Funktionen, um eine einfache und effiziente Nutzung auch unterwegs zu gewährleisten.
Ein besonderes Highlight ist die „Teilen mit FLOWWER“-Funktion. Nach der Installation wird diese Verknüpfung automatisch auf Ihrem Mobilgerät eingerichtet. Damit können Sie Dateien direkt aus anderen Apps an die FLOWWER-App senden. Diese Dateien werden dann in das ausgewählte FLOWWER-Konto hochgeladen.
Ein praktisches Beispiel: Scannen Sie ein Dokument oder einen Beleg mit Ihrer bevorzugten Scan-App und laden Sie die Datei direkt über die „Teilen mit FLOWWER“-Funktion hoch. Das Dokument steht anschließend in FLOWWER zur weiteren Bearbeitung und Prüfung zur Verfügung.
FLOWWER bietet verschiedene Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Benutzern. Diese Funktionen fördern eine effiziente Zusammenarbeit und gewährleisten gleichzeitig, dass sensible Informationen geschützt bleiben.
FiBu-Notiz
Die FiBu-Notiz ist ein effektives Mittel, um Informationen, die speziell für die Finanzbuchhaltung (FiBu) relevant sind, zu kommunizieren. Benutzer können Freitextinhalte in die FiBu-Notiz eintragen, die dann direkt an die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Informationen zu einem Dokument weitergegeben werden müssen, die in der Buchhaltung berücksichtigt werden sollen. Die Nutzung der FiBu-Notiz wird über die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren gesteuert und erfolgt unabhängig von anderen Benachrichtigungen. Auf Wunsch kann die FiBu-Notiz auch als ausgeblendetes oder Pflichtfeld über die Regeln für Datenfelder definiert werden.
Benutzernotiz
Die Benutzernotiz ist eine private Kommunikationsform, die ausschließlich innerhalb von FLOWWER bleibt. Benutzer können Freitext eingeben, um interne Notizen oder sensible Informationen auszutauschen, die nicht außerhalb des Systems geteilt werden sollen. Ein besonderer Vorteil der Benutzernotiz ist, dass bei Änderungen eine Benachrichtigung per E-Mail an andere Benutzer ausgelöst werden kann. Diese Funktion ist auch als Mentioning bekannt und sorgt dafür, dass alle relevanten Parteien sofort über wichtige Aktualisierungen informiert werden, ohne dass sie FLOWWER aktiv überwachen müssen.
Checkliste
FLOWWER bietet zusätzlich zur direkten Kommunikation eine dokumentenbezogene Checkliste.
Sie eignet sich besonders dann, wenn Aufgaben verbindlich an eine bestimmte Floww-Stufe geknüpft werden sollen.
Offene Checklistenpunkte blockieren die zugeordnete Floww-Stufe, bis sie erledigt sind.
So wird sichergestellt, dass definierte Aufgaben abgeschlossen sind, bevor die Freigabe weitergehen kann.
Die Checkliste ergänzt damit die bestehenden Kommunikationsmittel um eine strukturierte, prüfbare Komponente.
Die einfachste Form der Kommunikation in FLOWWER ist das Hinzufügen von Einträgen zum Protokoll pro Dokument. Auf diese Weise können wichtige Informationen dauerhaft und mit Zeitstempel an einem Dokument hinterlassen werden. Diese Einträge sind für alle berechtigten Benutzer sichtbar und ermöglichen eine klare und nachvollziehbare Kommunikation innerhalb des Dokumentenkontexts.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen spielen eine zentrale Rolle bei der Kommunikation in FLOWWER. Benutzer können für Dokumente und Notizen Benachrichtigungen (siehe Status E-Mails) erhalten, um zeitnah auf zu erledigende Aufgaben aufmerksam gemacht zu werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und hilft, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.
22 - Mail-in-/out Protokoll
Das Mail-In/-Out-Protokoll zeigt eine Liste aller E-Mails an, die in Ihr FLOWWER-Konto eingegangen sind oder vom System verschickt wurden.
Funktionen
Übersicht über eingehende bzw. ausgehende E-Mails.
Wo befindet sich das Mail-In/-Out-Protokoll?
Das Protokoll ist an verschiedenen Stellen in FLOWWER verfügbar, wobei der Inhalt jeweils an die entsprechende Nutzung angepasst ist:
FLOWWER-Hauptmenü: Hier finden Sie alle E-Mails des gesamten FLOWWER-Kontos.
Benutzerverwaltung: Benutzer-Administratoren können die E-Mails der jeweiligen Benutzer einsehen.
Benutzerkonto-Einstellungen: Jeder Benutzer kann seine eigenen E-Mails einsehen.
An jedem per E-Mail erzeugten Dokument: Informationen zur E-Mail, die als Datenquelle für das Dokument verwendet wurde.
Anwendungsfälle
Eingehende E-Mail mit Anhängen
Hier erzeugt FLOWWER aus jedem Anhang ein Dokument.
Es ist möglich, dass eine E-Mail weitere E-Mails als Anhang enthält (z. B. bei der Weiterleitung mehrerer E-Mails auf einmal durch Outlook).
Kann eine empfangene E-Mail von FLOWWER nicht verarbeitet werden, wird sie dennoch im Protokoll gespeichert.
Statusmail-Probleme
Status-E-Mails sind ebenfalls im Mail-In/-Out-Protokoll zu finden.
FLOWWER stellt ausgehende E-Mails direkt an den zuständigen Mailserver zu und protokolliert die Rückmeldungen des empfangenden Servers.
Dies erleichtert die Fehlersuche bei Zustellungsproblemen erheblich.
Erneute Zustellung bereits versendeter Einladungs- und Willkommensmails
In Einzelfällen akzeptieren Ziel-Mailserver eine Nachricht technisch korrekt, blockieren sie jedoch dann ohne Rückmeldung an den Absender (z. B. durch Spamfilter).
Für diese Situationen besteht die Möglichkeit, die Zustellung nochmals auszulösen, auch wenn der ursprüngliche Versand als erfolgreich protokolliert wurde.
Anleitung
Um eine bereits versendete Einladungs- oder Willkommensmail erneut zuzustellen, wählen Sie im Mail-In/Out-Protokoll die entsprechende E-Mail aus.
Hinweis: Wird der Button nicht angezeigt, steht die Funktion in diesem Fall nicht zur Verfügung.
Details zu Passwort-Resets
Der Versand von Passwort-Reset-E-Mails wird ähnlich wie bei Statusmails protokolliert.
Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheits- und Datenschutzgründen der Download dieser E-Mails durch FLOWWER verhindert wird.
Info
Speicherfrist: E-Mails werden im Original 60 Tage nach Eingang aufbewahrt.
Info
FLOWWER filtert selbst keine E-Mails!
Existiert zu einer angekündigten oder weitergeleiteten E-Mail kein Eintrag im Mail-In/-Out-Protokoll, ist davon auszugehen, dass diese nicht bei FLOWWER eingegangen ist.
YouTube-Video
23 - Nominierung (dynamische Freigeber)
Die Funktion „Nominierung“ ermöglicht es, eine bestimmte Person oder mehrere Personen als Freigeber in einen Freigabeprozess (Floww) einzubinden.
Mit Hilfe der Nominierung können in einer Floww-Stufe mehrere potenzielle Freigeber hinterlegt werden, ohne dass alle benachrichtigt und zur Freigabe aufgefordert werden.
Die Nominierung wird bei der Erstellung eines Flowws vorbereitet, indem potenzielle Freigeber für bestimmte Floww-Stufen festgelegt werden.
Diese Funktion dient als Platzhalter um mehrere Freigeber für eine Stufe vorzusehen, ohne für jede Benutzerkombination einen eigenen Floww erstellen zu müssen.
Die Nominierung erfolgt immer für die nächste Floww-Stufe eines Dokuments.
Nominierungsanforderung während der Freigabe (Die nachfolgende Floww-Stufe ‘Prüfung durch Disponenten’ des zugewiesenen Flowws verlangt zwei Freigeber)
Nicht jede Stufe muss jedoch eine Nominierung enthalten.
Es kann Stufen geben, in denen feste Freigeber definiert sind und keine Auswahl erforderlich ist.
Bei der Bearbeitung eines Dokuments wird pro Stufe geprüft, ob eine Nominierung aus den vorbereiteten Freigeber erforderlich ist oder ob ein fester Freigeber die Freigabe übernimmt.
Dies ermöglicht flexible und effiziente Freigabeprozesse, die sowohl feste Freigeber als auch nominierte Freigeber umfassen können.
Einrichtung
Zur Freigabe nominierbare Benutzer werden über die Regeln für Floww-Stufen des Floww-Editor festgelegt.
Hier ist der Teilnahmemodus entsprechend auf “Nominierung” festzulegen.
Anwendung
Info
Wird für Floww-Stufe 1 eine Nominierung festgelegt, ist ggfls. kein automatischer Start der Freigabe möglich.
24 - Status E-Mails
Liegen zu erledigende Aufgaben vor, kann FLOWWER den entsprechenden Benutzer per E-Mail darauf aufmerksam machen bzw. erinnern.
Jede dieser sog. Status-Mails enthält eine benutzerindividuelle Übersicht seiner persönlichen ToDos.
Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan.
(im Gegensatz zu Benachrichtigungsmails, welche sofort verschickt werden)
Einstellungen
Tipp
Die Einstellungen für Status-Mails bestehen aus zwei, aufeinander aufbauenden Ebenen:
Benutzerspezifische Einstellungen: Für jeden Benutzer können individuelle Einstellungen vorgenommen werden, welche die systemweiten Grundeinstellungen übersteuern.
Auslöser für Status-Mails
Über diese Einstellung wird gesteuert, was zum Versand einer Status-Mail an diesen Benutzer führt.
Folgende Werte sind als Auslöser für Status-Mails verfügbar:
Auslöser bei ‘Dokumenten auf Freigabeliste’
xxx
Auslöser bei ‘abgelehnten Dokumenten’
xxx
Auslöser bei ‘unzugewiesenen Dokumenten’
xxx
Auslöser bei ‘freigegebenen Dokumenten’
xxx
Auslöser bei ‘zu bezahlenden Dokumenten’
xxx
Auslöser bei ‘bald fälligen Dokumenten’
xxx
E-Mail Intervall
Über diese Einstellung wird gesteuert, an welchen Wochentagen Status-Mails an diesen Benutzer gesendet werden.
Konto-Vorgaben verwenden
Es wird die Einstellung aus den Standardwerten des Kontos (siehe Systemeinstellungen » Status-Mails) verwendet.
Einstellung ist nur für die Benutzerebene verfügbar.
Konto-Vorgaben verwenden
xxx
Konto-Vorgaben verwenden
xxx
Konto-Vorgaben verwenden
xxx
Konto-Vorgaben verwenden
xxx
Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:
ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?
Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.
Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.
Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?
Auslöser für den Versand sind:
- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- der Bezahlstatus
Info
Ist keine Uhrzeit definiert, werden keine Status-Mails verschickt.
25 - Teilnahmemodus
Der Teilnahmemodus legt fest, auf welche Weise Freigeber an Floww-Stufen teilnehmen.
Dabei können in einer Floww-Stufe mehrere Freigeber mit verschiedenen Teilnahmemodi parallel agieren.
Die Reihenfolge der Freigeber wird in den jeweiligen Floww-Stufen selbst geregelt.
Details finden Sie hier: Teilnahmemodus
Folgende Werte sind für den Teilnahmemodus verfügbar:
Teilnahmemodus ‘Normale Freigabe’ ()
Der Freigeber ist aktiv für die Freigabe verantwortlich.
Er erhält Statusmails und freizugebende Dokumente sind auf der Freigabeliste sichtbar.
Hinweise:
Alle „normalen“ Freigeber einer Stufe sind gleichberechtigt.
Sind mehrere, normale Freigeber in einer Stufe enthalten, wird die Freigabeanforderung an alle Freigeber parallel erstellt (es gibt keinen „Hauptfreigeber“)
Die Freigeber haben die Möglichkeit, sich über die Benutzernotizen am Dokument austauschen.
Dieser Wert ist der Standardfall bei klar zugewiesener Freigabeverantwortung.
Vordefinierte Kandidaten werden von den Freigebern der vorherigen Stufe ausgewählt.
Erst durch die Nominierung werden sie zu „normalen“ Freigebern.
Dokumente sind erst nach Nominierung in vorheriger Stufe auf der Freigabeliste enthalten
Ideal, wenn pro Dokument entschieden werden soll, wer prüft. (z. B. je nach Fachbereich).
Es werden keine Status-Mails für Dokumente, welche nur über die BACKUP-Freigabe erreichbar sind, versendet.
Kann sich manuell einschalten, um die Rolle eines normalen Freigebers zu übernehmen.
Typischer Einsatz der BACKUP-Freigabe
Wenn ein Vorgesetzter oder autorisierter Stellvertreter im Ausnahmefall „einspringen“ oder einen Vorgang überwachen soll, ohne ständig eingebunden zu sein.
Als optionaler „Ausweichmodus“, falls der Hauptfreigeber die Freigabe nicht zeitnah erteilen kann oder bewusst an den Backup-Freigeber übergeben möchte.
Für eine durchgehende oder automatisierte Vertretung (z. B. bei längerer Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub) ist die Abwesenheitsvertretung meist besser geeignet.
Abwesenheitsvertretung vs. Backup
Abwesenheitsvertretung:
Separates Feature für planbare Abwesenheiten (z. B. Urlaub).
Vertreter erhält automatisch alle Freigabeaufgaben.
Backup-Freigabe:
Backup bleibt passiv, bis er sich selbst aktiviert.
Eher für kurzfristige Einsätze, wenn der normale Freigeber nicht reagieren kann oder der BACKUP-Freigeber auf eigenen Wunsch an der Freigabe teilnehmen möchte.
Best Practices
Klare Zuordnung: Legen Sie in jeder Stufe fest, wer als normaler, nominierter oder Backup-Freigeber auftreten soll.
Nominierungskandidaten pflegen: Halten Sie die Liste der potenziellen Freigeber aktuell.
Kommunikation: Nutzen Sie Benutzernotizen, um sich in der Stufe abzustimmen.
Abwesenheiten: Bei längeren Ausfällen ist die Abwesenheitsvertretung sinnvoller als ein dauerhafter Backup-Einsatz.
FAQ (Häufig gestellte Fragen)
Frage:Wie wird die Freigabereihenfolge festgelegt, wenn mehrere Freigeber vorhanden sind sind? Antwort: Die Reihenfolge wird über die Freigeabestufen im Workflow selbst geregelt, nicht über den Teilnahmemodus. Der Teilnahmemodus definiert nur, in welcher Funktion (normal, Nominiert, Backup) jemand teilnimmt.
Frage:Wann kommt ein Backup-Freigeber zum Einsatz? Antwort: Ein Backup-Freigeber wird in der Regel nur dann aktiv, wenn der normale Freigeber nicht verfügbar ist oder die Freigabe explizit an den Backup delegiert wird, sofern dies in Flowwer entsprechend konfiguriert ist.
26 - Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben
Legen Sie in FLOWWER fest, wie viele Freigaben erforderlich sind, um eine Floww-Stufe zu erfüllen.
Das Vier-Augen-Prinzip spielt in Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle.
Es stellt sicher, dass bedeutende Entscheidungen und Arbeitsvorgänge von mindestens zwei Personen geprüft und genehmigt werden. Durch diese Maßnahme wird die Qualität der Entscheidungen erhöht, da mehrere Personen eingebunden sind und mögliche Fehler, Missbrauch oder Manipulation vermieden werden.
In FLOWWER können Sie flexibel bestimmen, wie viele Freigaben in jeder Stufe eines mehrstufigen Prozesses erforderlich sind. Viele unserer Kunden setzen das Vier-Augen-Prinzip in ihren Freigabeprozessen ein, insbesondere für Bestellungen, Aufträge oder Rechnungen, die bestimmte Beträge überschreiten. So können Sie etwa festlegen, dass ab einem bestimmten Schwellenwert zwei Personen auf einer Floww-Stufe einen Vorgang prüfen und bestätigen müssen, bevor dieser in die nächste Floww-Stufe übergeht.
Diese Konfiguration ermöglicht Ihnen, den Workflow und die Reihenfolge der Arbeitsvorgänge klar zu regeln und sicherzustellen, dass keine Entscheidungen von Einzelpersonen getroffen werden, die unkontrolliert durchlaufen.
Durch die Einhaltung definierter Freigaberegeln schützen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen und fördern gleichzeitig eine transparente und kontrollierte Arbeitsweise.
Da es unterschiedliche Anforderungen an das Vier-Augen-Prinzip gibt, bietet Ihnen FLOWWER verschiedene Szenarien:
Das exklusive Vier-Augen-Prinzip
Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip in FLOWWER schließen Sie standardmäßig aus, dass Freigeber sich gegenseitig freigeben können.
Das bedeutet, dass dieselbe Person nicht mehrmals innerhalb eines Freigabeprozesses ein Dokument genehmigt - die Mehrfachfreigabe ist verboten.
Diese Funktion lässt sich im FLOWW-Editor als Mehrfach-Freigabe für den Freigabeprozess aktivieren oder auf Wunsch auch komplett abschalten.
Wenn jedoch Vertretungsregelungen vorliegen, kann eine Person trotz dieser Einstellung mehrfache Freigaben vornehmen. In solchen Fällen wird dieselbe Person aufgrund der Vertretung für mehrere Freigabeschritte herangezogen und kann die Genehmigung in mehreren Stufen durchführen. Diese Flexibilität ermöglicht es, individuelle Unternehmensregelungen zu berücksichtigen, ohne den Freigabeprozess unnötig zu blockieren. Das exklusive Vier-Augen-Prinzip bietet somit sowohl maximale Sicherheit als auch anpassbare Einstellungen für besondere Situationen.
Unternehmen verwenden dieses exklusive Vier-Augen-Prinzip, wenn sichergestellt werden soll, dass ein Dokument nicht mehrmals vom gleichen Mitarbeiter freigegeben wird.
Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Floww-Stufe genehmigt, so ist es ihm in den folgenden Floww-Stufen desselben Prozesses nicht erneut möglich, das Dokument freizugeben – selbst wenn er in einer dieser späteren Floww-Stufen ebenfalls als Freigeber vorgesehen ist. Diese Regelung fördert die Integrität des Freigabeprozesses und verhindert Wiederholungen oder potenzielle Interessenkonflikte innerhalb des Workflows.
Das selektive Vier-Augen-Prinzip
In einigen Fällen gibt es Mitarbeiter, die bereichsübergreifend oder in mehreren Stufen Dokumente freigeben dürfen.
Normalerweise ist dennoch mindestens eine zusätzliche Person in den Ablauf eingebunden.
Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip kann die Freigabe aus einer vorangehenden Stufe auf Wunsch in die nächste übernommen werden, sofern die gleiche Person in beiden Stufen beteiligt ist.
Das bedeutet, wenn ein Freigeber an zwei aufeinanderfolgenden Stufen beteiligt ist und das Dokument in der ersten Stufe freigegeben hat, kann seine Freigabe für die nächste Stufe direkt übernommen werden.
Praxisbeispiel
Angenommen, ein Teamleiter und sein Team sind auf zwei Stufen als Freigeber festgelegt.
Der Vorgesetzte möchte nach Prüfung durch ein Teammitglied eine zusätzliche Sicherung der Entscheidung vornehmen.
Falls jedoch kein Teammitglied verfügbar ist, kann der Vorgesetzte bereits in der ersten Stufe genehmigen.
Nun kann die Freigabe automatisch in die zweite Stufe übernommen werden und der Prozess erfordert in diesem Rahmen keine weitere Freigabe.
Im umgekehrten Fall, wenn ein Teammitglied in der ersten Stufe freigibt, wird der Teamleiter in der zweiten Stufe trotzdem für die zweite Freigabe hinzugezogen.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass sowohl die Effizienz als auch die notwendige Kontrolle in den Freigabeprozessen gewährleistet bleibt und sich flexibel an verschiedene Vertretungs- oder Eskalationsregeln anpassen lässt.
