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Ausgeklapptes FLOWWER-Hauptmenü
Die Erweiterte Suche in FLOWWER ermöglicht es, eine Vielzahl von Suchfiltern miteinander zu kombinieren, um sehr präzise und spezifische Ergebnisse zu erzielen.
Durch diese Flexibilität können Anwender gezielt nach Dokumenten und Informationen suchen, indem sie verschiedene Kriterien gleichzeitig anwenden.
So kann zum Beispiel ein Betragsfilter in Kombination mit einem Zeitraum, einem Lieferanten und einer Kostenstelle verwendet werden.
Diese Filtermöglichkeiten erlauben es, genau die relevanten Informationen zu finden, die benötigt werden, und erleichtern so die tägliche Arbeit im System erheblich.
Ein weiteres Highlight der Erweiterten Suche ist die Möglichkeit, die Ergebnisse direkt im System anzeigen zu lassen oder sie als Datenbasis für FlexReport zu nutzen.
Dies bietet Anwendern nicht nur die Flexibilität, gezielte Suchabfragen zu erstellen, sondern auch die Möglichkeit, die Daten im Anschluss weiterzuverarbeiten und für Reportingzwecke einzusetzen.
Durch die Erweiterte Suche wird FLOWWER zu einem noch leistungsfähigeren Werkzeug, das die Effizienz und Präzision bei der Verwaltung von Dokumenten und Daten maximiert.
Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Es bietet eine klare, benutzerfreundliche Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.
Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten: Dokumente, die noch keinem Floww zugewiesen sind: Diese befinden sich im Eingang und warten darauf, einem spezifischen Workflow zugeordnet zu werden. Dokumente, die einem Floww zugewiesen sind, deren Freigabeprozess jedoch noch nicht gestartet wurde: Dies tritt häufig auf, wenn noch Pflichtinformationen fehlen, die für den Start des Freigabeprozesses erforderlich sind. Diese Dokumente bleiben in diesem Zustand, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen und der Freigabeprozess initiiert werden kann.
In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Überprüfung oder Genehmigung anstehen. Diese Liste unterstützt Benutzer dabei, den Fortschritt der Freigabeprozesse zu überwachen.
Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden. Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen oder weitere Schritte einzuleiten.
Dokumente, die zur Zahlung freigegeben wurden, werden hier aufgelistet. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung von offenen Zahlungen.
Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
Dies gewährleistet Datensicherheit und stellt sicher, dass nur autorisierte Informationen sichtbar sind.
Das FLOWWER-Dashboard bietet auf diese Weise eine klare und übersichtliche Struktur zur Verwaltung von Dokumenten und hilft den Benutzern, ihre Aufgaben effizient zu verwalten und nachzuverfolgen.
Die Belegaufteilung ermöglicht die Aufteilung (Vorkontierung) des Belegbetrags in mehrere, buchhalterisch sinnvolle Datenblöcke. Jede Aufteilung besitzt Eigenschaften wie Sachkonto, Kostenstelle, etc. und kann von Fibu-Systemen zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Diese Konten und Kostenstellen können in Ihren Stammdaten angelegt und jederzeit erweitert werden.
Falls vorhanden, können Positionsdaten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) zu Hilfe genommen werden.
Die Funktion ist als ‘Kostenstellenzuordnung’ (früher Belegaufteilung ’light’) mit Einschränkung auf eine Position pro Steuerschlüssel kostenfrei immer verfügbar.
Nach der Auswahl des Mehwertsteuer-Satzes (1) erscheint dieser dann als Standard am linken Rand der Belegaufteilung (2) - solange, bis ein anderer MwSt-Satz ausgewählt wird. In unserem Fall sind dies immer 19%. Die Rechnungspositionen (3) sollen in der Belegaufteilung mit dem Bruttobetrag befüllt werden. Da dies meist nicht bekannt ist, kann mit dem “+%"-Zeichen (4) der ausgewählte Satz direkt addiert werden - anstatt den 399,00 € (3) werden nun die 399,00 zzgl 19% MwSt. = 474,81 € (5) angezeigt.
Sind alle Positionen korrekt befüllt, agiert FLOWWER als Kontrollorgan. Der Nettobetrag (6), der Betrag der enthaltenen Mehwertsteuer (7) als auch der Bruttobetrag (8) ist an mehreren Stellen aufgelistet. Ist der Bruttobetrag am unteren Rand GRÜN (8), stimmen alle Beträge überein und die Belegaufteilung kann übermittelt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es sich evtl. um einen Rundungsfehler handeln. Nach einer kurzen Überprüfung und einer manuellen Korrektur dürfte das Problem behoben sein.
Befüllen der Belegaufteilung mit Mehrwertsteuersätzen, Kostenstellen und Beträgen
Kontrollfunktion nach Beenden der Belegaufteilung
Bitte vergessen Sie das Speichern nicht!
Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Es muss sichergestellt sein, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach ‘verschwinden’ kann.
Im Tagesgeschäft - während der Freigabe von Dokumenten und Belegen - kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können. Das kann verschiedene Gründe haben, auf die wir hier aber nicht weiter eingehen. In FLOWWER lehnt der Freigeber das Dokument dann ab. Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Ein Sonderfall ist, wenn der ablehnende Freigeber gleichzeitig die Berechtigung zum “Verwalten abgelehnter Dokumente” hat. Damit ist natürlich die Prüfung durch mehrere Personen nicht mehr sichergestellt.
Abgelehnte Belege sind über den Bereich “Abgelehnte Dokumente” (1) in FLOWWER zu finden. Der abgelehnte Beleg kann an dieser Stelle entweder tatsächlich gelöscht oder reaktiviert werden (2).
Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.
Reaktivierung des Dokuments auf der Liste der abgelehnten Dokumente
Reaktivierung mit Begründung und Festlegung der entsprechenden Freigabestufe
In diesem Bereich wird für den Benutzer festgelegt, ob er als Abwesend festgelegt sein soll.
Hierfür wird zumindest die Angabe eines anderen Benutzers als Freigabevertretung benötigt.
Die Angabe eines Abwesenheitsgrunds ist optional.
Ist kein Startdatum definiert, so gilt der Benutzer sofort als Abwesend.
Ohne Angabe des Enddatums ist die Abwesend auf unbegrenzte Zeit hinterlegt.
Verwenden Sie beide Datumsangaben, um z.B. einen kommenden Urlaubszeitraum bereits im Vorfeld in FLOWWER zu hinterlegen.
Weitere Informationen zum Thema Abwesenheitsvertretung: Abwesenheitsvertretung
In diesem Bereich können Sie individuelle Einstellungen für die Status-Mails des einzelnen Benutzers festlegen.
Für jedes Dokument in FLOWWER kann der Bezahlsatus über die Tafel Bezahldaten festgelegt werden.
Standardeinstellung.
Das Dokument wird im Bereich Zahlungsverwaltung mit aufgelistet.
Entsprechend berechtigte Benutzer können diese Dokumente für den SEPA-Export vormerken und Zahlungsdaten im SEPA-Format exportieren.
Diese Dokumente werden in Status E-Mails aufgenommen
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt bzw. entfernt werden.
Damit wird erreicht, dass vorbereitete Zahlungen nicht durch andere Benutzer verändert werden können.
Diese Dokumente werden nicht in Status E-Mails aufgenommen
Dieser Wert kann nur über die FLOWWER-Zahlungsverwaltung gesetzt bzw. entfernt werden.
Informativer Wert.
Informativer Wert.
Anderweitig bezahlte Dokumente können mit ‘Bezahlt ohne SEPA-Export’ gekennzeichnet und damit als nicht SEPA-Exportierbar definiert werden. Die hier auswählbaren Werte sind für jedes FLOWWER-Unternehmen individuell einstellbar.
Sie ist in allen Dokumentansichten in der rechten Spalte zu finden.
Zur Bearbeitung in FLOWWER benötigt der Benutzer die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren.
Nach der Übertragung des Belegs zu DATEV Unternehmen Online ist die FiBu-Notiz zu sehen
Ist ein Benutzer als in einem beliebigen Floww als Backup-Freigeber festgelegt, so wird in seiner Freigabeliste eine Umschaltfunktion angezeigt.
Schaltflächen zum Wechsel auf die Backup-Freigabe und zurück
Im Freigabemonitor wird die Perspektive umgedreht: Hier steht nicht der Floww (Freigabeprozess) im Mittelpunkt, sondern der Freigeber. Der Administrator oder andere berechtigte Benutzer sehen direkt, bei welchen Benutzern Dokumente zur Freigabe anstehen, und können die zugehörigen Dokumente auf einer darunterliegenden Ebene einsehen. So wird sofort sichtbar, welcher Benutzer wie viele Dokumente zur Freigabe hat und welche Details damit verbunden sind. Anders als in anderen Bereichen von FLOWWER, die den Freigabeprozess (Floww) in den Vordergrund stellen, rückt der Freigabemonitor gezielt die Freigeber in den Fokus.
Screenshot des Freigabemonitor (FLOWWER Beispielfirma)
Der Freigabemonitor steht grundsätzlich allen Benutzern zur Verfügung. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt jedoch von den individuellen Berechtigungen des aufrufenden Benutzers ab. Ein Benutzer sieht nur die Dokumente, für die er entsprechend berechtigt ist. So bleiben die Informationen stets datenschutzkonform und zugriffsgesteuert.
Auf Wunsch kann die Backup-Freigabe der entsprechenden Freigeber mit eingeblendet werden.
Ein Dokument kann im Freigabemonitor mehrfach aufgelistet sein, wenn es bei mehreren Freigebern gleichzeitig zur Freigabe vorliegt. Dadurch wird direkt ersichtlich, welche Benutzer parallel an der Freigabe desselben Dokuments arbeiten. Zusätzlich liefert der Monitor zu jedem Freigeber nützliche statistische Informationen, wie zum Beispiel die Verweildauer des ältesten Dokuments, das noch bei diesem Benutzer auf Freigabe wartet. Das hilft, mögliche Engpässe und Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
Über die Benutzeroberfläche kann eine Mindestverweildauer eingestellt werden, die ein Dokument auf einer bestimmten Freigabestufe liegen muss, bevor es im Freigabemonitor angezeigt wird. Auf diese Weise werden nur Dokumente gelistet, die seit längerem nicht im Freigabeprozess bearbeitet wurden und möglicherweise besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Zusätzlich zeigt der Freigabemonitor pro Dokument:
Über ein Dropdown-Menü können die Einträge für jeden Benutzer erweitert werden.
Damit kann das jeweilige Dokument direkt kommentiert / bearbeitet oder die Einzelheiten des Flowws im FLOWW-Editor (einschließlich Stufen-Regeln und Protokoll) zu überprüft bzw. angepasst werden.
Seit der Einführung von SEPA (Single Euro Payments Area) sind Sammelbuchungen Standard.
Bei einer Sammelbuchung können Sie mit einer einzigen Freigabe gleichzeitig mehrere Buchungen auf den Weg bringen.
Ist eine Einzelverarbeitung der Buchungen erwünscht, kann durch FLOWWER eine “Batch-Booking” (Eintrag
Diese Anforderung bittet die Bank, auf dem juristischen Kontoauszug (PDF oder Papierausdruck) und in den Umsatzdaten alle Posten des SEPA-Exports einzeln auszuweisen.
Diese Bereiche sind nur mit entsprechenden Admin-Berechtiungen zugänglich.
Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.
Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail.
In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein persönliches Kennwort vergeben kann.
Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.
unbestätigt-Kennzeichnung ebenfalls entfernt.Externe Anmeldung erlauben
Benutzer kann selbst entscheiden, ob er sich an FLOWWER mit seinem lokalen Passwort oder SSO anmeldet.
Zur Bestätigung muss ein FLOWWER-Passwort hinterlegt werden.
Externe Anmeldung erzwingen
Voraussetzung: FLOWWER-Passwort muss gelöscht sein bzw. wird bei Bestätigung nicht angefordert.
Mindestens eine externe Anmeldung muss kontoweit eingerichtet sein
Externe Anmeldung verbieten
Voraussetzung: FLOWWER-Passwort muss vorhanden sein bzw. wird bei Bestätigung angefordert.
Erteilung der Berechtigungen des Benutzers.
Änderungen sind sofort nach dem Speichern aktiv.
Dieser Bereich zeigt auf einen Blick, welchen Unternehmen und Flowws der aktuelle Benutzer zugeordnet ist.
Die Zuordnung kann hierbei
In diesem Bereich kann dem Benutzer für jedes Unternehmen separat die direkte Unternehmenszuordnung aktiviert werden.
Wichtig: Durch Herstellung der direkten Unternehmenszuordnung allein erhält der Benutzer noch keinen Zugriff auf die Dokumente des Unternehmens.
Hierfür ist weiterhin die Erteilung spezifischer Berechtigungen notwendig.
Das bedeutet, nur mit den passenden Berechtigungen kann der Benutzer auf die Dokumente des jeweiligen Unternehmens zugreifen.
Folgende Berechtigungen bieten die Ausprägung ‘Zugeordnete Unternehmen’
Darüberhinaus dürfen Dokumente von Benutzern ohne Floww-Mitgliedschaft (und ohne Admin-Berechtigung) nur in direkt zugeordnete Unternehmen hochladen werden.
Verwenden Sie den Dropdown-Eintrag in der Benutzerverwaltung, um ein Dienstkonto anzulegen.
Das automatisch vergebene Zugriffstoken finden Sie im gelb hervorgehobenen Bereich.
Im Bereich “Unternehmen (und Flowws)” können Sie neue Unternehmen anlegen, Lieferanten und Flowws pflegen.
Über dieses Liste legen Sie die FLOWWER-Dokumenttypen dieses Unternehmens fest.
Systemstandard ist ‘Rechnungseingang’.
Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.
Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.
Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche
Dokumentart
aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll.
So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen.
Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.
Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER KontoKennung (FKK) abgeleitet werden können.
CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden.
Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.
CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).
Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.
CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.
| MailToFlowwer | CompanyMail | |
| Zwingende Absenderüberprüfung | Ja | Nein! |
| Eigene Unternehmenskürzel | Nein | Ja |
| Eigene Floww-Aliase | Nein | Ja |
| Sprechende Zieladressen | Nein | Ja |
| Benutzer pro Absender notwendig | Ja | Nein |
| Empfangsprotokoll pro Unternehmen | Nein | Ja |
| Automatische Benutzerzuordnung | Nein | Ja |
Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.
So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.
Benutzer dürfen immer mehrmals freigeben, wenn in mehreren Stufen präsent
Direkte Benutzer dürfen nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung davon ausgenommen (Achtung: kann Freigabe blockieren!) Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.
Benutzer dürfen nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)
Kann ein Freigeber der ersten Stufe über den Explorer sämtliche Rechnungen sehen - auch wenn er nicht als Freigeber nominiert ist - liegt das daran, dass in den Einstellungen (4) des Floww-Editors der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” inaktiv (5) ist. Dadurch sehen die Besitzer, für die eine Nominierung erforderlich ist, immer alle Dokumente dieses Flowws und können auch als Backup-Freigeber agieren. (im Text der Einstellungen werden diese Freigeber “Nur-Nominierungs-Benutzer” genannt - sie sind nominierbar, aber es wurde keine Nominierung für dieses Dokument ausgesprochen)
Ist der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” aktiv, sehen diese “Nur-Nominierungs-Benutzer” die Dokumente erst nach vorangegangener Nominierung aus der Vorstufe und können auch nur in diesen Stufen freigeben, in denen sie nominiert sind.
Fazit: durch diese Einstellung kann dem System mitgeteilt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind. Dokumente erscheinen auch nicht mehr auf der entsprechenden Freigabeliste.
Alternativer Anzeigename, wird anstatt “Stufe 1”, “Stufe 2”, usw. angezeigt.
Beispiele:
Der hier hinterlegte Text wird während der Freigabe angezeigt.
Häufig verwendet, um z.B. Freigaberichtlinien des Unternehmens zu hinterlegen.
Überspringbarkeit der Stufe (16)
Legt fest, wieviele Freigaben die Erfüllung diese Stufe erfordert.
Ist die Option “Alle” aktiv, so ist die Freigabe aller normalen und aller nominierten Freigeber notwendig.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen.
Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw. Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.
Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.
Ist diese Option aktiv, wird diese Stufe auch bei vorheriger Bagatell-Abkürzung ausgeführt.
Hier werden die Benutzer, welche ein Dokument dieser Stufe freigeben sollen, festgelegt.
Sorgt dafür, dass die Freigabe dieses Benutzers die Anzahl nötiger Freigaben der aktuellen Stufe außer Kraft setzt.
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.
Siehe auch: Regeln für Datenfelder und Regeln für Datenfelder
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für dieses Unternehmen gelten sollen.
Siehe auch: /gui/system/companies/flows/documentfieldrules/ und Regeln für Datenfelder
In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten
Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten.
Über die Einstellung “Eingabe von Freitext in Belegaufteilung erlauben” kann dem Benutzer erlaubt bzw. verboten werden,
während der Belegaufteilung Werte in die Eingabefelder einzugeben.
Damit kann die Vorschlagsliste auf hier hinterlegten Werte eingeschränkt werden.
Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.
Im DATEV-Umfeld bekannt als KOST bzw. KOST2.
In diesem Bereich werden die verfügbaren BU-Schlüssel für die Buchungskonten hinterlegt.
Siehe auch ‘Ware/Leistung’ in DATEV Rechnungswesen.
FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.
Das System während des Importvorgangs jeden zu importierenden Lieferanten, ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.
Merkmale zur Überprüfung auf einen bereits bestehenden Lieferanten (absteigende Priorität):
Stimmt eines der o.g. Merkmale des zu importierenden Datensatzes mit den Bestandsdaten überein, wird der Datensatz als bereits vorhanden betrachtet.
Wie zuvor beschrieben, prüft das System für jeden zu importierenden Lieferanten, ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist. Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Import aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden anhand der oben genannten Kriterien entfernt.
In der FLOWWER-Benutzeroberfläche werden die erwarteten Datenspalten angezeigt. Wenn möglich, die Daten mit UTF-8 Encoding zu speichern, damit Umlaute sofort richtig gelesen werden.
Fehlerhafte Darstellung (1) - weitere Infos: Encoding
Falls Umlaute fehlerhaft gezeigt werden, muss das Feld “encoding” auf den anderen Wert (Codepage 1252) verändert werden.
Nach aktualisieren der Vorschau (2) sollten die Umlaute korrekt dargestellt werden.
Durch Klick auf Übernahme von XX Zeilen wird der Importvorgang gestartet.
Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.
Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,
Ehemalige Bezeichnung: “Globale Kontoeinstellungen”
Grundlegende Aktivierung von 2FA für das FLOWWER-Konto.
2FA aktivieren
Weitere Informationen finden Sie hier: Aufbewahrung / Archiv
Freigeberteams sind von großem Nutzen, wenn das Unternehmen eine hohe Mitarbeiterfluktuation hat - lediglich das Team muss verändert werden und nicht jeder einzelne damit verbundene Floww.
In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.
Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.
Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...
Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.
Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit
In diesem Bereich finden Sie alle Rechnungen Ihrer FLOWWER-Nutzung der vergangenen sechs Monate. Falls unternehmensspezifische Adressen verwendet werden (sogenannte Split-Adressierung), sind diese ebenfalls hier aufgeführt. Jede Rechnung zeigt an, ob noch ein offener Betrag besteht.
Über den Button ‘Download PDF’ können Sie die jeweilige Rechnung als PDF-Datei herunterladen.
Zusätzlich wird Ihr aktueller Kontostand angezeigt. Hier sehen Sie, ob noch offene Posten bestehen oder ob ein Guthaben vorhanden ist. Bei Fragen nutzen Sie bitte das programminterne Feedbackformular, um uns zu kontaktieren.
sequenceDiagram
participant Alice
participant Bob
Alice->>John: Hello John, how are you?
loop Healthcheck
John->>John: Fight against hypochondria
end
Note right of John: Rational thoughts <br/>prevail!
John-->>Alice: Great!
John->>Bob: How about you?
Bob-->>John: Jolly good!
mindmap
root((FLOWWER-Konto))
Globale Kontoeinstellungen
SSO
::icon(fa fa-lock)
Benutzerdefinierte Datenfelder
Benutzerverwaltung
Urlaubsvertretung
Benutzerrechte
Unternehmen
Flowws
Lieferanten
In diesem Bereich legen Sie grundlegende Regeln für Datenfelder fest.
Diese gelten zunächst für das gesamte Konto, d.h. alle Unternehmen und Flowws.
Sie haben die Möglichkeit, die hier festgelegten Werte später zu übersteuern.
Siehe auch: