Das ist eine für den Ausdruck optimierte Ansicht des gesamten Kapitels inkl. Unterseiten. Druckvorgang starten.
Varianten des Benutzersymbolbilds
Über das Symbol wird auf einen Blick sichtbar, ob bzw. inwiefern ein Benutzer abwesend bzw. vertreten ist.
Die entsprechende Einstellung finden Sie hier: Freigabe-Abwesenheitsvertretung
Mit dem in FLOWWER eingebauten Feedback-Formular können Sie uns Ihr Anliegen übermitteln und optional eine Rückrufbitte hinterlassen.
Ihre Kundennummer wird automatisch übertragen, was eine zügige Bearbeitung ermöglicht.
Bitte beachten Sie, dass Anfragen mit SLA ausschließlich über dieses Formular eingereicht werden können.
Die Mehrspaltenansicht in FLOWWER ist ein Layout der Benutzeroberfläche, das für verschiedene Datenmengen genutzt wird.
Welche Datenmenge in der Mehrspaltenansicht sichtbar ist, wird durch den aktuell geöffneten Bereich bestimmt.
Eine Datenmenge ist eine Anzahl von Dokumenten mit bestimmten Merkmalen.
Beispiele für Datenmengen:
Freizugebende Dokumente
Dokumente, deren Freigabestatus eine Aktion des aktuellen Benutzers erfordert.
Abgelehnte Dokumente
Dokumente mit Freigabestatus Abgelehnt, die im Verantwortungsbereich des aktuellen Benutzers liegen.
Ungestartete Dokumente
Dokumente, die entweder noch unzugewiesen oder nicht gestartet sind.
Explorer
Individuell vom Benutzer definierte Datenmengen, z. B. über die erweiterte Suche oder den Explorer-Browser.
Das Layout besteht aus drei Spalten, die eine effiziente Bearbeitung und Ansicht von Dokumenten ermöglichen:
Linke Spalte (Reiternavigation):
Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
Mittlere Spalte (Dokumentvorschau):
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Dies ermöglicht einen direkten Einblick in die Inhalte, ohne dass zusätzliche Fenster geöffnet werden müssen.
Ein ggfls. hervorgehobener Protokolleintrag wird in diesem Bereich prominent dargestellt.
Rechte Spalte (Dokumenteigenschaften):
Die rechte Spalte zeigt die Dokumenteigenschaften, einschließlich der Belegaufteilung.
Dank des großzügigen Platzangebots wird häufiges Scrollen vermieden, sodass alle relevanten Informationen übersichtlich dargestellt sind.
Die linke Spalte bietet eine Reiternavigation mit drei Bereichen:
Dokumentenliste:
Zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge. Gruppierungen und Sortierungen sind möglich.
Info/Notiz:
Enthält wichtige Details zum Freigabeprozess sowie Kommentare zum ausgewählten Dokument.
Audit-Trail:
Zeigt die Historie des Dokuments, einschließlich aller protokollierten Aktionen.
Vorteil: Die Reiternavigation ermöglicht eine optimale Nutzung der Bildschirmfläche, da die Dokumentenliste bei Bedarf ausgeblendet werden kann.
Die FLOWWER-Dokumentenliste zeigt alle Dokumente der aktuellen Datenmenge und unterstützt den Nutzer bei der effizienten Bearbeitung.
Die Dokumentenliste zeigtalle Dokumente der aktuellen Datenmenge in einer tabellarischen Ansicht. Für jedes Dokument sind einige, wichtige Informationen vorhanden. Der Inhalt wird untenstehend im Abschnitt Listenelement näher erläutert:
Sortieren und Filtern
Nutzer können die Dokumente nach Spalten sortieren oder spezifische Filter anwenden, um relevante Inhalte schnell zu finden.
Schnellsuche
Eine Suchleiste ermöglicht die direkte Suche innerhalb der aktuellen Datenmenge anhand von Stichwörtern, Dokumentnummern oder anderen Eigenschaften.
Gruppieren
Über ein Dropdown-Menü ist die Datenmenge nach bestimmten Merkmalen gruppierbar.
Auf diese Weise kann sehr einfach ein Überblick über die in der Datenmenge vorhandenen Ausprägungen gewonnen werden.
Gruppiert nach Alter des Dokuments im System (auf Basis Datum der Dokumenterstellung)
Gruppiert nach Anzahl der Anhänge des Dokuments
Gruppiert nach Anzahl der Seiten des Dokuments
Gruppiert nach Anzahl der Verlinkungen des Dokuments
Gruppiert die Dokumente nach ihrer Ablaufdatum
Gruppiert nach Alter (Basis: Dokumentdatum)
Falls weitere Funktionen oder Details zur Dokumentenliste dokumentiert werden sollen, lassen Sie es mich wissen!
Das Listenelement der Dokumentenliste zeigt wichtige Informationen zu einem Dokument. Über die Einstellungen des Benutzerkontos sind verschiedene Optionen zur Anpassung der Darstellung möglich.
Der mittlere Tab in der linken Spalte zeigt zentrale Informationen zum aktuellen Dokument. Er ist in mehrere Abschnitte gegliedert:
Oben wird der Flow angezeigt, dem das Dokument aktuell zugeordnet ist. Dabei wird die aktuelle Floww-Stufe hervorgehoben.
Ist dem Flow eine Beschreibung hinterlegt, wird diese unterhalb des Namens angezeigt – kursiv formatiert. Die Beschreibung kann mehrzeilig sein.
Beispiel:
Floww-Stufe 2
Beschreibung von Stufe 2
mit zweiter Zeile
Dieser Bereich zeigt alle Freigabebeteiligten der aktiven Floww-Stufe.
Neben jedem Namen steht der aktuelle Freigabestatus:
Die Anzeige wie z. B. 0 von 1 zeigt, wie viele der erwarteten Freigaben bereits erfolgt sind.
Durch Aufklappen dieses Abschnitts können die Freigaben vergangener Floww-Stufen eingesehen werden. Dies unterstützt die Nachvollziehbarkeit des bisherigen Prüfprozesses.
Dieser Abschnitt enthält zentrale technische Eckdaten des Dokuments:
Ein freies Textfeld für interne Hinweise.
Der Inhalt der Benutzernotiz bleibt ausschließlich innerhalb von FLOWWER sichtbar und wird nicht über Schnittstellen oder Exporte übertragen.
Weitere Informationen finden Sie hier
Die Checkliste dient zur Dokumentation individuell definierter Bearbeitungsschritte.
Ist keine Checkliste vorhanden, bleibt der Bereich leer.
Die /docs/documentvisibilityreasons zeigt an, aus welchen Gründen der aktuelle Benutzer dieses Dokument sehen kann.
Zeigt das Audit-Trail / Protokoll des aktuellen Dokuments.
In der mittleren Spalte wird in erster Linie das aktuell ausgewählte Dokument sowie eventuell vorhandene Begleitdokumente angezeigt.
Die rechte Spalte der Mehrspaltenansicht zeigt alle relevanten Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokuments. Sie ist zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit mit FLOWWER und bietet einen vollständigen Überblick über die für das Dokument erfassten Daten.
Die kompakte Statusinfo in FLOWWER zeigt auf einen Blick, an welcher Stelle im Freigabeprozess sich ein Dokument befindet:
1. Aktuelle Floww-Stufe
Zeigt den aktuellen Freigabestatus (hier: Freigabe durch Sachbearbeiter).
Ist für die aktuelle Floww-Stufe eine Beschreibung hinterlegt, wird zusätzlich eine kleine Zahl im Kreis angezeigt (hier: 2). Diese zeigt die Position der Floww-Stufe im Gesamtprozess (hier: zweite von maximal fünf Stufen).
Ohne Beschreibung lautet der Text stattdessen einfach Floww-Stufe 2 – ohne Ziffer im Kreis.
2. Beschreibung der Floww-Stufe
Ein optionaler Text, der die Aufgabe oder Bedeutung der aktuellen Floww-Stufe beschreibt (hier: Rechnung mit sachlicher Prüfung).
Ist keine Beschreibung an der Floww-Stufe hinterlegt, erscheint stattdessen nur die Bezeichnung der Floww-Stufe (siehe Punkt 1).
3. Nächste Floww-Stufe
Wird nur angezeigt, wenn das Dokument durch eine Freigabe in die nächste Floww-Stufe übergehen würde.
Im Beispiel: Der nächste Schritt wäre freigegeben, daher wird dieser hier angezeigt.
Ist das Dokument bereits vollständig freigegeben, wird dieser Bereich nicht angezeigt.
4. Zugehöriges Unternehmen
Zeigt das Unternehmen, zu dem das Dokument gehört (hier: Beispielfirma).
Für ein Dokument sind in der Regel mehrere Aktionen, die der Benutzer auslösen kann, verfügbar.
Diese sind im Aktionsbereich zugreifbar.
Hauptaktionen (z.B. „Dieses Dokument jetzt freigeben!“) sind direkt per Schaltfläche sichtbar.
Weitere, seltener benötige Aktionen sind über das Drei-Punkte-Menü vorhanden.
Mögliche Einträge sind:
Welche Optionen angezeigt werden, hängt von den Berechtigungen des Benutzers bzw. Freigabestatus des Dokuments ab.
Oben rechts in der rechten Spalte befindet sich der Button „Bearbeiten mit Point&Click“, über den eine geführte Bearbeitung des Dokuments möglich ist.
Der Bereich der Dokumenteigenschaften ist in mehrere Abschnitte unterteilt. Jeder Abschnitt verfügt über einen dreistufigen Darstellungsmodus:
Ausgeblendete Felder sind niemals sichtbar.
Pflichtfelder werden immer angezeigt - ein Abschnitt mit Pflichtfeldern kann daher nicht vollständig minimiert werden.
Welche Eigenschaften ein- oder ausgeblendet werden, wird über die Regeln für Datenfelder gesteuert.
Zeigt das Belegdatum sowie die Belegnummer.
Enthält Informationen zur Zahlungsfrist oder anderen Zahlungsbedingungen (falls vorhanden).
Zeigt den Bruttobetrag, Nettobetrag sowie die berechnete Umsatzsteuer. Auch verwendete Steuersätze (z. B. 19 %, 0 %) werden hier dargestellt.
Dieser Bereich zeigt eventuelle Skontodaten an. Falls keine Skontodaten vorhanden sind, ist dies entsprechend gekennzeichnet.
Hier werden Name und Bankverbindung des Lieferanten angezeigt, sofern das System einen passenden Eintrag im Lieferantenstamm gefunden hat. Ebenso wird die Lieferanten-ID (z. B. für AGENDA) angezeigt.
Ein Freitextfeld, dessen Inhalt an das Buchhaltungssystem übermittelt wird.
Wenn das Dokument eine E-Rechnung ist, wird dies hier hervorgehoben. Die Belegaufteilung kann in diesem Fall automatisiert aus den Positionsdaten der E-Rechnung vorbereitet werden.
Unternehmensspezifisch konfigurierte Zusatzfelder erscheinen in einem separaten Abschnitt.
Die Erweiterte Suche in FLOWWER ermöglicht es, Dokumente nach bestimmten Kriterien aus der Datenbank abzufragen.
Hierfür wird die Abfragefunktion mit Filtern für Dokumente verwendet, um Dokumente mit bestimmten Merkmalen unter Verwendung miteinander kombinierbaren Suchfiltern finden zu können und so präzise und spezifische Ergebnisse zu erzielen.
Durch diese Flexibilität können Anwender gezielt nach Dokumenten und Informationen suchen, indem sie verschiedene Kriterien gleichzeitig anwenden.
So kann zum Beispiel ein Betragsfilter in Kombination mit einem Zeitraum, einem Lieferanten und einer Kostenstelle verwendet werden.
Diese Filtermöglichkeiten erlauben es, genau die relevanten Informationen zu finden, die benötigt werden, und erleichtern so die tägliche Arbeit im System erheblich.
Eine wichtige Funktion der Erweiterten Suche ist die Möglichkeit, die gefundenen Dokumente direkt in die Mehrspaltenansicht laden zu lassen oder sie als Datenbasis für FlexReport zu nutzen.
Auf diese Weise können nicht nur gezielte Suchabfragen erstellt, sondern auch die Daten im Anschluss weiterverwendet bzw. für Reportingzwecke eingesetzt werden.
Die Explorer-Browser-Ansicht ermöglicht es Ihnen, mehrere Filterkriterien und die zugehörigen Filterwerte per Mausklick zusammenzustellen und miteinander zu kombinieren. Ziel ist es, die im System vorhandenen Dokumente möglichst effizient zu filtern und die relevanten Informationen schnell anzuzeigen.
Erreicht wird dies durch die klare und intuitive Filter- und Werteauswahl in Verbindung mit der sofortigen Ergebnisvorschau. Die Auswahl eines Filters erfolgt in zwei Schritten: Zunächst wählen Sie ein Kriterium aus, anschließend legen Sie den passenden Wert fest. Die Filterauswahl findet im linken Bereich des Fensters statt. Im rechten Bereich wird zuerst die zum gewählten Filter passende Werteauswahl und daraufhin das gefilterte Ergebnis angezeigt.
Ein besonderer Vorteil ist, dass die zusammengestellten Filter automatisch in die URI integriert werden. Dies erlaubt es Ihnen, die Filterkombination als Lesezeichen zu speichern oder mit anderen Benutzern weiterzugeben.
Schritt 1: Wählen Sie im linken Bereich des Fensters ein Kriterium aus der Liste, z. B. “Datum”, “Lieferant” oder “Status”.
Im rechten Bereich werden daraufhin alle möglichen Werte für das ausgewählte Kriterium angezeigt.
Schritt 2: Wählen Sie den gewünschten Wert aus, um die Dokumentenliste entsprechend zu filtern.
Sind Filter aktiv, werden diese in der linken Hälfte der Explorer-Browser-Ansicht als Filterkette gelistet.
Finden Sie schnell eine Rechnung, indem Sie “Lieferant” als Kriterium im linken Bereich auswählen und danach im rechten Bereich den spezifischen Lieferanten angeben.
Erstellen Sie eine spezifische Filterkombination und teilen Sie die URI mit Kollegen, um gemeinsam an einem Datensatz zu arbeiten.
Filtern Sie Dokumente, die “innerhalb der letzten 7 Tage” erstellt wurden, und behalten Sie so aktuelle Vorgänge im Blick.
Speichern Sie häufig verwendete Filter als Lesezeichen, um schnell darauf zugreifen zu können.
Sie legt nicht die Zugriffsrechte fest, sondern erklärt, warum aktuell Zugriff besteht – z. B. aufgrund von Berechtigungen, Rollen oder Dokumentzuständen.
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
- |
Dokument ist nicht sichtbar |
✱ |
Berechtigung „Alle Dokumente administrieren“ |
A |
Berechtigung „Alle Dokumente administrieren [nur direkt zugeordnete Unternehmen]“ mit direkter Unternehmenszuordnung |
B |
Benutzer ist Besitzer des Dokuments (z. B. durch Upload) |
C |
Benutzer hat bereits eine Freigabe für das Dokument erteilt |
D |
Benutzer ist Supervisor im aktuellen Floww |
E |
Benutzer ist durch den aktuellen Freigabestatus als Freigeber vorgesehen |
F |
Benutzer ist Abwesenheitsvertretung eines vorgesehenen Freigebers |
G |
Dokument ist ungestartet – Benutzer darf es starten oder zuweisen |
H |
Dokument ist abgelehnt – Benutzer darf abgelehnte Dokumente verwalten |
I |
Dokument ist freigegeben – Benutzer hat Zugriff auf freigegebene Dokumente |
J |
Benutzer wurde in einer Floww-Stufe als Freigeber nominiert |
Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Es bietet eine klare, benutzerfreundliche Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.
Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten:
In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Überprüfung oder Genehmigung anstehen. Diese Liste unterstützt Benutzer dabei, den Fortschritt der Freigabeprozesse zu überwachen.
Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden. Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen oder weitere Schritte einzuleiten.
Dokumente, die zur Zahlung freigegeben wurden, werden hier aufgelistet. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung von offenen Zahlungen.
Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
Dies gewährleistet Datensicherheit und stellt sicher, dass nur autorisierte Informationen sichtbar sind.
Das FLOWWER-Dashboard bietet auf diese Weise eine klare und übersichtliche Struktur zur Verwaltung von Dokumenten und hilft den Benutzern, ihre Aufgaben effizient zu verwalten und nachzuverfolgen.
Die Belegaufteilung ermöglicht die Aufteilung (Vorkontierung) des Belegbetrags in mehrere, buchhalterisch sinnvolle Datenblöcke. Jede Aufteilung besitzt Eigenschaften wie Sachkonto, Kostenstelle, etc. und kann von Fibu-Systemen zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Diese Konten und Kostenstellen können in Ihren Stammdaten angelegt und jederzeit erweitert werden.
Falls vorhanden, können Positionsdaten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) zu Hilfe genommen werden.
Die Funktion ist als ‘Kostenstellenzuordnung’ (früher Belegaufteilung ’light’) mit Einschränkung auf eine Position pro Steuerschlüssel kostenfrei immer verfügbar.
Nach der Auswahl des Mehwertsteuer-Satzes (1) erscheint dieser dann als Standard am linken Rand der Belegaufteilung (2) - solange, bis ein anderer MwSt-Satz ausgewählt wird. In unserem Fall sind dies immer 19%. Die Rechnungspositionen (3) sollen in der Belegaufteilung mit dem Bruttobetrag befüllt werden. Da dies meist nicht bekannt ist, kann mit dem “+%"-Zeichen (4) der ausgewählte Satz direkt addiert werden - anstatt den 399,00 € (3) werden nun die 399,00 zzgl 19% MwSt. = 474,81 € (5) angezeigt.
Sind alle Positionen korrekt befüllt, agiert FLOWWER als Kontrollorgan. Der Nettobetrag (6), der Betrag der enthaltenen Mehwertsteuer (7) als auch der Bruttobetrag (8) ist an mehreren Stellen aufgelistet. Ist der Bruttobetrag am unteren Rand GRÜN (8), stimmen alle Beträge überein und die Belegaufteilung kann übermittelt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es sich evtl. um einen Rundungsfehler handeln. Nach einer kurzen Überprüfung und einer manuellen Korrektur dürfte das Problem behoben sein.
Befüllen der Belegaufteilung mit Mehrwertsteuersätzen, Kostenstellen und Beträgen
Kontrollfunktion nach Beenden der Belegaufteilung
Bitte vergessen Sie das Speichern nicht!
Aus diesem Bereich können abgelehnte Dokumente entweder vollständig gelöscht oder wieder in die Freigabe zurückgegeben (= reaktiviert) werden.
Dieses Konzept dient der Zuverlässigkeit des Systems.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe gewesen ist, nicht ohne eine weitere Prüfung ‘verschwinden’ kann.
Während der Freigabe von Dokumenten und Belegen kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können.
FLOWWER bietet hierfür die Möglichkeit, ein Dokument abzulehnen.
Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.
Reaktivierung des Dokuments auf der Liste der abgelehnten Dokumente
Reaktivierung mit Begründung und Festlegung des Freigabestatus
Die Angabe eines Abwesenheitsgrunds ist optional.
Ist kein Startdatum definiert, so gilt der Benutzer sofort als Abwesend.
Ohne Angabe des Enddatums ist die Abwesend auf unbegrenzte Zeit hinterlegt.
Verwenden Sie beide Datumsangaben, um z.B. einen kommenden Urlaubszeitraum bereits im Vorfeld in FLOWWER zu hinterlegen.
Weitere Informationen zum Thema Abwesenheitsvertretung: Abwesenheitsvertretung
Steuert das Verhalten der automatischen Dokumentauswahl nach erfolgter Freigabe im Bereich der Mehrspaltenansicht
Umfassende Informationen zu Status-Mails finden Sie hier: Status E-Mails
Siehe auch: Kommunikation zwischen Benutzern
Für jedes Dokument in FLOWWER kann dessen Bezahlstatus über die Tafel Bezahldaten festgelegt werden.
Standardeinstellung.
Das Dokument wird im Bereich Zahlungsverwaltung mit aufgelistet.
Entsprechend berechtigte Benutzer können diese Dokumente für den SEPA-Export vormerken und Zahlungsdaten im SEPA-Format exportieren.
Diese Dokumente werden in Status E-Mails aufgenommen
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt bzw. entfernt werden.
Damit wird erreicht, dass vorbereitete Zahlungen nicht durch andere Benutzer verändert werden können.
Diese Dokumente werden nicht in Status E-Mails aufgenommen
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt bzw. entfernt werden.
Informativer Wert.
Informativer Wert.
Anderweitig bezahlte Dokumente können mit ‘Bezahlt ohne SEPA-Export’ gekennzeichnet und damit als nicht SEPA-Exportierbar definiert werden. Die hier auswählbaren Werte sind für jedes FLOWWER-Unternehmen individuell einstellbar.
Die Checkliste dient als verbindliches Todo-Feld für Freigeber: Aufgaben wie „Kostenstelle prüfen“ oder „Bewirtungsbeleg anhängen“ werden dokumentenindividuell erfasst und mit einer Floww-Stufe verknüpft. Eine Freigabe ist erst möglich, wenn alle zugehörigen Todos erledigt sind.
Jedes Dokument verfügt über eine eigene Checkliste für dokumentbezogene Aufgaben.
Checklisten-Einträge sind einer Floww-Stufe zugeordnet.
Solange offene Einträge existieren, kann das Dokument die zugeordnete Stufe nicht erfüllen und somit nicht weiter freigegeben werden.
Checklisten-Einträge können als offen oder erledigt markiert und bei Bedarf erneut geöffnet werden.
Nur offene Einträge können gelöscht werden; erledigte Einträge müssen zuvor wieder geöffnet werden.
Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Checklisten-Einträgen erfordert die Berechtigung „Dokumentdaten bearbeiten“.
Das Markieren eines Eintrags als erledigt ist für alle Freigeber möglich.
Alle Änderungen an der Checkliste werden auf dem Audit-Trail des Dokuments protokolliert.
Sie ist in allen Dokumentansichten in der rechten Spalte zu finden.
Zur Bearbeitung benötigt der Benutzer die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren.
Nach der Übertragung des Belegs zu DATEV Unternehmen Online ist die FiBu-Notiz zu sehen
Ist ein Benutzer als in einem beliebigen Floww als Backup-Freigeber festgelegt, so wird in seiner Freigabeliste eine Umschaltfunktion angezeigt.
Schaltflächen zum Wechsel auf die Backup-Freigabe und zurück
Im Freigabemonitor wird die Perspektive umgedreht: Hier steht nicht der Floww (Freigabeprozess) im Mittelpunkt, sondern der Freigeber. Der Administrator oder andere berechtigte Benutzer sehen direkt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe anstehen, und können die zugehörigen Dokumente auf einer darunterliegenden Ebene einsehen. So wird sofort sichtbar, welcher Benutzer wie viele Dokumente zur Freigabe hat und welche Details damit verbunden sind. Anders als in anderen Bereichen von FLOWWER, die den Freigabeprozess (Floww) in den Vordergrund stellen, rückt der Freigabemonitor gezielt die Freigeber in den Fokus.
Screenshot des Freigabemonitor (FLOWWER Beispielfirma)
Der Freigabemonitor steht grundsätzlich allen Benutzern zur Verfügung. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt jedoch von den individuellen Berechtigungen des aufrufenden Benutzers ab. Ein Benutzer sieht nur die Dokumente, für die er entsprechend berechtigt ist. So bleiben die Informationen stets datenschutzkonform und zugriffsgesteuert.
Auf Wunsch kann die Backup-Freigabe der entsprechenden Freigeber mit eingeblendet werden.
Ein Dokument kann im Freigabemonitor mehrfach aufgelistet sein, wenn es bei mehreren Freigebern gleichzeitig zur Freigabe vorliegt. Dadurch wird direkt ersichtlich, welche Benutzer parallel an der Freigabe desselben Dokuments arbeiten. Zusätzlich liefert der Monitor zu jedem Freigeber nützliche statistische Informationen, wie zum Beispiel die Verweildauer des ältesten Dokuments, das noch bei diesem Benutzer auf Freigabe wartet. Das hilft, mögliche Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Über die Benutzeroberfläche kann ein Filterwert in Tagen eingestellt werden. Dieser bewirkt, dass nur Dokumente angezeigt werden, deren Freigabestatus sich seit mindestens dieser Anzahl an Tagen nicht verändert hat. Zügig bearbeitete Dokumente werden dadurch ausgeblendet, sodass der Fokus auf Vorgängen liegt, bei denen der Freigabeprozess ins Stocken geraten ist.
Zusätzlich zeigt der Freigabemonitor pro Dokument:
Über ein Dropdown-Menü können die Einträge für jeden Benutzer erweitert werden.
Damit kann das jeweilige Dokument direkt kommentiert / bearbeitet oder die Einzelheiten des Flowws im FLOWW-Editor (einschließlich Stufen-Regeln und Protokoll) zu überprüft bzw. angepasst werden.
FLOWWER berücksichtigt die Unternehmenszugehörigkeit des jeweiligen Benutzers und stellt nur Dokumente aus den entsprechenden Unternehmen zur Ansicht bereit.
Die News-Seite bündelt aktuelle Informationen rund um FLOWWER. Hier finden Sie Hinweise zu neuen Versionen, Systemstatus und technischen Änderungen – übersichtlich und zentral an einem Ort.
Im linken Bereich wird das Changelog zur aktuellen FLOWWER-Version sowie zu vorherigen Versionen angezeigt.
Jeder Changelog-Block lässt sich per Klick vollständig in einem neuen Fenster anzeigen.
Im rechten Bereich der Seite finden Sie technische und organisatorische Informationen:
Diese Angaben erleichtern Rückfragen und Supportanfragen.
Neue FLOWWER-Versionen werden zentral bereitgestellt.
Das System erkennt automatisch, wenn ein Update verfügbar ist.
Solange noch Benutzer aktiv im System arbeiten, findet keine Aktualisierung statt – um Unterbrechungen im laufenden Betrieb zu vermeiden.
Ist ein Update verfügbar, wird beim Aufruf der Seite folgender Hinweis eingeblendet:
„Ein automatisches Update wartet auf Anwendung.“
Benutzer mit der Berechtigung Systemeinstellungen verwalten sehen zusätzlich einen Button:
„Jetzt Neustart mit 60 s Countdown erzwingen“
Ein Klick auf diesen Button bewirkt:
Ein Link zur Seite für Vertriebspartner ist enthalten. (Details dazu befinden sich auf der verlinkten Seite.)
Dieser Bereich listet alle Dokumente mit dem Bezahlstatus ‘SEPA-Export vorgemerkt’ des ausgewählten Unternehmens.
Nach Festlegung exportrelevanter Daten wie Absenderkonto, Ausführungsdatum und Ausführungsmodus kann der Export der Dokumente als SEPA-XML gestartet werden.
Das erzeugte SEPA-XML steht anschließend zum Download bereit.
Einzelne Einträge können über den Minus-Button vom aktuellen Export ausgenommen werden.
Beim nächsten Öffnen des Export-Fensters werden diese Zahlungseinträge wieder angezeigt.
Diese Einstellung legt die Bankverbindung des Zahlenden für den SEPA-Export fest.
Über ein Dropdown-Menü kann eine in den Einstellungen des FLOWWER-Unternehmens hinterlegte Bankverbindung ausgewählt werden.
Alternativ besteht die Möglichkeit, IBAN und BIC manuell einzugeben.
Informative Gesamtsumme des SEPA-Exports.
Dieser Wert wird in den SEPA-Exportdaten als gewünschtes Ausführungsdatum als ReqdExctnDt hinterlegt.
Automatische Berechnung: FLOWWER berechnet das Ausführungsdatum automatisch auf Basis der vorhandenen Dokumente:
Manuelle Eingabe: Das Ausführungsdatum kann alternativ vom Nutzer manuell vorgegeben werden.
Seit der Einführung von SEPA (Single Euro Payments Area) sind Sammelbuchungen Standard.
Bei einer Sammelbuchung können Sie mit einer einzigen Freigabe gleichzeitig mehrere Buchungen auf den Weg bringen.
Ist eine Einzelverarbeitung der Buchungen erwünscht, kann durch FLOWWER eine “Batch-Booking” (Eintrag
Diese Anforderung bittet die Bank, auf dem juristischen Kontoauszug (PDF oder Papierausdruck) und in den Umsatzdaten alle Posten des SEPA-Exports einzeln auszuweisen.
Diese Bereiche sind nur mit entsprechenden Admin-Berechtiungen zugänglich.
Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.
Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail.
In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein persönliches Kennwort vergeben kann.
Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.
unbestätigt-Kennzeichnung ebenfalls entfernt.In diesem Bereich können Sie die Zugangsdaten des ausgewählten Benutzers verwalten, ein neues Passwort setzen und sicherheitsrelevante Einstellungen vornehmen.
Externe Anmeldung (SSO) erlauben
Der Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER mit seinem lokalen Passwort oder unter Verwendung einer externen Anmeldung (sprich: SSO) anmeldet.
Das FLOWWER-Passwort sollte festgelegt sein.
Externe Anmeldung (SSO) erzwingen
Der Benutzer darf sich nur unter Verwendung von SSO an FLOWWER anmelden.
Hierfür muss mindestens ein Anbieter für externe Anmeldungen konfiguriert sein: Externe Login-Verwaltung
Das FLOWWER-Passwort muss entfernt werden!
Externe Anmeldung (SSO) verbieten
Der Benutzer darf externe Anmeldungen nicht verwenden, selbst wenn entsprechende Anbieter konfiguriert sind.
Das FLOWWER-Passwort muss festgelegt sein, ansonsten ist keine Anmeldung möglich!
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
Inhalt kommt noch
In diesem Bereich können Sie als Administrator dem ausgewählten Benutzer manuell ein Passwort zuweisen.
Ein unbestätigtes Benutzerkonto wird dadurch automatisch bestätigt.
Falls für den Benutzer die Nutzung einer externen Anmeldung (SSO) erzwungen ist, können Sie ein hinterlegtes Passwort vollständig entfernen.
Hier können Sie dem Benutzer eine Rolle zuordnen - wählen Sie einfach die gewünschte Benutzerrolle aus der Liste aus.
Die zugeordnete Benutzerrolle wird an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche angezeigt.
Informationen zur Bearbeitung von Benutzerrollen finden Sie hier: Systemeinstellungen » Benutzerrollen
Erteilung der Berechtigungen des Benutzers.
Änderungen sind sofort nach dem Speichern aktiv.
Dieser Bereich zeigt auf einen Blick, welchen Unternehmen und Flowws der aktuelle Benutzer zugeordnet ist.
Die Zuordnung kann hierbei
Dokumente von Benutzern ohne Floww-Mitgliedschaft und ohne Admin-Berechtigung dürfen nur in direkt zugeordnete Unternehmen hochgeladen werden.
Durch Herstellung der direkten Unternehmenszuordnung allein erhält der Benutzer noch keinen Zugriff auf Dokumente des Unternehmens.
Hierfür ist weiterhin die Erteilung spezifischer Berechtigungen notwendig.
Das bedeutet, nur mit den passenden Berechtigungen kann der Benutzer auf die Dokumente des jeweiligen Unternehmens zugreifen.
Folgende Berechtigungen bieten die Ausprägung ‘Zugeordnete Unternehmen’
Verwenden Sie den Dropdown-Eintrag in der Benutzerverwaltung, um ein Konto für den API-Benutzer anzulegen.
Den automatisch vergebenen API-Key finden Sie im gelb hervorgehobenen Bereich.
Erklärungen zur GUI:
E-Mail Adresse des Benutzers. Wird für den Versand von Status-Mails verwendet.
Muss nicht eindeutig sein - mehrere Benutzer können sich eine Mailadresse (Gruppenpostfach) teilen.
Für den Login per Anmeldename+Passwort verwendeter Anmeldename.
Dem neuen Benutzer zugewiesene Benutzerrolle.
Aktivierte Sprache - kann jederzeit in Benutzerkonto » Einstellungen geändert werden.
Steuert die Sprache der Einladungsmail und Willkommensmail
Im Bereich “Unternehmen (und Flowws)” können Sie neue Unternehmen anlegen, Lieferanten und Flowws pflegen.
Legt den Namen des Unternehmens fest, welcher in der Benutzeroberfläche, Berichten und Exporten verwendet wird.
Er dient als zentrale Referenz für die Unternehmensidentität innerhalb der Anwendung.
Die “USt-ID” eines FLOWWER-Unternehmens wird benötigt, damit das System gefundene USt-IDs korrekt zuordnen und die eigene USt-ID von denen anderer Unternehmen unterscheiden kann.
Dies ist essenziell für die Datenextraktion.
Die nationale Steuernummer des Unternehmens.
Sobald ein Bereich definiert ist, erhalten neu angelegte Lieferanten einen Nummernvorschlag aus diesem Bereich.
Für die Arbeit mit DATEV empfiehlt sich 70000 bis 79999.
Sind keine Daten für eine Belegaufteilung vorhanden, wird dieser Steuersatz als erster Wert vorgeschlagen.
Wenn angegeben, werden die Stammdaten des Unternehmens geprüft und bei Bedarf eine entsprechende Warnung ausgegeben.
Die Bagatellgrenze kann an einzelnen FLOWW-Stufen definiert werden und bestimmt, ob ein Dokument nach der festlegenden Stufe automatisch auf ‘Freigegeben’ gesetzt wird.
Da heißt, unterschreitet der Betrag des Dokuments (brutto oder netto, je nach Einstellung) die festgelegte Bagatellgrenze, wird die Freigabe an dieser Stelle beendet und das Dokument gilt als freigegeben.
Diese Option legt fest, ob im Bereich der Belegaufteilung (Kostenstellenzuordnung) Auswahlfelder zur Steuerung des Vorsteuerabzug eingeblendet werden. Dokumente, für welche “Keine Vorsteuer” aktiviert wurde, werden bei der Verarbeitung über eine Schnittstelle so behandelt, als ob 0% Umsatzsteuer spezifiziert wären. Diese Einstellung ermöglicht, für jedes Dokument individuell zu entscheiden, ob es mit oder ohne Vorsteuerabzugsmöglichkeit in der Buchhaltung erscheint.
Erklärung der Werte
Wichtig: Bei Verwendung der Option bleibt das Dokument dabei unverändert. Es werden lediglich die Aufteilungsdaten mit 0 % Steuer übertragen.
Da die FLOWWER-Schnittstellen mit Bruttobeträgen arbeiten, sind keine zusätzlichen Umrechnungen in FLOWWER erforderlich.
Diese Verbesserung reduziert den manuellen Aufwand und optimiert den Workflow bei der vorbereitenden Buchführung.
Mit dieser Funktion können Sie einen vordefinierten Textbaustein (Template) für FiBu-Notizen erstellen, die Dokumente des Unternehmens betreffen.
Das Template sollte einen Platzhalter {text} enthalten, der bei Ausgabe auf dem Audit-Trail durch die Eingabe des Benutzers ersetzt wird.
Beispiel:
Diese Funktion spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit in den Notizen und reduziert Eingabefehler.
Über dieses Liste legen Sie die FLOWWER-Dokumenttypen dieses Unternehmens fest.
Systemstandard ist ‘Rechnungseingang’.
Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.
Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.
Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche DocumentKind aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll.
So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen.
Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.
Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER KontoKennung (FKK) abgeleitet werden können.
CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden.
Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.
CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).
Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.
Für jeden Floww erzeugt FLOWWER automatisch eine E-Mail-Adresse für den E-Mail-Eingang über CompanyMail.
Diese Adressen können auf zwei Arten gebildet werden:
Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+1423@mail.flowwer.de
Beispiel:
Beispielfirma.fhdh+demo@mail.flowwer.de
| Variante | Technisch immer verfügbar | Stabil bei Floww-Änderung | Geeignet für externe Nutzung |
|---|---|---|---|
| Interne Floww-ID | ✅ | ❌ | nur eingeschränkt |
| Floww-Alias | ✅ (nach Konfiguration) | ✅ | ✅ (empfohlen) |
CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.
| MailToFlowwer | CompanyMail | |
| Zwingende Absenderüberprüfung | Ja | Nein! |
| Eigene Unternehmenskürzel | Nein | Ja |
| Eigene Floww-Aliase | Nein | Ja |
| Sprechende Zieladressen | Nein | Ja |
| Benutzer pro Absender notwendig | Ja | Nein |
| Empfangsprotokoll pro Unternehmen | Nein | Ja |
| Automatische Benutzerzuordnung | Nein | Ja |
In diesem Bereich können die Schnittstellen für das FLOWWER-Unternehmen aktiviert und konfiguriert werden.
Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Übertragung von Daten zu externen Systemen und sorgen dafür, dass Prozesse ohne Medienbrüche ablaufen.
Im oberen Bereich werden alle für das Unternehmen aktiven Schnittstellen angezeigt.
Für jede aktivierte Schnittstelle stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Dieser Bereich bietet eine klare Übersicht über die aktuell verwendeten Schnittstellen und erlaubt deren Verwaltung.
Hier werden alle Schnittstellen angezeigt, die für das Unternehmen verfügbar, jedoch nicht aktiv sind.
Über den “Aktivieren”-Link einer Schnittstelle können Sie die erforderliche Konfiguration vornehmen und die Schnittstelle aktivieren.
Nach erfolgter Aktivierung wird die Schnittstelle im oberen Bereich aufgeführt.
Dieser Bereich dient dazu, neue Schnittstellen schnell und einfach zu integrieren und somit die Funktionalität Ihres FLOWWER-Systems zu erweitern.
Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
Damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Jeder Floww ist mit einem Unternehmen verknüpft. Daher befindet sich der Floww-Editor in der Unternehmensverwaltung.
Beispiel-Workflows finden Sie hier: Beispiel-Workflows
FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Floww-Stufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:
Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Abwesenheitsvertretung hinzugezogen wird.
Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben.
Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.
Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung. In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.
Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“. Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden. Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.
Die Übersicht zeigt für jede Floww-Stufe auf einen Blick, welche Freigeber bzw. welches Freigeberteam hinterlegt sind. Klicken Sie auf eine der Spalten der Tabelle, um die Einstellungen der dazugehörigen Floww-Stufe bearbeiten zu können.
Alternativer Anzeigename.
Beispiele:
Wird während der Freigabe anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.
Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.
Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.
Ist für eine Floww-Stufe eine Bagatellgrenze festgelegt und bleibt der Brutto/Nettobetrag eines Dokuments unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
Auf diese Weise kann der Freigabeprozess bei kleineren Beträgen abgekürzt werden.
Im Bereich Abschnitt: UseTotalWithoutTaxForFlowShortcutLimit wird pro Unternehmen festgelegt, ob der Brutto- oder der Nettobetrag mit der Bagatellgrenze verglichen werden soll.
Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe ausgeführt, auch wenn in einer vorhergehenden Stufe die Batagellgrenze unterschritten wurde.
Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.
In einer Floww-Stufe können mehrere Personen mit unterschiedlichen Modi enthalten sein:
Zum Beispiel normale Freigeber, nominierte Freigeber und ein Backup-Freigeber gleichzeitig.
Darüberhinaus kann ein Freigeberteam als Datenbasis für die Freigeberliste ausgewählt werden.
Klicken Sie hierfür auf
Freigeber/-Team
und wählen Sie ein vorhandenes Freigeberteam aus der Liste aus.
Für jeden Freigeber können Parameter einzeln festgelegt werden.
Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.
Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen, so kann durch Aktivierung dieser Option seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
Er muss somit nicht erneut freigeben.
Automatische Freigabe:
Sobald ein Dokument einem Floww mit aktiviertem Sofortfreigabemodus zugewiesen wird, wird sein Status unter Berücksichtigung der geltenden Regeln für Datenfelder sofort auf „freigegeben“ gesetzt. Dadurch entfällt der sonst erforderliche Freigabeprozess.
Voraussetzung – Supervisor-Zuweisung:
Um den Sofortfreigabemodus zu aktivieren, muss dem Floww mindestens ein Supervisor zugewiesen sein.
Diese Maßnahme dient dem Schutz: Ohne einen zugewiesenen Supervisor könnte es im Extremfall passieren, dass Dokumente ausschließlich für den Uploader sichtbar sind – ein Verhalten, das in den meisten Anwendungsfällen unvorhersehbar und ungewollt ist.
Berechtigungssteuerung:
Es besteht die Möglichkeit, die Zuweisung von Dokumenten an einen Floww mit Sofortfreigabe ausschließlich auf Supervisoren zu beschränken.
Auf diese Weise wird verhindert, dass Benutzer ohne ausreichendes Hintergrundwissen versehentlich den Freigabeprozess umgehen.
Zudem kann so sichergestellt werden, dass normale Anwender nicht in der Lage sind, den etablierten Freigabeprozess zu umgehen.
Supervisoren sind ein Mittelweg zwischen Benutzern mit der Berechtigung “Alle Belege administrieren” (Dokumentadministrator) und Freigebern.
Sie können alle Belege der Flowws, in welchen sie als Supervisor hinterlegt sind, sehen - jedoch nicht freigeben. Belegadministratoren gehen nochmals eine Stufe weiter: sie können ALLE aktiven Belege sehen - unabhängig von der Supervisor-Einstellung.
Supervisoren müssen nicht in den Floww-Stufen des jeweiligen Flowws hinterlegt sein.
Über die “Meine Belege”-Liste können Sie mittels Filter “Supervisor im Floww” unkompliziert die Listeneinträge auf die überwachten Belege reduzieren.
Fazit: Supervisoren dürfen die Belege eines Flowws sehen, ohne selbst an dessen Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.
Siehe auch: Regeln für Datenfelder und Regeln für Datenfelder
Manchmal ist es notwendig, dass manche Freigeber ein Dokument nicht gemeinsam friegeben können, um Compliance-Richtlinien im Kontext z.B. sich familiär nahestehender Personen zu erfüllen. Im FLOWW-Editor (1) ist dies unkompliziert realisierbar (2). Selbstverständlich kann das nur von einem Administrator für Benutzerberechtigungen durchgeführt werden.
Um eine Gruppe anlegen (4) zu können, müssen zuerst die Personen aus der Liste (3) ausgewählt werden, die für diesen Freigabe-Ausschluss vorgesehen sind. Erst dann werden die Optionen “Anlegen” (4) und “Hinzufügen” (5) aktiv. In unserem Fall wurde bereits eine Gruppe um Elsbeth Nullkommanix und Kerstin Leest angelegt (6). Heinz Elmann dagegen soll dieser Gruppe neu hinzugefügt werden. Die bislang ausgewählten Personen sind im mittleren Teil und auf der rechten Seite des Fensters noch einmal visualisiert.
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für dieses Unternehmen gelten sollen.
Siehe auch: Regeln für Datenfelder an einem Floww und Regeln für Datenfelder
Hier lassen sich die Einträge der ‘Bezahlstatus’-Dropdownliste für Dokumente dieses Unternehmens festlegen.
Die Werte werden mit den in den Systemeinstellungen hinterlegten Einträgen kombiniert.
In diesem Bereich können Bankverbindungen hinterlegt werden, die für den SEPA-Export der FLOWWER-Zahlungsverwaltung auswählbar sind.
Diese Bankverbindungen sind im SEPA-Export per Dropdown auswählbar.
Der SEPA-Export ist Teil des FLOWWER-Moduls “Zahlungsverwaltung” und ermöglicht die standardisierte Vorbereitung von Zahlungen.
Im Bereich „Triggers und Jobs“ wird die spezifische Konfiguration des “Triggers und Jobs”-Systems für das aktuell gewählte FLOWWER-Unternehmen festgelegt.
In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten
Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten.
Über die Einstellung “Eingabe von Freitext in Belegaufteilung erlauben” kann dem Benutzer erlaubt bzw. verboten werden,
während der Belegaufteilung Werte in die Eingabefelder einzugeben.
Damit kann die Vorschlagsliste auf hier hinterlegten Werte eingeschränkt werden.
Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.
Im DATEV-Umfeld bekannt als KOST bzw. KOST2.
In diesem Bereich werden die verfügbaren BU-Schlüssel für die Buchungskonten hinterlegt.
Siehe auch ‘Ware/Leistung’ in DATEV Rechnungswesen.
Wird in einem neuen Dokument ein Lieferant aus dem Stammdaten erkannt, stellt FLOWWER automatisch eine Lieferantenbindung her. Auf diese Weise wird möglich, z.B. dem Dokument automatisch den Standard-Floww (und damit die passenden Freigeber) für den entsprechenden Lieferanten zuzuweisen. Darüberhinaus können Kostenstellen mit Lieferanten verknüpft werden. Das vereinfacht die Belegaufteilung, indem ausschließlich die dem Lieferanten zugeordneten Kostenstellen zur Auswahl gestellt werden. So wird die Anwendung benutzerfreundlicher gestaltet und potenzielle Fehlerquellen werden effektiv minimiert.
FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.
Durch Klick auf XX Zeilen importieren wird der Importvorgang gestartet.
Das System prüft während des Importvorgangs, ob ein entsprechender Lieferantendatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.
Folgende Merkmale werden (in absteigender Priorität) von FLOWWER zur Überprüfung auf einen bereits bestehenden Lieferanten genutzt:
Stimmt eines der o.g. Merkmale des zu importierenden Datensatzes mit den Bestandsdaten überein, wird der Datensatz als bereits vorhanden betrachtet.
Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Importvorgang aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden gelöscht!
Die Schaltfläche ‘Alle Lieferanten löschen…’ löscht (nach Rückfrage) alle Lieferanten des aktuell ausgewählten FLOWWER-Unternehmens.
Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.
Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,
Ehemalige Bezeichnung: “Globale Kontoeinstellungen”
für Login-Seite, Unterüberschriften in E-Mails und Hauptmenü oben rechts
Wenn aktiviert, stehen den Benutzern nur Vertreter mit denselben, explizit zugeordneten Unternehmen zur als mögliche Auswahl zur Verfügung. Auf diese Weise kann die Vertretungsauswahl effektiv und mit wenig Pflegeaufwand auf eine sinnvolle Benutzergruppe begrenzt werden.
Wichtige Hinweise:
“Benutzer selbst dürfen nur andere Freigeber als Abwesenheitsvertretung auswählen, welche eine Schnittmenge der explizit zugehörigen Unternehmen haben. (Innerhalb der Benutzerverwaltung weiterhin unbeschränkte Auswahlmöglichkeit.)”
Benutzer dürfen alle aktiven Freigeber als Abwesenheitsvertretung auswählen, unabhängig von Unternehmenszuordnungen
Weitere Informationen finden Sie hier: Archiv
In diesem Bereich können Sie Benutzerrollen erstellen, um Benutzerrechte effizient zu verwalten.
Eine Benutzerrolle ist eine Sammlung spezifischer Rechte, die mit einem frei wählbaren Namen versehen wird.
Ein Benutzer kann entweder keine oder genau eine Benutzerrolle haben.
Die Zuweisung einer Benutzerrolle erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen und sorgt für eine konsistente Rechtevergabe.
Hilfe zur Zuweisung einer Rolle zu einem Benutzer: Benutzerverwaltung » Abschnitt: RoleGroup
Umfassende Informationen zu Status-Mails finden Sie hier: Status E-Mails
Wird empfohlen, um Dokumente ohne Floww- bzw. Unternehmens-Zuweisung zu vermeiden.
Freigeberteams in FLOWWER ermöglichen es, mehrere Personen als Einheit mit definiertem Teilnahmemodus einer Floww-Stufe zuzuordnen.
Dies erleichtert die zentrale Verwaltung und sorgt für klare Zuständigkeiten – unabhängig von der eigentlichen Freigabereihenfolge, die separat über die Floww-Stufen gesteuert wird.
Frage: Kann eine Person in mehreren Freigeberteams sein?
Antwort: Ja, das ist möglich. Eine Person kann z. B. im „Team Finanzen“ normaler Freigeber und im „Team Einkauf“ ein Backup-Freigeber sein.
Frage: Was passiert, wenn ich neue Personen in ein Freigeberteam aufnehme oder deren Teilnahmemodus ändere?
Antwort: Diese Änderungen werden automatisch in allen Floww-Stufen wirksam, in denen das Freigeberteam hinterlegt ist. Du musst den Workflow nicht separat anpassen.
Die Werte sind rein informativ und erscheinen im Abschnitt „Bezahlt ohne SEPA-Export“ der „Bezahlstatus“-Auswahlliste.
Wenn mehrere Unternehmen in FLOWWER verwaltet werden, kann es hilfreich sein, Einträge spezifisch für ein Unternehmen zu hinterlegen. Beispiele hierfür sind Zahlungen über ein unternehmensspezifisches PayPal-Konto oder eine Kreditkarte, die nur für ein bestimmtes Unternehmen genutzt wird. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in der Unternehmensverwaltung.
In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.
Die Sektion Aktivierung/Features in den Systemeinstellungen bietet eine zentrale Übersicht und Verwaltung aller systemweiten Funktionen, die nur einmal für das gesamte Konto gebucht werden müssen. Im Gegensatz dazu gibt es Unternehmensfeatures, die pro FLOWWER-Unternehmen separat aktiviert werden. Diese werden in der Unternehmensverwaltung bearbeitet: Features/Teilrechnung
Zusätzlich zu den Buchungsmöglichkeiten werden Informationen, wie z.B. das Buchungsdatum, angezeigt.
Auch das Aufladen des Guthabens erfolgt von hier aus.
Gebuchte Features sind sofort verfügbar und ermöglichen es Unternehmen, flexibel und eigenständig neue Funktionen hinzuzufügen. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Funktionen wirklich benötigt werden, und zahlt nur für diese. Kündigungen einzelner Features sind monatlich möglich.
Änderungen können nur von Benutzern vorgenommen werden, welche die Berechtigung Aktivierung und Features verwalten besitzen. Aus Sicherheitsgründen ist es sinnvoll, diese Berechtigung ausschließlich dem Systemadministrator zuzuweisen, da hier auch das gesamte FLOWWER-Konto gekündigt werden kann.
Dieser Bereich steht nur zur Verfügung wenn das Feature Branding / Corporate Design aktiv ist.
Änderungen (Uploads und Löschungen) werden SOFORT wirksam.
Dieser Bereich steht nur zur Verfügung wenn das Feature Angepasste E-Mails aktiv ist.
Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.
Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...
Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.
Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit
In diesem Bereich finden Sie alle Rechnungen Ihrer FLOWWER-Nutzung der vergangenen sechs Monate. Falls unternehmensspezifische Adressen verwendet werden (sogenannte Split-Adressierung), sind diese ebenfalls hier aufgeführt. Jede Rechnung zeigt an, ob noch ein offener Betrag besteht.
Über den Button ‘Download PDF’ können Sie die jeweilige Rechnung als PDF-Datei herunterladen.
Zusätzlich wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Hier sehen Sie, ob noch offene Posten bestehen oder ob ein Guthaben vorhanden ist. Bei Fragen nutzen Sie bitte das programminterne Feedbackformular, um uns zu kontaktieren.
Siehe auch: