Einstellungen

Features:

FLOWWER bietet im Bereich der Freigabe bis zu fünf Freigabestufen vom Dokumenteneingang bis zur finalen Freigabe. In jede dieser Stufen können beliebig viele Benutzer hinterlegt und individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Mehrfach-Freigabe

Über diese Einstellung wird gesteuert, ob ein Freigeber ein Dokument mehrfach freigeben darf.
So kann sichergestellt werden, dass das 4-Augen-Prinzip respektiert wird.

Folgende Werte sind für die Mehrfach-Freigabe verfügbar:

  1. Mehrfach-Freigabe ‘Möglich’

    Benutzer dürfen ein Dokument mehrmals freigeben. Dabei ist es unerheblich, ob der Freigeber in mehreren Stufen hinterlegt ist oder über eine Abwesenheitsvertretung hinzugezogen wird.

  2. Mehrfach-Freigabe ‘nur durch Vertretung’

    Freigeber, welche konkret in mehreren Stufen des Flowws hinterlegt sind, dürfen nur einmal freigeben - mehrfache Freigaben in Vertretung sind jedoch möglich.
    Das bedeutet: hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls explizit für die Freigabe vorgesehen ist oder gar nominiert wurde.

  3. Mehrfach-Freigabe ‘Niemals’

    Benutzer dürfen ein Dokument nur einmal freigeben, Freigaben in Vertretung eingeschlossen (Achtung: kann Freigabe blockieren!)

Nominierung für Sichtbarkeit notwendig

Normalerweise ist es einem zu nominierenden Freigeber möglich, ohne aktive Nominierung auf alle Dokumente eines Flowws zuzugreifen und auch freigeben - das ist die Standardeinstellung. In der Benutzeroberfläche werden diese Freigeber „Nur-Nominierungs-Benutzer“ genannt, weil deren Teilnahmemodus ausschließlich auf Nominierung gestellt ist.

Möchten Sie erreichen, dass ausschließlich aktiv nominierte Benutzer Zugriff auf die Dokumente haben und sie freigeben können, aktivieren Sie die Option „Nominierung zur Sichtbarkeit notwendig“. Dadurch sehen diese „Nur-Nominierungs-Benutzer“ die Dokumente erst, nachdem sie in der vorangegangenen Stufe nominiert wurden. Außerdem können sie nur in den Stufen freigeben, für die tatsächlich eine Nominierung vorliegt.