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Die Erweiterte Suche in FLOWWER ermöglicht es, eine Vielzahl von Suchfiltern miteinander zu kombinieren, um sehr präzise und spezifische Ergebnisse zu erzielen.
Durch diese Flexibilität können Anwender gezielt nach Dokumenten und Informationen suchen, indem sie verschiedene Kriterien gleichzeitig anwenden.
So kann zum Beispiel ein Betragsfilter in Kombination mit einem Zeitraum, einem Lieferanten und einer Kostenstelle verwendet werden.
Diese Filtermöglichkeiten erlauben es, genau die relevanten Informationen zu finden, die benötigt werden, und erleichtern so die tägliche Arbeit im System erheblich.
Ein weiteres Highlight der Erweiterten Suche ist die Möglichkeit, die Ergebnisse direkt im System anzeigen zu lassen oder sie als Datenbasis für FlexReport zu nutzen.
Dies bietet Anwendern nicht nur die Flexibilität, gezielte Suchabfragen zu erstellen, sondern auch die Möglichkeit, die Daten im Anschluss weiterzuverarbeiten und für Reportingzwecke einzusetzen.
Durch die Erweiterte Suche wird FLOWWER zu einem noch leistungsfähigeren Werkzeug, das die Effizienz und Präzision bei der Verwaltung von Dokumenten und Daten maximiert.
Das FLOWWER-Dashboard dient als zentrales Werkzeug zur unternehmensübergreifenden Übersicht aktiver Dokumente.
Es bietet eine klare, benutzerfreundliche Oberfläche, die Dokumente nach dem jeweiligen Dokumentstatus anzeigt.
Diese Liste enthält zwei Arten von Dokumenten: Dokumente, die noch keinem Floww zugewiesen sind: Diese befinden sich im Eingang und warten darauf, einem spezifischen Workflow zugeordnet zu werden. Dokumente, die einem Floww zugewiesen sind, deren Freigabeprozess jedoch noch nicht gestartet wurde: Dies tritt häufig auf, wenn noch Pflichtinformationen fehlen, die für den Start des Freigabeprozesses erforderlich sind. Diese Dokumente bleiben in diesem Zustand, bis alle erforderlichen Informationen vorliegen und der Freigabeprozess initiiert werden kann.
In dieser Liste befinden sich Dokumente, die zur Überprüfung oder Genehmigung anstehen. Diese Liste unterstützt Benutzer dabei, den Fortschritt der Freigabeprozesse zu überwachen.
Diese Liste umfasst alle Dokumente, die während des Freigabeprozesses abgelehnt wurden. Sie dient als zentrale Stelle, um abgelehnte Dokumente zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen oder weitere Schritte einzuleiten.
Dokumente, die zur Zahlung freigegeben wurden, werden hier aufgelistet. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung von offenen Zahlungen.
Jeder Benutzer sieht im Dashboard nur die Listen und Dokumente, für die er über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt.
Dies gewährleistet Datensicherheit und stellt sicher, dass nur autorisierte Informationen sichtbar sind.
Das FLOWWER-Dashboard bietet auf diese Weise eine klare und übersichtliche Struktur zur Verwaltung von Dokumenten und hilft den Benutzern, ihre Aufgaben effizient zu verwalten und nachzuverfolgen.
Die Belegaufteilung ermöglicht die Aufteilung (Vorkontierung) des Belegbetrags in mehrere, buchhalterisch sinnvolle Datenblöcke. Jede Aufteilung besitzt Eigenschaften wie Sachkonto, Kostenstelle, etc. und kann von Fibu-Systemen zur Erzeugung von Buchungsvorschlägen verwendet werden. Diese Konten und Kostenstellen können in Ihren Stammdaten angelegt und jederzeit erweitert werden.
Falls vorhanden, können Positionsdaten aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) zu Hilfe genommen werden.
Die Funktion ist als ‘Kostenstellenzuordnung’ (früher Belegaufteilung ’light’) mit Einschränkung auf eine Position pro Steuerschlüssel kostenfrei immer verfügbar.
Nach der Auswahl des Mehwertsteuer-Satzes (1) erscheint dieser dann als Standard am linken Rand der Belegaufteilung (2) - solange, bis ein anderer MwSt-Satz ausgewählt wird. In unserem Fall sind dies immer 19%. Die Rechnungspositionen (3) sollen in der Belegaufteilung mit dem Bruttobetrag befüllt werden. Da dies meist nicht bekannt ist, kann mit dem “+%"-Zeichen (4) der ausgewählte Satz direkt addiert werden - anstatt den 399,00 € (3) werden nun die 399,00 zzgl 19% MwSt. = 474,81 € (5) angezeigt.
Sind alle Positionen korrekt befüllt, agiert FLOWWER als Kontrollorgan. Der Nettobetrag (6), der Betrag der enthaltenen Mehwertsteuer (7) als auch der Bruttobetrag (8) ist an mehreren Stellen aufgelistet. Ist der Bruttobetrag am unteren Rand GRÜN (8), stimmen alle Beträge überein und die Belegaufteilung kann übermittelt werden. Ist dies nicht der Fall, kann es sich evtl. um einen Rundungsfehler handeln. Nach einer kurzen Überprüfung und einer manuellen Korrektur dürfte das Problem behoben sein.
Befüllen der Belegaufteilung mit Mehrwertsteuersätzen, Kostenstellen und Beträgen
Kontrollfunktion nach Beenden der Belegaufteilung
Bitte vergessen Sie das Speichern nicht!
Wichtig bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Belegen ist die Zuverlässigkeit des Systems.
Es muss sichergestellt sein, dass ein Dokument, welches einmal in Freigabe ist, nicht einfach ‘verschwinden’ kann.
Im Tagesgeschäft - während der Freigabe von Dokumenten und Belegen - kann es vorkommen, dass Freigeber ein Dokument nicht freigeben möchten oder können. Das kann verschiedene Gründe haben, auf die wir hier aber nicht weiter eingehen. In FLOWWER lehnt der Freigeber das Dokument dann ab. Nun ist sehr wichtig, dass diese Dokumente nicht einfach verschwinden, sondern von einer weiteren Kontrollinstanz geprüft werden können und müssen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht durch eine einzelne Person aus dem System entfernt werden kann.
Ein Sonderfall ist, wenn der ablehnende Freigeber gleichzeitig die Berechtigung zum “Verwalten abgelehnter Dokumente” hat. Damit ist natürlich die Prüfung durch mehrere Personen nicht mehr sichergestellt.
Abgelehnte Belege sind über den Bereich “Abgelehnte Dokumente” (1) in FLOWWER zu finden. Der abgelehnte Beleg kann an dieser Stelle entweder tatsächlich gelöscht oder reaktiviert werden (2).
Der Benutzer muss jetzt entscheiden, ob der Beleg vollständig den gesamten Floww durchlaufen soll, oder ob er auf einer der bisher freigegebenen Stufen (4) wieder aufsetzen soll (z.B. bei versehentlich falscher Nominierung). Bereits erteilte Freigaben müssen nicht erneut angefordert werden. So wird erreicht, dass kein zusätzlicher Aufwand bei den Freigebern entsteht. Mithilfe des Textfeldes (3) kann - bei späteren Nachfragen - eine Begründung der Reaktivierung, bzw. Löschung angegeben werden. Nun kann das Dokument - in unserem Fall - reaktiviert (5) werden.
Reaktivierung des Dokuments auf der Liste der abgelehnten Dokumente
Reaktivierung mit Begründung und Festlegung der entsprechenden Freigabestufe
In diesem Bereich können Sie individuelle Einstellungen für die Status-Mails des einzelnen Benutzers festlegen.
Für jedes Dokument in FLOWWER kann der Bezahl-Status festgelegt werden. Dieser besteht aus einem per Dropdown-Feld auswählbaren Statuswert und zwei weiteren - gleichzeitig aktivierbaren - Zustandsattributen (“gemahnt” bzw. “zurückgestellt”).
Der Wert des ‘Bezahl-Status’ legt fest, ob bzw. auf welche Weise ein Beleg bereits bezahlt wurde oder noch bezahlt (= ‘zu Bezahlen’) werden soll. In letzterem Fall wird ein Datensatz, die Zahlungsanforderung - ausgelöst durch den Freigeber - erstellt. Über das zusätzliche Modul ‘FLOWWER-Zahlungsverwaltung’ können durch einen entsprechend berechtigten Benutzer die so gekennzeichneten Belege zur Zahlung vorbereitet und die Zahlungsdaten im SEPA-Format exportiert werden. Hierfür stehen die Statuswerte “Zahlung freigegeben” bzw. “Zahlungsexport erledigt” zur Verfügung.
Sie ist in allen Dokumentansichten in der rechten Spalte zu finden.
Zur Bearbeitung in FLOWWER benötigt der Benutzer die Berechtigung FiBu-Notiz aktualisieren.
Nach der Übertragung des Belegs zu DATEV Unternehmen Online ist die FiBu-Notiz zu sehen
Diese Bereiche sind nur mit entsprechenden Admin-Berechtiungen zugänglich.
Über die Benutzerverwaltung können Sie schnell und einfach neue Benutzer anlegen, bestehende Benutzerprofile aktualisieren sowie Berechtigungen verwalten.
Wird ein neuer FLOWWER-Benutzer angelegt, ist sein Datensatz zunächst als unbestätigt gekennzeichnet.
Ist während der Anlage die Option “Einladung per E-Mail senden” aktiv, so versendet das System automatisch eine Einladungsmail.
In dieser “Log-in-Mail” befindet sich ein Link, über welchen der neue Benutzer sein persönliches Kennwort vergeben kann.
Die Vergabe des Passworts sorgt dafür, dass die E-Mail Adresse als ‘bestätigt’ registriert wird - die unbestätigt-Kennzeichnung verschwindet.
unbestätigt-Kennzeichnung ebenfalls entfernt.
Verwenden Sie den Dropdown-Eintrag in der Benutzerverwaltung, um ein Dienstkonto anzulegen.
Das automatisch vergebene Zugriffstoken finden Sie im gelb hervorgehobenen Bereich.
Im Bereich “Unternehmen (und Flowws)” können Sie neue Unternehmen anlegen, Lieferanten und Flowws pflegen.
Hier können Sie die Einstellungen für CompanyMail Ihres FLOWWER-Unternehmens anpassen.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen sofort nach dem Speichern aktiv werden.
Die Freigabe wird, entsprechend der Regeln für Datenfelder, automatisch gestartet. Über CompanyMail empfangene E-Mails sind im Mail-In/Out-Protokoll einsehbar.
Sämtliche CompanyMail-Einstellungen sind in Profilen organisiert.
Ein Profil legt dabei fest, welche
Dokumentart
aus E-Mails, die von den zugehörigen Mailadressen empfangen werden, erstellt werden soll.
So können Sie beispielsweise ein Profil für den Empfang von Rechnungen und ein weiteres für den Empfang von Lieferscheinen anlegen.
Auf diese Weise lassen sich bei Bedarf auch sehr umfangreiche Konfigurationen umsetzen.
Durch das frei wählbare “Kürzel” (3) wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adressen nicht einfach von der FLOWWER KontoKennung (FKK) abgeleitet werden können.
CompanyMail verarbeitet normalerweise jede E-Mail.
Wenn jedoch nur bekannte Absender (d.h. FLOWWER-Benutzer) zugelassen werden sollen, kann dies durch Aktivieren der entsprechenden Einstellung (4) erreicht werden.
Auf diese Weise wird vermieden, dass unerwünschte E-Mails (SPAM) in Ihrem FLOWWER-Konto landen.
CompanyMail stellt für jedes FLOWWER-Unternehmen eine Zentraladresse zur Verfügung (5), welche keinen Floww zuweist (Dokument verbleibt im Bereich Eingang/ungestartet).
Für jeden Floww des Unternehmens erzeugt CompanyMail automatisch eine E-Mail Adresse (5) auf Basis der eindeutigen Floww-ID. Diese Adresse kann verwendet werden, um empfangene Dokumente direkt in den entsprechenden Floww zu leiten. Sie können zusätzlich einen Alias-Wert vergeben, um nicht die interne ID nach außen geben zu müssen bzw. die Zieladresse sprechender zu gestalten.
CompanyMail bietet deutlich mehr und verbesserte Funktionen gegenüber MailToFlowwer.
Die folgende Übersicht verdeutlicht, welche Vorteile CompanyMail bietet.
| MailToFlowwer | CompanyMail | |
| Zwingende Absenderüberprüfung | Ja | Nein! |
| Eigene Unternehmenskürzel | Nein | Ja |
| Eigene Floww-Aliase | Nein | Ja |
| Sprechende Zieladressen | Nein | Ja |
| Benutzer pro Absender notwendig | Ja | Nein |
| Empfangsprotokoll pro Unternehmen | Nein | Ja |
| Automatische Benutzerzuordnung | Nein | Ja |
Der Floww-Editor definiert die Prozess-Schritte bzw. -bedingungen, welche ein Beleg während seiner Freigabe zu durchlaufen und zu erfüllen hat. Das bedeutet:
damit FLOWWER berechnen kann, welche Freigeber für ein Dokument zuständig sind, muss das Dokument zwingend einem Floww zugewiesen sein - ansonsten lässt sich die Freigabe nicht starten.
Erklärung der Funktionen anhand eines Praxisbeispiels.
Hilfreiche “Hands-On”-Informationen gibt auch unser Onboarding-Video auf YouTube
Vier Freigabestufen Bleibt der Beleg unter 300 Euro, ist die Freigabe der Stufe 1 ausreichend (Bagatellgrenze) Für Stufe 2 wird AppTester benachrichtigt; für Hubert Moser werden die Dokumente nur dann auf der Freigabeliste geführt, wenn dieser in der vorigen Stufe dafür nominiert wurde. Franz Schmid kann sich die Belege dieser Stufe bei Bedarf anzeigen lassen (wird jedoch nicht benachrichtigt). Bleibt der Beleg unter 2000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 2 ausreichend (Bagatellgrenze) Für Stufe 3 muss einer der beiden Freigeber durch den Freigeber in der zweiten Stufe nominiert werden. Bleibt der Beleg unter 5000 Euro, ist die Freigabe durch Stufe 3 ausreichend (Bagatellgrenze) Belege in Stufe 4 (über 5000 Euro) müssen grundsätzlich durch zwei GLs freigegeben werden (Erforderlich-Bedingung) Ausnahme ist Hubert Moser, er hat die “Direkte Stufen-Erhöhung”-Option aktiv, seine Stimme gibt Belege in dieser Stufe direkt frei.
Grundsätzlich gilt: nach spätestens der fünften Stufe ist der Beleg freigegeben.
FLOWWER bietet Ihnen auch im Bereich der Freigabe die höchstmögliche Sicherheit (Stichwort Vier-Augen-Prinzip), indem Sie bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe einstellen können. Jede dieser Stufen hat individuelle Einstellungsmöglichkeiten, die dem Unternehmen einen reibungslosen - und den Compliance-Richtlinien entsprechenden - Freigabe-FLOWW garantieren und realisieren. Jede der Stufen kann aus einer, mehreren Personen - oder sogar aus frei wählbaren Freigeber-Teams bestehen.
In den Stufen-Regeln des FLOWW-Editors (1) gibt es eine große Anzahl an Einstellungsmöglichkeiten, um jegliche Szenarien abzudecken , z.B.
Anzahl nötiger Freigaben (2)
Einstellung der Freigeber-Eigenschaften
per Freigabeliste (3),
Backup-Freigabe (4) oder als
erforderliche Nominierung (6)
Möglichkeit einer direkten Stufenerhöhung (5)
Übernahme der Freigabe aus einer vorigen Stufe (7)
Auswahl eines Freigeber-Teams in einer Stufe (8)
Zusätzliche Auswahl eines Freigebers zu einem Freigeber-Team (9)
Kann ein Freigeber der ersten Stufe über den Explorer sämtliche Rechnungen sehen - auch wenn er nicht als Freigeber nominiert ist - liegt das daran, dass in den Einstellungen (4) des Floww-Editors der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” inaktiv (5) ist. Dadurch sehen die Besitzer, für die eine Nominierung erforderlich ist, immer alle Dokumente dieses Flowws und können auch als Backup-Freigeber agieren. (im Text der Einstellungen werden diese Freigeber “Nur-Nominierungs-Benutzer” genannt - sie sind nominierbar, aber es wurde keine Nominierung für dieses Dokument ausgesprochen)
Ist der Schieberegler “Nominierung für Sichtbarkeit notwendig” aktiv, sehen diese “Nur-Nominierungs-Benutzer” die Dokumente erst nach vorangegangener Nominierung aus der Vorstufe und können auch nur in diesen Stufen freigeben, in denen sie nominiert sind.
Fazit: durch diese Einstellung kann dem System mitgeteilt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind. Dokumente erscheinen auch nicht mehr auf der entsprechenden Freigabeliste.
Die einzelnen Stufen können weiter klassifiziert/verändert (10) werden, wie die
Eingabe eines Stufennamens mit Wiedererkennungswert (11)
Beschreibung der Stufe (z.B. Geschäftsführung, Filialleitung Hamburg,...) (12)
Änderung des Freigabe-Teams (13)
Änderung der notwendigen Freigaben (14) - funktioniert nur bei Deaktivierung der dynamischen Freigabe
Einstellen dynamischer Freigaben (15)
Überspringbarkeit der Stufe (16)
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw. Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.
Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.
In jedem Unternehmen oder Abteilung herrschen andere Gegebenheiten, die logischerweise auch andere Anforderungen mit sich bringen, Diese Einstellungen sind aus diesen Gründen für jeden FLOWW entsprechend individuell anpassbar.
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für einen einzelnen Floww gelten sollen.
Siehe auch: Regeln für Datenfelder und Regeln für Datenfelder
In diesem Bereich bestimmen Sie Regeln für Datenfelder, die für dieses Unternehmen gelten sollen.
Siehe auch: /gui/system/companies/flows/documentfieldrules/ und Regeln für Datenfelder
In FLOWWER können pro Unternehmen Buchhaltungs-Stammdaten
Diese Daten werden während der Belegaufteilung als Dropdown-Vorschlagsliste angeboten. Auf Wunsch kann die Vorschlagsliste auf die in den Stammdaten hinterlegten Werte fixiert werden. Damit ist keine Freitexteingabe mehr möglich.
Die Stammdaten lassen sich außerdem per CSV-Datei importieren und aktualisieren.
Siehe auch ‘Ware/Leistung’ in DATEV Rechnungswesen.
Im DATEV-Umfeld bekannt als KOST bzw. KOST2.
FLOWWER unterstützt den Import von Lieferanten/Kreditoren aus CSV-Daten.
Es sind sowohl ’normale’ CSV-Daten, als auch das DATEV ‘Debitoren/Kreditoren’ (DebKred)-Format möglich.
Das bedeutet, dass sowohl der Lieferantenstamm aus DATEV Rechnungswesen (‘ReWe’) als auch aus DATEV Unternehmen Online (‘DUO’) in FLOWWER importiert werden kann.
Das System während des Importvorgangs jeden zu importierenden Lieferanten, ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist. Falls der Lieferant bereits existiert, wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt.
Merkmale zur Überprüfung auf einen bereits bestehenden Lieferanten (absteigende Priorität):
Stimmt eines der o.g. Merkmale des zu importierenden Datensatzes mit den Bestandsdaten überein, wird der Datensatz als bereits vorhanden betrachtet.
Wie zuvor beschrieben, prüft das System für jeden zu importierenden Lieferanten, ob dieser bereits in der Datenbank vorhanden ist. Ist die Option “Abschließend nicht aktualisierte Datensätze löschen” aktiviert, behält FLOWWER nur die Datensätze, die durch den Import aktualisiert oder hinzugefügt werden. Alle anderen (bereits vorhandenen) Datensätze werden anhand der oben genannten Kriterien entfernt.
In der FLOWWER-Benutzeroberfläche werden die erwarteten Datenspalten angezeigt. Wenn möglich, die Daten mit UTF-8 Encoding zu speichern, damit Umlaute sofort richtig gelesen werden.
Fehlerhafte Darstellung (1) - weitere Infos: Encoding
Falls Umlaute fehlerhaft gezeigt werden, muss das Feld “encoding” auf den anderen Wert (Codepage 1252) verändert werden.
Nach aktualisieren der Vorschau (2) sollten die Umlaute korrekt dargestellt werden.
Durch Klick auf Übernahme von XX Zeilen wird der Importvorgang gestartet.
Die hier vorgenommenen Einstellungen haben Vorrang gegenüber den Systemeinstellungen.
Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,
Ehemalige Bezeichnung: “Globale Kontoeinstellungen”
Grundlegende Aktivierung von 2FA für das FLOWWER-Konto.
2FA aktivieren
Weitere Informationen finden Sie hier: Aufbewahrung / Archiv
In diesem Bereich lassen sich für das gesamte Konto der gewünschten Währungspool zusammenstellen.
Sparen Sie sich Zeit und Arbeit, indem Sie uns ein Mandant für die Abbuchung der FLOWWER-Gebühren erteilen. Das können Sie sehr einfach über die Systemeinstellungen Ihres FLOWWER-Kontos erledigen.
Um den Vorgang zu starten, klicken Sie in Ihrem FLOWWER-Konto auf SEPA-Lastschriftmandat einrichten...
Hinterlegen Sie nun bitte den Kontoinhaber und die IBAN des Kontos, von welchem wir abbuchen dürfen.
Nach erfolgter Bestätigung erhalten Sie eine Buchungsinformation per E-Mail mit
sequenceDiagram
participant Alice
participant Bob
Alice->>John: Hello John, how are you?
loop Healthcheck
John->>John: Fight against hypochondria
end
Note right of John: Rational thoughts <br/>prevail!
John-->>Alice: Great!
John->>Bob: How about you?
Bob-->>John: Jolly good!
mindmap
root((FLOWWER-Konto))
Globale Kontoeinstellungen
SSO
::icon(fa fa-lock)
Benutzerdefinierte Datenfelder
Benutzerverwaltung
Urlaubsvertretung
Benutzerrechte
Unternehmen
Flowws
Lieferanten
In diesem Bereich legen Sie grundlegende Regeln für Datenfelder fest.
Diese gelten zunächst für das gesamte Konto, d.h. alle Unternehmen und Flowws.
Sie haben die Möglichkeit, die hier festgelegten Werte später zu übersteuern.
Siehe auch: Regeln für Datenfelder und /gui/system/companies/flows/documentfieldrules/